10 έξυπνες συμβουλές και λειτουργίες για αποτελεσματικές κλήσεις ζουμ

Βασικά Takeaways

• Προγραμματίστε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις με έναν μόνο σύνδεσμο για να εξοικονομήσετε χρόνο και να επιτρέψετε στους συμμετέχοντες να προγραμματίσουν εκ των προτέρων.
• Ξεκινήστε συναντήσεις με συμμετέχοντες σε σίγαση για να εξαλείψετε τους περισπασμούς και να επιτρέψετε την αποτελεσματική επικοινωνία.
• Απενεργοποιήστε τις αυτόματες ενημερώσεις λογισμικού για να αποφύγετε καθυστερήσεις κατά τη διάρκεια των κλήσεων και να εξασφαλίσετε μια ενημερωμένη εμπειρία εφαρμογής.

Καθώς ο εικονικός χώρος εργασίας γίνεται όλο και περισσότερο ο κανόνας, όλο και περισσότεροι άνθρωποι βασίζονται στο Zoom για διαδικτυακές κλήσεις. Οι κλήσεις ζουμ έχουν γίνει το de facto πρότυπο για απομακρυσμένες συναντήσεις και συνεργασία.

Από την έναρξή του, το Zoom εισάγει συνεχώς νέες δυνατότητες που μπορούν να αξιοποιήσουν χρήστες όπως εμείς για να κάνουν τις συναντήσεις μας πιο αποτελεσματικές. Ωστόσο, παρά την αύξηση της δημοτικότητάς της, δεν γνωρίζουμε πολλοί από εμάς πώς να κάνουν την καλύτερη χρήση της εφαρμογής.

Σε αυτό το άρθρο, ας δούμε μερικές συμβουλές και κόλπα για να κάνετε τις κλήσεις Zoom πιο αποτελεσματικές.

Εάν έχετε συναντήσεις που πραγματοποιούνται σε τακτά χρονικά διαστήματα (καθημερινά, εβδομαδιαία, μηνιαία, κ.λπ.), η οργάνωση επαναλαμβανόμενων συναντήσεων είναι ο ιδανικός τρόπος. Με τις επαναλαμβανόμενες συσκέψεις του Zoom, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο αναγνωριστικό σύσκεψης και ρυθμίσεις για κάθε εμφάνιση.

Ο προγραμματισμός επαναλαμβανόμενων συσκέψεων μπορεί να σας βοηθήσει να κλείσετε πολλές συσκέψεις εκ των προτέρων, μειώνοντας έτσι τον χρόνο που σπαταλάτε για τη δημιουργία νέων κάθε φορά. Επιτρέπει επίσης στους συμμετέχοντες να προγραμματίσουν τις εκδηλώσεις τους πολύ εκ των προτέρων, καθώς μπορούν να δουν όλες τις επερχόμενες συναντήσεις τους όταν συνδέστε το ημερολόγιό τους στο Zoom.

Μπορείτε να προγραμματίσετε επαναλαμβανόμενες συναντήσεις κάνοντας κλικ Προγραμματίστε μια εκδήλωση στον πελάτη Zoom.

2. Έναρξη συναντήσεων με συμμετέχοντες σε σίγαση

Οι συζητήσεις που αποσπούν την προσοχή και οι θόρυβοι του περιβάλλοντος μπορούν εύκολα να εμποδίσουν την κατά τα άλλα παραγωγική κλήση σας. Ως οικοδεσπότης μιας σύσκεψης, μπορείτε να επιλέξετε όλοι όσοι συμμετέχουν στην κλήση να ξεκινούν σε σίγαση. Αυτό εξασφαλίζει έναν ήσυχο χώρο όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να επιλέξουν να καταργήσουν τη σίγαση μόνο όταν θέλουν να μιλήσουν.

Μπορείτε είτε να ζητήσετε από όλους τους συμμετέχοντες να καταργήσουν τη σίγαση όταν χρειάζεται είτε να ρυθμίσετε μια διαδικασία προέγκρισης για την κατάργηση της σίγασης μεμονωμένων συμμετεχόντων.

Μπορείτε να το ενεργοποιήσετε μεταβαίνοντας στο Ρυθμίσεις > Προβολή περισσότερων ρυθμίσεων > Πρόγραμμα Συνάντησης, στη συνέχεια ενεργοποιώντας Σίγαση όλων των συμμετεχόντων όταν συμμετέχουν σε μια σύσκεψη.

3. Απενεργοποιήστε τις Αυτόματες ενημερώσεις λογισμικού

Το Zoom συχνά αναβαθμίζει το λογισμικό του για να διορθώσει σφάλματα και να προσθέσει νέες δυνατότητες, κάτι που είναι υπέροχο! Αλλά η αναμονή για την εκτέλεση των ενημερώσεων όταν πρέπει να μεταβείτε σε μια κλήση μπορεί να είναι εξαιρετικά ενοχλητική. Για να αποφύγετε αυτήν την ταλαιπωρία, μπορείτε απλώς να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες ενημερώσεις.

Μόλις ολοκληρωθεί η συνάντησή σας, μπορείτε να ελέγξετε και να εγκαταστήσετε τυχόν διαθέσιμες ενημερώσεις. Αυτό μειώνει τις καθυστερήσεις κλήσεων, ενώ παράλληλα διασφαλίζει ότι απολαμβάνετε την πιο ενημερωμένη εμπειρία εφαρμογής.

Για να απενεργοποιήσετε τις αυτόματες ενημερώσεις λογισμικού, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις > Γενικός και καταργήστε την επιλογή του πλαισίου ελέγχου για Διατηρήστε αυτόματα ενημερωμένο το πρόγραμμα-πελάτη επιφάνειας εργασίας Zoom.

4. Ελέγξτε τον χώρο σας με τις αίθουσες αναμονής

Με τη λειτουργία Αίθουσα αναμονής του Zoom, ο οικοδεσπότης μπορεί να καθορίσει πότε ένας επισκέπτης συμμετέχει στην κλήση. Έχετε την επιλογή να δεχτείτε τους συμμετέχοντες έναν προς έναν ή να δεχθείτε όλους ταυτόχρονα από την Αίθουσα Αναμονής.

Εάν έχετε δημιουργήσει μια αίθουσα αναμονής για τη σύσκεψή σας, οι συμμετέχοντες θα δουν μια προεπιλεγμένη οθόνη όταν συμμετέχουν στην κλήση. Το Zoom σας επιτρέπει επίσης να προσαρμόσετε αυτήν την οθόνη. Μπορείτε να προσθέσετε το λογότυπο της εταιρείας σας, κάποιο κείμενο και ένα εισαγωγικό βίντεο που μπορούν να παρακολουθήσουν οι συμμετέχοντες πριν εγγραφούν.

Για να ενεργοποιήσετε τις αίθουσες αναμονής, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις > Προβολή περισσότερων ρυθμίσεων > Ασφάλειακαι ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής για Αίθουσα αναμονής.

5. Εκμεταλλευτείτε τις δυνατότητες των Δωματίων Διάσπασης

Η λειτουργία επιμέρους δωματίων του Zoom συνιστάται ιδιαίτερα για συναντήσεις που ενδέχεται να απαιτούν τη συμμετοχή και τη συνεργασία πολλών μικρότερων ομάδων.

Αυτό μπορεί να είναι ιδανικό για συνεδρίες καταιγισμού ιδεών ή ομαδικά έργα. Μια συνάντηση Zoom μπορεί να χωριστεί σε έως και 50 αίθουσες επιλογών. Ο οικοδεσπότης μπορεί να επιλέξει την αυτόματη ή μη αυτόματη ανάθεση των παρευρισκομένων στις αίθουσες επιλογών.

Για να ενεργοποιήσετε τα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις > Προβολή περισσότερων ρυθμίσεων > Σε σύσκεψη (Για προχωρημένους)και ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής για Δωμάτιο επιμέλειας - Δωμάτια.

6. Εξάλειψη του θορύβου φόντου

Οι διαδικτυακές συναντήσεις είναι πολύ ευαίσθητες σε διαταραχές από τον θόρυβο του περιβάλλοντος. Ο θόρυβος από την κίνηση έξω, τα παιδιά που κλαίνε σε άλλο δωμάτιο ή οι ειδοποιήσεις από οικιακές συσκευές μπορούν εύκολα να μειώσουν την αποτελεσματικότητα της κλήσης σας.

Η χρήση της δυνατότητας ακύρωσης θορύβου στο Zoom μπορεί να σας βοηθήσει βελτιώστε την ποιότητα ήχου Zoom μειώνοντας τον θόρυβο του περιβάλλοντος. Η λειτουργία ακύρωσης θορύβου του Zoom προσφέρει διάφορα επίπεδα ακύρωσης θορύβου που μπορείτε να επιλέξετε με βάση τη χρήση σας.

Για να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη ακύρωση θορύβου του Zoom, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις > Ήχος > Καταστολή θορύβου παρασκηνίουκαι επιλέξτε το βέλτιστο κουμπί επιλογής για τη ρύθμισή σας (Auto, Low, Medium, High).

7. Λάβετε υπότιτλους στα χέρια σας

Η μεταγραφή συσκέψεων γίνεται όλο και πιο ουσιαστική σε χώρους εργασίας που προσπαθούν να είναι προσβάσιμοι και χωρίς αποκλεισμούς. Οι μεταγραφές είναι επίσης εξαιρετικές για τη δημιουργία σημειώσεων, εκθέσεων και άλλου γραπτού υλικού μετά από μια συνάντηση.

Εργαλεία μεταγραφής όπως Βίδρα ή την ενσωματωμένη δυνατότητα μεταγραφής στο Krisp, χρησιμοποιήστε την τεχνητή νοημοσύνη για μεταγραφή σε πραγματικό χρόνο, καθιστώντας έτσι τις συναντήσεις εύκολη παρακολούθηση για όλους τους συμμετέχοντες. Ο βοηθός συνάντησης του Otter μπορεί επίσης να δημιουργήσει περιεχόμενο με βάση τα δεδομένα της σύσκεψης και να απαντήσει σε ερωτήματα στη συνομιλία.

Για να ενεργοποιήσετε τα δωμάτια επιμέρους συσκέψεων, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις > Προβολή περισσότερων ρυθμίσεων > Σε σύσκεψη (Για προχωρημένους)και ενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής για Αυτοματοποιημένοι υπότιτλοι.

8. Βελτιώστε την προσβασιμότητα με το ποντίκι

Εάν κάνετε μια παρουσίαση ή επίδειξη και θέλετε να μοιραστείτε την οθόνη σας, βεβαιωθείτε ότι η επιλογή προβολέων του ποντικιού είναι ενεργοποιημένη. Το κοινό θα είναι καλύτερα σε θέση να συγκεντρωθεί στο περιεχόμενο στην οθόνη και να ακολουθήσει τις οδηγίες σας ενώ χρησιμοποιώντας τη λειτουργία εστίασης στο Zoom.

Όταν η λειτουργία προβολέα του ποντικιού είναι ενεργοποιημένη, ένας έγχρωμος κύκλος ή ένας χρωματιστός προβολέας θα τονίσει οπτικά τη θέση και τις κινήσεις του δρομέα σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία "Vanishing Pen" για να επισημάνετε και να κάνετε σημειώσεις στον λευκό πίνακα ή στην κοινόχρηστη οθόνη χωρίς να ανησυχείτε για τη διαγραφή ή την αναίρεση των σκαριφημάτων σας.

Κατά την κοινή χρήση της οθόνης σας κατά τη διάρκεια μιας σύσκεψης, η λειτουργία προβολέων είναι διαθέσιμη μόνο στη γραμμή εργαλείων "Σχολιασμός" αφού αρχίσετε να μοιράζεστε την οθόνη σας.

9. Βελτιώστε την εμπειρία συναντήσεων με καθηλωτική προβολή

Η καθηλωτική θέα μπορεί να βοηθήσει Κάντε την εμπειρία σας Zoom πιο διασκεδαστική. Αυτή η δυνατότητα παρέχει πολλά εικονικά υπόβαθρα, όπως ένα αμφιθέατρο, μια τάξη και ένα καφέ, όπου μπορούν να εμφανίζονται όλοι οι συμμετέχοντες.

Εάν ένας συμμετέχων χρησιμοποιεί υπολογιστή-πελάτη για υπολογιστές, εφαρμογή για κινητά ή Δωμάτιο ζουμ που δεν υποστηρίζει την καθηλωτική προβολή, θα δει τους άλλους συμμετέχοντες στην προεπιλεγμένη προβολή συλλογής ή προβολή ηχείων.

Η λειτουργία Immersive View είναι διαθέσιμη όταν κάνετε κλικ Θέα στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης της σύσκεψης.

10. Κύριες συναντήσεις με συντομεύσεις πληκτρολογίου

Μπορείτε να επωφεληθείτε πολύ περισσότερο από το Zoom εάν αφιερώσετε χρόνο για να μάθετε και να χρησιμοποιήσετε τις διάφορες διαθέσιμες συντομεύσεις πληκτρολογίου. Αυτά σας επιτρέπουν να κάνετε γρήγορα πράγματα όπως σίγαση ή κατάργηση σίγασης του ήχου, μετάβαση σε πλήρη οθόνη, κοινή χρήση της οθόνης σας και πολλά άλλα.

Ακολουθούν μερικές χρήσιμες συντομεύσεις για να δοκιμάσετε:

• Alt + V για να ξεκινήσετε/διακόψετε το βίντεό σας
• Alt + A για σίγαση/κατάργηση σίγασης
• Alt + F για είσοδο/έξοδο από τη λειτουργία πλήρους οθόνης
• Alt + Shift + I για να αντιγράψετε τον σύνδεσμο πρόσκλησης σε σύσκεψη

Για να δείτε όλα τα Συντομεύσεις πληκτρολογίου διαθέσιμες στο Zoom, παω σε Ρυθμίσεις > Συντομεύσεις πληκτρολογίου.

Μεγεθύνετε το δρόμο σας μέσω διαδικτυακών κλήσεων

Με τόσο εκπληκτικά χαρακτηριστικά, το Zoom είναι το ιδανικό εργαλείο για τη διατήρηση των συνδέσεων σε ένα μακρινό περιβάλλον εργασίας ή μάθησης. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος να διατηρείτε επαφή με ανθρώπους σε αυτήν την εποχή της απομακρυσμένης εργασίας και της κοινωνικής απομόνωσης, είτε έχετε μια συνάντηση με συναδέλφους, είτε μιλάτε με συγγενείς είτε κάνετε εικονικά γενέθλια κόμμα.

Εξερευνήστε τις συμβουλές και τις λειτουργίες που αναφέρονται παραπάνω για πιο αποτελεσματικές κλήσεις Zoom που θα εντυπωσιάσουν τους συναδέλφους και τους φίλους σας.