7 βασικές λειτουργίες του Excel για ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων

Το Excel είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη διαχείριση των οικονομικών σας ως ιδιοκτήτης μικρής επιχείρησης. Το οπλοστάσιο εργαλείων χειρισμού δεδομένων του μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο και προσπάθεια για να παρακολουθείτε τα έξοδα, τα έσοδα και άλλα οικονομικά δεδομένα.

Οι συναρτήσεις είναι η ραχοκοκαλιά του Excel και η πηγή των υπερδυνάμεών του. Εάν είστε νέος στο Excel, ακολουθούν ορισμένες βασικές λειτουργίες που πρέπει να μάθετε για να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τα οικονομικά σας.

1. ΑΘΡΟΙΣΜΑ

Το SUM είναι ίσως η πιο συχνά χρησιμοποιούμενη συνάρτηση στο Excel και είναι ακόμη πιο χρήσιμη στα οικονομικά. Σας επιτρέπει να προσθέσετε μια σειρά κελιών και να λάβετε το σύνολο.

=SUM(values)

Μπορείτε να τροφοδοτήσετε τις τιμές απευθείας στη συνάρτηση SUM ή να τις αναφέρετε ως κελιά και εύρη.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUM για να προσθέσετε τις συνολικές πωλήσεις κάθε είδους σε μια συγκεκριμένη περίοδο.

=SUM(D2:D8)

Σε αυτό το παράδειγμα, D2:D8 είναι η περιοχή κελιών που περιέχει την αξία πωλήσεων που θέλετε να προσθέσετε. Η συνάρτηση SUM παίρνει όλες τις τιμές σε αυτό το εύρος και υπολογίζει τις συνολικές πωλήσεις όλων των ειδών.

2. ΜΕΣΗ ΤΙΜΗ

Η συνάρτηση AVERAGE είναι μια άλλη χρήσιμη συνάρτηση όταν ασχολούμαστε με αριθμούς. Ο AVERAGE υπολογίζει τη μέση τιμή μιας περιοχής κελιών.

=AVERAGE(range)

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση AVERAGE για να υπολογίσετε τη μέση τιμή για διαφορετικά είδη.

=AVERAGE(B2:B8)

Σε αυτόν τον τύπο, Β2:Β8 είναι το εύρος των κελιών που περιέχουν τις τιμές των στοιχείων για τα οποία θέλετε να υπολογίσετε τον μέσο όρο. Η συνάρτηση AVERAGE θα υπολογίσει τη μέση τιμή όλων των αριθμών σε αυτό το εύρος και θα παράγει τη μέση τιμή του προϊόντος.

3. ΜΕΤΡΩ

Η συνάρτηση COUNT μετράει τον αριθμό των κελιών που περιέχουν μια αριθμητική τιμή.

=COUNT(range)

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία για να λάβετε τον αριθμό των ειδών που είχαν πωλήσεις. Εάν ο αριθμός των πωλήσεων του προϊόντος είναι κενός ή δεν είναι αριθμητικός, τότε το COUNT δεν θα το μετρήσει.

=COUNT(C2:C8)

Σε αυτό το παράδειγμα, ο COUNT εξετάζει τις πωλήσεις C2:C8 και επιστρέφει τον αριθμό των αντικειμένων με πωλήσεις. Το προϊόν Α και το προϊόν Δ δεν έχουν πωλήσεις, επομένως οι COUNT θα τις παραλείψουν.

Το μηδέν είναι επίσης ένας αριθμός και το COUNT θα το συμπεριλάβει στην έξοδό του. Ως αποτέλεσμα, αυτή η ρύθμιση λειτουργεί μόνο εάν δεν εισαγάγετε μηδέν για στοιχεία χωρίς πωλήσεις και τα αφήσετε κενά. Μπορείς χρησιμοποιήστε COUNTIF και COUNTIFS για να καθορίσετε προσαρμοσμένες συνθήκες για τα κελιά που θέλετε να μετρήσετε.

4. COUNTIF

Το COUNTIF είναι μια πιο προηγμένη έκδοση του COUNT. Όπου το COUNT μετράει μόνο κελιά με αριθμητικές τιμές, το COUNTIF μετράει κελιά που πληρούν μια συγκεκριμένη συνθήκη.

=COUNTIF(range, criteria)

Σε αυτή τη σύνταξη, εύρος είναι το εύρος όπου θέλετε το COUNTIF να αναζητά τιμές που πληρούν το κριτήρια.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το COUNTIF για να μετρήσετε τον αριθμό των αντικειμένων που πούλησαν περισσότερο από ένα συγκεκριμένο ποσό.

=COUNTIF(D2:D8, ">=600")

Σε αυτό το παράδειγμα, το COUNTIF εξετάζει τις πωλήσεις D2:D8 και επιστρέφει τον αριθμό των αντικειμένων που έχουν πουληθεί ίσα ή περισσότερα από 600 $.

5. ΑΝ

Η συνάρτηση IF ελέγχει μια συνθήκη και επιστρέφει μια τιμή με βάση το αποτέλεσμα της δοκιμής. Μπορείτε να ορίσετε προσαρμοσμένες εξόδους και για τα δύο αποτελέσματα της δοκιμής.

=IF(logical_expression, output_if_true, output_if_false)

Στη σύνταξη, λογική_έκφραση είναι η συνθήκη που θέλετε να δοκιμάσετε. IF θα επιστρέψει output_if_true ή output_if_false, ανάλογα με τα αποτελέσματα των δοκιμών. Μπορείς φωλιάζουν πολλαπλές συναρτήσεις IF μεταξύ τους για να καθορίσετε διάφορες συνθήκες.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση IF για να ελέγξετε εάν ένα συγκεκριμένο προϊόν πέτυχε τον στόχο πωλήσεών του και να επιστρέψετε ένα μήνυμα με βάση το αποτέλεσμα.

=IF(D2>=E2, "Target Met", "Target Failed")

Σε αυτόν τον τύπο, Δ2 είναι το κελί με τις συνολικές πωλήσεις ενός αντικειμένου και Ε2 είναι το κελί με τον στόχο πωλήσεων αυτού του είδους. Εάν η τιμή στο D2 είναι μεγαλύτερη ή ίση με E2, η συνάρτηση IF θα επιστρέψει Στόχος Met. Εάν η τιμή στο D2 είναι μικρότερη από E2, η συνάρτηση IF θα επιστρέψει Ο στόχος απέτυχε.

Μπορείτε να σύρετε τη λαβή αυτόματης συμπλήρωσης πάνω από τα υπόλοιπα κελιά για να τα συμπληρώσετε. Για περαιτέρω έμφαση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση υπό όρους στο Excel για να εμφανίσετε τα αποτελέσματα IF σε διαφορετικά στυλ.

6. VLOOKUP

ο Λειτουργία VLOOKUP μπορεί να βρει μια τιμή σε έναν πίνακα και να επιστρέψει την αντίστοιχη τιμή στην ίδια σειρά.

=VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Στη σύνταξη, αναζήτηση_τιμής είναι αυτό που θέλετε να αναζητήσετε, πίνακας_συστοιχίας είναι όπου θέλετε να κοιτάξετε, και col_index_num είναι ο αριθμός στήλης του πίνακα_πίνακα που περιέχει την τιμή επιστροφής. range_lookup είναι ένα προαιρετικό όρισμα που σας επιτρέπει να αποφασίσετε εάν θα αναζητήσετε κατά προσέγγιση αποτελέσματα. Εισαγωγή ΑΛΗΘΗΣ επιτρέπει κατά προσέγγιση αντιστοιχίσεις και εισαγωγή ΨΕΥΔΗΣ επιτρέπει μόνο ακριβείς αντιστοιχίσεις.

Για παράδειγμα, εάν έχετε έναν πίνακα που περιέχει ονόματα προϊόντων και τιμές και θέλετε να εμφανίσετε την τιμή ενός συγκεκριμένου προϊόντος αλλού, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση VLOOKUP.

=VLOOKUP(A2, L2:N8, 2, FALSE)

Σε αυτό το παράδειγμα, το προϊόν Α στο κελί Α2 είναι η τιμή που θέλετε να βρείτε στον πίνακα αναφοράς, L2:N8 είναι το εύρος των κελιών που περιέχει τον πίνακα, 2 είναι ο αριθμός στήλης που περιέχει τις τιμές των προϊόντων και ΨΕΥΔΗΣ λέει στο VLOOKUP να επιστρέψει μια ακριβή αντιστοίχιση.

7. ΣΥΝΕΝΤΑΣΗ

Η συνάρτηση CONCATENATE ενώνει πολλές τιμές ή κελιά και τις εμφανίζει σε ένα μόνο κελί.

=CONCATENATE(value1, [value2], ...)

Η σύνταξη για το CONCATENATE είναι απλή. Καλείτε τη συνάρτηση και εισάγετε τις τιμές που θέλετε να ενώσετε, διαχωρισμένες με κόμμα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη συνάρτηση για να συνδυάσετε και να συνοψίσετε δεδομένα από πολλά κελιά. Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο με οικονομικά δεδομένα για την επιχείρησή σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια σύνοψη για κάθε στοιχείο, συμπεριλαμβανομένης της ετικέτας, της στοχευόμενης πώλησης και της πραγματικής πώλησης.

=CONCATENATE(A2," from ",F2," category has sold ",C2," units for a total of $",D2,". ")

Μην ανησυχείτε για τη διάρκεια αυτής της φόρμουλας. Όλα τα ορίσματα είναι του ίδιου τύπου και αντιπροσωπεύουν μέρη μιας πλήρους πρότασης. Σε αυτόν τον τύπο, το CONCATENATE παίρνει το όνομα του στοιχείου από Α2, η κατηγορία από F2, ο αριθμός των πωληθέντων μονάδων από Γ2, και τις συνολικές πωλήσεις από Δ2. Οι συμβολοσειρές κειμένου συνδέουν τις τιμές μεταξύ τους για να σχηματίσουν μια πρόταση.

Όταν εργάζεστε με μεγάλους τύπους όπως αυτός, είναι σημαντικό να δίνετε προσοχή στα κόμματα και τα εισαγωγικά. Τοποθετήστε τις συμβολοσειρές κειμένου μέσα σε εισαγωγικά και ελέγξτε ξανά ότι κλείνετε κάθε εισαγωγικό και βάζετε κόμμα μεταξύ των ορισμάτων. Μπορείτε να προσθέσετε κενά ή σύμβολα όπως το σύμβολο του δολαρίου στη συμβολοσειρά κειμένου πριν ή μετά την τιμή.

Αναπτύξτε την επιχείρησή σας με το Excel

Η διαχείριση και ο χειρισμός των οικονομικών δεδομένων είναι απαραίτητη για κάθε επιχείρηση. το δικό σου δεν αποτελεί εξαίρεση. Το Excel είναι μια κινητήρια δύναμη για αυτόν τον σκοπό. Με σωστή γνώση των λειτουργιών και των δυνατοτήτων του Excel, μπορείτε να μετατρέψετε το Excel από έναν εκφοβιστικό αντίπαλο σε έναν φιλικό επιχειρηματικό σύντροφο.

Κατακτώντας τις βασικές λειτουργίες του Excel που περιγράφονται εδώ, θα είστε καθ' οδόν για την αποτελεσματική διαχείριση των οικονομικών της μικρής επιχείρησής σας. Η συνεπής πρακτική με το Excel μπορεί να σας βοηθήσει να γίνετε ειδικός στη χρήση αυτού του προγράμματος και να αναπτύξετε την επιχείρησή σας πέρα ​​από τα τρέχοντα όριά της.