Πώς να χρησιμοποιήσετε τις φόρμουλες στο Airtable

Το Airtable είναι ένα ευέλικτο εργαλείο παραγωγικότητας που συνδυάζει την ισχύ μιας βάσης δεδομένων με την ευελιξία ενός υπολογιστικού φύλλου για να βελτιώσει τον τρόπο με τον οποίο αποθηκεύετε και αλληλεπιδράτε με τα δεδομένα σας.

Ένα από τα πιο βασικά χαρακτηριστικά ενός υπολογιστικού φύλλου είναι οι τύποι και μπορεί να αναρωτιέστε πώς να τους ενσωματώσετε στις βάσεις σας στο Airtable. Δείτε πώς μπορείτε να ξεκινήσετε με το πεδίο Formula της Airtable.

Προσθήκη του πεδίου τύπου στον πίνακά σας

Για να ξεκινήσετε να εργάζεστε με τύπους στο Airtable, θα πρέπει πρώτα να προσθέσετε το Τύπος πεδίο στο τραπέζι σας.

Στην προβολή πλέγματος του πίνακα σας, κάντε κλικ στο κουμπί συν ("+") που βρίσκεται στο τέλος της σειράς των επικεφαλίδων πεδίων στην κορυφή του πίνακα. Εάν έχετε πολλά πεδία, ίσως χρειαστεί να κάνετε κύλιση προς τα δεξιά μέχρι να τα δείτε. Επιλέγω

Τύπος από τη λίστα επιλογών πεδίου. Στη συνέχεια θα δείτε το Επεξεργασία πεδίου μενού για να εισαγάγετε τον τύπο σας.

Ανάλογα με το τι βάζετε στον τύπο σας, το Airtable θα εντοπίσει αυτόματα ορισμένα είδη τιμών, όπως π.χ αριθμούς, ποσοστά και ημερομηνίες και, αν συμβαίνει, μπορείτε να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης στο πεδίο σας κάνοντας κλικ στο Μορφοποίηση αυτί.

Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή του τύπου σας, κάντε κλικ στο Δημιουργία πεδίου κουμπί για να προσθέσετε το πεδίο στον πίνακά σας. Εάν έχετε εμπειρία στην εργασία με συναρτήσεις και τύπους στο Microsoft Excel, πιθανότατα θα έχετε κάποια ιδέα για το πώς λειτουργεί το πεδίο Τύπος στο Airtable.

Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες διαφορές: πολλές από τις πιο εξειδικευμένες λειτουργίες, όπως για τα χρηματοοικονομικά ή τη μηχανική, δεν είναι διαθέσιμες. Και το πιο σημαντικό, το πεδίο Τύπος εφαρμόζει τον ίδιο τύπο σε κάθε εγγραφή στον πίνακα. δεν μπορείτε να προσαρμόσετε τον τύπο ή να χρησιμοποιήσετε εντελώς διαφορετικό τύπο, μόνο για συγκεκριμένα κελιά.

Πώς να κάνετε αναφορές κελιών στο πεδίο τύπου του Airtable

Σε συμφωνία με τη σύγκριση με το Excel, ίσως αναρωτιέστε πώς να κάνετε αναφορές στους τύπους σας σε συγκεκριμένες τιμές που βρίσκονται αλλού στον πίνακά σας. Το Airtable δεν έχει κελιά όπως Α'1 ή Γ5, πώς λοιπόν αναφέρεστε σε άλλες τιμές πεδίων;

Στο Airtable, μπορείτε να κάνετε αναφορές σε άλλα πεδία απλώς πληκτρολογώντας τα ονόματά τους. Έτσι, για παράδειγμα, εάν είχατε ένα πεδίο με το όνομα "Τιμή", θα πληκτρολογήσετε απλώς:

Price

Εάν το όνομα του πεδίου στο οποίο θέλετε να αναφέρετε έχει πολλές λέξεις, θα πρέπει να περικλείσετε το όνομα του πεδίου σε αγκύλες (το { και } αγκύλες) για να αναφέρονται σε αυτές. Επομένως, εάν είχατε ένα πεδίο με το όνομα "Ποσότητα παραγγελίας", θα πληκτρολογήσετε:

{Order quantity}

Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε σγουρές αγκύλες γύρω από ονόματα πεδίων μιας λέξης, αλλά δεν απαιτούνται με τον ίδιο τρόπο που απαιτούνται για πεδία με μεγαλύτερα ονόματα.

Με αυτόν τον τρόπο, οι αναφορές κελιών στο Airtable είναι παρόμοιες με χρησιμοποιώντας επώνυμες περιοχές στο Excel, αν και βολικά, τα ονόματα έχουν οριστεί για εσάς, επιτρέπονται κενά και μπορείτε να ανατρέξετε σε αυτά αμέσως, χωρίς να χρειάζεται να τα ρυθμίσετε πρώτα.

Χρήση τελεστών στο πεδίο της φόρμουλας

Το Airtable υποστηρίζει έναν αριθμό συμβόλων που σας επιτρέπουν να εκτελείτε γρήγορα έναν αριθμό λογικών, κειμένου και αριθμητικών συναρτήσεων. Συλλογικά, αυτοί ονομάζονται «τελεστές».

Οι τελεστές που μπορείτε εύκολα να αναγνωρίσετε είναι οι τελεστές για κοινές μαθηματικές εξισώσεις. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο συν ( + ) για προσθήκη, η παύλα, η παύλα ή το πλήκτρο πλην ( - ) για αφαίρεση, το πλήκτρο αστερίσκου ( * ) για πολλαπλασιασμό, και η κάθετο προς τα εμπρός ( / ) για διαίρεση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε παρενθέσεις ( ( και ) ) γύρω από εξισώσεις για να χωριστούν πιο σύνθετες εξισώσεις σε μικρότερα μέρη, όπως απαιτείται.

Το κλειδί συμπλεκτών ( & ) είναι χρήσιμο για γρήγορο συνδυασμό κειμένου, παρόμοιο με τη συνάρτηση CONCAT στο Excel—αν και το Airtable έχει τη δική του έκδοση αυτής της συνάρτησης, CONCATENATE(), με την ίδια λειτουργικότητα.

Εάν έχετε οποιοδήποτε πρόσθετο κείμενο που θέλετε να προσθέσετε στην έξοδο του πεδίου με οποιαδήποτε συνάρτηση, θα πρέπει να το βάλετε σε εισαγωγικά ( " " ), συμπεριλαμβανομένων των διαστημάτων ή άλλων ειδικών χαρακτήρων. Εάν θέλετε να προσθέσετε τα ίδια εισαγωγικά στην οθόνη εξόδου, θα χρειαστεί να προσθέσετε μια ανάστροφη κάθετο και μετά τον χαρακτήρα εισαγωγικών, μέσα στα εισαγωγικά. θα πρέπει να διαβαστεί ως "\"" εντός της φόρμουλας.

Το Airtable περιέχει επίσης ένα σύνολο λογικών τελεστών. Αυτά θα επιστρέψουν "TRUE" εάν πληρούνται οι προϋποθέσεις τους και "FALSE" εάν δεν πληρούνται. Αυτά είναι "μεγαλύτερα από" ( > ), "λιγότερο από" ( < ), "μεγαλύτερο ή ίσο με" ( >= ), "λιγότερο από ή ίσο με" ( <= ), "ίσο με" ( = ), και "όχι ίσο με" ( != ).

Μερικές βασικές λειτουργίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Airtable

Αν αναζητάτε μερικούς εύκολους τρόπους για να ξεκινήσετε με τύπους, ακολουθούν ορισμένες βασικές λειτουργίες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Airtable για να ξεκινήσετε.

Αυτό μόλις και μετά βίας ξύνει την επιφάνεια των διαθέσιμων δυνατοτήτων. Η τεκμηρίωση της Airtable προσφέρει μια πλήρη λίστα λειτουργιών. Έχουν χτίσει κιόλας μια βάση που περιέχει παραδείγματα εξόδων που μπορείτε να αντιγράψετε στον χώρο εργασίας σας και να επεξεργαστείτε.

Η συνάρτηση IF

Η συνάρτηση IF είναι μια από τις πιο βασικές λειτουργίες σε υπολογιστικά φύλλα και η εφαρμογή της στο Airtable είναι ουσιαστικά η ίδια με τον τρόπο που λειτουργεί η συνάρτηση IF στο Excel.

IF(expression, value1, value2)

Η συνάρτηση ελέγχει τη λογική που έχει εισαχθεί στο έκφραση πεδίο, μετά επιστρέφει τιμή 1 αν αυτή η λογική είναι αληθινή, ή τιμή 2 αν είναι ψευδής. Όπως στο Excel, μπορείτε να δημιουργήσετε ένθετες δηλώσεις IF και να εισαγάγετε άλλες συναρτήσεις στον τύπο IF.

Ιδιαίτερα πολύπλοκες δηλώσεις IF μπορεί να είναι ευκολότερο να απεικονιστούν, αξιοποιώντας τη λειτουργία "επεξεργασίας πολλών γραμμών" του Airtable, η οποία σας επιτρέπει να πληκτρολογείτε οι τύποι σας είναι πιο παρόμοια με τη σύνταξη κώδικα, με εσοχές που αντιπροσωπεύουν ένθετες δηλώσεις και πολλά χρώματα που αντιπροσωπεύουν διαφορετικά μέρη του σύνταξη.

Μια αξιοσημείωτη διαφορά είναι ότι δεν υπάρχει αντίστοιχο Η συνάρτηση ISBLANK του Excel; Αντίθετα, πρέπει να ρωτήσετε εάν η τιμή είναι ίση με BLANK().

Η συνάρτηση SUM

Ομοίως, τόσο κοινή όσο το IF, η συνάρτηση SUM λειτουργεί ακριβώς όπως λειτουργεί σε οποιοδήποτε άλλο υπολογιστικό φύλλο, προσθέτοντας όλα μαζί των τιμών που περιέχονται στη συνάρτηση (είτε είναι τιμές πεδίου είτε αριθμοί που ορίζονται απευθείας στο τύπος).

SUM(number1, [number2, ...])

Η συνάρτηση DATEADD

Για μια συνάρτηση που είναι λίγο πιο ασυνήθιστη, αλλά μπορεί να σας φανεί εντυπωσιακά χρήσιμη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση DATEADD για να προσθέσετε ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα στις ημερομηνίες και τις ώρες.

DATEADD([date or date and time], [#], 'units')

Στο πρώτο τμήμα της σύνταξης, καθορίζετε είτε μια ημερομηνία μόνη της είτε και μια ημερομηνία και μια ώρα, είτε ενσωματωμένα είτε από ένα πεδίο "Ημερομηνία και ώρα". (Δεν μπορείτε να προσθέσετε ώρα σε αυτόν τον τύπο από μόνος του, χωρίς ημερομηνία. θα εμφανίσει ένα σφάλμα και θα χρειαστεί να επεξεργαστείτε ξανά τον τύπο σας).

Στη συνέχεια, καθορίστε μια αριθμητική τιμή και μια μονάδα χρόνου από τα ακόλουθα: 'χιλιοστά του δευτερολέπτου', 'δευτερόλεπτα', 'λεπτά', 'ώρες', 'ημέρες', 'εβδομάδες', 'μήνες', 'τέταρτα' (του έτους ), ή «χρόνια».

Εάν είναι απαραίτητο, συναρτήσεις όπως TODAY() (που εμφανίζει την τρέχουσα ημερομηνία) ή NOW() (που επιστρέφει την τρέχουσα ημερομηνία και χρόνο, ενημερώνεται κάθε 15 λεπτά και κάθε φορά που υπολογίζεται εκ νέου η βάση) συνεργαστείτε επίσης με την DATEADD αντί για ένα πεδίο ή συγκεκριμένο αξία.

Μια συμπληρωμένη συνάρτηση DATEADD μπορεί να μοιάζει με αυτήν:

DATEADD("07/18/23 14:55:29", 760, "minutes")

Επιταχύνετε τη ροή εργασιών σας στο Airtable

Το πεδίο Formula προσθέτει έναν ισχυρό τρόπο ανάλυσης και αλληλεπίδρασης με τα δεδομένα σας στο Airtable. Από απλές δηλώσεις έως πολύπλοκες δημιουργίες με πολλαπλές λειτουργίες, η ευελιξία των τύπων φέρνει μερικές από τις πιο χρήσιμες λειτουργίες ενός εργαλείου υπολογιστικών φύλλων στη βάση σας.

Εάν είστε ήδη εξοικειωμένοι με τα υπολογιστικά φύλλα, μπορείτε να προσαρμόσετε γρήγορα τις δεξιότητές σας για να ξεκλειδώσετε νέες πληροφορίες, ενώ παράλληλα επωφεληθείτε από τις ανέσεις του μοντέλου βάσης δεδομένων της Airtable. Αυτό είναι μόνο ένα από τα πολλά μοναδικά χαρακτηριστικά που καθιστούν το Airtable ένα τόσο συναρπαστικά δημοφιλές εργαλείο για την ενίσχυση της παραγωγικότητάς σας.