Πώς να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο σε ένα έγγραφο Word

Η συνεργασία με άλλα άτομα σε ένα έγγραφο του Word μπορεί να είναι μια πραγματική πρόκληση. Ακόμη και οι έμπειροι χρήστες του Microsoft 365 ενδέχεται να δυσκολεύονται να επεξεργαστούν και να ελέγξουν κοινόχρηστα έγγραφα.

Ωστόσο, μπορείτε εύκολα να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο σε ένα έγγραφο του Word, ενώ παρακολουθείτε τυχόν αλλαγές και τις εγκρίνετε ή τις απορρίπτετε. Θα ρίξουμε μια ματιά στα απαραίτητα εργαλεία και πώς μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για την πιο αποτελεσματική συνεργασία.

Τι χρειάζεστε για να συνεργαστείτε σε ένα έγγραφο Word;

Εάν θέλετε να συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο σε ένα έγγραφο του Word, πρέπει να το αποθηκεύσετε στον λογαριασμό σας στο OneDrive. Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το έγγραφο, μεταβείτε στο Αρχείο > Αποθήκευση ως, και αποθηκεύστε το στο OneDrive.

Επιπλέον, συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε μια πιο πρόσφατη έκδοση του Microsoft 365 και να έχετε ενεργή συνδρομή. Σύμφωνα με

Microsoft, μπορείτε ακόμα να επεξεργαστείτε το έγγραφο ταυτόχρονα με άλλα άτομα, αλλά δεν θα έχετε τη δυνατότητα συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο.

Για να δείτε τις αλλαγές άλλων ατόμων, πρέπει να ανανεώνετε περιοδικά το έγγραφο. Εάν η συνδρομή σας έχει λήξει, υπάρχουν μερικοί τρόποι λάβετε έκπτωση σε μια νέα συνδρομή στο Microsoft 365.

Πώς να μοιραστείτε ένα έγγραφο του Word

Τώρα που ξέρετε τι χρειάζεστε για να εργαστείτε με άλλα άτομα στο ίδιο έγγραφο του Word, ας ρίξουμε μια ματιά στο πώς μπορείτε να το μοιραστείτε. Η πρώτη επιλογή είναι να το μοιραστείτε από το Word. Ανοιξε το Αρχείο μενού και επιλέξτε Μερίδιο.

Θα παρατηρήσετε ότι υπάρχουν δύο διαφορετικές επιλογές:

• Μοιραστείτε με email. Πρέπει να εισαγάγετε τις διευθύνσεις email των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφο.
• Κοινή χρήση με σύνδεσμο. Με αυτόν τον τρόπο, όλοι όσοι έχουν τον σύνδεσμο μπορούν να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο. Εάν πρέπει να μοιραστείτε το έγγραφο με πολλά άτομα, αυτή η επιλογή μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική. Ωστόσο, εάν εργάζεστε σε κάτι εμπιστευτικό, ίσως είναι καλύτερο να προσθέσετε μη αυτόματα κάθε συνεργάτη.

Ανεξάρτητα από τη μέθοδο που χρησιμοποιείτε, αφιερώστε χρόνο και ορίστε τα σωστά δικαιώματα. Κάντε κλικ στο Επεξεργασία και επιλέξτε εάν τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε το έγγραφο μπορούν μόνο να το δουν ή να το επεξεργαστούν.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ρυθμίσεις κοινής χρήσης επιλογή. Εκεί, μπορείτε να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για το έγγραφο και ακόμη και να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για να διατηρήσετε τις πληροφορίες ασφαλείς. Μόλις είστε ικανοποιημένοι με τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης, κάντε κλικ Ισχύουν.

Εναλλακτικά, μπορείτε να μοιραστείτε το έγγραφο του Word μέσω του OneDrive κάνοντας δεξί κλικ στο αρχείο και επιλέγοντας OneDrive > Κοινή χρήση. Στη συνέχεια, θα πρέπει να ορίσετε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης όπως φαίνεται παραπάνω.

Τρόπος παρακολούθησης και ελέγχου αλλαγών στο Microsoft Word

Ανάλογα με το καθορισμένο δικαίωμα, τα άτομα με τα οποία έχετε μοιραστεί το έγγραφο μπορούν να επεξεργαστούν το έγγραφο. Για να παρακολουθείτε τις αλλαγές που γίνονται από όλους, θα πρέπει να ενεργοποιήσετε το Παρακολούθηση αλλαγών χαρακτηριστικό.

Για να το κάνετε αυτό, ανοίξτε το Ανασκόπηση καρτέλα και κατευθυνθείτε στο Παρακολούθηση μενού. Εκεί, ανοίξτε το Αλλαγές κομματιού μενού και επιλέξτε Για όλους. Όταν η δυνατότητα είναι ενεργοποιημένη, το Word θα υπογραμμίσει το προστιθέμενο κείμενο ενώ το αφαιρεμένο κείμενο θα επισημαίνεται με μια διαγραφή.

Τώρα, εάν θέλετε να εμποδίσετε οποιονδήποτε άλλον να απενεργοποιήσει κατά λάθος αυτήν τη δυνατότητα, κάντε κλικ στο Κλείδωμα παρακολούθησης επιλογή και ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να βεβαιωθείτε ότι δεν χάνετε καμία αλλαγή στο έγγραφο.

Επιλέξτε Πώς αλλάζει η εμφάνιση του Microsoft Word

Για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, το Word σάς επιτρέπει να επιλέξετε πώς θα εμφανίζει τις αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο. Στο Ανασκόπηση καρτέλα, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο Εμφάνιση για έλεγχο εικόνισμα. Εκεί, επιλέξτε μία από τις παρακάτω επιλογές:

• Πρωτότυπο. Σας δείχνει το πρωτότυπο έγγραφο. Ωστόσο, δεν θα αφαιρέσει τυχόν σχόλια ή αλλαγές που έγιναν από άλλους.
• Χωρίς Σήμανση. Καταργεί τη σήμανση και θα εμφανίσει το έγγραφο με τις αλλαγές που έχετε ήδη εγκρίνει.
• Όλη η σήμανση. Εμφανίζει τυχόν αλλαγές χρησιμοποιώντας διαφορετικό χρώμα για κάθε συνεργάτη.
• Απλή σήμανση. Τα σημάδια αλλάζουν με μια κόκκινη γραμμή.

Πώς να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε αλλαγές στο Microsoft Word

Για αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών, κάντε δεξί κλικ στην παρακολουθούμενη αλλαγή και επιλέξτε ένα από τα δύο Αποδοχή εισαγωγής ή Απόρριψη εισαγωγής, ανάλογα με το αν κάποιος έχει προσθέσει ή διαγράψει κείμενο. Εάν κάποιος άλλος έχει διαγράψει ένα μέρος του εγγράφου, θα δείτε το Αποδοχή Διαγραφής και Απόρριψη Διαγραφής επιλογές.

Αν και η διαδικασία είναι απλή, ενδέχεται να χάσετε κάποιες αλλαγές, εάν υπάρχουν πολλοί συνεισφέροντες που εργάζονται στο ίδιο έγγραφο. Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι δεν χάνετε τίποτα, χρησιμοποιήστε το Αλλαγές αντί να περάσετε με μη αυτόματο τρόπο το έγγραφο. Εκεί, χρησιμοποιήστε το Προηγούμενος και Επόμενο κουμπιά για πλοήγηση στις αλλαγές.

Υπάρχουν περισσότεροι τρόποι διαχείρισης αλλαγών που παρακολουθούνται. Για παράδειγμα, μπορείτε να κάνετε κλικ Αποδοχή > Αποδοχή και μετάβαση στο επόμενο. Εάν έχετε ήδη συζητήσει με τους συναδέλφους σας σχετικά με τις αλλαγές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Αποδεχτείτε όλες τις αλλαγές επιλογή.

Ομοίως, μπορείτε να απορρίψετε τις αλλαγές κάνοντας κλικ στο Απορρίπτω κουμπί ή Απόρριψη > Απόρριψη και μετάβαση στο επόμενο. Για να διαγράψετε όλες τις αλλαγές, μεταβείτε στην καρτέλα Αναθεώρηση, κάντε κλικ στο παρακάτω βέλος Απορρίπτωκαι επιλέξτε Απόρριψη όλων των αλλαγών. Αυτό μπορεί να είναι πραγματικά χρήσιμο εάν κάποιος εισήγαγε μεγάλο όγκο δεδομένων στο Word χωρίς να συμβουλευτείτε πρώτα μαζί σας.

Χρησιμοποιήστε το παράθυρο αναθεώρησης για να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Microsoft Word

Ένας άλλος αποτελεσματικός τρόπος για να παρακολουθείτε τυχόν τροποποιήσεις είναι να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο αναθεώρησης. Αυτό το εργαλείο θα σας δείξει τον αριθμό των ορατών παρακολουθούμενων αλλαγών και σχολίων στο έγγραφό σας.

Για πρόσβαση σε αυτό, μεταβείτε στο Αναθεώρηση > Παρακολούθηση και κάντε κλικ στο Παράθυρο αναθεώρησης. Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα από τα Αναθεώρηση κάθετου παραθύρου ή Ανασκόπηση του οριζόντιου παραθύρου επιλογές.

Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές που πραγματοποιούνται από συγκεκριμένα άτομα στο Microsoft Word

Ίσως είναι πιο αποτελεσματικό να ταξινομήσετε τις αλλαγές ανά συγγραφέα. Για να το κάνετε αυτό στο Microsoft Word, κατευθυνθείτε στο Αναθεώρηση > Παρακολούθηση και επεκτείνετε το Εμφάνιση σήμανσης μενού. Εκεί, επιλέξτε Συγκεκριμένοι άνθρωποι και καταργήστε την επιλογή όλων των πλαισίων εκτός από αυτά που αντιστοιχούν στους συντάκτες των οποίων τις αλλαγές θέλετε να ελέγξετε.

Πώς να διακόψετε την κοινή χρήση του εγγράφου ή να αλλάξετε τα δικαιώματα στο Microsoft Word

Εάν θέλετε να διακόψετε την κοινή χρήση του εγγράφου με συγκεκριμένους συνεργάτες, ανοίξτε το έγγραφο και κατευθυνθείτε στο Μερίδιο μενού. Εκεί, επιλέξτε Διαχείριση πρόσβασης.

Για να καταργήσετε την πρόσβαση σε έναν από τους συνεισφέροντες, επιλέξτε το όνομα χρήστη τους. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Αμεση πρόσβαση και ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού. Επιλέγω Κατάργηση πρόσβασης και επιβεβαιώστε την ενέργεια. Εναλλακτικά, χρησιμοποιήστε το ίδιο μενού για να αλλάξετε τον τρόπο πρόσβασης στο κοινόχρηστο έγγραφο.

Συνεργαστείτε με ευκολία στο Microsoft Word

Η χρήση των εργαλείων συνεργασίας του Microsoft Word μπορεί να σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο, καθώς δεν χρειάζεται να στείλετε email στα μέλη της ομάδας σας σχετικά με τυχόν αλλαγές που έγιναν στο έγγραφο. Εκτός από τη συνεργατική του ικανότητα, το Microsoft Word διαθέτει πολλές δυνατότητες και εργαλεία, επομένως δεν χρειάζεστε άλλο επεξεργαστή κειμένου για να ολοκληρώσετε τα έργα σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να μετατρέψετε πίνακες σε γραφήματα ή να μεταφράσετε γλώσσες εν κινήσει.