Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft Word για μεταγραφές φωνής

Η ομιλία είναι γενικά πιο γρήγορη από την πληκτρολόγηση για την παραγωγικότητά μας. Ενώ Υπαγόρευση στο Microsoft Word μπορείτε να δημιουργήσετε ένα έγγραφο με τη φωνή σας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Αντιγράφω για να μετατρέψετε ένα αρχείο ήχου σε κείμενο. Αυτό το άρθρο θα σας δείξει πώς να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Μεταγραφή στο Word και να εμφανίσετε έγγραφα όπως σημειώσεις διαλέξεων, συναντήσεις συσκέψεων και οτιδήποτε άλλο υπάρχει σε ηχογραφημένο ήχο.

Πώς να ξεκινήσετε τη μεταγραφή στο Word

Το κουμπί Μεταγραφή βρίσκεται κάτω από το κουμπί Υπαγόρευση του Office στην Κορδέλα στο Φωνή ομάδα (εντοπίστε το Μικρόφωνο εικόνισμα). Προς το παρόν, μπορείτε να το δείτε μόνο εάν έχετε το Word για το web και το Microsoft Word για Windows με συνδρομή στο Microsoft 365. Τα παρακάτω στιγμιότυπα οθόνης προέρχονται από την επιφάνεια εργασίας του Word στο Microsoft 365.

Εκκινήστε το Microsoft Word στην επιφάνεια εργασίας ή την εφαρμογή web του Word σε Microsoft Edge και Chrome. Μπορείς υπαγορεύουν και μεταγράφουν μια νέα εγγραφή ή ανεβάστε ένα αρχείο ήχου από άλλη πηγή.

1. Στην Κορδέλα, μεταβείτε στο Αρχική > Υπαγόρευση.
2. Επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος για να αναπτύξετε τις επιλογές κάτω από Υπαγόρευση.
3. Επιλέγω Αντιγράφω.
4. Το παράθυρο Μεταγραφή ανοίγει στα δεξιά και προσφέρει δύο μεθόδους για να ξεκινήσει η διαδικασία.

Μεταφόρτωση ήχου

Όπως προτείνουν οι οδηγίες, μπορείτε να ανεβάσετε ένα αρχείο ήχου στις υποστηριζόμενες μορφές .wav, .mp4, .m4a και .mp3. Η μετατροπή φωνής σε κείμενο πραγματοποιείται στο cloud μέσω του λογαριασμού σας στο OneDrive. Ο χρόνος μεταφόρτωσης στο OneDrive μπορεί να διαρκέσει λίγο, ανάλογα με το μέγεθος του αρχείου της εγγραφής και την ταχύτητά σας στο διαδίκτυο. Επομένως, διατηρείτε πάντα ανοιχτό το παράθυρο Μεταγραφή μέχρι να ολοκληρωθεί η μετατροπή.

1. Επιλέγω Μεταφόρτωση ήχου στο παράθυρο Μεταγραφή.
2. Μεταβείτε στη θέση του αποθηκευμένου αρχείου ήχου και επιλέξτε το.
3. Το αρχείο μεταγράφεται και το κείμενο εμφανίζεται στο παράθυρο Μεταγραφή με χρονική σήμανση. Οι φωνητικές νότες διαχωρίζονται με ηχεία στη μεταγραφή.
4. Επίλεξε το + εικονίδιο για να προσθέσετε το απόσπασμα στο έγγραφο στα αριστερά ή στο μολύβι εικονίδιο για να επεξεργαστείτε το απόσπασμα πριν το προσθέσετε στο έγγραφο.
5. ο Προσθήκη στο Έγγραφο Το κουμπί προσφέρει πολλές επιλογές για τη διαχείριση του μεταγραμμένου κειμένου. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε μόνο το κείμενο χωρίς τις χρονικές σημάνσεις και τις ετικέτες ηχείων.

Ξεκινήστε την εγγραφή

Μπορείτε επίσης να υπαγορεύσετε (ή να ηχογραφήσετε μέσω του μικροφώνου του υπολογιστή) και να αφήσετε το Word να το μεταγράψει απευθείας. Η διαδικασία είναι ίδια στο παρασκήνιο όπως προαναφέρθηκε.

1. Επίλεξε το Ξεκινήστε την εγγραφή κουμπί στο παράθυρο Μεταγραφή.
2. Επιλέγω Αποθήκευση και μεταγραφή τώρα όταν ολοκληρωθεί η εγγραφή. Μπορείτε επίσης να πατήσετε το εικονίδιο Mic για παύση και συνέχιση της εγγραφής.
3. Σε αντίθεση με το Dictate, δεν θα δείτε τη μετατροπή φωνής σε κείμενο αμέσως στο έγγραφο έως ότου το Word ολοκληρώσει τη μεταγραφή στο παρασκήνιο.
4. Επιλέξτε πώς να εμφανίζεται το μεταγραμμένο κείμενο στο έγγραφο με τις επιλογές κάτω από το Προσθήκη στο Έγγραφο κουμπί.

Λάβετε υπόψη ότι μετά την ολοκλήρωση της μεταγραφής, τα αποτελέσματα ήχου και μεταγραφής δεν αποθηκεύονται από τη Microsoft.

Η διαφορά μεταξύ μεταγραφής και υπαγόρευσης

Όπως όλα τα καλά λογισμικά μεταγραφής, το Transcribe και το Dictate του Microsoft Word λειτουργούν χέρι-χέρι. Χρησιμοποιήστε το Dictate όταν χρειάζεται απλώς να μετατρέψετε την ομιλία σας σε πραγματικό χρόνο σε κείμενο. Επιλέξτε Μεταγραφή για προηγουμένως ηχογραφημένο ήχο που χρειάζεται μετατροπή κειμένου. Υπάρχουν και άλλες λεπτές διαφορές, για παράδειγμα, η μεταγραφή του Word διαχωρίζει διαφορετικούς ομιλητές στο κείμενο που έχει μετατραπεί. Επίσης, εάν θέλετε μόνο μια μετατροπή ομιλίας σε κείμενο σε πραγματικό χρόνο της δικής σας φωνής, τότε επιλέξτε την υπαγόρευση, καθώς είναι ταχύτερη από τη μεταγραφή, η οποία συμβαίνει στο cloud.

Συμβουλές για τη χρήση της δυνατότητας μεταγραφής του Microsoft Word

Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να βελτιώσετε την ποιότητα και τη ροή εργασίας σας εάν αρχίσετε να χρησιμοποιείτε το Word για μεταγραφή όλο και περισσότερο.

• Βρείτε ένα ήσυχο μέρος για την εγγραφή της συνεδρίας μεταγραφής σας.
• Εγγράψτε σε μια συσκευή με μικρόφωνο καλύτερης ποιότητας και, στη συνέχεια, μεταφορτώστε το στο Word.
• Μπορείτε να μεταγράψετε αρχεία ήχου που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας ή στο cloud.
• Η μεταγραφή στο Word υποστηρίζει κοινές μορφές όπως WAV, MP4, M4A και MP3.
• Μπορείτε να επεξεργαστείτε τη μεταγραφή, καθώς η εγγραφή και η μετατροπή δεν είναι πάντα τέλειες.
• Ρυθμίστε ένα πρότυπο Word εάν μεταγράφετε συχνά έναν συγκεκριμένο τύπο ήχου (π.χ. σημειώσεις συσκέψεων ή συνεντεύξεις).
• Χρήση προηγμένα εργαλεία του Word όπως το Microsoft Editor για να κάνετε μεταγραφές χωρίς σφάλματα.
• Προσαρμόστε την ομιλία αναπαραγωγής στη συσκευή αναπαραγωγής για να παρακάμψετε τις εγγραφές μεγαλύτερης διάρκειας.
• Μεταγραφή σε πολλές γλώσσες, καθώς το Word υποστηρίζει 80+ περιοχές.

Ιδέες για τη χρήση της λειτουργίας μεταγραφής στην καθημερινή σας εργασία

Η μεταγραφή μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητά σας όταν πρέπει να εργαστείτε τόσο με φωνή όσο και με κείμενο. Είναι μια εξοικονόμηση χρόνου, ενώ σας δίνει άφθονο περιθώριο επεξεργασίας και βελτίωσης της ακρίβειας της μεταγραφής. Εδώ είναι μερικές ιδέες που μπορείτε να δοκιμάσετε στην καθημερινή σας εργασία.

• Μεταγραφή συναντήσεων και συνεντεύξεων. Αυτός είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να καταγράψετε όλες τις σημαντικές πληροφορίες από μια συνάντηση ή μια συνέντευξη χωρίς να χρειάζεται να κρατάτε σημειώσεις μόνοι σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις απομαγνητοφωνημένες σημειώσεις σύσκεψης όπως απαιτείται, να τις μορφοποιήσετε με τη βοήθεια του πρότυπα σημειώσεων συνάντησης, και μοιραστείτε το με άλλους που δεν ήταν παρόντες.
• Μεταγραφή ακουστικών βιβλίων και διαλέξεων. Είναι πιο δύσκολο να θυμηθείτε βασικά σημεία στα ηχητικά βιβλία. Δημιουργήστε μια γραπτή έκδοση ενός ηχητικού βιβλίου ή διάλεξης και διαβάστε το με τον δικό σας ρυθμό. Η μεταγραφή μπορεί να είναι χρήσιμη για τη δημιουργία σημειώσεων μελέτης στις οποίες θα ανατρέξετε αργότερα, ενώ εστιάζετε περισσότερο στη διάλεξη ενός καθηγητή.
• Μεταγράψτε τις δικές σας σκέψεις και ιδέες. Εάν έχετε πολλές ιδέες που θέλετε να θυμάστε, μπορείτε να τις μεταγράψετε σε ένα έγγραφο. Οι χρονικές σημάνσεις και οποιεσδήποτε άλλες συμβουλές θα σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε τις σκέψεις σας. Αργότερα, μπορείτε να τα οργανώσετε με τρόπο που να έχει νόημα.
• Μεταγραφή εγγράφων σε άλλες γλώσσες. Εάν μιλάτε άπταιστα μια άλλη γλώσσα, μπορείτε να μεταγράψετε έγγραφα από αυτήν τη γλώσσα στη δική σας γλώσσα. Η Μεταγραφή του Word υποστηρίζει πολλές γλώσσες. Έτσι, μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μάθετε νέο λεξιλόγιο και γραμματική και ακόμη και να βελτιώσετε τις μεταφραστικές σας δεξιότητες.

Ξεκινήστε την απευθείας εγγραφή στο Word

Πειραματιστείτε με τα χαρακτηριστικά σε πραγματικές καταστάσεις όπως μια διάλεξη στην τάξη ή ένα συλλογικό έγγραφο. Θα μπορούσε να είναι ένας εύχρηστος τρόπος για να αντιμετωπίσουμε τις συνήθειες ελλειμματικής προσοχής, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι δεν θα χάσουμε τίποτα. Όπως κάθε εγγραφή, μπορείτε να μεταβείτε σε μια συγκεκριμένη στιγμή και να την αναπαράγετε για περισσότερο περιεχόμενο. Ίσως, αυτό θα μας κάνει να νιώθουμε ότι το Word είναι πλέον ένας καλύτερος γενικός επεξεργαστής εγγράφων χάρη στις δυνατότητές του για ομιλία σε κείμενο.