Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση TOCOL στο Microsoft Excel

Το Microsoft Excel μπορεί να υπερηφανεύεται για μια ποικιλία τρόπων για να μετατρέψετε τα δεδομένα σας σε πολύτιμες πληροφορίες, και μόλις μάθετε τον τρόπο, μπορεί να είναι εύκολο να βουτήξετε απευθείας για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το υπολογιστικό φύλλο σας.

Τι γίνεται όμως αν τα δεδομένα σας δεν είναι έτοιμα για χρήση αμέσως; Τι γίνεται αν σας έχει δοθεί σε ένα ανοργάνωτο χάος; Ευτυχώς, το Excel προσφέρει λειτουργίες για γρήγορη αναδιοργάνωση των δεδομένων σας και ένα από αυτά τα εργαλεία είναι η συνάρτηση TOCOL.

Τι είναι η συνάρτηση TOCOL στο Microsoft Excel;

Η συνάρτηση TOCOL μετατρέπει ένα καθορισμένο σύνολο δεδομένων, ή έναν πίνακα, σε μία στήλη. Η αναδιοργάνωση συνόλων δεδομένων σε στήλες θα ήταν μια προκλητική, χρονοβόρα εργασία για μη αυτόματη εκτέλεση, ειδικά αν θέλετε να καθαρίσετε τα κενά διαστήματα ή τα σφάλματα, τα οποία αντιπροσωπεύει αυτός ο τύπος.

Κατανόηση της Σύνταξης της συνάρτησης TOCOL

Η πλήρης σύνταξη της συνάρτησης TOCOL εμφανίζεται ως εξής:

=TOCOL(πίνακας, [αγνοήστε], [σάρωση_κατά_στήλη])

Η συνάρτηση TOCOL περιέχει τρία ορίσματα. ο πίνακας Το όρισμα καθορίζει τα κελιά που θα αναδιαταχθούν σε μια στήλη.

Αν και δεν απαιτείται, μπορείτε να καθορίσετε εάν τα κελιά μπορούν να παραβλεφθούν (και με ποια κριτήρια) μέσω του αγνοώ διαφωνία. Το όρισμα ignore επιτρέπει τέσσερα κριτήρια:

• Το "0", η προεπιλογή, διατηρεί όλες τις τιμές.
• Το "1" λέει στη συνάρτηση να εξαιρεί κενά κελιά.
• Το "2" δίνει εντολή στη συνάρτηση να εξαιρεί κελιά που περιέχουν σφάλματα (όπως "#NAME!" ή "#VALUE!", για παράδειγμα).
• Το "3" δίνει εντολή στη συνάρτηση να αγνοήσει τόσο τα κενά όσο και τα κελιά με σφάλματα.

Μπορείτε να δώσετε οδηγίες στο Excel σχετικά με τον τρόπο μεταγλώττισης της στήλης μέσω του προαιρετικού scan_by_column διαφωνία. Εάν αυτό το όρισμα συμπεριληφθεί και οριστεί σε TRUE, η συνάρτηση θα προσθέσει τις τιμές σε κατακόρυφη σειρά, στήλη προς στήλη. Εάν το όρισμα οριστεί σε false ή δεν περιλαμβάνεται στη συνάρτηση, το TOCOL θα προσθέσει τιμές σε οριζόντια σειρά, σειρά προς σειρά.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα της διαφοράς, όπως εμφανίζεται μέσω μιας σειράς ημερολογιακών ημερών με εξαίρεση τα κενά κελιά:

Οι συναρτήσεις που αποτελούν μέρος ενός πίνακα θα μεταφερθούν στη νέα στήλη. Ωστόσο, είναι καλή ιδέα να ελέγξετε ξανά και να βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλυθεί σωστά, είτε πρόκειται για απλή λογική συνάρτηση στο Excel ή κάτι πιο ασυνήθιστο, όπως μία από τις COUNT συναρτήσεις για ανάλυση υψηλότερου επιπέδου.

Χρήση της συνάρτησης TOCOL στο Microsoft Excel

Ας δημιουργήσουμε ένα παράδειγμα όπου έχουμε μια σειρά από ακατάστατα δεδομένα που θα θέλαμε να οργανώσουμε καλύτερα. Είναι κυρίως αριθμοί, αλλά περιλαμβάνει επίσης ορισμένα κενά και σφάλματα που δεν είναι χρήσιμα για εμάς.

Για να μετατρέψετε απλώς αυτόν τον πίνακα σε στήλη, κάντε κλικ στο κελί H2 και μέσα στο κελί ή τη γραμμή τύπων, πληκτρολογήστε τον παρακάτω τύπο και πατήστε Εισαγω.

=TOCOL(B2:F5)

Βλέπουμε ότι ο πίνακας μας έχει μετατραπεί σε στήλη, αλλά παρατηρούμε ότι τα σφάλματα εξακολουθούν να υπάρχουν. Τα κενά στον αρχικό πίνακα έχουν συμπληρωθεί με μηδενικά. Ωστόσο, μπορούμε εύκολα να επεξεργαστούμε τον τύπο για να καταργήσουμε αυτά τα ζητήματα.

Κάντε κλικ στο κελί J2 και μέσα στο κελί ή στη γραμμή τύπων, πληκτρολογήστε τον παρακάτω τύπο και πατήστε Εισαγω.

=TOCOL(B2:F5,3)

Αυτός είναι ο ίδιος τύπος με αυτόν που βρίσκεται δίπλα του στο H2, με τη διαφορά ότι προσθέτει το όρισμα "παράβλεψη", που έχει οριστεί στην τιμή "3", "αγνοεί τα κενά και τα σφάλματα", για να αφαιρέσει αυτές τις εγγραφές από το νέο μας σύνολο δεδομένων. Η μία αλφαριθμητική καταχώριση που παραμένει δεν είναι πραγματικά σφάλμα. χρησιμεύει απλώς ως ένας τρόπος για να δείξετε ότι αυτός ο τύπος λειτουργεί με τιμές κειμένου και αριθμού.

Οργανώστε εύκολα τα δεδομένα σας για βελτιωμένη παραγωγικότητα

Τα ακατάστατα δεδομένα μπορεί μερικές φορές να φαίνονται σαν ένα απροσδόκητο εμπόδιο στην παραγωγικότητα των υπολογιστικών φύλλων σας στο Excel. Αλλά με χαρακτηριστικά όπως η λειτουργία TOCOL, δεν χρειάζεται να είναι. Μπορείτε γρήγορα και εύκολα να αναδιοργανώσετε τα δεδομένα σας για να κάνετε πιο διαχειρίσιμη την εργασία με αυτά, χωρίς να σας επιβραδύνει ή να σας κρατά μακριά από άλλες εργασίες.

Υπάρχουν επίσης πολλοί άλλοι τρόποι για να οργανώσετε και να καθαρίσετε το υπολογιστικό φύλλο σας, επιβαρύνοντας την εργασία σας και κάνοντας τα φύλλα σας ευέλικτα και κατανοητά.