8 συμβουλές για την επιτυχή διοργάνωση ενός διαδικτυακού σεμιναρίου

Αυτές τις μέρες, πολλοί σύγχρονοι χώροι εργασίας απομακρύνονται από τα πιο παραδοσιακά, φυσικά συνέδρια που ήταν ο κανόνας στον εταιρικό κόσμο για πολλά χρόνια. Αντίθετα, έχουν αρχίσει να αγκαλιάζουν την ευκολία που μπορούν να προσφέρουν τα εικονικά σεμινάρια ή τα διαδικτυακά σεμινάρια.

Τα διαδικτυακά σεμινάρια σάς επιτρέπουν να συναντηθείτε με συναδέλφους σε πολλές διαφορετικές τοποθεσίες και είναι σχετικά πιο εύκολο να οργανωθούν από τις φυσικές συναντήσεις. Φιλοξενούνται σε βιομηχανίες με σε μεγάλο βαθμό απομακρυσμένους ή υβριδικούς χώρους εργασίας. Πριν προγραμματίσετε το πρώτο ή το επόμενο διαδικτυακό σας σεμινάριο, θα πρέπει να σημειώσετε μερικά πράγματα για να διασφαλίσετε ότι θα είναι μια εκπληκτική επιτυχία.

1. Επισημάνετε τον στόχο του Webinar

Μπορείτε να διοργανώσετε μόνο ένα ομαλό διαδικτυακό σεμινάριο περιγράφοντας πρώτα τον σκοπό της εικονικής συνάντησης. Τα διαδικτυακά σεμινάρια εξυπηρετούν πολλές λειτουργίες, όπως συνεδρίες ομαδικού καταιγισμού ιδεών, συναντήσεις πελατών, παρουσιάσεις, ακόμη και εικονικά σεμινάρια.

Η επισήμανση των βασικών στόχων του διαδικτυακού σας σεμιναρίου θα σας βοηθήσει να επιμεληθείτε το καλύτερο και πιο σχετικό περιεχόμενο για το κοινό σας. Θα σας βοηθήσει επίσης να παρακολουθείτε τη συνολική δομή του διαδικτυακού σας σεμιναρίου.

Θα πρέπει να περιγράψετε με σαφήνεια τον στόχο σας. Διαφορετικά, το διαδικτυακό σεμινάριό σας μπορεί να απομακρυνθεί καθώς εξελίσσεται. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν διοργανώνετε ένα διαδικτυακό σεμινάριο για πρώτη φορά και θέλετε να διασφαλίσετε ότι θα λειτουργεί ομαλά και αποτελεσματικά.

2. Συγκεντρώστε γνώσεις σχετικά με τους συμμετέχοντες για συνάφεια

Το να γνωρίζετε σε ποιον θα μιλήσετε είναι ζωτικής σημασίας, γι' αυτό πρέπει να κάνετε την έρευνά σας και να συγκεντρώσετε πληροφορίες για τα άτομα που θα παρακολουθήσουν το διαδικτυακό σας σεμινάριο. Θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια πιο προσωπική σύνδεση μαζί τους και θα σας ενημερώσει ποια μέρη της παρουσίασής σας μπορεί ή όχι να έχουν απήχηση μαζί τους.

Δεν αρκεί απλώς να στήσετε μια κάμερα web και να μιλήσετε μαζί τους. πρέπει επίσης να καταλάβετε τους συμμετέχοντες σας. Ομοίως, θα σας βοηθήσει να αλληλεπιδράσετε μαζί τους και να τους ενθαρρύνει να αλληλεπιδράσουν μαζί σας κατά τη διάρκεια του διαδικτυακού σας σεμιναρίου.

Πολλά εργαλεία είναι διαθέσιμα για εσάς, εάν θέλετε να οργανώσετε την ατζέντα για το διαδικτυακό σας σεμινάριο. Μερικά διασκεδαστικά εργαλεία θα μπορούσαν να σας βοηθήσουν να κάνετε το webinar σας πολύ πιο διαδραστικό.

Οι περισσότερες πλατφόρμες όπως το Zoom, το Google Meet και άλλες εναλλακτικό λογισμικό φιλοξενίας διαδικτυακών σεμιναρίων διαθέτουν λειτουργίες που σας επιτρέπουν να προγραμματίζετε τις προσκλήσεις εκ των προτέρων και σχεδόν όλοι έχουν ένα εργαλείο chat box εύχρηστο που δίνει στους συμμετέχοντες χώρο για να κάνουν σχόλια, να δίνουν χρήσιμα σχόλια και να κάνουν οποιεσδήποτε ερωτήσεις μπορεί να έχουν χωρίς να μπλέκονται με τη ροή του παρουσίαση.

Αυτά και άλλα χαρακτηριστικά, όπως η μεταγραφή και εργαλεία κοινής χρήσης οθόνης, μπορεί να συμβάλει στο να γίνει το διαδικτυακό σεμινάριό σας πιο διαδραστικό και καλά οργανωμένο.

4. Δημιουργήστε ελκυστικές διαφάνειες παρουσίασης

Γενικά, οι άνθρωποι έχουν σύντομο εύρος προσοχής, επομένως σίγουρα θέλετε να αποφύγετε να βαρεθείτε τους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια του διαδικτυακού σας σεμιναρίου. Μπορείτε να το κάνετε αυτό εμπλέκοντάς τους με οπτικά ελκυστικές διαφάνειες.

Οι διαφάνειές σας πρέπει να είναι πολύχρωμες και συνοπτικές, καθιστώντας τις πιο εύκολη την παρακολούθηση. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα ευρύ φάσμα οπτικών βοηθημάτων για να απεικονίσετε τα σημεία σας, όπως γραφήματα και διαγράμματα.

Ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να διατηρήσετε ελκυστικές τις διαφάνειές σας είναι να αποφύγετε τις άσκοπες μικρές γραμματοσειρές και να προσθέσετε εικόνες σχετικές με τη συζήτησή σας σε κάθε στάδιο της παρουσίασης. Για το διαδικτυακό σας σεμινάριο, μπορείτε να μοιραστείτε τις διαφάνειές σας χρησιμοποιώντας το εργαλείο κοινής χρήσης οθόνης στην προτιμώμενη πλατφόρμα διαδικτυακού σεμιναρίου. Σκεφτείτε να τα επεξεργαστείτε χρησιμοποιώντας εξειδικευμένα εργαλεία παρουσίασης διαφανειών για το καλύτερο αποτέλεσμα.

5. Κάντε το διαδραστικό με μια συνεδρία Q&A

Στους ανθρώπους αρέσει να νιώθουν ότι τους βλέπουν και τους ακούνε. Ένας πολύ καλός τρόπος για να συνδεθείτε με αυτό και να αξιοποιήσετε στο έπακρο αυτήν την επιθυμία είναι να ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες σας να κάνουν ερωτήσεις και στη συνέχεια να απαντούν στις ερωτήσεις τους επαρκώς.

Αυτό όχι μόνο τους δίνει χώρο να ξεκαθαρίσουν τυχόν σύγχυση που μπορεί να αντιμετωπίζουν σχετικά με το διαδικτυακό σεμινάριο, αλλά και τους κρατά ενεργούς συμμετοχής. Μπορείτε να προγραμματίσετε τη συνεδρία Q&A σε μικρά διαλείμματα μεταξύ των παρουσιάσεών σας ή να τα χειριστείτε μετά την ολοκλήρωση του διαδικτυακού σας σεμιναρίου.

Εναλλακτικά, θα μπορούσατε να απαντήσετε σε τυχόν ερωτήσεις που έχουν οι παρευρισκόμενοι για εσάς καθώς προχωράτε στις διαφάνειές σας. Ωστόσο, αυτό θα μπορούσε να διακόψει τη συνολική ροή σας.

6. Διατηρήστε την οπτική επαφή με την κάμερα βέλτιστα

Τα μάτια λέγεται ότι είναι παράθυρα στην ψυχή. Η διατήρηση καλής οπτικής επαφής με την κάμερα δίνει στους συμμετέχοντες την εντύπωση ότι μιλάτε πιο άμεσα και πιο οικεία μαζί τους και τους βοηθά να διατηρήσουν την εστίασή τους κατά τη διάρκεια του διαδικτυακού σεμιναρίου.

Ρυθμίστε την κάμερά σας έτσι ώστε να μπορείτε να παρουσιάζετε τις διαφάνειές σας σε μια άνετη θέση, επιτρέποντάς σας να κοιτάτε απευθείας στην κάμερά σας και όχι στην οθόνη σας. Αν είστε φιλοξενία διαδικτυακού σεμιναρίου σε smartphone, θα πρέπει να είστε ακόμη πιο προσεκτικοί σχετικά με την τοποθέτηση της κάμεράς σας.

7. Διοργανώστε το Webinar σε χώρο που δεν αποσπά την προσοχή

Ακόμη και τα πιο φαινομενικά ασήμαντα πράγματα θα μπορούσαν γρήγορα να γίνουν καταστροφικοί περισπασμοί. Η διοργάνωση ενός διαδικτυακού σεμιναρίου σε έναν ακατάστατο χώρο εργασίας ή γεμάτο περιβάλλον θα αποσπάσει μόνο την προσοχή σας και των συμμετεχόντων σας.

Προγραμματίστε εκ των προτέρων πού θα φιλοξενήσετε το διαδικτυακό σεμινάριο σας, αποσυμπιέστε τυχόν ακατάστατους χώρους, σημειώστε τυχόν πιθανές διαταραχές που θα μπορούσαν να προκύψουν και χειριστείτε τις πριν ξεκινήσετε τη συνεδρία σας. Θα πρέπει επίσης να θυμάστε να θέσετε σε σίγαση οποιεσδήποτε συσκευές δεν θα χρειαστείτε κατά τη διάρκεια του διαδικτυακού σας σεμιναρίου και να απενεργοποιήσετε τη λειτουργία ειδοποιήσεων στον προσωπικό σας υπολογιστή.

8. Κάντε μια δοκιμαστική εκτέλεση πριν από την ημέρα του Webinar

Ακόμα κι αν πιστεύετε ότι το σχέδιό σας είναι τέλειο, το να κάνετε μια δοκιμή πριν ξεκινήσετε το διαδικτυακό σεμινάριο σας δεν θα βλάψει. Μια δοκιμαστική εκτέλεση θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε και να εξαλείψετε οτιδήποτε θα μπορούσε να διακόψει τη ροή της παρουσίασής σας, διασφαλίζοντας την ομαλή εκτέλεση του διαδικτυακού σας σεμιναρίου.

Μπορείτε να μοιραστείτε τον σύνδεσμο για το διαδικτυακό σεμινάριό σας με λίγα άτομα που μπορούν να συμμετάσχουν ως συμμετέχοντες και να σας δώσουν σχόλια σχετικά με πράγματα όπως η ποιότητα ήχου και βίντεο, το περιβάλλον σας, ακόμη και η συνολική ελκυστικότητά σας παρουσίαση.

Θα ήταν επίσης μια εξαιρετική ευκαιρία να ελέγξετε τον εξοπλισμό σας και να βεβαιωθείτε ότι λειτουργούν σωστά. Δεν θα θέλατε η κάμερά σας να γέρνει σε μια περίεργη γωνία στη μέση της παρουσίασής σας.

Φιλοξενία ενός εντυπωσιακού διαδικτυακού σεμιναρίου

Οποιοσδήποτε μπορεί να πραγματοποιήσει με επιτυχία ένα αποτελεσματικό διαδικτυακό σεμινάριο λαμβάνοντας υπόψη αυτές τις βασικές συμβουλές φιλοξενίας. Θα σας επιτρέψουν να οργανώσετε και να δομήσετε το διαδικτυακό σας σεμινάριο, να ενθαρρύνετε τους συμμετέχοντες να συμμετέχουν ενεργά, να αποφύγετε τυχόν προβλέψιμες εισβολές ή περισπασμούς και να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον εξοπλισμό σας.

Μπορείτε πάντα να εφαρμόσετε αυτές τις συμβουλές σε οποιοδήποτε λογισμικό τηλεδιάσκεψης χρησιμοποιείτε για το διαδικτυακό σας σεμινάριο. Θα σας βοηθήσουν να εγκατασταθείτε σωστά στην πλατφόρμα και να διασφαλίσετε ότι η διαδικασία εκτελείται ομαλά.