9 εργαλεία για να κάνετε τις διαδικτυακές σας συναντήσεις πιο παραγωγικές

Βασικά Takeaways

• Χρησιμοποιήστε εφαρμογές προγραμματισμού όπως το Calendly ή το Cal για να προγραμματίζετε και να προγραμματίζετε εύκολα συναντήσεις, λαμβάνοντας υπόψη τη διαθεσιμότητα όλων.
• Χρησιμοποιήστε εργαλεία όπως η καταστολή θορύβου εντός εφαρμογής ή εφαρμογές όπως το Krisp και το Noise Blocker για να εξασφαλίσετε κρυστάλλινες κλήσεις και να ελαχιστοποιήσετε το θόρυβο του περιβάλλοντος.
• Αυτοματοποιήστε τις σημειώσεις συσκέψεών σας με εφαρμογές όπως το Krisp, το Magical ή το Supernormal, επιτρέποντας στην τεχνητή νοημοσύνη να μεταγράφει και να συνοψίζει τις κλήσεις σας, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στη συνομιλία.

Παρόλο που οι συναντήσεις είναι ζωτικής σημασίας για την ομαλή λειτουργία των ομάδων και των οργανισμών, μερικές φορές μπορεί να είναι αναποτελεσματικές και να παρεμποδίζουν την παραγωγικότητα. Οι διαδικτυακές συναντήσεις συχνά μαστίζονται με φράσεις όπως "Συγγνώμη που άργησα", "Δεν μπορώ να σε ακούω" και "Μπορείς να επαναλάβεις αυτό το τελευταίο μέρος;".

Ωστόσο, με τα σωστά εργαλεία, δεν είναι δύσκολο να παραμείνετε συγκεντρωμένοι παρά αυτούς τους περισπασμούς. Παρακάτω είναι τα καλύτερα εργαλεία για τη διασφάλιση της βέλτιστης αποτελεσματικότητας για τις διαδικτυακές σας συναντήσεις.

Προγραμματίστε σαν επαγγελματίας

Ο προγραμματισμός και ο προγραμματισμός συναντήσεων μπορεί να είναι συντριπτικός, δεδομένου ότι πρέπει να λάβετε υπόψη τη διαθεσιμότητα όλων. Το να βρείτε την καλύτερη στιγμή για όλους είναι ιδιαίτερα δύσκολο με τους απομακρυσμένους εργαζόμενους σε όλο τον κόσμο. Ευτυχώς, ορισμένες εφαρμογές μπορούν να κάνετε τον προγραμματισμό συναντήσεων λιγότερο ενοχλητικό:

Το Calendly είναι μια διαισθητική εφαρμογή προγραμματισμού που βοηθά στην αποφυγή διπλών κρατήσεων. Η εφαρμογή σάς επιτρέπει να συγχρονίζετε πολλά ημερολόγια, διασφαλίζοντας ότι οι χρήστες βλέπουν μόνο χρονοθυρίδες που είναι δωρεάν και μπορούν να κάνουν κράτηση. Με αυτό, μπορείτε να αποκαλύψετε τη διαθεσιμότητά σας, διατηρώντας παράλληλα ιδιωτικές τις υποκείμενες λεπτομέρειες των συναντήσεών σας.

Όπως και το Calendly, ο Cal θεωρεί επίσης πολλά ημερολόγια για να εμφανίζει ελεύθερο χρόνο. Επιπλέον, η Cal προσφέρει μια επιλογή Teams έναντι χρέωσης, όπου μπορείτε να προσθέσετε άλλα μέλη στην ομάδα σας. Αυτό είναι ιδανικό για κρατήσεις συναντήσεων ομάδας, καθώς λαμβάνει υπόψη τις διαθεσιμότητες πολλών ατόμων.

Το Magical είναι μια επέκταση του Chrome που όχι μόνο μπορεί να συγχρονίσει ημερολόγια, αλλά είναι ένας πλήρης βοηθός εικονικής συνάντησης. Η Magical μπορεί να προγραμματίσει συναντήσεις, να δημιουργήσει συνδέσμους κρατήσεων και να διασφαλίσει ότι δεν θα χάσετε ποτέ άλλη συνάντηση. Η επέκταση Magical ενσωματώνεται άψογα με το πρόγραμμα περιήγησής σας στο Google Chrome για να σας δείξει ακριβώς πότε και ποια είναι η επόμενη συνάντησή σας.

Έχετε Crystal Clear κλήσεις

Οι εικονικές συναντήσεις βασίζονται σε μεγάλο βαθμό στη σαφήνεια της φωνής. Στην άνεση των σπιτιών μας, είναι βέβαιο ότι υπάρχουν θόρυβοι όπως αυτοί από παιδιά, κατοικίδια, συσκευές και κίνηση. Ωστόσο, υπάρχουν ορισμένες μέθοδοι που μπορείτε να δοκιμάσετε για να μειώσετε αυτούς τους θορύβους κατά τη διάρκεια των κλήσεων σας:

4. Καταστολή θορύβου εντός εφαρμογής

Πολλά δημοφιλή διαδικτυακές εφαρμογές συσκέψεων όπως το Zoom, το Microsoft Teams και το Discord έχουν ενσωματωμένες λειτουργίες καταστολής θορύβου. Με αυτό, θα πρέπει να μπορείτε να καταστείλετε το μεγαλύτερο μέρος του θορύβου του φόντου χωρίς την ανάγκη πρόσθετων εφαρμογών.

Το Krisp είναι μια από τις πιο δημοφιλείς εφαρμογές καταστολής θορύβου. Μειώνει τον θόρυβο του περιβάλλοντος και βελτιώνει τον ήχο που ακούτε φιλτράροντας τον θόρυβο από άλλους συμμετέχοντες στη σύσκεψη. Το Krisp είναι εύκολο να ρυθμιστεί στις περισσότερες συσκευές και ενσωματώνεται απρόσκοπτα με το μεγαλύτερο μέρος του λογισμικού συσκέψεων.

Το Noise Blocker είναι μια άλλη εξαιρετική εφαρμογή για την καταστολή θορύβου. Αυτή η εφαρμογή σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε την ένταση και το όριο καταστολής θορύβου, το οποίο είναι τέλειο αν προτιμάτε να διατηρείτε κάποιο θόρυβο περιβάλλοντος. Το μόνο μειονέκτημα είναι ότι το Noise Blocker είναι διαθέσιμο μόνο για Windows 10 και νεότερες εκδόσεις.

Αυτοματοποιήστε τις σημειώσεις συσκέψεών σας

Η εγγραφή τμημάτων της συνάντησης ή η καταγραφή σημαντικών λεπτομερειών κατά τη διάρκεια μιας κλήσης μπορεί να είναι κουραστική. Ενδέχεται επίσης να χάσετε τη συζήτηση ενώ σημειώνετε σημειώσεις. Εδώ είναι μερικές εφαρμογές που μπορούν αναθέστε σε τρίτους τη λήψη σημειώσεων με AI, επιτρέποντάς σας έτσι να είστε πλήρως παρόντες στις συναντήσεις σας:

Εκτός από την κορυφαία λειτουργία καταστολής θορύβου, το Krisp μπορεί επίσης να παρέχει εξαιρετικές μεταγραφές συσκέψεων. Εάν έχετε ήδη ρυθμίσει το Krisp για ήχο, δημιουργεί αυτόματα μεταγραφές και σημειώσεις συσκέψεων και συνοψίζει την κλήση σας για εσάς.

Αν και το Magical περιλαμβάνει ένα ημερολόγιο συσκέψεων, δεν είναι μόνο αυτό. Το Magical μπορεί να συμμετάσχει στις κλήσεις σας ως εικονικός βοηθός που κρατά σημειώσεις και βοηθά στη δημιουργία ατζέντηδων με βάση προηγούμενες συναντήσεις. Το AI Notetaker μεταγράφει τις κλήσεις σε πραγματικό χρόνο και δημιουργεί γρήγορα περιλήψεις συσκέψεων και επόμενα βήματα.

Με τη δύναμη της τεχνητής νοημοσύνης, το Supernormal μπορεί να καταγράφει και να μεταγράφει συσκέψεις, ώστε να μπορείτε να εστιάσετε στη συνομιλία. Μπορεί να δημιουργήσει λεπτομερείς σημειώσεις, να επισημάνει βασικές αποφάσεις και να τεκμηριώσει στοιχεία ενεργειών που αντιμετωπίστηκαν κατά τη διάρκεια της συνάντησης.

Αξιοποιήστε στο έπακρο τις συναντήσεις σας

Τα εργαλεία που αναφέρονται παραπάνω μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα των συναντήσεών σας. Με τη χρήση των κατάλληλων εφαρμογών και εργαλείων, θα δείτε ότι η δημιουργία μιας ροής εργασίας και περιβάλλοντος συνάντησης που ανταποκρίνεται τέλεια στις ανάγκες σας είναι σχετικά εύκολη. Εξάλλου, ό, τι κι αν χρειάζεστε, υπάρχει μια εφαρμογή για αυτό!

Αυτές οι εφαρμογές ενδέχεται να μπορούν να αφαιρέσουν μπλοκ που σχετίζονται με λογισμικό, αλλά θα πρέπει επίσης να σκεφτείτε πώς να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτές τις κλήσεις δημιουργώντας ένα υποστηρικτικό περιβάλλον για συζήτηση.