Πώς να ενσωματώσετε τη μέθοδο παραγωγικότητας Zen to Done στην καθημερινότητά σας

Το Zen To Done (ZTD) είναι ένα σύστημα διαχείρισης εργασιών που βασίζεται στην προσέγγιση Getting Things Done. Ακολουθεί μια σειρά πρακτικών που βοηθούν στην αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου και σας βοηθά να συγκεντρωθείτε στους μακροπρόθεσμους στόχους που είναι πραγματικά σημαντικοί για εσάς.

Κατανοώντας τις 10 συνήθειες του ZTD

Σύμφωνα με τον Leo Babauta του Zen Habits, ο δημιουργός του ZTD, αυτό το σύστημα έχει να κάνει με το να παραμείνετε παραγωγικοί διατηρώντας τα πράγματα όσο πιο απλά γίνεται. Αυτος λεει:

Το ZTD αποτυπώνει το ουσιαστικό πνεύμα του νέου συστήματος: αυτό της απλότητας, της εστίασης στην πράξη, εδώ και τώρα, αντί στο σχεδιασμό και στο σύστημα.

Οι συνήθειες ZTD μαθαίνονται καλύτερα και εφαρμόζονται μία κάθε φορά. Μπορείτε να υιοθετήσετε τις συνήθειες με όποια σειρά λειτουργεί καλύτερα για εσάς και δεν χρειάζεται καν να τις υιοθετήσετε απαραίτητα όλες.

1. Συλλέγω

Βάλτε τις ιδέες σας σε χαρτί σημειώνοντας οποιεσδήποτε εργασίες, ιδέες, έργα ή άλλες σκέψεις σας έρχονται στο μυαλό. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα απλό σημειωματάριο ή κάρτες ευρετηρίου για να συλλέξετε τις ιδέες σας εν κινήσει. Όσο λιγότερο περίπλοκα είναι τα εργαλεία, τόσο πιο εύκολο θα είναι για εσάς να τα μεταφέρετε. Ακόμη και η καταγραφή τους μέσω του Google Keep ή των Notes θα κάνει.

2. Επεξεργάζομαι, διαδικασία

Αυτή η συνήθεια είναι μία από τις συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να τερματίσετε την τεμπελιά και αναβλητικότητα. Κάντε ρουτίνα να αποφασίζετε γρήγορα και αποφύγετε να καθυστερήσετε σημαντικές αποφάσεις. Επεξεργαστείτε όλα τα εισερχόμενά σας—συμπεριλαμβανομένων των email, των σημειωματάριων, του τηλεφωνητή και της φυσικής αλληλογραφίας—τουλάχιστον μία φορά την ημέρα. Αποφασίστε τι να κάνετε με κάθε αντικείμενο και ολοκληρώστε το εάν δεν σας πάρει πολύ χρόνο ή προγραμματίστε το για αργότερα.

3. Σχέδιο

Ορίστε τις πιο σημαντικές εργασίες σας (MIT) για την εβδομάδα και την ημέρα. Επιπλέον, κάντε μια καθημερινή λίστα με ένα έως τρία MIT και συμπληρώστε τα καθημερινά. Είναι πολύ καλή ιδέα να εκτελείτε τις πιο σημαντικές εργασίες σας νωρίτερα μέσα στην ημέρα για να τις ολοκληρώσετε και να αποφύγετε.

4. Κάνω

Αυτή είναι μια από τις πιο κρίσιμες συνήθειες που πρέπει να αναπτύξετε ως μέρος του ZTD και να εστιάσετε σε μία εργασία τη φορά. Αρχικά, αφαιρέστε όλους τους περισπασμούς που μπορεί να διαταράξουν την εστίασή σας—μπορείτε να τους χρησιμοποιήσετε Επεκτάσεις Chrome για να σας βοηθήσουν να αποφύγετε περισπασμούς στο διαδίκτυο.

Μπορείτε επίσης να ορίσετε ένα χρονόμετρο για την εργασία και να εστιάσετε αποκλειστικά σε αυτό το ένα πράγμα κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Εάν σας διακόπτει κάτι, καταγράψτε τυχόν αιτήματα, νέες εργασίες ή πληροφορίες στο σημειωματάριό σας και συνεχίστε τη δραστηριότητά σας.

5. Απλό αξιόπιστο σύστημα

Ως μέρος του ZTD, είναι απαραίτητο να διατηρείτε απλές λίστες και να αποφεύγετε πολύπλοκα εργαλεία ή συστήματα, συμπεριλαμβανομένων των συστημάτων Outlook, σχεδιαστών ή ετικετών. Χρησιμοποιήστε το οι πιο καθαρές και απλούστερες εφαρμογές λήψης σημειώσεων μπορείτε να βρείτε ή να αποθηκεύσετε τις λίστες σας σε κάρτες ευρετηρίου, σε ένα μικρό σημειωματάριο ή και στα δύο. Κρατήστε μόνο μία λίστα για κάθε πλαίσιο και μια λίστα έργων και αξιολογήστε την καθημερινά ή εβδομαδιαία.

6. Οργανώνω

Ορίστε μια θέση για κάθε αντικείμενο. Τοποθετήστε τα αντικείμενα αμέσως εκεί που πάνε αντί να τα στοιβάζετε για να τα ταξινομήσετε αργότερα. Κάνοντας αυτό σας επιτρέπει να συγκεντρωθείτε στην εργασία σας σε ένα καθαρό γραφείο.

7. Ανασκόπηση

Το ZTD δίνει μεγάλη έμφαση στην αξιολόγηση των στόχων σας κάθε εβδομάδα. Θα πρέπει να καθορίσετε τους ετήσιους στόχους σας κατά την εβδομαδιαία ανασκόπηση για να δείτε πόσο μακριά έχετε προχωρήσει από την προηγούμενη εβδομάδα. Μετά από αυτό, μπορείτε να αποφασίσετε για τα επόμενα βήματά σας για να τα προωθήσετε.

8. Απλοποιώ

Περιορίστε το εύρος των στόχων και της εργασίας σας. Είναι σημαντικό να αφαιρέσετε οποιαδήποτε ακαταστασία για να επικεντρωθείτε σε βασικές δραστηριότητες και έργα. Προσπαθήστε να βρείτε τρόπους για να απλοποιήσετε τις δεσμεύσεις σας και τις πληροφορίες που έρχονται.

9. Ρουτίνα

Μπορείς βελτιστοποιήστε τις πρωινές σας ρουτίνες με τεχνολογία όπως η Alexa, συμπεριλαμβανομένου του ελέγχου του προγράμματός σας, της αναθεώρησης των λιστών περιεχομένων σας και του καθορισμού των MIT σας για την ημέρα. Μπορείτε επίσης να κάνετε εβδομαδιαίες ρουτίνες που περιλαμβάνουν να αναθεωρείτε την εβδομάδα σας, να τρέχετε, να πλένετε ρούχα και να περνάτε χρόνο με τα αγαπημένα σας πρόσωπα.

10. Βρείτε το πάθος σας

Βρείτε μια δουλειά για την οποία είστε ενθουσιώδεις. Εξασκηθείτε να αναζητάτε πράγματα που αγαπάτε και όταν τα βρείτε, δείτε αν μπορείτε να κάνετε καριέρα από αυτό.

Πώς να εφαρμόσετε το ZTD στην καθημερινή σας ζωή

Η υιοθέτηση οποιασδήποτε νέας πρακτικής μπορεί να είναι προκλητική στην αρχή, αλλά μπορεί να είναι απίστευτα ανταποδοτική μόλις την προσεγγίσετε.

Ξεκινήστε το Small και δημιουργήστε ορμή

Η ZTD εστιάζει στην ανάπτυξη εύκολων τρόπων χωρίς άγχος για να ζήσετε μια καλύτερη ζωή. Ξεκινήστε από μικρά επιλέγοντας τη συνήθεια που μπορεί να είναι η πιο εύκολη για εσάς να υιοθετήσετε και δουλέψτε την καθημερινά για λίγο πριν προχωρήσετε σε μια άλλη συνήθεια. Ξεκινώντας με κάτι διαχειρίσιμο αυξάνει τις πιθανότητες επιτυχίας και δημιουργεί μια γερή βάση.

Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να το κάνετε αυτό:

• Προσδιορίστε μια μεμονωμένη συνήθεια: Θα μπορούσε να είναι κάτι τόσο απλό όσο να διαλογίζεστε για πέντε λεπτά κάθε πρωί ή να αποφορτώνετε μια περιοχή του σπιτιού σας.
• Θέστε εφικτούς στόχους: Αναλύστε τη συνήθεια που έχετε επιλέξει σε μικρότερους, εφικτούς στόχους, διευκολύνοντας την παρακολούθηση της προόδου και τον εορτασμό μικρών νικών.
• Δημιουργήστε υπενθυμίσεις: Χρησιμοποιήστε οπτικές υπενθυμίσεις όπως αυτοκόλλητες σημειώσεις, ψηφιακές υπενθυμίσεις ή ξυπνητήρια στο τηλέφωνό σας για να σας ζητήσουν να αναλάβετε δράση.
• Παρακολουθήστε την πρόοδό σας: Χρησιμοποιήστε ένα ημερολόγιο, μια εφαρμογή παρακολούθησης συνήθειας ή ένα απλό ημερολόγιο για να σημειώσετε κάθε μέρα που ολοκληρώνετε τη συνήθεια.
• Σταδιακά αυξήστε τη δυσκολία: Σκεφτείτε να αυξήσετε σταδιακά τη δυσκολία ή τη διάρκεια μόλις η αρχική σας συνήθεια ενσωματωθεί στη ρουτίνα σας.

Εστιάζοντας σε μία συνήθεια τη φορά

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την εστίαση και να σημειώσετε πρόοδο:

• Επιλέξτε μια συνήθεια προτεραιότητας: Προσδιορίστε την πιο σημαντική συνήθεια που θέλετε να καλλιεργήσετε ή να αλλάξετε. Λάβετε υπόψη τους στόχους, τις αξίες και τους τομείς στους οποίους θέλετε να δείτε βελτίωση.
• Σπάστε το: Σπάστε τη συνήθεια προτεραιότητάς σας σε μικρότερα, διαχειρίσιμα βήματα. Για παράδειγμα, δεσμευτείτε να διαβάζετε 10 σελίδες καθημερινά εάν θέλετε να διαβάσετε περισσότερα.
• Εξαλείψτε τους περισπασμούς: Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει τη δημιουργία ενός αποκλειστικού χώρου εργασίας, την απενεργοποίηση των ειδοποιήσεων στο τηλέφωνό σας ή τον καθορισμό ορίων με άλλους.
• Εξασκηθείτε στην επίγνωση: Να είστε πλήρως παρόντες και να έχετε επίγνωση του τι κάνετε. Αυτό θα εμβαθύνει τη σύνδεσή σας με τη συνήθεια και θα βελτιώσει τη συνολική εμπειρία σας.
• Αξιολογήστε και προσαρμόστε: Να αξιολογείτε τακτικά την πρόοδό σας και να κάνετε προσαρμογές όπως χρειάζεται. Εάν διαπιστώσετε ότι η συνήθεια δεν λειτουργεί καλά ή την έχετε κατακτήσει, σκεφτείτε εάν είναι καιρός να εισάγετε μια νέα συνήθεια ή να τροποποιήσετε την υπάρχουσα.

Ενσωμάτωση του ZTD στην καθημερινή σας ρουτίνα

Ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να ενσωματώσετε απρόσκοπτα τις αρχές ZTD στην καθημερινή σας ζωή:

• Καθορίστε τα MIT σας: Προσδιορίστε τα τρία κορυφαία MIT σας που ευθυγραμμίζονται με τους μακροπρόθεσμους στόχους και τις αξίες σας. Εστιάζοντας σε αυτές τις βασικές εργασίες, διασφαλίζετε ότι σημειώνετε πρόοδο σε ό, τι έχει μεγαλύτερη σημασία.
• Δημιουργήστε ένα απλό σύστημα: Βρείτε ένα σύστημα που έχει απήχηση σε εσάς και διευκολύνει την παρακολούθηση, την ιεράρχηση και τη διαχείριση των εργασιών σας αποτελεσματικά.
• Εξασκηθείτε στο single-tasking: Αγκαλιάστε το δύναμη του single-tasking με τη σωστή τεχνολογία. Η εστίαση σε ένα πράγμα τη φορά αυξάνει την παραγωγικότητα και μειώνει την ψυχική ακαταστασία.
• Καθιερώστε ρουτίνες και τελετουργίες: Η συνέπεια σε αυτές τις ρουτίνες βοηθά στη δημιουργία μιας αίσθησης σταθερότητας και σας δίνει τη δυνατότητα να ξεκινήσετε τη μέρα σας με πρόθεση.

Κοινά εμπόδια στην εφαρμογή του ZTD

Όπως κάθε άλλη πρακτική, η υιοθέτηση του ZTD συνοδεύεται επίσης από προκλήσεις. Εδώ είναι μερικά από τα πιο κοινά εμπόδια στην εφαρμογή του ZTD.

Ελλειψη κινήτρου

Η έλλειψη κινήτρων μπορεί να σας εμποδίσει να ξεκινήσετε βρίσκοντας μια δικαιολογία ή αναβάλλοντας την ημερομηνία έναρξης. Για να αντιμετωπίσετε αυτό το εμπόδιο, μπορείτε:

• Επανασυνδεθείτε με το γιατί σας: Η υπενθύμιση της ευρύτερης εικόνας μπορεί να αναζωπυρώσει το κίνητρό σας και να σας δώσει μια αίσθηση σκοπού.
• Βρείτε έμπνευση και υπευθυνότητα: Περιβάλλετε τον εαυτό σας με πηγές έμπνευσης, όπως βιβλία, podcast ή βίντεο που σχετίζονται με την προσωπική ανάπτυξη και παραγωγικότητα.
• Γιορτάστε μικρές νίκες: Αναγνωρίστε και γιορτάστε τα επιτεύγματά σας, όσο μικρά κι αν φαίνονται.

Δυσκολία εμμονής σε μια ρουτίνα

Η δημιουργία μιας ρουτίνας απαιτεί πειθαρχία και μπορεί να πάρει χρόνο. Αυτός είναι ο λόγος που πολλοί άνθρωποι που ξεκινούν με μια νέα συνήθεια δυσκολεύονται να ακολουθήσουν και να τηρήσουν μια ρουτίνα.

Ωστόσο, με ορισμένες στρατηγικές και προσαρμογές, μπορείτε να ξεπεράσετε αυτό το εμπόδιο. Δείτε πώς:

• Σχεδιάστε το περιβάλλον σας: Ρυθμίστε το φυσικό και ψηφιακό περιβάλλον σας για να υποστηρίξετε τη ρουτίνα ZTD. Κάντε όσο το δυνατόν πιο εύκολο να ασχοληθείτε με τις επιθυμητές σας συνήθειες.
• Δημιουργήστε εναύσματα και υπενθυμίσεις: Για παράδειγμα, αν θέλετε να ξεκινήσετε μια καθημερινή πρακτική διαλογισμού, τοποθετήστε ένα μαξιλάρι διαλογισμού σε ένα ορατό σημείο ως οπτικό έναυσμα.
• Αγκαλιάστε την ευελιξία: Επιτρέψτε στον εαυτό σας να είναι ατελής και επικεντρωθείτε στην πρόοδο και όχι στην αυστηρή τήρηση μιας ρουτίνας.

Αισθάνεστε καταβεβλημένοι από τα καθήκοντα

Μπορεί να σας είναι δύσκολο να διαχειρίζεστε τις εργασίες σας όταν δημιουργείτε μια νέα συνήθεια για να τις χειρίζεστε. Μπορεί να σας κάνει να αισθάνεστε συγκλονισμένοι και να εγκαταλείψετε τη διαμόρφωση της νέας συνήθειας.

Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να πλοηγηθείτε σε συντριπτικές εργασίες:

• Χρησιμοποιήστε τον κανόνα των 2 λεπτών: Εάν μια εργασία διαρκεί λιγότερο από δύο λεπτά για να ολοκληρωθεί, αντιμετωπίστε την αμέσως. Αντιμετωπίζοντας γρήγορα μικρές εργασίες, αποτρέπετε τη συσσώρευσή τους και τη συνεισφορά τους στην υπερβολή.
• Εξασκηθείτε στο μπλοκάρισμα χρόνου: Αφιερώστε συγκεντρωμένο χρόνο για να εργαστείτε σε βασικές δραστηριότητες. Για παράδειγμα, μπορείτε χρησιμοποιήστε εφαρμογές αποκλεισμού χρόνου να μπλοκάρει τις αφιερωμένες περιόδους για βαθιά εργασία και αδιάκοπη συγκέντρωση.
• Ζητήστε βοήθεια ή εξουσιοδοτήστε: Μη διστάσετε να επικοινωνήσετε με συναδέλφους, φίλους ή μέλη της οικογένειας που μπορούν να σας βοηθήσουν με συγκεκριμένες εργασίες.

Ξεκινήστε με το ZTD

Ακόμα κι αν είναι μόνο μία συνήθεια στις δέκα, η εφαρμογή του Zen to Done μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε σημαντικά την απόδοση. Πάρτε τα πράγματα αργά, κάντε ένα βήμα τη φορά και επιμείνετε αρκετά για να δείτε πρόοδο.