Αφιερώνετε πολύ χρόνο γράφοντας email; Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε πρότυπα email για να εξοικονομήσετε χρόνο και να ενισχύσετε την παραγωγικότητά σας.
Η επικοινωνία μέσω email διαδραματίζει ζωτικό ρόλο στο σημερινό ψηφιακό εργασιακό περιβάλλον, αλλά μπορεί να είναι μια πρόκληση εάν ανακαλύψετε ότι στέλνετε πολλά email καθημερινά και αφιερώνετε πολύ χρόνο γράφοντάς τα.
Είτε χρειάζεται να συστηθείτε, να ορίσετε μια απάντηση εκτός γραφείου, να ζητήσετε σχόλια, να προσκαλέσετε κάποιον σε μια εκδήλωση, να εκφράσετε ευγνωμοσύνη ή να συνεχίσετε μια συζήτηση, αυτά τα πρότυπα έχουν την πλάτη σας. Με αυτούς τους έτοιμους προς χρήση πόρους, μπορείτε να βελτιστοποιήσετε την επικοινωνία μέσω email και να εστιάσετε σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία.
1. Επαγγελματικές Εισαγωγές
Η δημιουργία μιας σταθερής πρώτης εντύπωσης και η προβολή της πρότασης αξίας είναι ζωτικής σημασίας όταν στοχεύετε να δικτυωθείτε ή να συνδεθείτε με πιθανούς πελάτες. Είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν εργάζεστε από μια καθαρά απομακρυσμένη εγκατάσταση με περιορισμένες/χωρίς πρόσωπο με πρόσωπο αλληλεπιδράσεις. Η εντύπωση που αφήνετε στους πιθανούς πελάτες ή τους ενδιαφερόμενους θα είναι μόνιμη.
Σε αυτό το πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επαγγελματικής εισαγωγής, συμπεριλάβετε το όνομά σας, τον ρόλο, τον λόγο για να επικοινωνήσετε μαζί σας και μια σαφή παρότρυνση για δράση. Θυμηθείτε, η δημιουργία σχέσης και η επίδειξη γνήσιου ενδιαφέροντος είναι ζωτικής σημασίας.
Εδώ είναι ένα παράδειγμα:
Θέμα: Γεια από το [Your name] στο [Your Company]
Γεια [Όνομα],
Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά. Είμαι [το όνομά σου], ο [ο ρόλος σου] στην [η εταιρεία σου]. Βρήκα το προφίλ σας στην [Πλατφόρμα] και εντυπωσιάστηκα από τη δουλειά σας στο [Βιομηχανία/Πεδίο].
Σας γράφω γιατί νομίζω ότι μπορεί να σας ενδιαφέρει το [Προϊόν/Υπηρεσία] μας, που βοηθάει τη [Δήλωση Οφέλη]. Θα ήθελα πολύ να συζητήσουμε περισσότερα για το πώς μπορούμε να σας βοηθήσουμε να επιτύχετε τους στόχους σας.
Θα ήσασταν διαθέσιμοι για μια κλήση 15 λεπτών την επόμενη εβδομάδα; Εάν ναι, ενημερώστε με ποιες ημέρες και ώρες λειτουργούν καλύτερα για εσάς.
Ανυπομονώ να ακούσω από σας σύντομα.
Καλύτερος,
[Το όνομα και η υπογραφή σας]
Διαβάστε περισσότερα
2. Αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου
Όταν λείπεις από τη δουλειά, είτε για διακοπές, επαγγελματικό ταξίδι ή για οποιονδήποτε άλλο λόγο, είναι σημαντικό να έχετε μια αποτελεσματική αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου που να θέτει σαφείς προσδοκίες και να παρέχει εναλλακτικές επαφές.
Αυτό το πρότυπο διασφαλίζει ότι ενημερώνετε τους ανθρώπους για την απουσία σας:
Θέμα: Εκτός γραφείου μέχρι [ημερομηνία]
Γεια σου,
Ευχαριστούμε για το email σας. Αυτήν τη στιγμή είμαι εκτός γραφείου μέχρι την [ημερομηνία] και θα έχω περιορισμένη πρόσβαση στο email μου.
Εάν το μήνυμά σας είναι επείγον ή σχετίζεται με [εργασία], επικοινωνήστε με [όνομα] στο [email/phone number]. Διαφορετικά, θα επικοινωνήσω μαζί σας το συντομότερο δυνατό όταν επιστρέψω.
Σας ευχαριστούμε για την κατανόηση και την υπομονή σας.
Καλύτερος,
[Το όνομα και η υπογραφή σας]
Διαβάστε περισσότερα
3. Σχόλια ή αίτημα επανεξέτασης
Όταν θέλεις να πάρεις μερικά σχόλια για μια συνάντηση ή μια κριτική από τους ενδιαφερόμενους σχετικά με το προϊόν, την υπηρεσία ή την εργασία σας, χρειάζεστε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που να δείχνει την εκτίμησή σας και να τους ενθαρρύνει να μοιραστούν τις σκέψεις τους.
Εδώ είναι ένα πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:
Θέμα: Θα ήθελα/θα θέλαμε να ακούσουμε τα σχόλιά σας!
Γεια [Όνομα],
Σας ευχαριστούμε που επιλέξατε [εταιρεία] για τις ανάγκες σας [προϊόν/υπηρεσία]. Ελπίζουμε να είστε ευχαριστημένοι με τα αποτελέσματα και την εμπειρία.
Εκτιμούμε τη γνώμη σας και θα το εκτιμούσαμε αν μπορούσατε να αφιερώσετε λίγα λεπτά για να μοιραστείτε τα σχόλιά σας μαζί μας. Τα σχόλιά σας μας βοηθούν να βελτιώσουμε τα προϊόντα/υπηρεσίες μας και να παρέχουμε καλύτερες υπηρεσίες στους πελάτες/πελάτες μας.
Κάντε κλικ σε αυτόν τον σύνδεσμο για να ολοκληρώσετε μια σύντομη έρευνα: [σύνδεσμος]. Δεν θα πάρει περισσότερα από 5 λεπτά από το χρόνο σας.
Ως ένδειξη της εκτίμησής μας, θα σας στείλουμε μια [επιβράβευση] αφού ολοκληρώσετε την έρευνα.
Σας ευχαριστούμε για τον χρόνο και την υποστήριξή σας.
Καλύτερος,
[Το όνομα και η υπογραφή σας]
Διαβάστε περισσότερα
4. Πρόσκληση εκδήλωσης
Όταν θέλετε να προσκαλέσετε κάποιον σε μια εκδήλωση, είτε πρόκειται για διαδικτυακό σεμινάριο, εργαστήριο, πάρτι ή οτιδήποτε άλλο, χρειάζεστε ένα email που δείχνει τα οφέλη της συμμετοχής και παρέχει όλα τα απαραίτητα Λεπτομέριες. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι η πρόσκλησή σας να εμφανίζεται σαν μια πρόσκληση ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Ημερολόγιο Google στους παραλήπτες σας. Ακολουθεί ένα δείγμα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε:
Θέμα: Έχετε προσκληθεί στο [όνομα εκδήλωσης]!
Γεια [Όνομα],
Είμαστε στην ευχάριστη θέση να σας προσκαλέσουμε στην επερχόμενη εκδήλωσή μας: [όνομα εκδήλωσης].
Αυτή είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για εσάς να [τα οφέλη της συμμετοχής]. Θα μάθετε για [θέματα που καλύπτονται], θα δικτυωθείτε με [άλλους συμμετέχοντες] και θα διασκεδάσετε στην πορεία.
Η εκδήλωση θα πραγματοποιηθεί στις [ημερομηνία] στις [ώρα] μέσω [πλατφόρμα/σύνδεσμος]. Θα διαρκέσει περίπου [διάρκεια].
Για να εξασφαλίσετε τη θέση σας, παρακαλούμε εγγραφείτε εδώ μέχρι [deadline]. Οι θέσεις είναι περιορισμένες, μην χάσετε αυτήν την ευκαιρία!
Ανυπομονούμε να σας δούμε εκεί.
Καλύτερος,
[Το όνομα και η υπογραφή σας]
Διαβάστε περισσότερα
5. Ευχαριστήριο σημείωμα
Αυτό το πρότυπο είναι βολικό όταν θέλετε να ευχαριστήσετε κάποιον που συναντήθηκε μαζί σας, σας πήρε συνέντευξη ή σας βοήθησε. Σας βοηθά να δείξετε την ευγνωμοσύνη και τον επαγγελματισμό σας. Να πώς πάει:
Θέμα: Σας ευχαριστώ για [λόγο]
Γεια [Όνομα],
Ήθελα απλώς να πω ευχαριστώ για τον [λόγο]. Εκτιμώ πραγματικά τον [χρόνο/προσπάθεια/συμβουλή/υποστήριξή σας].
Ήταν υπέροχο να [συναντηθώ/συζήτησα/συνεργαζόμουν] μαζί σας και να μάθω περισσότερα για [κάτι σχετικό]. Ανυπομονώ για [επόμενα βήματα/παρακολούθηση/δράση].
Παρακαλώ ενημερώστε με εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις ή χρειάζεστε κάτι από εμένα.
Ευχαριστώ και πάλι για όλα.
Καλύτερος,
[Το όνομα και η υπογραφή σας]
Διαβάστε περισσότερα
6. Email παρακολούθησης
Όταν θέλετε να υπενθυμίσετε σε κάποιον κάτι, όπως μια προθεσμία, ένα αίτημα ή μια ευκαιρία, πρέπει να γράψετε ένα συναρπαστικό email παρακολούθησης που δείχνει το ενδιαφέρον και την επείγουσα ανάγκη σας.
Ακολουθεί ένα τυπικό πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, αλλά μην ξεχάσετε να το προσαρμόσετε στην περίπτωσή σας για να το κάνετε πιο λειτουργικό:
Θέμα: Παρακολούθηση [θέμα]
Γεια [Όνομα],
Ελπίζω το μήνυμά μου να σας βρίσκει καλά.
Γράφω για να συνεχίσω το [θέμα]. Δεν έχω νέα σας από [ημερομηνία/τελευταία επικοινωνία] και ήθελα να επικοινωνήσω μαζί σας και να δω αν έχετε ενημερώσεις. [Εάν ισχύει, επαναλάβετε το αίτημα/την προσφορά/την πρόταση αξίας σας]
Ενημερώστε με εάν εξακολουθείτε να ενδιαφέρεστε και ποιο είναι το χρονοδιάγραμμά σας. Δεν θέλω να χάσετε αυτήν την [ευκαιρία/προθεσμία/ευκαιρία].
Ανυπομονώ να ακούσω από σας σύντομα.
Καλύτερος,
[Το όνομα και η υπογραφή σας]
Διαβάστε περισσότερα
Βελτιώστε την επικοινωνία σας με τα σωστά email
Πείτε αντίο στις τρομακτικές κενές οθόνες και στη χρονοβόρα σύνταξη email. Αυτά τα έτοιμα προς χρήση πρότυπα απαιτούν μόνο απλή αντιγραφή, επικόλληση και προσαρμογή για να ταιριάζουν στις ανάγκες σας.
Αναλάβετε δράση σήμερα και δοκιμάστε πώς αυτά τα πρότυπα μπορούν να βελτιστοποιήσουν την επικοινωνία σας και να σας βοηθήσουν να αποκτήσετε περισσότερο χρόνο στη μέρα σας. Καλή αποστολή email και μην ξεχάσετε να προσθέσετε την προσωπική σας πινελιά για να κάνετε τα μηνύματά σας περισσότερο εσείς.
