Πώς να οργανώσετε τα έργα σας με το Trello

Όσο χρήσιμες κι αν είναι, μερικές φορές οι εφαρμογές της λίστας υποχρεώσεων στο τηλέφωνό σας απλώς δεν την κόβουν. Στην αναζήτηση για εφαρμογές προσωπικής παραγωγικότητας, ένα βασικό πράγμα που πρέπει να θυμάστε είναι ότι το λογισμικό διαχείρισης έργων, όπως το Trello, δεν είναι μόνο για ομάδες σε γραφεία. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα προσωπικά σας πράγματα.

Είτε το χρησιμοποιείτε για να διαχειριστείτε τις ανακαινίσεις της κουζίνας σας είτε για να χαρτογραφήσετε έργα σε επιχειρηματικές επιχειρήσεις — όλοι πρέπει να ξεκινήσουν από κάπου. Σε αυτόν τον οδηγό, θα βρείτε τα βασικά για την οργάνωση έργων στο Trello για να σας βοηθήσουν να προχωρήσετε.

Μια γρήγορη επισκόπηση του Trello

Τα πάντα στο Trello συμβαίνουν στο δικό σας Χώρος εργασίας. Εκεί, οργανώνετε έργα σε σανίδες. Μέσα στους Πίνακες, παρακολουθείτε τις εργασίες που χρησιμοποιείτε Καρτέλλες που κινείστε ανάμεσα Κονίστραή βήματα—συνηθέστερα, Να κάνω, Πράξη, και Εγινε.

Για παράδειγμα, εάν σκοπεύετε να δημιουργήσετε έναν προσωπικό ιστότοπο, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε έναν πίνακα που θα αντιπροσωπεύει το συνολικό έργο. θα το ονομαζεις Νέα Ιστοσελίδα ή κάτι παρόμοιο και από εκεί, χρησιμοποιήστε τις Κάρτες για να διαχειριστείτε εργασίες που συνθέτουν τη δημιουργία του ιστότοπού σας, όπως η αγορά ενός ονόματος τομέα, η εγγραφή σε έναν κεντρικό υπολογιστή, η σύνταξη καλωδίων πλαισίων και ούτω καθεξής.

Μέσα στις κάρτες, το Trello σας δίνει επίσης τις επιλογές:

• Συμπεριλάβετε μια περιγραφή της εργασίας σας.
• Προσθήκη ετικετών
• Προβολή δραστηριότητας εργασίας
• Γράψτε σχόλια
• Προσκαλέστε άλλους στην Κάρτα σας.
• Δημιουργήστε μια λίστα ελέγχου.
• Προσθέστε μια ημερομηνία λήξης.
• Επισύναψη αρχείων
• Εμφάνιση εικόνας εξωφύλλου.

Το λογισμικό λειτουργεί σαν Ιαπωνικό σύστημα διαχείρισης έργων Kanban. Καθώς προχωράτε στο επόμενο στάδιο του έργου σας, σύρετε και αποθέστε την κάρτα σας στην επόμενη Λίστα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να έχετε μια γρήγορη επισκόπηση όλης της προόδου σας και να αποτρέψετε οτιδήποτε από το να πέσει ανάμεσα στις ρωγμές.

Δημιουργία και οργάνωση πινάκων στο Trello

Σύμφωνα με το Σανίδα καρτέλα στην πλαϊνή γραμμή του Trello, θα δείτε την επιλογή Δημιουργήστε έναν νέο πίνακα ή, αν δεν το έχετε κάνει ακόμα, Δημιουργήστε τον πρώτο σας πίνακα. Κάντε κλικ σε αυτό και θα εμφανιστεί ένα μικρό μενού.

Εκεί, μπορείτε να προσθέσετε έναν τίτλο, να αποφασίσετε ποιον θέλετε να δείτε στον πίνακα σας και να επιλέξετε φόντο. Προσωπικά, μου αρέσει να πηγαίνω με διακριτικά, συμπαγή χρώματα ή διαβαθμίσεις, καθώς θεωρώ ότι οι εικόνες και οι φωτεινές αποχρώσεις αποσπούν την προσοχή.

Μόλις κάνετε κλικ Δημιουργώ, η Trello δημιουργεί ένα νέο Διοικητικό Συμβούλιο με τρεις λίστες—Να κάνω, Πράξη, και Εγινε. Για να αλλάξετε το όνομα μιας λίστας, κάντε κλικ στον τίτλο της και πληκτρολογήστε αυτό που θέλετε στο πεδίο. Μπορείτε να συμπεριλάβετε επιπλέον επιλογές κάνοντας κλικ Προσθήκη άλλης λίστας δεξιά.

Επιλέγω Προσθεσε μια ΚΑΡΤΑ για να ξεκινήσετε τη χαρτογράφηση εργασιών στη λίστα υποχρεώσεων σας. Με αυτά, μπορείτε να είστε όσο προσανατολισμένοι στη λεπτομέρεια θέλετε, συμπληρώνοντας όλες τις πληροφορίες ή απλώς συμπεριλαμβάνοντας τους τίτλους για την παρακολούθηση εργασιών.

Εάν προτιμάτε, μπορείτε επίσης να περιηγηθείτε στην τεράστια συλλογή προτύπων του Trello για έναν πίνακα για να προσαρμόσετε και να φτιάξετε το δικό σας. Εδώ θα βρείτε επίσης πολλές ιδέες, έμπνευση και πολλούς δημιουργικούς τρόπους χρήσης του Trello.

Πώς να συνεργαστείτε στο Trello

Θέλετε να σχεδιάσετε έργα μαζί με κάποιον άλλο; Σύμφωνα με το Μέλη καρτέλα στο Workspace σας, μπορείτε να προσκαλέσετε έναν φίλο να συνεργαστεί μαζί σας με έναν από τους δύο τρόπους:

• Μέλη χώρου εργασίας—με αυτό το επίπεδο άδειας, ο φίλος σας μπορεί να δει και να εργαστεί σε όλους τους ορατές πίνακες σας. Μπορούν επίσης να δημιουργήσουν πίνακες εντός του χώρου εργασίας, στον οποίο θα έχετε πλήρη πρόσβαση. Οτιδήποτε θέλετε να κρατήσετε για τον εαυτό σας, θα το ορίζετε σε ιδιωτικό.
• Καλεσμένοι -αυτή είναι μια εξαιρετική λύση εάν θέλετε μόνο ο φίλος σας να βλέπει και να επεξεργάζεται συγκεκριμένους πίνακες.

Μόλις τα μέλη εγγραφούν στον χώρο εργασίας σας, μπορείτε:

• Προσθέστε τα σε εργασίες στο μενού Κάρτα.
• Κάντε τα tag στα σχόλια.
• Εγγραφείτε στις εργασίες τους κάνοντας κλικ στο Παρακολουθώ κουμπί στο μενού κάρτας.

Οργανωθείτε με το Trello

Χάρη στο απλό σύστημα καρτών του, η οργάνωση με το Trello είναι παιχνιδάκι. Είναι μια εξαιρετική λύση για όσους προτιμούν ένα πιο οπτικό σύστημα διαχείρισης έργου. Επιπλέον, η προσθήκη και η συνεργασία με τους φίλους σας είναι μια δύσκολη υπόθεση.

Εάν δεν το έχετε δοκιμάσει ακόμα και είστε περίεργοι για το πώς είναι να χρησιμοποιείτε το Trello, γιατί να μην το δοκιμάσετε; Μπορείτε να κάνετε τα πάντα σε αυτό το άρθρο χρησιμοποιώντας τον δωρεάν λογαριασμό του Trello.