Πώς να χρησιμοποιήσετε το Airtable για αποτελεσματική διαχείριση έργου

Έχετε το κατάλληλο εργαλείο για τη διαχείριση έργου; Η διαχείριση μεγάλων έργων απαιτεί μεγάλη προσπάθεια για να διασφαλιστεί ότι οι πληροφορίες είναι πάντα ενημερωμένες και ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Εάν θέλετε να διαχειριστείτε και να επιβλέπετε το έργο σας αποτελεσματικά, το Airtable είναι μια εξαιρετική πλατφόρμα που πρέπει να εξετάσετε.

Το Airtable είναι μια εξαιρετικά πλούσια σε χαρακτηριστικά και φιλική προς το χρήστη πλατφόρμα που συνδυάζει την πολυπλοκότητα των εργαλείων διαχείρισης έργων με την απλότητα των υπολογιστικών φύλλων. Δείτε πώς μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Airtable για αποτελεσματική διαχείριση έργου.

Βήμα 1: Ρύθμιση της βάσης σας

Στο Airtable, μπορείτε να έχετε χωριστούς χώρους εργασίας για διαφορετικά έργα και πολλαπλές βάσεις δεδομένων σε κάθε χώρο εργασίας. Οι βάσεις δεδομένων στο Airtable ονομάζονται Βάσεις. Οι βάσεις σε έναν χώρο εργασίας μπορούν επίσης να σχετίζονται μεταξύ τους, για να απλοποιηθούν τα δεδομένα σας σε κάθε βάση.

Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε τη βάση Airtable σας:

1. Μόλις εσύ συνδεθείτε στον λογαριασμό σας Airtable, μπορείτε είτε να ξεκινήσετε από τον προεπιλεγμένο χώρο εργασίας σας είτε να δημιουργήσετε έναν νέο χώρο εργασίας που μπορείτε να μοιραστείτε με τους συναδέλφους σας. Για να δημιουργήσετε έναν νέο χώρο εργασίας, απλώς κάντε κλικ στο Δημιουργήστε έναν χώρο εργασίας και ονομάστε τον χώρο εργασίας σας.
2. Μεταβείτε στον επιθυμητό χώρο εργασίας και κάντε κλικ Δημιουργήστε μια βάση για να ρυθμίσετε τη νέα σας βάση δεδομένων.
3. Κάντε κλικ στον τίτλο της βάσης (που είναι από προεπιλογή "Untitled Base") για να τη μετονομάσετε. Μπορείτε επίσης να προσαρμόσετε την εμφάνιση της σελίδας εδώ.
4. Τώρα μπορείτε είτε να εισαγάγετε υπάρχοντα δεδομένα στον πίνακά σας, να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο Airtable ή να δημιουργήσετε τον πίνακά σας από την αρχή.
5. Από προεπιλογή, το Airtable προσθέτει ήδη μερικά πεδία για να ξεκινήσετε. Για να επεξεργαστείτε αυτά τα πεδία, απλώς κάντε διπλό κλικ στο όνομα του πεδίου. Αυτό σας επιτρέπει να αλλάξετε το όνομα και τον τύπο του πεδίου.
6. Για να προσθέσετε περισσότερα πεδία, κάντε κλικ στο + στην κεφαλίδα του πίνακα. Επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο πεδίου, πληκτρολογήστε το όνομα του πεδίου, ορίστε τη διαμόρφωση και κάντε κλικ στο Δημιουργία πεδίου.
7. Αφού προσθέσετε όλα τα απαραίτητα πεδία, η βάση δεδομένων σας είναι έτοιμη! Μπορείτε επίσης να σύρετε και να αποθέσετε τις στήλες με βάση τον τρόπο που θέλετε να τις τακτοποιήσετε.

Εάν είναι η πρώτη φορά που χρησιμοποιείτε το Airtable, το εργαλείο σάς προσφέρει μια εξαιρετική περιγραφή που θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε την πρώτη σας βάση.

Βήμα 2: Δημιουργία και προσαρμογή προβολών

Το Airtable έφερε πραγματικά επανάσταση στην ευκολία προβολής δεδομένων. Προβολή διαμορφώσεων όπως Πλέγμα, Ημερολόγιο, Συλλογή, Φόρμα, Kanban κ.λπ., προσφέρουν μοναδικά μέσα αλληλεπίδρασης με δεδομένα. Το Airtable σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε έως και 1000 προβολές ανά τραπέζι.

Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε την προβολή Airtable:

1. Από προεπιλογή, το Airtable δημιουργεί μια προβολή πλέγματος για το τραπέζι σας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε πρόσθετες προβολές πλέγματος ή άλλες προβολές με διαφορετικές διαμορφώσεις.
2. Σύμφωνα με το Δημιουργώ... μενού, κάντε κλικ στον επιθυμητό τύπο προβολής για να δημιουργήσετε μια νέα προβολή.
3. Στην προβολή που δημιουργήθηκε πρόσφατα, μπορείτε να προσαρμόσετε τα πεδία που θέλετε να προβάλετε, να φιλτράρετε τις εγγραφές με βάση ορισμένα κριτήρια και επίσης να ταξινομήσετε τις εγγραφές σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Βήμα 3: Προσθήκη και διαχείριση συνεργατών

Στο Airtable, μπορείτε να προσθέσετε μέλη/συνεργάτες ομάδας σε ολόκληρο τον χώρο εργασίας σας καθώς και σε μεμονωμένες βάσεις. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι όλοι οι εργαζόμενοι σε ένα έργο βρίσκονται στην ίδια σελίδα, με μια σαφή επισκόπηση των κοινών πληροφοριών, εργασιών, χρονοδιαγραμμάτων κ.λπ.

Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε συνεργάτες στον χώρο εργασίας σας Airtable:

1. Μεταβείτε στην αρχική σας σελίδα του Airtable και επιλέξτε τον χώρο εργασίας.
2. Κάντε κλικ στο Μερίδιο και προσθέστε τους συνεργάτες σας μέσω email.
3. Οι συνεργάτες σας θα λάβουν μια πρόσκληση μέσω email για να συμμετάσχουν στο χώρο εργασίας σας. Μόλις αποδεχτούν την πρόσκληση, θα μπορούν να έχουν πρόσβαση σε όλες τις βάσεις στον κοινόχρηστο χώρο εργασίας.

Δείτε πώς μπορείτε να προσθέσετε συνεργάτες στη βάση σας στο Airtable:

1. Μεταβείτε στη βάση Airtable σας.
2. Κάντε κλικ στο Μερίδιο και προσθέστε τους συνεργάτες σας μέσω email.
3. Οι συνεργάτες σας λαμβάνουν μια πρόσκληση μέσω email για να εγγραφούν στη βάση σας. Μόλις αποδεχτούν την πρόσκληση, θα μπορούν να έχουν πρόσβαση μόνο στα δεδομένα στην κοινόχρηστη βάση.

Αφού εγγραφούν οι συνεργάτες σας, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Μερίδιο ξανά για να δείτε τη λίστα των συνεργατών καθώς και να επεξεργαστείτε τα δικαιώματα πρόσβασης.

Μέσα σε μια βάση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον τύπο πεδίου "Χρήστης" για να προσθέσετε τους συνεργάτες σας σε μεμονωμένες εγγραφές. Αυτό έχει επίσης μια δυνατότητα ειδοποίησης που ειδοποιεί τους συνεργάτες με ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε φορά που τους ανατίθεται σε μια εγγραφή.

Άλλα χρήσιμα χαρακτηριστικά του Airtable

Τα βήματα που αναφέρονται παραπάνω θα πρέπει να είναι αρκετά για να ξεκινήσετε τη διαχείριση έργου και τη συνεργασία χρησιμοποιώντας το Airtable. Αν θέλετε να αναβαθμίσετε το παιχνίδι σας Airtable, μπορείτε επίσης να ελέγξετε τις παρακάτω δυνατότητες που σίγουρα θα βελτιώσουν την εμπειρία διαχείρισης έργου:

1. Διεπαφές

Με το Interface Designer της Airtable, μπορείτε να δημιουργήσετε μια εξατομικευμένη εμπειρία για εσάς και τα μέλη της ομάδας σας. Το εργαλείο επιτρέπει την ευελιξία της οπτικοποίησης και της επεξεργασίας εγγραφών με προσαρμοσμένους τρόπους χωρίς να διακυβεύεται η ακεραιότητα των βασικών προβολών.

Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε μοναδικούς πίνακες εργαλείων που σας δείχνουν ακριβώς αυτό που θέλετε να δείτε, με τον τρόπο που θέλετε να το δείτε.

2. Αυτοματισμοί

Οι αυτοματισμοί Airtable βοηθούν στην αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων εργασιών, όπως αποστολή email, ενημέρωση αρχείων κ.λπ. Με αυτήν τη λειτουργία, μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε τη βάση σας με εξωτερικές εφαρμογές όπως το Outlook και τα Φύλλα Google για να εκτελείτε αυτόματα ορισμένες εργασίες.

Το Airtable έχει επίσης τη δυνατότητα δημιουργίας συνδεδεμένων βάσεων, δηλαδή βάσεων που συνεργάζονται συνδέοντας παρόμοια πεδία σε πίνακες. Αυτό βοηθά να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας ενημερώνονται πάντα μεταξύ των πινάκων, βελτιώνοντας έτσι τη σαφήνεια και τη διαφάνεια.

4. Κοινή χρήση μόνο για ανάγνωση

Η δυνατότητα κοινής χρήσης μόνο για ανάγνωση του Airtable σάς επιτρέπει να μοιράζεστε δεδομένα από επιλεγμένες προβολές με εξωτερικούς χρήστες. Αυτοί οι χρήστες δεν χρειάζεται να προστεθούν ως συνεργάτες στη βάση σας και θα μπορούν να βλέπουν τις εγγραφές μόνο με βάση τον τρόπο που έχετε διαμορφώσει την κοινόχρηστη προβολή.

5. Λειτουργία τύπου

Παρόμοια με το λογισμικό υπολογιστικών φύλλων όπως το Microsoft Excel και το Google Sheets, το Airtable έχει επίσης τη δυνατότητα να δημιουργεί υπολογισμένα δεδομένα. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πεδίο με τον τύπο "Τύπος" και ρυθμίστε τον επιθυμητό τύπο και κανόνες μορφοποίησης για να εκτελέσετε οτιδήποτε, από απλή αριθμητική έως πολύπλοκη ανάλυση δεδομένων.

Αναβαθμίστε τη διαχείριση του έργου σας με το Airtable

Σε περιβάλλοντα με γρήγορο ρυθμό, είναι σημαντικό να έχετε σαφήνεια σχετικά με το έργο σας σε κάθε δεδομένη στιγμή. Αυτός είναι ο λόγος που χρειάζεστε το κατάλληλο εργαλείο για να απλοποιήσετε τα πράγματα για όλους τους εμπλεκόμενους και το Airtable σίγουρα ταιριάζει.

Η φιλική προς το χρήστη, πολύχρωμη διεπαφή του Airtable διευκολύνει τη δημιουργία μιας βάσης δεδομένων έργου μέσα σε λίγα λεπτά. Πλατφόρμες όπως το Airtable είναι απαραίτητο στοιχείο για έναν παραγωγικό, συνεργατικό και αποδοτικό χώρο εργασίας.