Τα πράγματα που πρέπει και τα μη του Small Talk όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως

Είτε το αγαπάτε είτε το μισείτε, η κουβέντα είναι ουσιαστικό μέρος της οικοδόμησης ομάδας. Αλλά το chit-chat μπορεί να είναι δύσκολο σε μια απομακρυσμένη ρύθμιση, καθώς υπάρχουν ορισμένοι κανόνες που συνδέονται με αυτό. Αν και αυτοί οι κανόνες μπορεί να είναι λίγο συντριπτικοί, εξασφαλίζουν σεβασμό και αποτελεσματική επικοινωνία.

Το τελευταίο πράγμα που θέλετε είναι να είστε αγενείς με τους συναδέλφους σας, μη σεβόμενοι τη διαθεσιμότητά τους ή στέλνοντάς τους ανεπιθύμητα μηνύματα μιας γραμμής. Εδώ είναι όλα τα πράγματα που πρέπει και δεν πρέπει να κάνετε όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως.

The Do's of Small Talk στην απομακρυσμένη εργασία

Ακολουθούν ορισμένες βέλτιστες πρακτικές για τη συμμετοχή σε μικρές συζητήσεις σε μια ομάδα συνομιλίας απομακρυσμένης εργασίας:

Βρείτε τον σωστό τρόπο για να ξεκινήσετε μια συνομιλία

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να ξεκινήσετε μια συζήτηση με τους συναδέλφους σας. Για παράδειγμα, οι περισσότερες πλατφόρμες επικοινωνίας απομακρυσμένης εργασίας δείχνουν πότε προστίθεται νέο άτομο στην ομάδα. Αυτή είναι μια εξαιρετική ευκαιρία για να κάνετε τον νέο υπάλληλο να νιώσει ευπρόσδεκτος. Μπορείτε απλά να τους προσθέσετε ετικέτα και να προσθέσετε ένα θερμό μήνυμα καλωσορίσματος.

Μπορείτε επίσης να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω προσωπικού μηνύματος. Συστηθείτε και πείτε τους ότι είστε διαθέσιμοι εάν χρειάζονται βοήθεια για οτιδήποτε. Μπορείτε να ακολουθήσετε μερικές φιλικές ερωτήσεις για να δημιουργήσετε μια σύνδεση, εάν πιστεύετε ότι ο νέος συνάδελφος ενδιαφέρεται.

Εάν είστε αυτός που εισήλθε πρόσφατα, η συζήτηση με τα υπάρχοντα μέλη της ομάδας μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος γνωρίστε την απομακρυσμένη ομάδα σας σε μια νέα δουλειά. Εξετάστε το ενδεχόμενο να απαντήσετε ιδιωτικά στα δημόσια νήματα τους και να μοιραστείτε τις σκέψεις σας για το θέμα. Αυτό μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε μια σύνδεση.

Αλλά είναι σημαντικό να μετρήσετε την καταλληλότητα της συνομιλίας. Δεν αισθάνονται όλοι άνετα με τα προσωπικά μηνύματα. Επομένως, σκεφτείτε να κάνετε πίσω εάν αισθάνεστε ότι το άλλο άτομο δεν ενδιαφέρεται.

Συζήτηση για τα τρέχοντα γεγονότα

Είναι κοινή πρακτική να μιλάτε για τρέχοντα γεγονότα με τους συναδέλφους σας. Αυτό ισχύει και για την απομακρυσμένη εργασία. Μπορείτε να αναφέρετε θέματα όπως αθλήματα ή πρόσφατες εξελίξεις στη βιομηχανία της ψυχαγωγίας. Να είστε βέβαιος να μιλάτε πάντα με τρόπο μη υποστηρικτικό όταν εξηγείτε ειδήσεις ή τη γνώμη σας για κάτι. Θα πρέπει επίσης να σέβεστε τις απόψεις του άλλου.

Οι περισσότερες πλατφόρμες επικοινωνίας σάς επιτρέπουν να μοιράζεστε πολυμέσα. Επομένως, εξετάστε το ενδεχόμενο να επισυνάψετε την πηγή της είδησης με τη μορφή βίντεο, εικόνας ή συνδέσμου Διαδικτύου. Με αυτόν τον τρόπο, οι συνάδελφοί σας μπορούν να το δουν οι ίδιοι και να μοιραστούν τις σκέψεις τους μαζί σας.

Πλατφόρμες όπως το Discord σας επιτρέπουν ακόμη και μοιραστείτε την οθόνη του smartphone σας με άλλο χρήστη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να παρακολουθήσετε τα μέσα ενημέρωσης μαζί και να ξεκινήσετε έναν διάλογο σχετικά με αυτό.

Βρείτε μια ισορροπία μεταξύ των θεμάτων

Ακριβώς όπως σε ένα περιβάλλον γραφείου, η απομακρυσμένη συζήτηση μεταξύ συναδέλφων θα πρέπει να επιτύχει μια ισορροπία μεταξύ των θεμάτων. Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο στις διαδικτυακές συνομιλίες, καθώς δεν έχουν κοινωνικά στοιχεία και γλώσσα του σώματος. Έτσι, μπορεί να καταλήξετε να μιλάτε λίγο υπερβολικά για τον εαυτό σας και να είστε αγενείς χωρίς καν να το καταλαβαίνετε.

Εξετάστε το ενδεχόμενο να αγκαλιάσετε τη ροή συνομιλίας πέρα ​​δώθε. Μην στέλνετε συνεχώς μηνύματα που περιγράφουν λεπτομερώς τις απόψεις σας χωρίς να δίνετε στους συναδέλφους σας το χρόνο να απαντήσουν.

Μάλλον, πείτε αυτό που έχετε να πείτε και μετά περιμένετε. Αφήστε τον συνάδελφό σας να πει τις απόψεις του, ακόμα κι αν χρειάζεται λίγος χρόνος για να απαντήσει. Διατηρήστε αυτή τη ροή για να εξασφαλίσετε μια ισορροπία μεταξύ των θεμάτων και ότι κανένα από τα μέρη δεν είναι αυταρχικό στη συζήτηση.

Κάντε casual check-in

Δεδομένου ότι δεν μπορείτε να βλέπετε τους φίλους της δουλειάς σας καθημερινά όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, είναι καλή ιδέα να κάνετε τακτικά check-in. Απλώς στείλτε ένα σύντομο κείμενο λέγοντας γεια και ρωτήστε πώς τα πάνε.

Εάν θέλετε το check-in να εξελιχθεί σε συνομιλία, σκεφτείτε να ξεκινήσετε έναν διάλογο. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα απλό, "Είδατε τη νέα ταινία της Marvel;" ή "Δεν θα πιστεύετε τι συνέβη όταν πήγα στο εμπορικό κέντρο την περασμένη εβδομάδα!".

Εάν ο συνάδελφός σας ενδιαφέρεται και έχει χρόνο να μιλήσει, θα απαντήσει με αμοιβαία ενθουσιασμό. Αν όχι, τότε και αυτό δεν πειράζει. Δεν πρέπει να το πάρεις προσωπικά. Να θυμάστε πάντα να σέβεστε τις προτεραιότητες και τα όριά τους.

Σεβαστείτε τη Διαθεσιμότητα του Άλλου

Εκτός εάν ο οργανισμός σας διαθέτει ειδικό χρονικό πλαίσιο αναφοράς, είναι πιθανό οι απομακρυσμένοι συνάδελφοί σας να μην βρίσκονται πάντα στους σταθμούς εργασίας τους, ακόμη και κατά τις ώρες της ημέρας. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να δώσετε μεγάλη προσοχή στη διαθεσιμότητα των συναδέλφων σας πριν ξεκινήσετε μια συζήτηση μαζί τους.

Υπάρχουν πολλοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να μετρήσετε εάν το μέλος της ομάδας σας είναι διαθέσιμο. Ο απλούστερος τρόπος είναι να ελέγξετε την κατάσταση διαθεσιμότητάς τους στην πλατφόρμα συνομιλίας που χρησιμοποιεί η εταιρεία σας. Ο συνάδελφός σας πιθανότατα θα ορίσει την κατάστασή του σε "Μην ενοχλείτε" εάν δεν είναι διαθέσιμος για συνομιλία.

Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί μετατροπείς ζώνης ώρας, μπορείτε επίσης να τα χρησιμοποιήσετε για να συμπεράνετε τη διαθεσιμότητα των συναδέλφων σας στο εξωτερικό. Εάν καμία από αυτές τις μεθόδους δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί, μπορείτε να τους ρωτήσετε απευθείας στέλνοντας ένα μήνυμα όπως "Γεια, είσαι διαθέσιμος; Ήθελα να μιλήσουμε για κάτι».

Οι πλατφόρμες επικοινωνίας, όπως το Slack, σας επιτρέπουν επίσης να κάνετε ping σε άλλους χρήστες ακόμα κι αν οι ειδοποιήσεις τους είναι απενεργοποιημένες. Βεβαιωθείτε ότι δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ αυτή τη δυνατότητα εκτός εάν το θέμα είναι υψίστης σημασίας και επείγον.

The Don'ts of Remote Small Talk

Εδώ είναι τα πράγματα από τα οποία πρέπει να αποφύγετε όταν κάνετε μικρές συζητήσεις με την απομακρυσμένη ομάδα σας:

Μην μιλάτε για θέματα εκτός ορίου

Η μεγαλύτερη κουβέντα από απόσταση είναι να συζητάτε αμφιλεγόμενα ή υποκινούμενα θέματα. Δεν θέλετε να τσακωθείτε με έναν συνάδελφο για κάτι για το οποίο δεν έπρεπε να μιλήσετε εξαρχής.

Τα θέματα εκτός ορίου περιλαμβάνουν τη θρησκεία, τα χρήματα, τις πολιτικές πεποιθήσεις και τις οικείες πληροφορίες. Τα ακατάλληλα αστεία ή δηλώσεις δεν πρέπει επίσης ποτέ να αποτελούν μέρος των συνομιλιών σας.

Δεν είναι καλή ιδέα να μιλάμε για ευαίσθητα θέματα, όπως ο εθνικισμός και οι θεωρίες συνωμοσίας. Βεβαιωθείτε ότι τυχόν βίντεο, εικόνες ή άλλα μέσα που μοιράζεστε με τους συναδέλφους σας είναι επίσης κατάλληλα και ασφαλή για εργασία.

Μην στέλνετε πολλά μηνύματα μιας γραμμής

Φροντίστε να αποφύγετε την αποστολή πολλαπλών μηνυμάτων μιας γραμμής στον συνάδελφό σας όταν κάνετε κουβέντα. Κάτι τέτοιο δυσκολεύει τους συναδέλφους σας να καταλάβουν πότε τελειώνετε να μιλάτε και μπορεί να απαντήσουν χωρίς να έχουν ακούσει όλα αυτά που έχετε να πείτε.

Κάθε μήνυμα μιας γραμμής δημιουργεί επίσης ξεχωριστό ping και ειδοποίηση. Αυτό μπορεί να είναι δυσάρεστο για τα μέλη της ομάδας σας. Έτσι, αντί να στέλνετε ανεπιθύμητα μηνύματα πολλαπλών μηνυμάτων, αφιερώστε χρόνο και γράψτε όλα όσα θέλετε να πείτε σε ένα τμήμα κειμένου.

Εάν θέλετε να προσθέσετε κάτι μετά την αποστολή του μηνύματος, σκεφτείτε είτε να επεξεργαστείτε το αρχικό μήνυμα είτε να περιμένετε μια απάντηση και στη συνέχεια να πείτε κάτι επιπλέον. Κάνοντας αυτό, μπορείτε να αποφύγετε τη σύγχυση και την ενόχληση των συναδέλφων σας.

Μην παίρνετε τις καθυστερήσεις προσωπικά

Όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, μην περιμένετε από τους συναδέλφους σας να απαντήσουν στα μηνύματά σας αμέσως, ειδικά αν αυτά τα μηνύματα δεν είναι παρά τσιτ-chat. Μπορεί να είναι σε μια συνάντηση, να εργάζονται σε ένα έργο ή να είναι απασχολημένοι με κάτι άλλο στο σπίτι.

Μην πάρετε αυτή την καθυστέρηση προσωπικά. Περιμένετε μάλλον την απάντησή τους. Εάν δεν έχετε λάβει απάντηση για δύο ολόκληρες ημέρες, μπορείτε να στείλετε μια συνέχεια. Μια συνέχεια μπορεί να μην είναι καλή ιδέα, ωστόσο, αν δεν είστε τόσο κοντά με τον συνάδελφο με τον οποίο συνομιλείτε.

Εάν δεν λάβετε απάντηση ακόμη και μετά από μια παρακολούθηση, τότε θα πρέπει απλώς να περιμένετε, καθώς πιθανότατα δεν θέλουν να εμπλακούν σε κουβέντα αυτή τη στιγμή. Να είστε υπομονετικοί και κατανοητοί. Ο συνάδελφός σας πιθανότατα θα απαντήσει όποτε είναι έτοιμος.

Μην τελειώνετε τη συνομιλία απότομα

Δεν πρέπει να ξυπνάτε και να αφήνετε μια συνομιλία όταν εργάζεστε εξ αποστάσεως, ακόμα κι αν η συνομιλία είναι απλώς αδράνεια. Οι συνάδελφοί σας θα μπορούσαν να περιμένουν μια απάντηση, και αν δεν τη λάβουν ποτέ, μπορεί να φανεί αγενής. Έτσι, εάν ξαφνικά πρέπει να εγκαταλείψετε τη συνομιλία, σκεφτείτε να το μεταφέρετε στη συνομιλία.

Ένα απλό «Γίνε αμέσως πίσω» θα αρκούσε αν φύγεις για λίγο. Εάν φεύγετε για περισσότερο, τότε πείτε τους πόσο καιρό θα φύγετε. Μπορείτε επίσης να τους πείτε τον λόγο που εγκατέλειψαν τη συνομιλία, εάν είναι σκόπιμο να το κάνουν.

Το να κάνεις μικρές συζητήσεις στην απομακρυσμένη εργασία έχει τους κανόνες του

Η μικρή συζήτηση, όταν εργάζεστε από απόσταση, είναι λίγο διαφορετική από την κανονική συνομιλία γραφείου. Αλλά είναι εύκολο να το κατακτήσεις αν ξέρεις ποια είναι τα χρήσιμα και τα όχι.

Μη διστάσετε να ξεκινήσετε συζητήσεις με νέα άτομα στην ομάδα και να συζητήσετε πράγματα που σας ενδιαφέρουν και οι δύο. Ωστόσο, αποφύγετε αμφιλεγόμενα θέματα και μην παίρνετε προσωπικά τις καθυστερημένες απαντήσεις.

Η κουβέντα μπορεί μερικές φορές να φαίνεται περιττή, αλλά αν γίνει σωστά, μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να ξεκινήσετε εργασιακές φιλίες. Αυτές οι συνδέσεις είναι απαραίτητες σε ένα απομακρυσμένο περιβάλλον όπου είναι εύκολο να νιώθεις μοναξιά.