Πώς να χρησιμοποιήσετε το OneDrive για τη δημιουργία και κοινή χρήση εγγράφων του Microsoft Excel

Οι μέρες που η επεξεργασία και η κοινή χρήση εγγράφων του Microsoft Excel απαιτούσαν άπειρα νήματα email και αμέτρητες εκδόσεις εγγράφων που ήταν αποθηκευμένες σε USB sticks, έχουν περάσει εδώ και καιρό. Σήμερα, όπως όλα τα άλλα στον ιστό, τα έγγραφα του Microsoft Excel μπορούν να έχουν πρόσβαση, να τα κοινοποιήσετε, να τα επεξεργαστείτε και να τα ανεβάζετε για να τα δουν όλοι με ένα κλικ, χάρη στο OneDrive.

Τι είναι το OneDrive και πώς το χρησιμοποιείτε

Το OneDrive είναι η υπηρεσία cloud της Microsoft που σας επιτρέπει να αποθηκεύετε, να αποκτάτε πρόσβαση, να επεξεργάζεστε και να μοιράζεστε τα αρχεία σας από οποιαδήποτε συσκευή με σύνδεση στο διαδίκτυο και αποκλειστικό λογαριασμό Microsoft.

Είναι διαθέσιμο για προσωπική χρήση και για εργασία/σχολική χρήση, που ονομάζεται, σε αυτήν την περίπτωση OneDrive για τη δουλειά ή το σχολείο.

Για να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό OneDrive, το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό Microsoft.

1. Κατευθύνομαι προς Ο ιστότοπος της Microsoft.
2. Εντοπίστε το Δημιουργία λογαριασμού κουμπί και κάντε κλικ σε αυτό.
3. Είτε δημιουργήστε έναν ολοκαίνουργιο λογαριασμό, ο οποίος θα δημιουργήσει μια νέα διεύθυνση email, είτε συνδέστε έναν υπάρχοντα λογαριασμό στη Microsoft.

Είσαι έτοιμος! Είτε παλιά είτε καινούργια, να θυμάστε πάντα αυτά συμβουλές ασφαλείας για τον λογαριασμό σας Microsoft. Μόλις δημιουργηθεί ο λογαριασμός σας Microsoft, συνδεθείτε σε αυτόν και κατευθυνθείτε στο δικό σας OneDrive αποθήκευση cloud.

Πώς να δημιουργήσετε και να συγχρονίσετε ένα φύλλο Microsoft Excel από το OneDrive

Είναι εύκολο να δημιουργήσετε και να συγχρονίσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel στο διαδίκτυο απευθείας από το OneDrive. Δείτε πώς:

1. Ανοίξτε τον λογαριασμό σας στο OneDrive.
2. Κάντε κλικ στο +Νέος > Βιβλίο εργασίας του Excel.
3. Εισαγάγετε δεδομένα και επεξεργαστείτε το φύλλο εργασίας σας όπως θέλετε.
4. Επιστρέψτε στον λογαριασμό σας στο OneDrive για να βρείτε το φύλλο που δημιουργήσατε πρόσφατα.
5. Μετονομάστε το αρχείο σας επιλέγοντας το αρχείο σας και μετά κάνοντας κλικ Μετονομάζω.
6. Πληκτρολογήστε το νέο όνομα του αρχείου σας και μετά κάντε κλικ Μετονομάζω.
7. Το αρχείο σας μετονομάστηκε, με μια ειδοποίηση στην επάνω δεξιά γωνία του πίνακα ελέγχου που επιβεβαιώνει την αλλαγή.
8. Ανοίξτε το αρχείο σας είτε στο Excel Web είτε στο τοπικό Excel κάνοντας κλικ Ανοιξε > Ανοιγμα σε πρόγραμμα περιήγησης ή Ανοιξε > Ανοίξτε στο Excel.
   • Ανοιγμα σε πρόγραμμα περιήγησης: Αυτό θα ανοίξει το Excel web στο πρόγραμμα περιήγησής σας (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), επιτρέποντάς σας να κάνετε αλλαγές στο διαδίκτυο.
   • Ανοίξτε στο Excel: Αυτό θα ανοίξει το αρχείο σας στο τοπικό σας λογισμικό Excel, επιτρέποντάς σας να κάνετε αλλαγές τοπικά.

Και στις δύο περιπτώσεις, το αρχείο σας φιλοξενείται και συγχρονίζεται στο cloud. Είναι προσβάσιμο σε όλες τις συσκευές, επεξεργάσιμο ανά πάσα στιγμή και κοινόχρηστο με οποιονδήποτε έχει σύνδεσμο. Περισσότερα για αυτό παρακάτω.

Πώς να ανεβάσετε και να συγχρονίσετε ένα φύλλο Microsoft Excel στο OneDrive

Εάν πρέπει να ανεβάσετε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel στο OneDrive, ορίστε τι πρέπει να κάνετε:

1. Ανοίξτε τον λογαριασμό σας στο OneDrive.
2. Κάντε κλικ στο Μεταφόρτωση > Αρχεία.
3. Επιλέξτε το αρχείο που θέλετε να ανεβάσετε από τον υπολογιστή σας.
4. Μόλις το αρχείο σας μεταφορτωθεί με επιτυχία, θα εμφανιστεί αμέσως στον πίνακα ελέγχου σας. Ένα αναδυόμενο παράθυρο θα είναι επίσης ορατό στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας.
5. Και πάλι, ανοίξτε το αρχείο σας επιλέγοντάς το και μετά κάνοντας κλικ Ανοιξε > Ανοιγμα σε πρόγραμμα περιήγησης ή Ανοιξε > Ανοίξτε στο Excel.
   • Ανοιγμα σε πρόγραμμα περιήγησης: Αυτό θα ανοίξει το Excel web στο πρόγραμμα περιήγησής σας (Chrome, Mozilla, Firefox, ...), επιτρέποντάς σας να κάνετε αλλαγές στο διαδίκτυο.
   • Άνοιγμα στο Excel: Αυτό θα ανοίξει το αρχείο σας στο τοπικό σας λογισμικό Excel, επιτρέποντάς σας να κάνετε αλλαγές τοπικά.

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το αρχείο σας φιλοξενείται και συγχρονίζεται στο cloud. Είναι προσβάσιμο σε όλες τις συσκευές, επεξεργάσιμο ανά πάσα στιγμή και κοινόχρηστο με οποιονδήποτε έχει τη σωστή άδεια σύνδεσης.

Τρόπος κοινής χρήσης του αρχείου Microsoft Excel του OneDrive

Το φύλλο εργασίας σας δημιουργείται πλέον και φιλοξενείται στο OneDrive σας. Αυτό σημαίνει ότι το αρχείο σας είναι κοινόχρηστο και συγχρονισμένο: μπορείτε να προσθέσετε συνεργάτες και να κάνετε αλλαγές στο αρχείο σας άμεσα και ταυτόχρονα.

Για να μοιραστείτε το αρχείο σας και να ξεκινήσετε τη συνεργασία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε το αρχείο σας και κάντε κλικ στο Μερίδιο.
2. Επιλέξτε ανάμεσα σε δύο επιλογές: Αποστολή συνδέσμου ή Αντιγραφή συνδέσμου.Αποστολή συνδέσμου: σας επιτρέπει να κάνετε κοινή χρήση του αρχείου με πρόσκληση. Θα σας ζητηθεί να προσθέσετε είτε τα ονόματα των συνεργατών σας (εάν είναι εγγεγραμμένοι στις επαφές σας), την ομάδα τους ή τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους. Έχετε επίσης την επιλογή να προσθέσετε ένα μήνυμα που θα εμφανίζεται μαζί με την πρόσκλησή σας.Αντιγραφή συνδέσμου:Αυτό σας επιτρέπει να αντιγράψετε τον σύνδεσμο πρόσβασης στο αρχείο σας κάνοντας κλικ αντίγραφο. Ένα αναδυόμενο παράθυρο θα σας εμφανίσει τον αντιγραμμένο σύνδεσμο. Στη συνέχεια, μπορείτε να το επικοινωνήσετε με τους συνεργάτες σας μέσω email ή οποιουδήποτε άλλου εργαλείου ανταλλαγής μηνυμάτων. Τώρα που είστε εξοικειωμένοι με τις επιλογές κοινής χρήσης, ας εξετάσουμε τα δικαιώματα.
3. Αποφασίστε ποιος τύπος πρόσβασης θα παραχωρήσετε στους συνεργάτες σας προτού τους στείλετε συνδέσμους πρόσβασης κάνοντας κλικ Οποιοσδήποτε διαθέτει τον σύνδεσμο μπορεί να επεξεργαστεί.
4. Επιλέξτε μία από τις επιλογές: Ο καθενας ή Συγκεκριμένοι άνθρωποι.
   • Ο καθενας: Κάθε άτομο με τον σύνδεσμο έχει πρόσβαση στο αρχείο σας, είτε είναι συνδεδεμένο είτε όχι. Εάν ο συνεργάτης σας μοιράζεται αυτόν τον σύνδεσμο με ένα τρίτο μέρος, αυτό το τρίτο μέρος θα έχει πρόσβαση στο αρχείο.
   • Συγκεκριμένοι άνθρωποι: Τα άτομα στα οποία έχετε στείλει τον σύνδεσμο θα πρέπει να είναι συνδεδεμένα στους λογαριασμούς τους για πρόσβαση στο αρχείο. Εάν έχουν αποσυνδεθεί ή συνδεθεί από διαφορετικό λογαριασμό, δεν θα παραχωρηθεί πρόσβαση.
5. Στη συνέχεια, επιλέξτε τον τύπο πρόσβασης κάνοντας κλικ Μπορεί να επεξεργαστεί ή Μπορεί να δει κάτω από Περισσότερες ρυθμίσεις.
   • Μπορεί να επεξεργαστεί: μπορεί να προσθέσει και να διαγράψει περιεχόμενο, να διαχειριστεί τα δικαιώματα και να μοιραστεί το αρχείο.
   • Μπορεί να δει: μπορεί να δει μόνο το περιεχόμενο του αρχείου, αλλά δεν μπορεί να κάνει καμία αλλαγή στο έγγραφο.
6. Προαιρετικά χαρακτηριστικά:
   • Προσθέστε μια ημερομηνία λήξης. Μετά από αυτήν την ημερομηνία, οι συνεργάτες σας δεν θα έχουν πρόσβαση στο αρχείο.
   • Προσθέστε έναν κωδικό πρόσβασης. Οι συνεργάτες σας θα πρέπει να εισαγάγουν έναν κωδικό πρόσβασης για πρόσβαση στο αρχείο.

Η εκμάθηση αυτών των αδειών είναι κρίσιμη για να διασφαλίσετε ότι τα αρχεία σας παραμένουν ασφαλή και εμπιστευτικά. Τα καλά νέα είναι ότι μπορείτε πάντα αλλάξτε τα δικαιώματα σύνδεσης στο OneDrive αν χρειαστεί.

Μόνο το OneDrive υπερβαίνει το Microsoft Excel

Ενώ εξετάσαμε πώς να χρησιμοποιήσετε το OneDrive με τα αρχεία σας Excel, μπορείτε πραγματικά να το χρησιμοποιήσετε για πολλά περισσότερα: αποθήκευση για τα έγγραφα email σας, τους τοπικούς φακέλους, τα έγγραφα του Word, τις παρουσιάσεις του PowerPoint και πολλά άλλα περισσότερο. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας και παίξτε για να ανακαλύψετε περισσότερους τρόπους εργασίας στο cloud.