Πώς να επιλέξετε το σωστό εργαλείο διαχείρισης έργου

Εάν εργάζεστε σε κάτι σημαντικό με μια μικρή ομάδα ή σε ένα προσωπικό έργο, είναι σημαντικό να παραμένετε στην κορυφή των πραγμάτων και να οργανώσετε τη ροή εργασίας σας. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να επενδύσετε σε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου. Η χρήση εξειδικευμένου λογισμικού μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιστοποιήσετε τη ροή εργασίας σας και να κρατήσετε οργανωμένα όλα αυτά τα κινούμενα μέρη.

Ωστόσο, με τόσες πολλές επιλογές εκεί έξω, πώς επιλέγετε τη σωστή; Το πρώτο βήμα είναι να γνωρίζετε ποια χαρακτηριστικά και πτυχές πρέπει να αναζητήσετε. Εστιάστε σε αυτό που πραγματικά έχει σημασία για εσάς και την ομάδα σας. Σκεφτείτε τη λειτουργικότητα, την ευελιξία, τη διεπαφή, την ασφάλεια και την υποστήριξη.

1. Χαρακτηριστικά και Λειτουργικότητα

Προτού αναζητήσετε ένα εργαλείο διαχείρισης έργου, θα πρέπει να υπολογίσετε τις δυνατότητες που θα σας βοηθήσουν να κάνετε τα πράγματα αποτελεσματικά. Κάντε στον εαυτό σας μερικές ερωτήσεις πριν προχωρήσετε. Για παράδειγμα, θα εργάζεστε μόνοι σας ή με μια ομάδα; Αν είναι το δεύτερο, ποιο είναι το μέγεθος και το εύρος της ομάδας σας; Τι εργαλεία χρειάζεστε και τι μπορείτε να κάνετε χωρίς;

Γενικά, θα θέλετε επιλογές για τη δημιουργία εργασιών, ορόσημων, χρονοδιαγραμμάτων και χρονοδιαγραμμάτων για να κρατάτε τους πάντες σε καλό δρόμο. Όσο πιο προσαρμόσιμα και ευέλικτα είναι αυτά τα εργαλεία, τόσο το καλύτερο. Ορισμένα εργαλεία σάς επιτρέπουν να ρυθμίζετε επαναλαμβανόμενες εργασίες, εξαρτήσεις και ειδοποιήσεις για να διατηρείτε τα έργα αποτελεσματικά.

Ορισμένα εργαλεία είναι πιο ευέλικτα από άλλα. Για παράδειγμα, μπορείτε χρησιμοποιήστε το ClickUp ως εργαλείο για προσωπική παραγωγικότητα καθώς και για μικρές ομάδες. Έτσι, το πρώτο βήμα είναι να αξιολογήσετε τις ανάγκες της ροής εργασίας σας και στη συνέχεια να επιλέξετε το εργαλείο που του ταιριάζει καλύτερα.

2. Μια διεπαφή που θα χρησιμοποιήσετε πραγματικά

Πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων είναι πολύ ευέλικτα και μπορούν να προσαρμοστούν σε διαφορετικές καταστάσεις. Για παράδειγμα, υπάρχουν πολλά που μπορείτε να κάνετε με το Notion, όπως λήψη σημειώσεων, δημιουργία λιστών υποχρεώσεων ή ακόμα και δημιουργία προσαρμοσμένου CRM. Αν και είναι ίσως ένα από τα καλύτερα εργαλεία για παραγωγικότητα, κάποιοι μπορεί να προτιμήσουν κάτι πιο απλό με το οποίο μπορούν γρήγορα να βολευτούν.

Αν συμβαίνει αυτό, αναζητήστε μια απλή και διαισθητική σχεδίαση που είναι εύκολη στην πλοήγηση με μερικά κλικ. Τα χαρακτηριστικά πρέπει να είναι εύκολα προσβάσιμα και να μην είναι θαμμένα κάτω από στρώματα μενού. Τα σημεία κουκκίδων, οι αριθμημένες λίστες και ο άφθονος κενός χώρος καθιστούν εύκολη τη σάρωση των οδηγιών και των πληροφοριών.

Η εφαρμογή θα πρέπει επίσης να διαθέτει έναν πίνακα εργαλείων που παρέχει με μια ματιά μια επισκόπηση των εργασιών, των χρονοδιαγραμμάτων και των ειδοποιήσεων για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε αποτελεσματικά τα πάντα. Θυμηθείτε, θα χρησιμοποιείτε αυτό το εργαλείο σχεδόν κάθε μέρα, οπότε βρείτε κάτι που μπορεί να σας αρέσει πραγματικά.

3. Επιλογές εξατομίκευσης

Το ιδανικό εργαλείο θα πρέπει να σας δίνει τον πλήρη έλεγχο των χαρακτηριστικών και των προβολών που είναι ορατές σε εσάς ή την ομάδα σας. Μερικοί από εσάς μπορεί να χρειάζονται έναν απλό πίνακα και λίστα εργασιών Kanban, ενώ άλλοι προτιμούν γραφήματα, γραφικά και ιχνηλάτες χρόνου για να βοηθήσουν στην οπτικοποίηση όλων αυτών των δεδομένων. Είτε έτσι είτε αλλιώς, οι ενότητες θα πρέπει να είναι προσαρμόσιμες και να είναι εύκολο να ενεργοποιηθούν ή να απενεργοποιηθούν.

Θα πρέπει επίσης να μπορείτε να προσθέσετε προσαρμοσμένα πεδία, προβολές και φίλτρα για να παρακολουθείτε την πρόοδο που έχει πραγματικά σημασία. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να επισημάνετε ορισμένες εργασίες με το όνομα ενός πελάτη ή το επίπεδο προτεραιότητας. Ομοίως, μπορεί να θέλετε μια προσαρμοσμένη προβολή που εμφανίζει μόνο εργασίες υψηλής προτεραιότητας που έχουν ανατεθεί στην ομάδα σας.

4. Συνεργασία και Επικοινωνία

Η συνεργασία είναι το κλειδί για κάθε καλό εργαλείο διαχείρισης έργου. Θέλετε κάτι που σας επιτρέπει να εργάζεστε εύκολα με μέλη της ομάδας και πελάτες, ώστε όλοι να μπορούν να παρακολουθούν την πρόοδο και να ενημερώνονται. Βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να προσθέσετε χρήστες και να καθορίσετε το επίπεδο πρόσβασής τους.

Θα πρέπει να μπορείτε να προσθέσετε διαχειριστές, μέλη ομάδας με διαφορετικά δικαιώματα και πελάτες με περιορισμένη πρόσβαση. Η ανάθεση εργασιών και προθεσμιών θα πρέπει επίσης να είναι απλή. Όταν ανατίθεται μια εργασία, ο εκδοχέας θα πρέπει να ειδοποιείται αμέσως μέσω μιας ειδοποίησης. Εκτός από αυτό, τα μέλη της ομάδας θα πρέπει να μπορούν να σχολιάζουν εργασίες, να μοιράζονται ενημερώσεις, να κάνουν ερωτήσεις και να μοιράζονται εύκολα αρχεία.

5. Ευκαμψία

Ένα καλό εργαλείο διαχείρισης έργου είναι αυτό που προσαρμόζεται στις ανάγκες σας καθώς το έργο σας μεγαλώνει σε εύρος, πολυπλοκότητα και δεδομένα. Το εργαλείο θα πρέπει να είναι σε θέση να χειρίζεται αυτήν την αύξηση των δεδομένων και της πολυπλοκότητας χωρίς να θέτει σε κίνδυνο την απόδοση ή τη συνεργασία.

Όταν επεκτείνετε περαιτέρω το έργο, θα χρειαστείτε τελικά περισσότερα εργαλεία για να χειριστείτε όλες τις διαδικασίες. Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό το εργαλείο να μπορεί να ενσωματωθεί καλά με άλλο λογισμικό, όπως εφαρμογές κοινής χρήσης αρχείων, υπηρεσίες email και επιχειρηματικά εργαλεία.

6. Προσβασιμότητα σε κινητά

Εάν ορισμένα μέλη της ομάδας σας εργάζονται εξ αποστάσεως και δεν έχουν πάντα πρόσβαση σε έναν ειδικό χώρο εργασίας, μια εφαρμογή για κινητά μπορεί να τους βοηθήσει να παραμείνουν συνδεδεμένοι σχεδόν από οπουδήποτε. Ελέγξτε εάν το εργαλείο διαθέτει μια αποκλειστική εφαρμογή για iOS ή Android και εάν οι λειτουργίες μεταφέρονται από την πλήρη εμπειρία επιφάνειας εργασίας.

Στο ελάχιστο, οι χρήστες θα πρέπει να μπορούν να απαντούν σε σχόλια, να ελέγχουν τις εργασίες που έχουν ανατεθεί και να παρακολουθούν την πρόοδο του έργου ενώ χρησιμοποιούν την εφαρμογή για κινητά. Αυτό είναι λιγότερο ένα ζήτημα στις μέρες μας όπως μερικοί τα καλύτερα εργαλεία διαχείρισης έργου έχουν ήδη αποκλειστικές εφαρμογές για κινητά που προσφέρουν μια παραγωγική εμπειρία.

7. Ασφάλεια και Απόρρητο Δεδομένων

Ενώ πολλοί άνθρωποι μπορεί να παραβλέψουν την πτυχή της ασφάλειας, είναι σημαντικό όταν εμπιστεύεστε στο εργαλείο ευαίσθητα δεδομένα, έγγραφα και πληροφορίες που σχετίζονται με το έργο. Εργαλεία κρυπτογράφησης όπως Οι πιστοποιήσεις SSL είναι εξαιρετικά σημαντικές. Αυτό σημαίνει ότι τα δεδομένα και τα έγγραφά σας είναι κωδικοποιημένα για να αποτρέπεται η μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.

Ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων είναι επίσης σημαντικός, καθώς απαιτεί όχι μόνο έναν κωδικό πρόσβασης, αλλά και έναν κωδικό που αποστέλλεται στο τηλέφωνό σας ή μια εφαρμογή ελέγχου ταυτότητας. Αυτό καθιστά πολύ πιο δύσκολο για τους χάκερ να έχουν πρόσβαση στον λογαριασμό σας.

Τέλος, προσέξτε για εργαλεία δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας και ανάκτησης δεδομένων. Είναι πιθανό οι διακομιστές λογισμικού να πέφτουν ή να γίνουν θύμα κυβερνοεπιθέσεων. Τα τακτικά αυτοματοποιημένα αντίγραφα ασφαλείας και ένα σχέδιο για τη δημιουργία και λειτουργία των δεδομένων σας είναι ζωτικής σημασίας σε αυτές τις περιπτώσεις.

8. Τιμολόγηση και σχέδια

Πολλά εργαλεία διαχείρισης έργων είναι δωρεάν στη χρήση, αλλά τα περισσότερα από αυτά έχουν λειτουργίες κλειδωμένες πίσω από μια συνδρομή. Μπορεί να μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα συγκεκριμένο εργαλείο εντελώς δωρεάν, αλλά θα έχετε περιορισμένη πρόσβαση στον αριθμό των ατόμων που μπορείτε να προσθέσετε επί του σκάφους.

Βεβαιωθείτε ότι το εργαλείο που χρησιμοποιείτε έχει λογικές τιμές ώστε να ταιριάζει απόλυτα στον προϋπολογισμό του έργου σας. Ενώ υπολογίζετε την τιμή, ελέγξτε τις κριτικές στο διαδίκτυο για να δείτε εάν η υποστήριξη πελατών είναι καλή. Θέλετε εύκολη πρόσβαση σε συνομιλία, κλήση ή email στην εταιρεία σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά.

Ένα εργαλείο διαχείρισης έργου είναι εξαιρετικά σημαντικό για τις επιχειρήσεις ή τους ανθρώπους που θέλουν να χτίσουν κάτι με πιθανή ανάπτυξη στο μέλλον. Μπορεί να μην είναι τόσο σημαντικό για τους ανεξάρτητους ελεύθερους επαγγελματίες, αλλά εξακολουθεί να βοηθάει πολύ στον εξορθολογισμό της ροής εργασίας και στη διασφάλιση ότι δεν χάνετε προθεσμίες.

Το καλύτερο μέρος είναι ότι πολλά από αυτά τα εργαλεία είναι περισσότερα από ένα απλό λογισμικό διαχείρισης έργου. Μπορείτε να τα χρησιμοποιήσετε για τη λήψη σημειώσεων, τη δημιουργία οδικών χαρτών ή ακόμα και ως ημερολόγιο εργασίας. Αυτή η λειτουργικότητα όλα σε ένα τα καθιστά εξαιρετική αξία εάν μπορείτε να βρείτε τις κατάλληλες θήκες χρήσης για κάθε χαρακτηριστικό.