10 λάθη που κάνουν το email σας εκτός γραφείου αντιεπαγγελματικό

Θα βρείτε τον εαυτό σας να εργάζεται αντίθετα με το ρολόι πριν πάτε άδεια. Όπως οι περισσότεροι υπάλληλοι, πρέπει να αναθέσετε εργασίες, να ολοκληρώσετε τα παραδοτέα που εκκρεμούν και να οργανώσετε συναντήσεις. Όλες αυτές οι υποχρεώσεις θα μπορούσαν να διαρκέσουν μια ολόκληρη εβδομάδα.

Λαμβάνοντας υπόψη το ταραχώδες πρόγραμμά σας, μπορεί να παραβλέψετε φαινομενικά δευτερεύουσες αλλά κρίσιμες εργασίες, όπως η δημιουργία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου (OOO). Ναι, βιάζεστε, αλλά μην κάνετε copy-paste πρότυπα. Διατηρήστε μια επαγγελματική, αξιοσέβαστη εικόνα ακόμα και στο διάλειμμά σας, αποφεύγοντας αυτά τα 10 σφάλματα στο email σας εκτός γραφείου.

1. Συντομογραφία του Out-of-Office ως OOO

Χρησιμοποιήστε τη συντομογραφία OOO με φειδώ. Ενώ οι περισσότεροι γνωρίζουν τι σημαίνει, η πληκτρολόγηση «εκτός γραφείου» φαίνεται πιο επαγγελματικό. Διατηρεί έναν επίσημο τόνο. Τα συντηρητικά άτομα μπορεί ακόμη και να βρουν την υπερβολική χρήση συντομογραφιών ακατάλληλη στην επαγγελματική επικοινωνία.

Ο ίδιος κανόνας ισχύει και για άλλα αρκτικόλεξα. Να αναφέρετε πάντα την πρώτη τους αναφορά—χρησιμοποιήστε ορολογία μόνο αφού τα ορίσετε ρητά. Κάντε όσο το δυνατόν πιο εύκολη την κατανόηση των email σας.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το OOO στο δικό σας γραμμή θέματος email αν η πλήρης φράση είναι πολύ μεγάλη. Στην ιδανική περίπτωση, μείνετε κάτω από 60 χαρακτήρες.

2. Υπερβολική χρήση αστείων και λογοπαίγνων

Πολλοί υπάλληλοι αστειεύονται στα email τους εκτός γραφείου. Οι πνευματώδεις παρατηρήσεις ότι δεν απαντούν επειδή πίνουν μαργαρίτες ή κολυμπούν με δελφίνια είναι συνηθισμένες. Ίσως και να έχετε λάβει κάποια πριν.

Ενώ το χιούμορ ενισχύει το ηθικό και ενισχύει τη συντροφικότητα, πρέπει να το προσφέρετε προσεκτικά. Υπάρχει χρόνος και χώρος για αστεία στο χώρο εργασίας. Και η μαζική αποστολή λογοπαίγνων μέσω μηνυμάτων εκτός γραφείου μπορεί να προκαλέσει παρεξηγήσεις, ειδικά μεταξύ εκείνων που μόλις και μετά βίας γνωρίζετε.

Αποφύγετε τη χρήση αστείων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου. Μπορείτε να τα στείλετε σε στενούς συνομηλίκους σας, αλλά αποφύγετε τα προσβλητικά αστεία για τον εργοδότη και τους συναδέλφους σας. Χρησιμοποιήστε αστεία ασφαλή για εργασία ή καθόλου.

3. Δεν υποδεικνύεται πότε θα επιστρέψετε στο γραφείο

Αν και είναι ασυνήθιστο, μερικοί άνθρωποι ξεχνούν να αναφέρουν την ημερομηνία επιστροφής τους σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου. Είτε χρησιμοποιούν γενικά πρότυπα είτε εστιάζουν σε περιττές πληροφορίες. Είναι ένα αντιεπαγγελματικό και δαπανηρό λάθος. Οι συνάδελφοί σας μπορεί ακόμη και να πιστεύουν ότι δεν είστε αξιόπιστοι για να παραβλέψετε τέτοιες κρίσιμες λεπτομέρειες.

Για να διασφαλίσετε τη σαφήνεια, αναλύστε τη διαθεσιμότητά σας. Υποδείξτε τις ημερομηνίες άδειας και επιστροφής και, στη συνέχεια, ορίστε τις περιόδους που θα συνδεθείτε στο διαδίκτυο για να απαντήσετε σε μηνύματα εργασίας. Τα λεπτομερή χρονοδιαγράμματα ελαχιστοποιούν τον κίνδυνο ανεπιθύμητων ή εσφαλμένων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

4. Αποτυχία καθορισμού του τι συνιστά κατάσταση έκτακτης ανάγκης

Καθορίστε ρητά τι συνιστά έκτακτη ανάγκη εάν επισυνάψετε εναλλακτικούς αριθμούς επικοινωνίας στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο εκτός γραφείου. Λέγοντας, "Στείλτε μήνυμα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης!" είναι ασαφής. Ορισμένοι παραλήπτες μπορεί να υπερβούν τα όρια και να σας βομβαρδίσουν με αιτήματα που σχετίζονται με την εργασία, διακόπτοντας το διάλειμμά σας.

Για λόγους σαφήνειας, δώστε παραδείγματα περιστατικών που πιθανόν να συμβούν. Καθορίστε τα κατάλληλα κανάλια για μη επείγοντα προβλήματα και πρωτόκολλα όταν σας στέλνουμε απευθείας μηνύματα. Και μην διστάσετε να αγνοήσετε τους συναδέλφους που αγνοούν αυτές τις οδηγίες.

5. Πείτε σε όλους για τον αριθμό έκτακτης ανάγκης σας

Σταματήστε να επισυνάπτετε τους αριθμούς επικοινωνίας σας σε όλα τα email σας εκτός γραφείου. Μερικοί άνθρωποι θα εξακολουθήσουν να ξεπερνούν τα όρια ακόμα κι αν ορίσετε σαφή πρωτόκολλα και οδηγίες. Δυστυχώς, δεν σέβονται όλοι τα διαλείμματα των συναδέλφων τους.

Αντί να μαλώνετε με αυτά τα άτομα, περιορίστε εντελώς την αλληλεπίδρασή σας μαζί τους. Μην τους δώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Εμπιστευτείτε τον αριθμό σας σε μερικά επιλεγμένα άτομα με τα οποία τα πηγαίνετε μέσα και έξω από το γραφείο.

Ορίστε ένα προσωρινό άτομο επικοινωνίας αντί να στέλνετε μαζικά τα προσωπικά σας στοιχεία επικοινωνίας. Ζητήστε τους να χειριστούν τα μηνύματά σας κατά τη διάρκεια της άδειας σας. Θα πρέπει να οργανώσουν εκκρεμείς εργασίες, ώστε να μπορείτε να αρχίσετε γρήγορα να εργάζεστε όταν επιστρέψετε στο γραφείο.

Σε περιπτώσεις σαν αυτές, πρόσληψη προσωπικού βοηθού είναι βολικό. Εάν δεν μπορείτε να πάρετε ένα, ρωτήστε τους συναδέλφους σας εάν θα μπορούσαν να απαντήσουν προσωρινά στα μηνύματα εργασίας σας. Απλώς βεβαιωθείτε ότι ακολουθείτε τη σωστή διαδικασία. Η απόρριψη του φόρτου εργασίας σας σε τυχαίους υφισταμένους είναι καταχρηστική και άδικη.

7. Κοινή χρήση πάρα πολλών λεπτομερειών σχετικά με το γιατί βρίσκεστε σε άδεια

Η διαφάνεια στο χώρο εργασίας είναι αξιοθαύμαστη, αλλά η υπερβολική κοινή χρήση σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου σας κάνει να φαίνεστε αντιεπαγγελματικοί. Κρατήστε την προσωπική σας ζωή ιδιωτική. Το μεγαλύτερο μέρος του μηνύματός σας θα πρέπει να περιλαμβάνει την ημερομηνία επιστροφής και το προσωρινό σημείο επαφής και όχι τον λόγο για τον οποίο λάβατε άδεια.

Επιπλέον, δεν οφείλετε στους συνομηλίκους σας μια εξήγηση. Κρατήστε μυστικό τον λόγο για τον οποίο πηγαίνετε στο διάλειμμα, εκτός εάν επηρεάζει τις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Ας υποθέσουμε ότι ο σύντροφός σας υποβάλλεται σε χειρουργική επέμβαση. Απλώς πείτε ότι έχετε κάποια προσωπικά ζητήματα που πρέπει να ασχοληθείτε αντί να πείτε σε όλους για την επείγουσα ιατρική κατάσταση.

8. Λέγοντας ότι θα ελέγχετε τα εισερχόμενά σας κατά διαστήματα

Αποφύγετε να πείτε ότι θα ελέγξετε τα μηνύματά σας. Η προσφορά συνεχούς διαθεσιμότητας χωρίς προσοχή αναιρεί τον σκοπό της αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου. Οι παραλήπτες μπορεί να μην σεβαστούν καν την άδεια σας. Θα πιστεύουν ότι είναι εντάξει να σας καλούν και να σας στέλνουν μήνυμα όπως κάνουν τακτικά.

Επιμείνετε στην καθορισμένη ημερομηνία επιστροφής. Φυσικά, μπορείτε να ελέγξετε τα εισερχόμενά σας, να απαντήσετε σε σημαντικά μηνύματα και να διαχειριστείτε εργασίες, αλλά ποτέ να μην εγγυηθείτε τη διαθεσιμότητά σας. Οι συνάδελφοί σας δεν έχουν κανέναν έλεγχο στις προσωπικές σας υποθέσεις.

9. Ανακύκλωση των ίδιων γενικών προτύπων εκτός γραφείου

Οι πολυάσχολοι εργαζόμενοι τείνουν να ανακυκλώνουν τα email τους εκτός γραφείου. Απλώς θα αντιγράψουν και θα επεξεργαστούν τα παλιά τους μηνύματα, γλιτώνοντάς τους από την ταλαιπωρία να γράφουν από την αρχή. Αν και βολικό, εμφανίζεται ως τεμπέλης. Ορισμένοι παραλήπτες μπορεί ακόμη και να αισθάνονται ότι τους στείλατε μήνυμα ως εκ των υστέρων σκέψη.

Αντίθετα, επιδεικνύετε επαγγελματισμό συνθέτοντας νέα email της OOO όποτε πηγαίνετε σε άδεια. Το γράψιμο δεν είναι τόσο χρονοβόρο όσο φοβάστε. Θα μπορούσατε ακόμη και να εμπνευστείτε από διαδικτυακά πρότυπα ή ChatGPT όταν γράφετε δύσκολα email— απλώς μην τα κάνετε copy-paste.

10. Μόνο αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου μέσω μιας πλατφόρμας επικοινωνίας

Ρυθμίστε μηνύματα εκτός γραφείου στις πλατφόρμες εργασίας σας. Με τις σύγχρονες εταιρείες που μεγιστοποιούν τα ψηφιακά εργαλεία, είναι συνηθισμένο για τους εργαζόμενους γραφείου να χρησιμοποιούν πολλαπλά κανάλια επικοινωνίας στις μέρες μας. Χρησιμοποιούν διαφορετικές εφαρμογές για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, άμεσα μηνύματα και βιντεοκλήσεις. Καλύψτε όλες αυτές τις πλατφόρμες για να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά την άδεια σας. Διαφορετικά, ορισμένοι ενδέχεται να μην λάβουν το σημείωμά σας.

Επίσης, διαφοροποιήστε τα μηνύματά σας εκτός γραφείου. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απαιτούν επίσημη έκφραση, αλλά μπορείτε να ακολουθήσετε μια περιστασιακή προσέγγιση στις εφαρμογές ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων. Ας υποθέσουμε ότι το γραφείο σας χρησιμοποιεί Slack. Αντί να επικολλήσετε το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκτός γραφείου, συνθέστε ένα σύντομο, χαλαρό μήνυμα και ενημερώστε την κατάσταση του προφίλ σας σε "Εκτός".

Η διαχείριση πολλών εφαρμογών εργασίας είναι αναποτελεσματική. Πλέον οι εργαζόμενοι σπαταλούν ώρες εναλλάσσοντας μεταξύ των πλατφορμών— εξορθολογίστε το σύστημα διαχείρισης εργασιών σας.

Μην στείλετε ποτέ άλλο μη επαγγελματικό email εκτός γραφείου

Προσπαθήστε για ένα εξατομικευμένο email εκτός γραφείου. Θα πρέπει να απαντά στις ερωτήσεις που μπορεί να κάνουν οι προϊστάμενοί σας, οι συνεργάτες και οι συνομήλικοι σας. Με αυτόν τον τρόπο, η απουσία σας δεν θα επηρεάσει τις επιχειρηματικές δραστηριότητες.

Και δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε νέες γραμμές κλεισίματος για να κάνετε τα email σας εκτός γραφείου ακόμα πιο επαγγελματικά. Λέγοντας, "Ανυπομονώ να ακούσω από εσάς!" ακούγεται μακρινό. Οι παραλήπτες του email σας θα εκτιμήσουν μια εξατομικευμένη αλλά κατάλληλη για την εργασία έξοδο.