Πώς να χρησιμοποιήσετε το Εργαλείο γρήγορης ανάλυσης στο Excel

Το εργαλείο γρήγορης ανάλυσης στο Excel σάς επιτρέπει να αναλύετε γρήγορα και να οπτικοποιείτε δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Σας δίνει πρόσβαση σε κοινές δυνατότητες ανάλυσης δεδομένων, χωρίς να χρειάζεστε πολύπλοκους τύπους ή συναρτήσεις.

Επιλέγοντας τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο εργαλείο Γρήγορης ανάλυσης είτε κάνοντας κλικ στο Γρήγορο Εικονίδιο ανάλυσης στην κάτω δεξιά γωνία της επιλογής ή κάνοντας δεξί κλικ και επιλέγοντας Γρήγορη ανάλυση από το περιβάλλον μενού.

Το εργαλείο Γρήγορης Ανάλυσης προσφέρει πέντε (5) κατηγορίες με διαφορετικές επιλογές ανάλυσης. Ας εμβαθύνουμε σε κάθε κατηγορία.

1. Μορφοποίηση

Αυτή η κατηγορία προσφέρει γραμμές δεδομένων, χρωματικές κλίμακες και σύνολα εικονιδίων. Μπορείτε να εφαρμόσετε κανόνες μορφοποίησης υπό όρους για να επισημάνετε κελιά με βάση συγκεκριμένα κριτήρια. Για παράδειγμα, μπορείτε να επισημάνετε τιμές πάνω από ένα συγκεκριμένο όριο, να προσδιορίσετε διπλότυπα ή να δώσετε έμφαση σε δεδομένα που βασίζονται σε προσαρμοσμένους κανόνες.

2. Διαγράμματα

Αυτό σας επιτρέπει να δημιουργήσετε διάφορους τύπους γραφημάτων, συμπεριλαμβανομένων γραμμικών γραφημάτων, γραφημάτων πίτας, γραφημάτων συμπλέγματος και άλλων. Συνιστά διάφορους τύπους γραφημάτων με βάση τα δεδομένα σας.

3. Σύνολα

Αυτή η κατηγορία παρέχει επιλογές για τον υπολογισμό κοινών στατιστικών μετρήσεων για τα δεδομένα σας, όπως άθροισμα, μέσος όρος, μέτρηση, ελάχιστο, μέγιστο, ποσοστό συνόλου και άλλα.

4. Πίνακες

Η καρτέλα Πίνακες προσφέρει διάφορες επιλογές για εργασία με πίνακες στο Excel. Αναλύει αυτόματα τα δεδομένα σας και προτείνει χρήσιμες διαμορφώσεις Συγκεντρωτικού Πίνακα.

5. Sparklines

Το εργαλείο γρήγορης ανάλυσης σάς επιτρέπει να δημιουργείτε μικρά, ενσωματωμένα γραφήματα που ονομάζονται sparklines που αντιπροσωπεύουν οπτικά τάσεις και μοτίβα στα δεδομένα σας. Η κατηγορία Sparklines προσφέρει επιλογές για τη δημιουργία γραμμής, στήλης ή κερδοσκοπικών γραμμών sparklines.

Τώρα, ας εξερευνήσουμε ορισμένα σενάρια όπου μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο γρήγορης ανάλυσης στο Excel.

Λήψη του αθροίσματος πολλών στηλών ή γραμμών

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο προϋπολογισμού με διαφορετικές κατηγορίες εξόδων, όπως ενοίκιο, επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας, είδη παντοπωλείου και ψυχαγωγία. Κάθε κατηγορία έχει μηνιαίες αξίες δαπανών για διαφορετικούς μήνες. Θέλετε να λάβετε τη συνολική δαπάνη για κάθε κατηγορία. Εδώ είναι τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσετε:

1. Επιλέξτε ολόκληρο το εύρος των κελιών.
2. Κάνε κλικ στο Γρήγορη Ανάλυση εικονίδιο στην κάτω δεξιά γωνία της επιλεγμένης περιοχής.
3. Στο μενού Γρήγορη ανάλυση, μεταβείτε στο Σύνολα αυτί.
4. Επιλέξτε το πρώτο Αθροισμα επιλογή (σε μπλε). Αυτό θα προσθέσει μια νέα σειρά που θα εμφανίζει τις συνολικές δαπάνες για κάθε κατηγορία.
5. Για να υπολογίσετε τη συνολική δαπάνη ανά μήνα, επιλέξτε το δεύτερο Αθροισμα επιλογή (σε κίτρινο). Θα δείτε μια νέα στήλη που δείχνει τις μηνιαίες δαπάνες.

Υπολογισμός συνόλου ποσοστού για γραμμές/στήλες

Χρησιμοποιώντας το υπολογιστικό φύλλο προϋπολογισμού από το παραπάνω παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι θέλετε να λάβετε το συνολικό ποσοστό για κάθε κατηγορία εξόδων. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Επιλέξτε το σύνολο δεδομένων.
2. Κάνε κλικ στο Γρήγορη Ανάλυση εικόνισμα.
3. μεταβείτε στο Σύνολα καρτέλα και επιλέξτε το πρώτο % Σύνολο επιλογή.
4. Για να λάβετε το συνολικό ποσοστό για κάθε μήνα, επιλέξτε το δεύτερο % Σύνολο επιλογή (σε κίτρινο).

Μορφοποίηση κελιών που περιέχουν συγκεκριμένο κείμενο

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα σύνολο δεδομένων που περιέχει μια λίστα υπαλλήλων και των αντίστοιχων τμημάτων τους. Θέλετε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Γρήγορης Ανάλυσης για να εντοπίσετε υπαλλήλους στο τμήμα Μηχανικών.

1. Επιλέξτε το εύρος των κελιών που θέλετε να αναλύσετε.
2. Κάνε κλικ στο Γρήγορη Ανάλυση εικονίδιο ή πατήστε Ctrl + Q στο πληκτρολόγιό σας.
3. Στο Μορφοποίηση ομάδα, επιλέξτε το Το κείμενο περιέχει επιλογή.
4. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε Μηχανική στο πλαίσιο κειμένου και πατήστε Εντάξει.

Τα κελιά που περιέχουν το κείμενο Μηχανική θα τονιστεί τώρα με ένα προκαθορισμένο στυλ μορφοποίησης.

Προσδιορισμός κελιών με τιμές μεγαλύτερες από μια καθορισμένη τιμή

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια λίστα μαθητών και τις αντίστοιχες βαθμολογίες τους. Θέλετε να εντοπίσετε και να επισημάνετε τους μαθητές που σημείωσαν παραπάνω βαθμολογία 75. Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε το εύρος των κελιών που περιέχουν τις βαθμολογίες του τεστ.
2. Κάνε κλικ στο Γρήγορη Ανάλυση εικονίδιο ή πατήστε Ctrl + Q στο πληκτρολόγιό σας για να ανοίξετε το εργαλείο γρήγορης ανάλυσης.
3. Κάντε κλικ στο Μορφοποίηση καρτέλα και επιλέξτε το Μεγαλύτερος από επιλογή.
4. Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, εισαγάγετε την τιμή κατωφλίου (για παράδειγμα, 75) και καθορίστε τη μορφοποίηση.
5. Κάντε κλικ Εντάξει για να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση. Αυτό θα επισημάνει όλα τα κελιά με βαθμολογίες δοκιμής παραπάνω 75.

Εισαγωγή γραφήματος (Γράφημα γραμμής, συμπλέγματος, στοίβαξης ή πίτας)

Ας εξετάσουμε ένα παράδειγμα όπου έχετε ένα σύνολο δεδομένων που περιέχει μηνιαία δεδομένα επισκεψιμότητας ιστότοπου για διαφορετικά κανάλια μάρκετινγκ. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο γρήγορης ανάλυσης για να δημιουργήσετε γρήγορα ένα γράφημα για να απεικονίσετε τις τάσεις στην επισκεψιμότητα του ιστότοπου με την πάροδο του χρόνου. Δείτε πώς:

1. Επιλέξτε το εύρος των κελιών για τα οποία θέλετε να δημιουργήσετε ένα γράφημα.
2. Κάνε κλικ στο Γρήγορη Ανάλυση εικόνισμα.
3. μεταβείτε στο Διαγράμματα αυτί. Θα δείτε τα προτεινόμενα γραφήματα για τα δεδομένα σας.
4. Επιλέγω Περισσότερο Διαγράμματα για να δείτε όλα τα διαθέσιμα γραφήματα.
5. Κάντε προεπισκόπηση του γραφήματος και μόλις ικανοποιηθείτε, κάντε κλικ Εντάξει για να προσθέσετε το επιλεγμένο γράφημα.

Επισήμανση διπλού ή μοναδικού κειμένου

Ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο με μια λίστα με διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πελατών στη στήλη Α και ποσά παραγγελιών στη στήλη Β. Θέλετε να προσδιορίσετε τυχόν διπλότυπες διευθύνσεις email για να διασφαλίσετε την ακρίβεια των δεδομένων. Χρησιμοποιήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Επιλέξτε τη στήλη που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να αναλύσετε (σε αυτήν την περίπτωση, το Email πελάτη στήλη).
2. Κάνε κλικ στο Γρήγορη Ανάλυση εικονίδιο στην κάτω δεξιά γωνία της επιλεγμένης περιοχής.
3. μεταβείτε στο Μορφοποίηση καρτέλα και επιλέξτε το Διπλότυπες τιμές επιλογή. Αυτό θα επισημάνει όλες τις διευθύνσεις email που εμφανίζονται περισσότερες από μία φορές.
4. Για να επισημάνετε τα κελιά με μοναδικές διευθύνσεις, επιλέξτε το Μοναδικές Αξίες επιλογή. Αυτό θα επισημάνει όλες τις διευθύνσεις email που εμφανίζονται μόνο μία φορά στο σύνολο δεδομένων.

Αναίρεση μορφοποίησης υπό όρους σε ένα σύνολο δεδομένων

Εδώ είναι τα βήματα για την κατάργηση μορφοποίηση υπό όρους στο Excel χρησιμοποιώντας το εργαλείο Γρήγορης Ανάλυσης:

1. Επιλέξτε το εύρος των κελιών που έχουν εφαρμοστεί μορφοποίηση υπό όρους.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Γρήγορης ανάλυσης.
3. Κάνε κλικ στο Μορφοποίηση αυτί.
4. Στην καρτέλα Μορφοποίηση, επιλέξτε το Διαγραφή μορφής επιλογή.

Αυτά είναι μόνο μερικά παραδείγματα χρήσης του εργαλείου γρήγορης ανάλυσης στο Excel. Εξερευνήστε τις διάφορες διαθέσιμες επιλογές μέσα στο εργαλείο για να ανακαλύψετε περισσότερα τρόποι οργάνωσης των υπολογιστικών φύλλων σας στο Excel.

Το εργαλείο γρήγορης ανάλυσης παρέχει μια γρήγορη λύση για αποτελεσματική ανάλυση δεδομένων στο Excel. Με τη διαισθητική διεπαφή και τις ολοκληρωμένες λειτουργίες του, μπορείτε να δημιουργήσετε γρήγορα γραφήματα, να εφαρμόσετε μορφοποίηση και να αποκτήσετε πολύτιμες πληροφορίες από τα δεδομένα σας. Ακολουθώντας τα απλά βήματα και εξερευνώντας τις διάφορες επιλογές στο Εργαλείο γρήγορης ανάλυσης, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και να βελτιώσετε την παραγωγικότητα.