Πώς να γράψετε ένα συλλυπητήριο email στην εργασία (με πρότυπα)

Όταν ένας συνάδελφος βιώνει μια απώλεια, η στοχαστική επίδειξη υποστήριξής σας μπορεί να είναι μια αίσθηση μεγάλης παρηγοριάς για αυτόν. Αλλά το να εκφράσετε τα συλλυπητήριά σας μέσω email μπορεί να είναι αρκετά δύσκολο. Αντί να τους παρηγορήσετε, μπορεί να καταλήξετε να προκαλέσετε ακόμα μεγαλύτερη αγωνία στον συνάδελφό σας λέγοντας κατά λάθος κάτι λάθος.

Αυτός είναι ο λόγος που πρέπει να ξέρετε πώς να γράφετε ένα επαγγελματικό συλλυπητήριο email στη δουλειά. Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε τα πράγματα που πρέπει και τα μη της προσφοράς παρηγοριάς μέσω email. Έχουμε συμπεριλάβει επίσης διάφορα πρότυπα συλλυπητηρίων email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εκφράσετε τη συμπάθειά σας.

Πράγματα που πρέπει να κάνετε όταν γράφετε ένα συλλυπητήριο email

Ακολουθούν ορισμένα πράγματα που πρέπει να κάνετε όταν γράφετε ένα συλλυπητήριο email:

Μια κατάλληλη γραμμή θέματος

Ξεκινήστε το email με μια κατάλληλη γραμμή θέματος. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε φράσεις όπως «Συγγνώμη για την απώλειά σας», «Τα συλλυπητήρια μου», «Τα συλλυπητήρια μου» ή «Συγγνώμη για την απώλεια σας».

Ο στόχος είναι να γράψετε κάτι συνοπτικό και στο σημείο, ώστε ο συνάδελφός σας να γνωρίζει αμέσως τον σκοπό του email. Στη συνέχεια, μπορούν να αποφασίσουν αν θέλουν να το ανοίξουν ή όχι.

Πηγαίνετε κατευθείαν στο σημείο

Όσον αφορά τις επαγγελματικές ρυθμίσεις, υπάρχουν μερικές κοινά λάθη που πρέπει να αποφύγετε στις γραμμές ανοίγματος email σας. Έτσι, μην βγαίνετε ποτέ εκτός πορείας και μην μιλάτε για άσχετα πράγματα, ειδικά όταν γράφετε επαγγελματικά συλλυπητήρια email.

Πρέπει να καταλάβετε ότι ο συνάδελφός σας θρηνεί, επομένως δεν πρέπει να χάνετε τον χρόνο του με άσκοπα μεγάλα email. Πηγαίνετε κατευθείαν στο θέμα λέγοντας κάτι όπως: «Άκουσα για την απώλειά σας και εκφράζω τα θερμά μου συλλυπητήρια.» ή απλώς «Λυπάμαι πολύ για την απώλειά σας».

Κάντε το εξατομικευμένο

Εάν γνωρίζετε τι σχέση είχε ο συνάδελφός σας με τον αποθανόντα, σκεφτείτε να συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες για να κάνετε το email να ακούγεται πιο εξατομικευμένο. Ένα παράδειγμα θα ήταν: «Λυπάμαι πραγματικά που πέθανε ο αδελφός σου».

Εάν γνωρίζετε προσωπικά το άτομο που πέθανε, σκεφτείτε να συμπεριλάβετε μια κοινή ανάμνηση στο συλλυπητήριο email. Αυτό όχι μόνο θα τιμήσει τη μνήμη τους, αλλά θα δείξει και την υποστήριξή σας στους πενθούντες.

Προσφέρετε την υποστήριξή σας

Στην τελευταία ενότητα του συλλυπητηρίου email σας, φροντίστε να προσφέρετε την υποστήριξή σας στον συνάδελφό σας. Πείτε τους ότι θα είστε πάντα εκεί για αυτούς και έχουν την πλήρη υποστήριξή σας σε αυτή τη δύσκολη στιγμή. Με αυτόν τον τρόπο, ο συνάδελφός σας δεν θα αισθάνεται μόνος στη διαδικασία του πένθους του.

Το πιο σημαντικό, να είστε έτοιμοι να προσφέρετε την υποστήριξή σας εάν ο συνάδελφός σας το ζητήσει, είτε με τη μορφή μιας γρήγορης κλήσης είτε με προσωπική επίσκεψη. Αλλά ακόμα κι αν δεν χρειάζονται βοήθεια αυτή τη στιγμή, ο συνάδελφός σας σίγουρα θα εκτιμήσει τη χειρονομία.

Στη συνέχεια, μπορείτε να τερματίσετε το email χρησιμοποιώντας μια επαγγελματική υπογραφή καθώς είναι ένα από τα κορυφαία εθιμοτυπία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να το πράξουν. Όχι μόνο σας κάνει να φαίνεστε πιο επαγγελματίας, αλλά βοηθά επίσης τον παραλήπτη να επικοινωνήσει μαζί σας εάν χρειαστεί.

Πράγματα που πρέπει να αποφεύγετε όταν γράφετε ένα συλλυπητήριο email

Ακολουθούν μερικά πράγματα που πρέπει να αποφύγετε με κάθε κόστος όταν γράφετε ένα συλλυπητήριο email σε επαγγελματικό περιβάλλον:

Ένας περιστασιακός χαιρετισμός

Όταν πρόκειται για επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ο εμπειρικός κανόνας είναι να αποφεύγετε τους περιστασιακούς χαιρετισμούς. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν πρόκειται για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσφέρουν συλλυπητήρια.

Υπάρχουν διάφοροι επαγγελματικοί χαιρετισμοί που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αντ 'αυτού, όπως «Χαιρετισμούς», «Αγαπητέ κύριε/Κυρία» ή ένα απλό «Κύριε/Κυρία» πριν από το όνομα του συναδέλφου σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα "Hello" εάν ο αδικοχαμένος είναι στενός φίλος της εργασίας. Αλλά οτιδήποτε πιο περιστασιακό μπορεί να φανεί αγενές.

Υποθέτοντας θρησκευτικές πεποιθήσεις

Το να υποθέσετε τις θρησκευτικές πεποιθήσεις του συναδέλφου σας και να ενσωματώσετε θρησκευτικά συλλυπητήρια στο email σας με βάση αυτές τις υποθέσεις δεν είναι ποτέ καλή ιδέα. Ο συνάδελφός σας μπορεί να το βρει αυτό ακατάλληλο ή εντελώς ασεβές.

Αλλά αν είστε κοντά στους πενθούντες και πιστεύετε ειλικρινά ότι θα τους παρηγορήσετε αν αναφέρετε ένα γνωστό θρησκευτικό ρητό, μπορείτε να το κάνετε. Φροντίστε όμως να είναι σύντομο και οι λέξεις να είναι σωστά πλαισιωμένες.

Δίνοντας αυτόκλητες συμβουλές και συγκρίνετε την απώλεια τους με τη δική σας

Πολλοί άνθρωποι κάνουν το λάθος να παρέχουν αυτόκλητες συμβουλές όταν προσφέρουν συλλυπητήρια. Πρέπει να καταλάβετε ότι, εάν χρειαστεί, ένα άτομο θα ζητούσε συμβουλές μόνο του. Επομένως, αποφύγετε να πείτε πράγματα όπως: "Προσπαθήστε να μείνετε απασχολημένοι για να κρατήσετε το μυαλό σας μακριά από αυτήν την τραγωδία".

Επιπλέον, κανείς δεν θέλει να ακυρωθεί η θλίψη του ή να συγκριθεί με τη θλίψη κάποιου άλλου. Επομένως, φροντίστε να αποφύγετε τη δημιουργία παραλληλισμών μεταξύ της απώλειας των συναδέλφων σας και της δικής σας.

Πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλυπητηρίων

Ακολουθούν ορισμένα πρότυπα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συλλυπητηρίων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να σας βοηθήσουν να δείξετε την υποστήριξή σας σε έναν συνάδελφο. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε:

Πρότυπο 1:

Γραμμή θέματος: Συλλυπητήριά μου

Γεια [όνομα συναδέλφου],

Είμαι βαθιά λυπημένος που άκουσα για την απώλειά σας. Θέλω να εκφράσω τα θερμά μου συλλυπητήρια. [Το όνομα του νεκρού] ήταν ένα καταπληκτικό άτομο, και τους θυμάμαι με αγάπη από τότε που γνωριστήκαμε [Δηλώστε όταν γνωρίσατε τον αποθανόντα].

Θέλω να ξέρεις ότι είμαι εδώ για σένα αν χρειαστείς οτιδήποτε.

Με εκτίμηση,

[Το όνομα σου]

Διαβάστε περισσότερα

Πρότυπο 2:

Γραμμή θέματος: Λυπάμαι για την απώλειά σου.

Γεια σας [όνομα συναδέλφου],

Άκουσα για την πρόσφατη απώλεια στην οικογένειά σας. Παρακαλώ δεχθείτε τα βαθύτατα συλλυπητήριά μου. Ελπίζω να βρείτε παρηγοριά στις καλές αναμνήσεις που μοιραστήκατε μαζί τους. Το [Εισαγωγή της κοινής καλής μνήμης] εξακολουθεί να είναι μια από τις πιο όμορφες αναμνήσεις μου μαζί τους που αγαπώ πολύ.

Εάν χρειάζεστε κάτι ή θέλετε κάποιον να μιλήσετε, παρακαλώ να ξέρετε ότι είμαι μόνο μια κλήση μακριά.

Με εκτιμιση,

[Το όνομα σου]

Διαβάστε περισσότερα

Πρότυπο 3:

Γραμμή θέματος: Τα συλλυπητήριά μου.

Αγαπητέ [όνομα συναδέλφου],

Λυπάμαι βαθιά που ακούω ότι [όνομα αποθανόντος] πέθανε. Ελπίζω να έχετε όλη την υποστήριξη που χρειάζεστε για να ξεπεράσετε αυτή τη δύσκολη στιγμή. Παρακαλώ επικοινωνήστε αν χρειάζεστε κάτι.

Με εκτίμηση,

[Το όνομα σου]

Διαβάστε περισσότερα

Τα επαγγελματικά συλλυπητήρια email μπορούν να ενισχύσουν τις εργασιακές σχέσεις

Αυτά είναι τα πράγματα που πρέπει και δεν πρέπει να κάνετε για τη σύνταξη ενός επαγγελματικού συλλυπητηρίου email, μαζί με ορισμένα πρότυπα που θα σας βοηθήσουν. Ξεκινήστε το email σας με μια συνοπτική γραμμή θέματος και χρησιμοποιήστε έναν επαγγελματικό χαιρετισμό.

Μην ξεχάσετε να κρατήσετε το email σύντομο, να εκφράσετε τα συλλυπητήριά σας και να δείξετε την υποστήριξή σας. Επίσης, φροντίστε να διαβάσετε το email σας για δεύτερη φορά πριν πατήσετε "αποστολή", για να βεβαιωθείτε ότι δεν θα πείτε κατά λάθος κάτι που κάνει τα πράγματα χειρότερα.