Πώς να δημιουργήσετε ένα επαγγελματικό επιστολόχαρτο στο Microsoft Word

Προσαρμοσμένα αντικείμενα όπως επαγγελματικές κάρτες, στυλό και αυτοκόλλητα είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μοιραστείτε πληροφορίες σχετικά με την επωνυμία σας και να βοηθήσετε τους ανθρώπους να τις θυμούνται. Και ένα από τα καλύτερα επώνυμα υλικά για δημιουργία είναι ένα επαγγελματικό επιστολόχαρτο.

Μπορείτε να εμφανίσετε το λογότυπό σας, τα στοιχεία επικοινωνίας και τα αξιομνημόνευτα χρώματα ή σχέδια σε κάθε γράμμα και email που στέλνετε. Για καλύτερα αποτελέσματα, χρησιμοποιήστε επαγγελματικό λογισμικό όπως το Microsoft Word, το οποίο προσφέρει πολλές επιλογές για τη δημιουργία επιστολόχαρτου.

Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε πρότυπα επιστολόχαρτων στο Word, καθώς και πώς να σχεδιάζετε ένα από την αρχή. Υπάρχουν βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να λάβετε υπόψη εάν επιλέξετε το δεύτερο.

Χρησιμοποιήστε ένα προεπιλεγμένο πρότυπο επιστολόχαρτου του Microsoft Word

Παω σε Αρχείο και βρείτε προτάσεις προτύπων στο επάνω μέρος του Σπίτι σελίδα. Είναι απίθανο να λάβετε επιστολόχαρτο εδώ, οπότε κάντε κλικ Περισσότερα πρότυπα.

Στην επόμενη σελίδα, χρησιμοποιήστε το πλαίσιο αναζήτησης για να αναζητήσετε ένα επιστολόχαρτο. Το Word θα παράγει πολλές επιλογές προτύπων για διαφορετικά γούστα, συμπεριλαμβανομένων των ογδόντα, γεωμετρικών, παιχνιδιάρικων και μοντέρνων.

Κάντε κλικ σε αυτό που προτιμάτε για να λάβετε μια προεπισκόπηση. Αν σας αρέσει η εμφάνισή του, κάντε κλικ Δημιουργώ για το Word για λήψη του προτύπου. Θα εμφανιστεί σε ένα νέο παράθυρο, έτοιμο για να προσθέσετε τα στοιχεία και το κείμενο ή να προσαρμόσετε το σύνολο.

Αν περιηγηθείτε Πρότυπα του Word στο Microsoft 365, μπορεί να συναντήσετε επιλογές που δεν εμφανίζονταν στην εφαρμογή επιφάνειας εργασίας.

Από εκεί, απλώς επιλέξτε ένα πρότυπο και κάντε κλικ Κατεβάστε για να αποθηκεύσετε και να επεξεργαστείτε το αρχείο στον υπολογιστή σας. Εναλλακτικά, χτυπήστε Προσαρμογή στο Word για να εργαστείτε άμεσα στο πρότυπο στην ηλεκτρονική έκδοση του Word του OneDrive.

Ο σχεδιασμός ενός επιστολόχαρτου έχει μια καλλιτεχνική πινελιά, επομένως εξοικειωθείτε με κόλπα όπως εφαρμογή εφέ χρωματικής διαβάθμισης σε κείμενο στο Microsoft Word.

Λήψη προτύπων τρίτων για το Word

Για μεγαλύτερη ποικιλία προσαρμόσιμων επιστολόχαρτων, εξερευνήστε πλατφόρμες πέρα ​​από τη Microsoft. Μεταξύ αυτών κορυφαίοι ιστότοποι με πρότυπα Word, δεν υπάρχει αμφιβολία ότι θα βρείτε το ιδανικό σας σχέδιο.

Αν αναρωτιέστε πώς να κάνετε λήψη ενός προτύπου τρίτου κατασκευαστή για το Word, τα βήματα είναι συνήθως πολύ απλά. Ας χρησιμοποιήσουμε Template.net ως παράδειγμα.

Φιλτράρετε τα διαθέσιμα επιστολόχαρτα και επιλέξτε την καλύτερη εμφάνιση για την επωνυμία και τον σκοπό σας. Μόλις το επιλέξετε στο Template.net, θα έχετε τρεις επιλογές: επεξεργασία στο διαδίκτυο ή λήψη στα Έγγραφα Google ή στο Word. Επιλέξτε το τελευταίο.

Μόλις το αρχείο ή ο φάκελος βρίσκεται στον υπολογιστή σας, ίσως χρειαστεί να το αποσυμπιέσετε, όπως συμβαίνει με το Template.net. Εάν δεν έχετε το κατάλληλο λογισμικό για επιτραπέζιους υπολογιστές, υπάρχουν πολλά δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία για αποσυμπίεση αρχείων. Με το πρότυπο τελικά μπροστά σας, απλώς ανοίξτε το στο Word. Μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως την επεξεργασία του.

Δημιουργήστε το δικό σας επιστολόχαρτο στο Word

Εάν δεν σας αρέσουν οι προκατασκευασμένες επιλογές στο Word ή στο διαδίκτυο, μη διστάσετε να ξεκινήσετε με έναν κενό καμβά. Το μόνο που κάνετε είναι να επιλέξετε Αρχείο > Κενό έγγραφο. Χρησιμοποιώντας τη συντόμευση Ctrl + N είναι ακόμα πιο γρήγορο. Θα εμφανιστεί ένα νέο και κενό έγγραφο για να μετατραπεί σε επιστολόχαρτο για την επιχείρησή σας.

Με τι να το γεμίσουμε είναι ένα διαφορετικό θέμα, για το οποίο θα μιλήσουμε περισσότερα παρακάτω. Είναι πολύ εύκολο να υπερβείτε τα επώνυμα υλικά, οπότε δώστε μεγάλη προσοχή.

Πώς να σχεδιάσετε το επαγγελματικό σας επιστολόχαρτο στο Word

Χρειάζεστε μια ισορροπία μεταξύ απλότητας και οπτικής ελκυστικότητας που αντανακλά και επαινεί την επωνυμία σας. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που πρέπει να θυμάστε, είτε επεξεργάζεστε ένα πρότυπο είτε φτιάχνετε ένα ολοκαίνουργιο επιστολόχαρτο.

1. Σχεδιάστε ένα περίγραμμα του επιστολόχαρτου σας

Καθίστε με ένα στυλό και ένα χαρτί και σκεφτείτε πώς θα χρησιμοποιήσετε το χώρο ενός γράμματος Α4, για παράδειγμα. Πού θα πάει το κύριο σώμα του κειμένου, πού θα φαίνονται καλύτερα οι βασικές εικόνες και οι πληροφορίες σας και πόσες οπτικές λεπτομέρειες χρειάζεστε;

Συνδυάστε το περίγραμμά σας. Μόλις μάθετε ακριβώς τι πηγαίνει πού, ο σχεδιασμός επιστολόχαρτου θα είναι ταχύτερος και ευκολότερος.

Εάν δεν έχετε ήδη ένα, ελέγξτε αυτά δωρεάν διαδικτυακά εργαλεία για τη δημιουργία λογότυπων και εικονιδίων. Το επιστολόχαρτό σας θα φαίνεται πολύ καλύτερο με μια ξεχωριστή εικόνα για την επωνυμία σας.

Για να ανεβάσετε το λογότυπο από τον υπολογιστή σας στο έγγραφο του Word, μεταβείτε στο Εισαγωγή > Εικόνες > Εισαγωγή εικόνας από αυτήν τη συσκευή. Στη συνέχεια, βρείτε το αρχείο και κάντε κλικ Εισάγετε. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε ένα λογότυπο απευθείας στο Word.

Μετακινήστε το λογότυπο στην επιθυμητή θέση, είτε στο επάνω είτε στο κάτω μέρος του εγγράφου. Θέλετε να εμφανίζεται χωρίς να επισκιάζει την υπόλοιπη σελίδα.

3. Προσθέστε υφή και χρώματα

Εκτός από το λογότυπό σας, μπορείτε να προσθέσετε σχήματα, εικονίδια, μοτίβα και μοναδικούς συνδυασμούς χρωμάτων για να βελτιώσετε την εμπειρία ανάγνωσης.

Θέλετε να πλαισιώσετε το γράμμα με καμπύλες γραμμές; Θα φαινόταν καλύτερο ένα γραφικό σαν πλέγμα σε μια γωνία; Προτιμάτε να επισημαίνετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας με εικονίδια; Θα μπορούσατε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε χρώματα ειδικά για την επωνυμία σας.

Ό, τι ωφελεί το επιστολόχαρτό σας, μπορείτε να το προσθέσετε από το Εισάγετε αυτί. Ανεβάστε προσαρμοσμένες εικόνες μέσω του Εικόνες κουμπί ή χρησιμοποιήστε ενσωματωμένα εργαλεία εικονογράφησης όπως Σχήματα και εικονίδια.

Επιλέξτε μια εικόνα ή ένα σχήμα για να αποκτήσετε πρόσβαση στην καρτέλα μορφοποίησης και στη γραμμή εργαλείων. Από εκεί, μπορείτε να προσαρμόσετε τα πάντα, από το μέγεθος και τη θέση τους μέχρι τα εφέ και τα χρώματά τους. Μάθε περισσότερα για επεξεργασία εικόνων στο Microsoft Word.

4. Προσθέστε κείμενο

Αποφασίστε τι πρέπει να γνωρίζει ο αναγνώστης της επιστολής για την επωνυμία σας χωρίς καν να κοιτάξετε το κύριο κείμενο. Οι πληροφορίες γύρω από αυτό πρέπει να είναι σαφείς, χρήσιμες και αξέχαστες.

Το όνομα της επωνυμίας σας είναι απαραίτητο, το οποίο θα μπορούσατε να στολίσετε με ένα σλόγκαν, αρκεί να είναι σύντομο και γλυκό. Το καλύτερο μέρος για αυτά τα στοιχεία είναι στο επάνω μέρος της σελίδας, αλλά μπορείτε να παίξετε και να γεμίσετε πιο αποτελεσματικά το χώρο του επιστολόχαρτου.

Είναι καλή ιδέα να συμπεριλάβετε και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Η διεύθυνση της επιχείρησής σας, ο αριθμός τηλεφώνου και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας θα λειτουργήσουν καλά. Αυτά συνήθως μπαίνουν στο υποσέλιδο, αλλά, για άλλη μια φορά, μη διστάσετε να αυτοσχεδιάσετε εάν ενισχύει την ελκυστικότητα του επιστολόχαρτου.

5. Κρατήστε το επιστολόχαρτό σας συνοπτικό

Ο σκοπός ενός καλού επιστολόχαρτου είναι να δηλώσετε ποιοι είστε και πώς μπορούν οι άνθρωποι να έρθουν σε επαφή μαζί σας. Το μόνο που χρειάζεστε για αυτό είναι ένα λογότυπο, μερικά επιπλέον γραφικά και μερικές σημαντικές πληροφορίες.

Θα μπορούσατε να προσθέσετε περισσότερα, όπως μια επαγγελματική φωτογραφία του συγγραφέα της επιστολής ή την καλύτερη μαρτυρία της εταιρείας σας, αλλά διατρέχετε τον κίνδυνο να ακαταστήσετε το σχέδιο.

Επομένως, συμπεριλάβετε μόνο τις λεπτομέρειες που θα χρειαζόταν ένας αναγνώστης αυτή τη στιγμή. Εάν είναι περίεργοι να μάθουν περισσότερα για την επωνυμία σας, μπορούν να κάνουν κλικ στον ιστότοπό σας ή στους συνδέσμους μέσων κοινωνικής δικτύωσης που παρέχονται στο επιστολόχαρτο.

Αποθηκεύστε και επαναχρησιμοποιήστε το επιστολόχαρτό σας όπως χρειάζεται

Παω σε Αρχείο > Αποθήκευση ως, βρείτε την καλύτερη τοποθεσία για αυτό το επαγγελματικό αρχείο, δώστε του ένα κατάλληλο όνομα και αποθηκεύστε το επιστολόχαρτο για μελλοντική χρήση.

Σκεφτείτε να σχεδιάσετε παραλλαγές του επιστολόχαρτου για διαφορετικούς σκοπούς. Μια επιστολή που καλωσορίζει έναν νέο πελάτη μπορεί να είναι αρκετά απλή, για παράδειγμα, αλλά μια επιστολή που συνοδεύει ένα πιεστήριο Η κυκλοφορία θα μπορούσε να χρησιμοποιεί επιπλέον πληροφορίες στο επιστολόχαρτό της, όπως τα λογότυπα των συνεργατών ή μια λέξη από ο διευθύνων σύμβουλός σας.

Χρησιμοποιήστε το Microsoft Word για να σχεδιάσετε κάτι περισσότερο από επιστολόχαρτο

Ως επαγγελματίας, πρέπει να εξοπλιστείτε με αξιόπιστα εργαλεία που διευκολύνουν τη δουλειά σας. Το Microsoft Word είναι ένας τέτοιος αναντικατάστατος πόρος.

Με τη γκάμα χαρακτηριστικών του, μπορείτε να σχεδιάσετε ένα υπέροχο επιστολόχαρτο για να βελτιώσετε την εμφάνιση του επίσημου επικοινωνίας, προωθήστε την εικόνα της επωνυμίας σας και βοηθήστε τους πελάτες ή τους συνεργάτες σας να συνδεθούν μαζί σας καλύτερα.

Αν αυτό δεν είναι αρκετό, το Word έχει τη δύναμη να δημιουργήσει μια τεράστια γκάμα υλικών για την επιχείρησή σας, όχι μόνο όμορφα γράμματα. Γνωρίστε τις πλήρεις δυνατότητές του και πώς μπορούν να εμπλουτίσουν τις λειτουργίες σας.