6 Εργαλεία παραγωγικότητας email που θα σας εξοικονομήσουν ώρες

Το email εξακολουθεί να κατέχει μια αναπόσπαστη θέση στον σημερινό χώρο εργασίας, παρά τον πολλαπλασιασμό των εργαλείων επικοινωνίας με εύχρηστα χαρακτηριστικά. Ως αξιόπιστο εργαλείο για εσωτερική επικοινωνία, προσέγγιση πελατών και διαδικτυακό αναγνωριστικό που χρησιμοποιείται για την εγγραφή για διάφορες υπηρεσίες, είναι ζωτικής σημασίας να χρησιμοποιείτε τα καλύτερα εργαλεία παραγωγικότητας email για να μεγιστοποιήσετε αυτό τεχνολογία.

Γιατί είναι σημαντικό? Ενισχύοντας την παραγωγικότητα των email σας, μπορείτε να εξορθολογίσετε τη διαδικασία επικοινωνίας σας, να αποφύγετε την εισροή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γεμίζουν τα εισερχόμενά σας και να απελευθερώσετε περισσότερο χρόνο για να εστιάσετε σε άλλες εργασίες. Παρακάτω, θα καλύψουμε τα καλύτερα εργαλεία για να ενισχύσετε την παραγωγικότητα του email σας.

1. ChatGPT για να γράψετε email

Το ChatGPT είναι ένα chatbot με τεχνητή νοημοσύνη που μπορεί να προσομοιώσει συνομιλίες που μοιάζουν με ανθρώπους και να δημιουργήσει απαντήσεις που ακούγονται φυσικές. Ένας από τους απίστευτους τρόπους με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ChatGPT για να βελτιώσετε την εργάσιμη ημέρα σας είναι να το χρησιμοποιήσετε ως βοηθό γραφής ή, πιο συγκεκριμένα, για σύνταξη email.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε για να χρησιμοποιήστε το ChatGPT για τη σύνταξη δύσκολων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη δουλειά είναι να πάτε στο Ιστότοπος OpenAI και δημιουργήστε έναν λογαριασμό αν δεν έχετε. Στη συνέχεια, δώστε το πλαίσιο για το τι θέλετε να γράψετε στο email σας.

Για παράδειγμα, ο ρόλος σας, σε ποιον αποστέλλεται το email και τι θέλετε να επιτύχετε με τη συνομιλία. Στη συνέχεια, ζητήστε από το ChatGPT να γράψει ένα προσχέδιο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εσάς. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το προσχέδιο ως έχει ή να κάνετε τροποποιήσεις εάν χρειάζεται.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Bing Chat της Microsoft, ένα ενσωματωμένο συνομιλητικό chatbot που υποστηρίζεται από το σύστημα φυσικής γλώσσας GPT του OpenAI, την ίδια τεχνολογία που τροφοδοτεί το ChatGPT.

Ένα από τα θετικά της χρήσης του Bing Chat είναι ότι είναι ενσωματωμένο στο πρόγραμμα περιήγησης Microsoft Edge. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι εγγραφείτε για την αναζήτηση Bing με τεχνητή νοημοσύνη στο Edge και χρησιμοποιήστε το Συνθέτω στην πλαϊνή γραμμή για να γράψετε το email σας.

2. GrammarlyGO για Επεξεργασία και Σύνταξη email

Έχοντας συντάξει το email σας, το επόμενο βήμα σας θα πρέπει να είναι να το επεξεργαστείτε για τυπογραφικά και άλλα λάθη. Το GrammarlyGo είναι το επόμενο εργαλείο παραγωγικότητας email που αξίζει να εξεταστεί. Ετσι, τι είναι το GrammarlyGO; Είναι ένα εργαλείο επεξεργασίας με δυνατότητες δημιουργίας AI που μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη ροή εργασιών γραφής και την παραγωγικότητά σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το GrammarlyGO για να ελέγξετε για λάθη στίξης και ορθογραφίας, να διορθώσετε γραμματικά λάθη και να βελτιώσετε τη γραφή σας. Επιπλέον, θα μπορούσατε να αξιοποιήσετε τις δυνατότητες δημιουργίας AI της Grammarly για να συνθέσετε ή να ξαναγράψετε τα email σας.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να εγγραφείτε για έναν δωρεάν λογαριασμό Grammarly, ο οποίος θα σας δώσει πρόσβαση σε βασικές προτάσεις γραφής και επεξεργασίας, καθώς και 100 προτροπές ανά μήνα. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη της επέκτασης του Grammarly στο πρόγραμμα περιήγησής σας για να επεξεργαστείτε και να δημιουργήσετε περιεχόμενο απευθείας από το πρόγραμμα περιήγησής σας χωρίς να χρειάζεται να φύγετε από τη σελίδα.

3. Ακίδα για να απλοποιήσετε και να βελτιώσετε την εμπειρία σας μέσω email

Αν ψάχνετε για μια καινοτόμο λύση που υπερβαίνει αυτά που προσφέρουν οι συμβατικοί πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, Το Spike είναι μια καινοτόμος λύση που μπορεί να βελτιώσει την εμπειρία email σας και παραγωγικότητα.

Ας ξεκινήσουμε με μερικά από τα κύρια ζητήματα που σχετίζονται συχνά με πολλούς πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως τα ακατάστατα εισερχόμενα και η περιορισμένη δυνατότητα αυτόματης ταξινόμησης μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Με την ενσωματωμένη δυνατότητα οργάνωσης του Spike, Εισερχόμενα προτεραιότητας, μπορείτε εύκολα να ταξινομήσετε τα λιγότερο σημαντικά email σας, όπως διαφημιστικά email και ειδοποιήσεις από εφαρμογές κοινωνικών μέσων, σε ένα άλλο φάκελο εισερχομένων που ονομάζεται Αλλα ενώ διατηρεί τα σημαντικά email στο Εισερχόμενα προτεραιότητας.

Στη συνέχεια, τα νήματα που μοιάζουν με συνομιλίες του Spike, παρόμοια με αυτά που εμφανίζονται στις εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων, σας επιτρέπουν να παρακολουθείτε εύκολα τις συνομιλίες με τις επαφές σας. Αυτή η προσέγγιση συνομιλίας απλοποιεί και βελτιώνει την εμπειρία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, επιτρέποντάς σας να μετακινηθείτε γρήγορα στα email σας.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Spike για να ενοποιήσετε όλους τους λογαριασμούς email σας σε μια πύλη για να παρακολουθείτε τα email από διαφορετικούς λογαριασμούς χωρίς εναλλαγή μεταξύ τους. Ενώ είναι Super Search Το χαρακτηριστικό διευκολύνει την εύρεση ό, τι αναζητάτε.

4. Ζάπιερ για να αυτοματοποιήσετε τις ροές εργασίας του email σας

Η ενσωμάτωση των πιο συχνά χρησιμοποιούμενων εργαλείων στη στοίβα παραγωγικότητάς σας μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο και να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας, καθώς σας δίνει τη δυνατότητα να συγχρονίζετε δεδομένα σε διαφορετικές εφαρμογές και πλατφόρμες. Λαμβάνοντας υπόψη πόσο χρόνο ξοδεύετε στα εισερχόμενά σας, η σύνδεση του email σας με άλλες εφαρμογές και υπηρεσίες που χρησιμοποιείτε τακτικά έχει νόημα.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο αυτοματισμού ροής εργασιών όπως το Zapier για να συνδέσετε το email σας με άλλα δημοφιλή εργαλεία παραγωγικότητας. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Email από την ενσωμάτωση Zapier για να συνδέσετε το email σας με το Slack και να στείλετε όλα τα εισερχόμενα email σε ένα συγκεκριμένο κανάλι Slack. Είστε χρήστης του Ημερολογίου Google; Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Zapier για να δημιουργήσετε αυτόματα συμβάντα στο Ημερολόγιο Google από εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το Zapier σάς επιτρέπει επίσης να δημιουργείτε προσαρμοσμένες αυτοματοποιημένες ροές εργασίας για να χειρίζεστε τυχόν επαναλαμβανόμενες εργασίες που σχετίζονται με τα email σας και άλλα εργαλεία. Αυτές οι ενσωματώσεις Zapier μπορούν να ενισχύσουν σημαντικά την παραγωγικότητα του email σας.

5. SaneBox για να οργανώσετε τα Εισερχόμενά σας

Είναι δύσκολο να πετύχεις οτιδήποτε όταν τα εισερχόμενά σου είναι γεμάτα και αφιερώνεις τον περισσότερο χρόνο σου στην ταξινόμηση των email. Το SaneBox είναι μια έξυπνη λύση email που σας βοηθά να οργανώσετε αυτόματα τα εισερχόμενά σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το SaneBox για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας σαρώνοντας τα email σας για να βρείτε τις εφαρμογές, τους ιστότοπους και τα ενημερωτικά δελτία στα οποία εγγραφήκατε και επιλέγοντας εκείνες που θέλετε να μεταφέρετε στον κάδο απορριμμάτων.

Στη συνέχεια, το SaneBox αξιοποιεί την τεχνητή νοημοσύνη για να ταξινομήσει τα εισερχόμενά σας, εντοπίζοντας τα email που χρειάζονται άμεση προσοχή, ενώ ταξινομεί λιγότερο σημαντικά στο @SaneLater ντοσιέ. Επιπλέον, θα μπορούσατε επίσης να εκπαιδεύσετε το SaneBox να οργανώνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στέλνοντας μη αυτόματα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε συγκεκριμένους φακέλους.

Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε spammy email στο @SaneBlackHole ή δημιουργήστε έναν ξεχωριστό φάκελο για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μέλη της οικογένειας. Το SaneBox θα θυμάται και θα προσθέτει αυτόματα όλα τα εισερχόμενα email στους κατάλληλους φακέλους.

6. Todoist για να μετατρέψετε τα email σε εργασίες

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να βελτιώσετε την παραγωγικότητα των email σας είναι να μετατρέψετε τα email σας σε πρακτικές εργασίες που μπορείτε να ολοκληρώσετε. Το Todoist είναι μια αποτελεσματική εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων που μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε τις εργασίες σας και να κάνετε περισσότερα.

Μπορείτε να εγκαταστήσετε το Todoist για το Gmail ή το Todoist για το Outlook πρόσθετα για γρήγορη μετατροπή των email απευθείας από τα εισερχόμενά σας σε εργασίες. Μόλις εγκατασταθεί, ανοίξτε οποιοδήποτε email θέλετε να μετατρέψετε σε εργασία Todoist, κάντε κλικ στο Todoist εικονίδιο, ονομάστε το έργο, ορίστε ημερομηνία λήξης και επίπεδο προτεραιότητας και κάντε κλικ στο ΠΡΟΣΘΗΚΗ ΕΡΓΑΣΙΑΣ.

Αφιερώστε λιγότερο χρόνο στα Εισερχόμενα του email σας και ολοκληρώστε περισσότερα

Ως εργαλείο επικοινωνίας, το email σας θα πρέπει να σας εξουσιοδοτεί με τις πληροφορίες που χρειάζεστε για να λάβετε αποφάσεις και να αναλάβετε δράση. Εάν ξοδεύετε πολύ χρόνο στα εισερχόμενά σας, θα εμποδίσει την ικανότητά σας να ολοκληρώσετε αποτελεσματικά την εργασία σας.

Επομένως, ήρθε η ώρα να ακολουθήσετε μια προληπτική προσέγγιση χρησιμοποιώντας τα εργαλεία παραγωγικότητας email που αναφέρονται παραπάνω. Κάτι τέτοιο θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας και να μειώσετε την υπερφόρτωση των email, να παρακολουθείτε τα πιο σημαντικά email σας, να απαντάτε πιο γρήγορα και να ελευθερώσετε χρόνο για να εστιάσετε σε πιο σημαντικές εργασίες.