10 βασικές δεξιότητες που χρειάζεστε για να διαχειριστείτε οποιοδήποτε αρχείο PDF

Το PDF κατατάσσεται μεταξύ των πιο ευρέως χρησιμοποιούμενων μορφών αρχείων για έγγραφα, από βιογραφικά και επίσημες φόρμες έως ηλεκτρονικά βιβλία. Τούτου λεχθέντος, είναι απαραίτητο για εσάς να κατέχετε τις βασικές δεξιότητες στο χειρισμό αρχείων PDF. Θα δούμε μερικά από τα βασικά μαζί σας παρακάτω.

1. Τροποποιήστε το κείμενο σε PDF

Ένα από τα πιο απογοητευτικά πράγματα όταν χρησιμοποιείτε ένα PDF είναι όταν πρέπει να το επεξεργαστείτε ή να το ενημερώσετε. Αυτό μπορεί να συμβεί όταν οι χρήστες μετατρέπουν ένα αρχείο Excel, Word ή PowerPoint σε PDF πριν το στείλουν σε εσάς.

Από προεπιλογή, δεν μπορείτε να τροποποιήσετε αρχεία PDF εκτός εάν έχετε το αρχικό αρχείο σε τροποποιήσιμη μορφή και το επεξεργαστείτε εκεί πριν το μετατρέψετε ξανά σε PDF. Τα πράγματα γίνονται δύσκολα αν δεν έχετε το αρχικό αρχείο.

Ευτυχώς, υπάρχουν κάποιες λύσεις για να ξεπεραστεί αυτός ο απογοητευτικός περιορισμός. Εφόσον η Adobe δημιούργησε το PDF, είναι λογικό να έχει το εργαλείο για να το επεξεργαστεί. Ωστόσο, θα χρειαστείτε την πλήρη έκδοση του Adobe Acrobat για να επεξεργαστείτε ένα PDF. Εάν το έχετε, μπορείτε να επεξεργαστείτε ένα PDF κάνοντας τα εξής:

1. Εκτόξευση Ακροβάτης και ανοίξτε ένα αρχείο.
2. Κάντε κλικ στο Επεξεργασία PDF εργαλείο στο δεξί παράθυρο.
3. Χρησιμοποιήστε τα εργαλεία επεξεργασίας Acrobat για να προσθέσετε και να επεξεργαστείτε κείμενο, συμπεριλαμβανομένης της αλλαγής των γραμματοσειρών του κειμένου.
4. Μόλις τελειώσετε, κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

Εάν δεν έχετε πρόσβαση στο Adobe Acrobat, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Το δωρεάν ηλεκτρονικό πρόγραμμα επεξεργασίας PDF της Adobe. Εάν βρίσκετε περιορισμένες τις λειτουργίες του, μπορείτε επίσης να δοκιμάσετε άλλο λογισμικό όπως στοιχείο PDF. Μια άλλη εναλλακτική είναι να μετατρέψετε το PDF σε μια επεξεργάσιμη μορφή, όπως ένα έγγραφο του Word. Αφού κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές, μετατρέψτε το ξανά σε PDF.

2. Αποθήκευση συγκεκριμένης σελίδας

Τα περισσότερα αρχεία PDF περιέχουν πολλές σελίδες. Εάν χρειάζεστε μόνο μερικές σελίδες από το αρχείο, μπορείτε να τις εξαγάγετε και να τις αποθηκεύσετε ως νέο PDF. Εάν χρησιμοποιείτε Mac, μπορείτε προσθέστε, αφαιρέστε ή εξάγετε σελίδες από ένα αρχείο PDF χρησιμοποιώντας την Προεπισκόπηση. Για να γινει αυτο:

1. Ανοίξτε το PDF με Προεπισκόπηση. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει η πλαϊνή γραμμή. Κάντε αυτό πηγαίνοντας στο Θέα > τσιμπούρι Να εμφανίζεται πάντα η πλευρική γραμμή.
2. Επιλέξτε τις σελίδες που θέλετε να εξαγάγετε. Control-κλικ και επιλέξτε Εξαγωγή ως στο μενού συμφραζομένων.
3. Εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου και πού θέλετε να το αποθηκεύσετε. Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

Εάν είστε χρήστης των Windows:

1. Ανοίξτε το αρχείο. Επιλέγω Αρχείο > Τυπώνω.
2. Επιλέξτε τις σελίδες που θέλετε να αποθηκεύσετε μπαίνοντας στις σελίδες. Εάν οι σελίδες δεν είναι διαδοχικές, διαχωρίστε τις με κόμμα (π.χ. 2, 5, 7 ).
3. Κάντε κλικ PDF > επιλέξτε Αποθήκευση ως PDF από το αναπτυσσόμενο μενού.
4. Επιλέγω Αποθηκεύσετε.

3. Μετατροπή αρχείων PDF

Μπορείτε να μετατρέψετε αρχεία PDF σε μορφές όπως TXT, HTML, DOCX και τύπους αρχείων εικόνας όπως PNG και JPG. Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να το κάνετε αυτό στην επιφάνεια εργασίας σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Προεπισκόπηση στο Mac σας για να μετατρέψετε το PDF σας σε διαφορετικούς τύπους αρχείων εικόνας:

1. Ανοίξτε το αρχείο PDF στην Προεπισκόπηση.
2. Επιλέγω Αρχείο > Εξαγωγή. Επιλέξτε τη μορφή που προτιμάτε από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα Μορφή. Μπορείτε να πατήσετε Επιλογή για να δείτε περισσότερες επιλογές μορφής αρχείου.

Δεδομένου ότι τα Windows δεν έχουν αντίστοιχο προεπισκόπηση, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια λύση Ο δωρεάν μετατροπέας PDF της Adobe ή εφαρμογές τρίτων. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήστε το Google Drive για να μετατρέψετε το PDF σας σε Word.

4. Αποθηκεύστε ιστοσελίδες ως αρχεία PDF

Η αποθήκευση ιστοσελίδων ως αρχεία PDF είναι χρήσιμη όταν περιμένετε να είστε χωρίς σύνδεση στο Διαδίκτυο αλλά εξακολουθείτε να χρειάζεστε πρόσβαση σε συγκεκριμένες ιστοσελίδες. Ευτυχώς, τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε ιστοσελίδες ως αρχεία PDF.

Εάν χρησιμοποιείτε το Google Chrome, πατήστε Ctrl + P σε Windows ή Cmd + P σε Mac. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Αποθήκευση ως PDF ως το Προορισμός και πατήστε Αποθηκεύσετε.

Εν τω μεταξύ, υπάρχουν διάφοροι τρόποι αποθήκευσης ιστοσελίδων ως αρχεία PDF στο Safari, ανάλογα με την προτίμησή σας. Ο ευκολότερος τρόπος για να αποθηκεύσετε μια ιστοσελίδα ως PDF στο Safari είναι να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη μέθοδο:

1. Ανοίξτε την ιστοσελίδα που θέλετε να αποθηκεύσετε στο Safari.
2. Κάντε κλικ στο Αρχείο μενού.
3. Επιλέγω Εξαγωγή ως PDF...
4. Στο παράθυρο διαλόγου, πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο PDF και επιλέξτε μια τοποθεσία για να το αποθηκεύσετε.
5. Κάντε κλικ στο Αποθηκεύσετε κουμπί.

Μπορείτε επίσης να το αποθηκεύσετε Προβολή αναγνώστη για να εξαλείψετε την περιττή ακαταστασία ιστού ή να το αποθηκεύσετε όπως ακριβώς φαίνεται στο πρόγραμμα περιήγησης.

5. Δημιουργήστε ένα χαρτοφυλάκιο PDF

Επειδή το αρχείο PDF υποστηρίζει ένα ευρύ φάσμα τύπων αρχείων, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα χαρτοφυλάκιο PDF για να συγχωνεύσετε διαφορετικούς τύπους αρχείων σε μια ενιαία, ενσωματωμένη μονάδα PDF. Ένα χαρτοφυλάκιο PDF επιτρέπει στα αρχεία να διατηρούν την ατομική τους ταυτότητα, αλλά συλλέγονται σε ένα μόνο αρχείο PDF.

Σε ένα χαρτοφυλάκιο PDF, μπορείτε να ανοίξετε, να μορφοποιήσετε και να επεξεργαστείτε κάθε αρχείο στοιχείου ανεξάρτητα από τα άλλα αρχεία του χαρτοφυλακίου. Όταν επεξεργάζεστε ένα αρχείο που δεν είναι PDF, το αρχείο, ας πούμε ένα υπολογιστικό φύλλο, ανοίγει στην εγγενή εφαρμογή του μέσα από το χαρτοφυλάκιό σας PDF. Στη συνέχεια, αποθηκεύει τις αλλαγές που κάνετε σε αυτό στο χαρτοφυλάκιό σας.

Η προειδοποίηση είναι ότι μπορείτε να το κάνετε αυτό μόνο στο Adobe Acrobat. Άλλα παρόμοια εργαλεία περιλαμβάνουν Nitro PDF Editor και στοιχείο PDF. Εάν έχετε το Adobe Acrobat στην επιφάνεια εργασίας σας, δείτε πώς να δημιουργήσετε ένα χαρτοφυλάκιο PDF:

1. Ανοιξε Ακροβάτης > Αρχείο > Δημιουργώ.
2. Επιλέγω Χαρτοφυλάκιο PDF.
3. Σύρετε αρχεία στο παράθυρο διαλόγου ή κάντε κλικ Πρόσθεσε αρχεία και επιλέξτε από τις διαθέσιμες επιλογές.
4. Κάντε κλικ Δημιουργώ.
5. Αναδιάταξη και κατάργηση αρχείων μετακινώντας τις μικρογραφίες των αρχείων στο αριστερό παράθυρο.

6. Συγχώνευση αρχείων PDF

Εάν δεν αντιμετωπίζετε προβλήματα με τη μετατροπή όλων των αρχείων σε PDF, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Adobe Acrobat Συνδυάστε αρχεία εργαλείο. Αυτό μετατρέπει όλους τους άλλους τύπους αρχείων σε PDF και τους συγχωνεύει. Υπάρχουν λύσεις αν δεν διαθέτετε το Adobe Acrobat. Μπορείτε να συνδυάσετε εικόνες και αρχεία PDF στο Mac σας σε ένα μόνο PDF.

Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε τα στοιχεία, κάντε διπλό κλικ για να προβάλετε το μενού με τα συμφραζόμενα και επιλέξτε Γρήγορες Ενέργειες > Δημιουργία PDF. Ωστόσο, αυτό δεν λειτουργεί εάν προσθέσετε έγγραφα και υπολογιστικά φύλλα του Word. Εάν σκοπεύετε να προσθέσετε αυτούς τους τύπους αρχείων, πρέπει πρώτα να τους μετατρέψετε σε PDF πριν τους συγχωνεύσετε.

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Το δωρεάν εργαλείο συγχώνευσης PDF της Adobe.

7. Περιστροφή και περικοπή σελίδων PDF

Μερικές φορές, μια συγκεκριμένη προβολή (κατακόρυφο ή οριζόντιο) ταιριάζει καλύτερα στο κείμενο στο έγγραφο PDF. Ένας εύκολος τρόπος για να αλλάξετε την προβολή του κειμένου είναι περιστρέφοντας τη σελίδα ή ολόκληρο το έγγραφο. Ευτυχώς, οι περισσότεροι αναγνώστες PDF έχουν αυτήν τη δυνατότητα. Απλώς ανοίξτε το έγγραφο με τον αναγνώστη σας και αναζητήστε το Γυρίζω επιλογή.

Εάν χρησιμοποιείτε το Adobe Acrobat, μπορείτε να πατήσετε Shift + Ctrl + Plus (+) να περιστρέφεται δεξιόστροφα και Shift + Ctrl + Μείον (-) να περιστρέφεται αριστερόστροφα. Εναλλακτικά, μπορείτε να δοκιμάσετε Το δωρεάν εργαλείο περιστροφής PDF της Adobe.

Σε Mac, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Προεπισκόπηση για να περιστρέψετε σελίδες από το αρχείο PDF σας. Ανοίξτε το αρχείο PDF στην Προεπισκόπηση, επιλέξτε συγκεκριμένες ή όλες τις σελίδες από την πλαϊνή γραμμή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Περιστρέψτε το εργαλείο στη γραμμή εργαλείων.

8. Διορθώστε τις Εμπιστευτικές Πληροφορίες

Ένα λάθος που κάνουν πολλοί άνθρωποι όταν προσπαθούν να προστατεύσουν ευαίσθητες πληροφορίες σε μέρη εγγράφων (όπως άδεια αριθμοί και στοιχεία επικοινωνίας) γίνεται χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο σήμανσης και σχεδιάζοντας ένα μαύρο ορθογώνιο με συμπαγές γέμισμα τους.

Ο καλύτερος τρόπος για να καλύψετε αυτές τις πληροφορίες είναι μέσω ενός εργαλείου επεξεργασίας, το οποίο υπάρχει στα περισσότερα λογισμικά PDF. Αντί να καλύπτουν κείμενο ή εικόνες, αντικαθιστούν τις επιλεγμένες περιοχές pixel προς pixel χρησιμοποιώντας το γέμισμα επεξεργασίας.

9. PDF Προστασία με κωδικό πρόσβασης

Τα PDF κάνουν την κοινή χρήση πολύ πιο εύκολη, αλλά διατρέχετε τον κίνδυνο να πέσουν σε λάθος χέρια. Η προστασία με κωδικό πρόσβασης των αρχείων PDF κρυπτογραφεί το περιεχόμενο του εγγράφου σας και απαιτεί από τους παραλήπτες να εισάγουν έναν κωδικό πρόσβασης πριν αποκτήσουν πρόσβαση.

Όπως τα περισσότερα χαρακτηριστικά που αναφέρθηκαν παραπάνω, τα περισσότερα προγράμματα ανάγνωσης PDF σάς επιτρέπουν να προσθέσετε έναν κωδικό πρόσβασης στο έγγραφό σας. Εάν δεν έχετε πρόγραμμα ανάγνωσης PDF, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Το δωρεάν εργαλείο προστασίας κωδικού πρόσβασης PDF της Adobe ή δημιουργήστε ένα PDF που προστατεύεται με κωδικό πρόσβασης στο Word.

10. Προσθήκη υδατογραφημάτων

Η προσθήκη υδατογραφημάτων στα PDF σας είναι ο ευκολότερος τρόπος για να προστατεύσετε την πνευματική σας ιδιοκτησία. Ενημερώνει επίσης τους ανθρώπους για το εάν το έγγραφο είναι πρωτότυπο ή αντίγραφο. Η προσθήκη τους μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως «σφραγίδες» και να ενισχύσει την αναγνώριση της επωνυμίας.

Οι περισσότεροι αναγνώστες PDF απαιτούν να ξοδέψετε κάποια χρήματα για αυτήν τη λειτουργία. Ευτυχώς υπάρχουν δωρεάν τρόποι για να προσθέσετε ένα υδατογράφημα στα PDF σας στο διαδίκτυο.

Κατακτήστε τα PDF σας

Με τα σωστά εργαλεία και τεχνικές, από την επεξεργασία έως την ασφάλιση, μπορείτε να πλοηγηθείτε και να βελτιστοποιήσετε αβίαστα τα έγγραφά σας PDF. Η αξιοποίηση αυτών των δεξιοτήτων μπορεί να βοηθήσει στην ενίσχυση της αποτελεσματικότητας και της παραγωγικότητάς σας όσον αφορά τη διαχείριση ψηφιακών εγγράφων.