10 παθητικές-επιθετικές φράσεις που πρέπει να αποφεύγετε στον ψηφιακό χώρο εργασίας

Η έλλειψη μη λεκτικών ενδείξεων στην διαδικτυακή επικοινωνία καθιστά δύσκολη τη μετάδοση μηνυμάτων. Πρέπει να επιλέξετε προσεκτικά τις λέξεις σας. Το να πετάς την ορολογία και την αργκό χωρίς να λαμβάνεις υπόψη το άλλο μέρος μπορεί να δώσει λανθασμένη εντύπωση.

Δεν μπορείτε να προβλέψετε πώς σας βλέπουν οι άνθρωποι στον ψηφιακό χώρο εργασίας. Ωστόσο, η αποφυγή αυτών των παθητικο-επιθετικών φράσεων αποτρέπει τον κίνδυνο οι συνάδελφοι να παρερμηνεύσουν τα μηνύματά σας.

1. "Διάσημος"

Το "Σημειώθηκε" είναι μια γρήγορη, βολική απάντηση που χρησιμοποιούν υπερβολικά οι άνθρωποι στις διαδικτυακές συνομιλίες εργασίας. Υποτίθεται ότι αναγνωρίζει μηνύματα, αλλά κατά ειρωνικό τρόπο, η συντομία του υποδηλώνει έλλειψη δέσμευσης. Οι γενικές, μονολεκτικές απαντήσεις είναι αλόγιστες και απορριπτικές.

Αντί να στέλνετε απερίσκεπτα σύντομες απαντήσεις, επικοινωνήστε με τον αποστολέα κάνοντας ερωτήσεις, διευκρινίσεις ή ανακεφαλαιώνοντας το μήνυμά του. Δείξτε ότι τους καταλαβαίνετε πλήρως. Οι συνάδελφοί σας θα εκτιμήσουν την επιπλέον προσπάθεια που καταβάλλετε στα μηνύματά σας.

2. «Δεν έχω ακούσει από σένα»

Η έναρξη των επακόλουθων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το "Δεν έχω ακούσει ακόμα από εσάς" είναι απλή και βολική, αλλά ακούγεται αγενές. Οι παραλήπτες σπάνια ανταποκρίνονται καλά σε ανοίγματα που προκαλούν ενοχές. Μπορεί να πιστεύουν ότι τους κάνετε να νιώθουν άσχημα επειδή παραβλέπουν τα προηγούμενα μηνύματά σας.

Εξερευνώ προορατικοί αλλά ευγενικοί τρόποι για να ζητήσετε συνέχεια αντί να απαιτεί άμεσες απαντήσεις. Σημειώστε ότι οι συνάδελφοί σας συμβαίνουν πολλά στην προσωπική και επαγγελματική τους ζωή—πρέπει να σέβεστε τα όριά τους.

Προσδιορίστε εάν χρειάζεστε την απάντηση του άλλου μέρους για να προχωρήσετε σε ένα έργο ευαίσθητο στον χρόνο. Να είστε ευγενικοί, αλλά μην χτυπάτε γύρω από τον θάμνο.

3. "Νόμιζα οτι ήξερες"

Η φράση «Νόμιζα ότι ήξερες ότι [θέμα]» ακούγεται συγκαταβατική και μεταθέτει την ευθύνη στον παραλήπτη. Μπορεί ακόμη και να προσβληθούν, ανάλογα με τη συζήτηση. Υπονοεί ότι εκπληρώσατε τις ευθύνες σας, αλλά το άλλο μέρος παρέβλεψε τις δικές του. Ποτέ μην πετάτε αυτές τις κατηγορίες στον ψηφιακό χώρο εργασίας.

Μια καλύτερη προσέγγιση είναι να αποσαφηνιστούν άμεσα οι παρεξηγήσεις - δεν έχει σημασία ποιος έχει άδικο ή δίκιο. Συνεργαστείτε για να λύσετε προβλήματα με τους συναδέλφους σας. Εάν έχετε κάποιο παράπονο για αυτούς, περάστε από τα κατάλληλα κανάλια αντί να διαφωνείτε για το email.

4. "Ευχαριστώ εκ των προτέρων"

Το να λέτε «Ευχαριστώ εκ των προτέρων» δεν ακούγεται πάντα ευχάριστο - φαίνεται επίσης χειριστικό και απαιτητικό. Οι παραλήπτες μπορεί να αισθάνονται εξαναγκασμένοι να αποδεχτούν το αίτημά σας. Αυτή η φράση δημιουργεί μια κατασκευασμένη αίσθηση πίεσης που θα μπορούσε να τους κάνει να νιώθουν άβολα.

Αποφύγετε να υπονοείτε υποθέσεις όταν δείχνετε ευγνωμοσύνη. Ευχαριστήστε τον παραλήπτη που διάβασε το μήνυμά σας και εξέτασε το αίτημά σας, αλλά μην μιλάτε σαν να έχει ήδη συμφωνήσει μαζί σας.

Ή καλύτερα, αναζητήστε προληπτικά τρόποι τερματισμού email. Θα μπορούσατε να ανακεφαλαιώσετε τα σημαντικότερα σημεία του μηνύματός σας, να εισαγάγετε μια ανεπαίσθητη φράση παρότρυνσης για δράση (CTA) ή να υποδείξετε τον καλύτερο τρόπο για να επικοινωνήσουν οι αναγνώστες μαζί σας. Εξαλείψτε τις ασαφείς, γενικές γραμμές κλεισίματος από τα email σας.

5. "CC'Ing [My Boss] for Reference/Visibility"

Το να πείτε ξαφνικά "CC'ing [boss] για αναφορά ή ορατότητα" κατά τη διάρκεια σύνθετων συζητήσεων σημαίνει ότι δεν εμπιστεύεστε τους συναδέλφους σας. Θα νομίζουν ότι αποσυνδέεστε με το να μεταβιβάζετε την ευθύνη στο αφεντικό σας. Δείχνει κακό επαγγελματισμό από την πλευρά σας.

Συμμετέχετε το αφεντικό σας μόνο όταν είναι απαραίτητο. Η βιαστική αναφορά τους σε κάθε θερμαινόμενο νήμα μηνυμάτων σας καταστρέφει εργασιακή σχέση με τους προϊσταμένους και συναδέλφων. Πρέπει να μάθετε να συνεργάζεστε με άλλους και να αναλαμβάνετε την ευθύνη των αποφάσεών σας.

6. «Όπως αναμφίβολα γνωρίζετε»

Το να πετάς τρυπήματα όπως «Όπως αναμφίβολα γνωρίζετε [θέμα]» κατά τη διάρκεια των συνομιλιών ακούγεται αλαζονικό και συγκαταβατικό. Αμφισβητούν την αξιοπιστία του άλλου μέρους και χλευάζουν την πείρα τους. Το να πείτε αυτές τις φράσεις απλώς συμβάλλει στη δυσαρέσκεια στο χώρο εργασίας, ελαχιστοποιώντας την πιθανότητα μελλοντικών έργων.

Οι συνάδελφοί σας δεν θα θέλουν να συνεργάζονται πια μαζί σας. Να χρησιμοποιείτε πάντα προσεκτική γλώσσα στον ψηφιακό χώρο εργασίας. Αναφέρετε τις απαραίτητες σημειώσεις και υπενθυμίσεις χωρίς να κάνετε τον παραλήπτη να αισθάνεται άσχημα που τις παραβλέπει.

7. "Επανασύνδεση [Αρχείου] για την Εξυπηρέτησή σας"

Λέγοντας "Επανασύνδεση [αρχείου] για τη δική σας διευκόλυνση" είναι ένας παθητικό-επιθετικός τρόπος για να εμφανίσετε έγγραφα που είχαν σταλεί προηγουμένως. Αν και φαίνεται ευγενικό, έχει τόνους απογοήτευσης και ταλαιπωρίας. Η φράση ενοχοποιεί τους παραλήπτες να ανταποκριθούν επειδή υποτίθεται ότι καταβάλατε κάθε δυνατή προσπάθεια για να ανεβάσετε παλιά αρχεία.

Αποφύγετε φράσεις που προκαλούν ενοχές όπως αυτές στις επόμενες ενέργειες. Απλώς ανεβάστε τυχόν συνημμένα που λείπουν ή παραβλέπονται - μην κατηγορείτε ανεπαίσθητα το άλλο μέρος ότι αγνοεί τα μηνύματά σας.

8. "Δεν είμαι σίγουρος αν είδατε το τελευταίο μου email"

Η γραμμή "Δεν είμαι σίγουρος αν είδατε το τελευταίο μου email" υποδηλώνει ότι ο παραλήπτης συχνά παραβλέπει σημαντικά email εργασίας. Τους κατηγορεί για αμέλεια και απαιτεί επείγουσες απαντήσεις. Ανάλογα με το πλαίσιο, μπορεί να το εκλάβουν ακόμη και ως προσωπική επίθεση στην εργασιακή τους ηθική.

Η δημιουργία νημάτων είναι ένας πιο ευγενικός τρόπος αναφοράς σε προηγούμενα μηνύματα. Απαντήστε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή συνομιλίας στο οποίο αναφέρεστε, ανακεφαλαιώστε τα κύρια σημεία και, στη συνέχεια, προτείνετε ένα σχέδιο δράσης. Καθοδηγήστε τους αποδέκτες αντί απλώς να τους ενοχοποιείτε και να τους πατρονάρετε.

Παραμείνετε παραγωγικοί δημιουργώντας μια συστηματική ρουτίνα διαχείρισης εισερχομένων. Ο άμεσος έλεγχος κάθε email που εμφανίζεται βλάπτει την παραγωγικότητα, αλλά η καθυστέρηση των απαντήσεων δημιουργεί συμφόρηση στη ροή εργασίας.

9. «Για να είμαστε σίγουροι ότι είμαστε στην ίδια σελίδα»

Η φράση "για να βεβαιωθείτε ότι είμαστε στην ίδια σελίδα" κατά τη διάρκεια έντονων συζητήσεων θα μπορούσε να σας κάνει να ακούγεστε συγκαταβατικοί. Δεν προσθέτει αξία στα επιχειρήματα και απλώς προκαλεί το άλλο μέρος. Μπορεί ακόμη και να σας σκέφτονται άσχημα που πετάτε απρόσεκτα γενικά one-liners αντί να δηλώνετε σωστά τις απόψεις σας.

Στόχος να προωθήσετε υγιείς και εποικοδομητικές συζητήσεις με τους συναδέλφους σας. Αντιμετωπίστε τους ως ίσους, λάβετε υπόψη τις απόψεις τους και διορθώστε τις όταν χρειάζεται αντί να απορρίψετε τις ιδέες τους. Διαφορετικά, οι διαφωνίες θα μπορούσαν να κλιμακωθούν σε πικρία και δυσαρέσκεια στο χώρο εργασίας.

10. «Αν αυτό θέλεις να κάνεις»

Λέγοντας, «Αν αυτό θέλεις να κάνεις, τότε [δράση]» υπονομεύει την αξία της συνεργασίας στον ψηφιακό χώρο εργασίας. Δίνει προτεραιότητα στην υπερηφάνεια έναντι της ανάπτυξης της ομάδας. Αυτή η φράση υπονοεί ότι διαφωνείτε με το άλλο μέρος, αλλά θα προτιμούσατε να κάνει λάθη παρά να σπαταλάει χρόνο για καταιγισμό ιδεών. Οι συνάδελφοί σας μπορεί να σας αγανακτήσουν που δεν τους σέβεστε.

Το κλειδί για την ευγενική αλλά και ανοιχτή επικοινωνία είναι ο μετριοπαθής διάλογος. Διοργανώστε συναντήσεις όπου εσείς και οι συμπαίκτες σας παρουσιάζετε ιδέες, μοιράζεστε εποικοδομητικές κριτικές και συζητάτε διαφορετικές απόψεις. Βεβαιωθείτε ότι ένας αμερόληπτος επόπτης μεσολαβεί σε αυτές τις κλήσεις.

Σταματήστε να χρησιμοποιείτε αγενείς, παθητικές-επιθετικές φράσεις

Η επίγνωση και η προσοχή θα σας βοηθήσουν να διορθώσετε κακές συνήθειες επικοινωνίας. Διαβάστε τα προσχέδιά σας πολλές φορές και συνεχίστε να ψάχνετε τρόπους για να διατυπώσετε καλύτερα σύνθετες δηλώσεις. Πάντα να λαμβάνετε υπόψη πώς εμφανίζονται τα μηνύματα πριν τα στείλετε.

Και εκτός από παθητικές-επιθετικές φράσεις, ελέγξτε τα παλιά σας μηνύματα εργασίας για άλλα λάθη που σας κάνουν να ακούγεστε αντιεπαγγελματικός. Δείτε αν χρησιμοποιείτε ασυνείδητα ανεπιθύμητες γραμμές θέματος, ασαφή γλώσσα και γενικές δηλώσεις κλεισίματος.