8 συμβουλές για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εφαρμογή λήψης σημειώσεων

Η λήψη σημειώσεων είναι μια βασική δεξιότητα που σας βοηθά να οργανώσετε τις σκέψεις και τις εργασίες σας και να προχωρήσετε αποτελεσματικά στην εργασία. Και με το smartphone ή το φορητό υπολογιστή σας να είναι ο καθημερινός σας βοηθός, η λήψη σημειώσεων εν κινήσει είναι πιο εύκολη από ποτέ.

Ενώ υπάρχουν πολλές διαθέσιμες εφαρμογές λήψης σημειώσεων, καθεμία από τις οποίες παρέχει μοναδικές λειτουργίες, τα περισσότερα από αυτά τα εργαλεία μοιράζονται επίσης παρόμοια χαρακτηριστικά. Ανεξάρτητα από την εφαρμογή λήψης σημειώσεων που χρησιμοποιείτε, ακολουθούν μερικές συμβουλές που θα σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο.

Θα υπάρχουν πάντα στιγμές που θα πρέπει να σημειώνετε γρήγορα μια ιδέα ή μια σημαντική πληροφορία. Ωστόσο, η εφαρμογή λήψης σημειώσεων μπορεί γρήγορα να γίνει ακατάστατη αν δεν έχετε τρόπο να οργανώνετε τις σημειώσεις σας και τι ωφέλιμο θα ήταν αν δεν μπορούσατε να βρείτε τις πληροφορίες όποτε τις χρειαζόσασταν; Οι περισσότερες εφαρμογές λήψης σημειώσεων προσφέρουν διάφορους τρόπους οργάνωσης των σημειώσεων σας, συμπεριλαμβανομένων φακέλων και ετικετών.

Οι φάκελοι είναι ιδανικοί για την ομαδοποίηση σχετικών σημειώσεων ή θεμάτων και τη διατήρησή τους χωριστά από άλλες σημειώσεις. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους για εργασία, σχολείο, ανάγνωση ή ταινίες και να αποθηκεύσετε όλες τις σχετικές σημειώσεις σε κάθε φάκελο. Εάν χρησιμοποιείτε συγκεκριμένους φακέλους περισσότερο από άλλους, μπορείτε να τους δώσετε μια θέση στην πρώτη σειρά επισημαίνοντάς τους ως αγαπημένους ή προσθέτοντάς τους στην πλαϊνή γραμμή της εφαρμογής.

Οι ετικέτες είναι ένας άλλος χρήσιμος τρόπος για να οργανώσετε τις σημειώσεις σας, καθώς σας επιτρέπουν να προσθέτετε λέξεις-κλειδιά σε κάθε σημείωση που μπορείτε αργότερα να χρησιμοποιήσετε για αναζήτηση και ταξινόμηση στις σημειώσεις σας. Για παράδειγμα, εάν προσθέσετε ετικέτα σε πολλές σημειώσεις με μια συγκεκριμένη ημερομηνία, μπορείτε να ανασύρετε γρήγορα όλες τις σημειώσεις που σχετίζονται με αυτήν την ημερομηνία, ανεξάρτητα από τους φακέλους τους.

2. Χρησιμοποιήστε μια συνεπή σύμβαση ονομασίας

Είναι καλό να ταξινομείτε τις σημειώσεις σας χρησιμοποιώντας φακέλους και ετικέτες, αλλά αν δεν έχετε μια συνεπή σύμβαση ονομασίας για τις σημειώσεις σας, θα είναι δύσκολο να τις ξεχωρίσετε.

Πόσο συχνά έχετε αναζητήσει μια σημείωση με βάση αυτό που νομίζατε ότι την ονομάσατε, μόνο για να βρείτε πολλά έγγραφα με παρόμοιους τίτλους ή τίποτα; Ο καλύτερος τρόπος για να αποφευχθεί αυτό είναι να χρησιμοποιήσετε ένα απλό και συνεπές σύστημα ονομασίας.

Μερικές βέλτιστες πρακτικές για την ονομασία των σημειώσεων σας περιλαμβάνουν:

1. Χρησιμοποιήστε μια απλή και συνεπή μορφή (για παράδειγμα, YYYYMMDD_Title).
2. Συμπεριλάβετε σύντομες και ουσιαστικές λέξεις-κλειδιά στον τίτλο, ώστε να είναι εύκολη η αναζήτηση αργότερα.
3. Αποφύγετε ειδικούς χαρακτήρες όπως !, ?, ή * καθώς μπορεί να είναι δύσκολο να αναζητηθούν.
4. Χρησιμοποιήστε μια κοινή, συντομευμένη έκδοση του θέματος/θέματος, εάν είναι μεγάλη (για παράδειγμα, "Fin_Strat" ​​για "Οικονομικές στρατηγικές").

Ακολουθώντας αυτές τις βέλτιστες πρακτικές ή δημιουργώντας τις δικές σας, μπορείτε να αναπτύξετε ένα προβλέψιμο σύστημα ονομασίας που διευκολύνει πολύ την εύρεση των σημειώσεων που χρειάζεστε όταν τις αναζητάτε. Το πιο σημαντικό πράγμα είναι να είστε συνεπείς και να χρησιμοποιείτε ένα σύστημα που λειτουργεί για εσάς.

3. Αξιοποιήστε την εγγραφή φωνής

Μερικά απο τις καλύτερες εφαρμογές λήψης σημειώσεων προσφέρει λειτουργίες εγγραφής φωνής που σας επιτρέπουν να ηχογραφείτε σημειώσεις ήχου, επιτρέποντάς σας να καταγράφετε ιδέες ακόμα και όταν δεν έχετε χρόνο να τις γράψετε. Αυτή η δυνατότητα θα μπορούσε να είναι χρήσιμη κατά τη διάρκεια συσκέψεων ή διαλέξεων όπου θέλετε να καταγράψετε όλες τις λεπτομέρειες αλλά δεν μπορείτε να γράψετε τόσο γρήγορα όσο μιλάει ο ομιλητής.

Ομοίως, εάν, για κάποιο λόγο, δεν μπορείτε να πληκτρολογήσετε τις σημειώσεις σας, ίσως επειδή τα χέρια σας είναι απασχολημένα με κάτι άλλο, τότε μπορείτε να επωφεληθείτε από τη λειτουργία ομιλίας σε κείμενο του τηλεφώνου σας για να υπαγορεύσετε γρήγορα ιδέες στη λήψη σημειώσεων εφαρμογή. Και οι δύο αυτές λειτουργίες μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο και να διευκολύνουν την καταγραφή των σκέψεών σας εν κινήσει.

4. Προστατέψτε τις σημειώσεις σας με κωδικό πρόσβασης

Η εφαρμογή σημειώσεων περιέχει πιθανώς ευαίσθητες προσωπικές και επαγγελματικές πληροφορίες, όπως κωδικούς πρόσβασης, στοιχεία επικοινωνίας ή οικονομικά αρχεία. Για να διασφαλίσετε ότι αυτά τα δεδομένα παραμένουν ασφαλή και για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εφαρμογή λήψης σημειώσεων, είναι σημαντικό να προστατεύετε τις σημειώσεις σας με έναν ισχυρό κωδικό πρόσβασης.

Με αυτόν τον τρόπο, ακόμα κι αν κάποιος άλλος μπορεί να έχει πρόσβαση στο smartphone σας, δεν θα έχει πρόσβαση σε αυτές τις πληροφορίες. Θα πρέπει να βρείτε αυτήν τη δυνατότητα στις ρυθμίσεις των περισσότερων εφαρμογών λήψης σημειώσεων.

5. Συγχρονίστε τις σημειώσεις σας σε όλες τις συσκευές

Ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά που μπορείτε να αξιοποιήσετε στην εφαρμογή λήψης σημειώσεων είναι η δυνατότητα συγχρονισμού των σημειώσεων σας σε πολλές συσκευές και πλατφόρμες. Για παράδειγμα, όποτε έχετε μια ιδέα, μπορείτε να την σημειώσετε γρήγορα στην εφαρμογή λήψης σημειώσεων στο smartphone σας και, στη συνέχεια, να αποκτήσετε πρόσβαση ή να κάνετε αναθεωρήσεις στη σημείωση από τον φορητό υπολογιστή ή το tablet σας.

Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα να παρακολουθείτε όλες τις ιδέες και τις υποχρεώσεις σας χωρίς να χάνετε τίποτα. Ενώ οι περισσότερες εφαρμογές λήψης σημειώσεων αποθηκεύουν και συγχρονίζουν δεδομένα αυτόματα, μερικές φορές μπορεί να θέλετε να το κάνετε με μη αυτόματο τρόπο, εάν δεν ήσασταν συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο όταν δημιουργήσατε μια σημείωση.

Επιπλέον, για επιπλέον προφύλαξη, μπορεί να θέλετε να εξαγάγετε τις σημειώσεις σας και να κρατήσετε ένα αντίγραφο στον υπολογιστή σας ή στη λύση αποθήκευσης cloud. Με αυτόν τον τρόπο, εάν υπάρχει πρόβλημα με τη συσκευή ή την εφαρμογή σας, μπορείτε πάντα να επαναφέρετε τις σημειώσεις σας και να διασφαλίσετε ότι οι πιο σημαντικές σημειώσεις σας παραμένουν ασφαλείς.

Η σύνδεση της εφαρμογής λήψης σημειώσεων με άλλα εργαλεία της εργαλειοθήκης σας είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να εξοικονομήσετε χρόνο και να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα. Για παράδειγμα, ένα από τα καλύτερα κόλπα για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Evernote είναι να το συνδέσετε στον λογαριασμό σας στο Ημερολόγιο Google. Αυτό σας δίνει μια πανοραμική άποψη των σημειώσεων και των συμβάντων του ημερολογίου σας, επιτρέποντάς σας να προγραμματίσετε την ημέρα σας πιο αποτελεσματικά.

Αυτή είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου, καθώς ίσως μπορείτε να συνδέσετε την εφαρμογή λήψης σημειώσεων με το Slack, το Microsoft Teams, το Microsoft Outlook και το Gmail, για να αναφέρουμε μερικά. Αυτό είναι ένα από τα βασικά στοιχεία που πρέπει να λάβετε υπόψη πριν επιλέξετε την επόμενη εφαρμογή λήψης σημειώσεων.

7. Χρησιμοποιήστε Πρότυπα

Τα πρότυπα είναι μια εύχρηστη δυνατότητα που προσφέρουν πολλές εφαρμογές λήψης σημειώσεων, καθώς σας βοηθούν να εξοικονομήσετε χρόνο. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για επαναλαμβανόμενες εργασίες που απαιτούν το ίδιο είδος εισροής, όπως ο προγραμματισμός μιας ατζέντας συνάντησης, η εγγραφή ημερολογίου ή η λήψη σημειώσεων κατά τη διάρκεια μιας συνεδρίας καταιγισμού ιδεών. Αυτά τα πρότυπα είναι συνήθως προσαρμόσιμα, επιτρέποντάς σας να τα προσαρμόσετε στις ανάγκες σας.

8. Προσθέστε υπενθυμίσεις στις σημειώσεις σας

Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να αξιοποιήσετε στο έπακρο την εφαρμογή λήψης σημειώσεων είναι να προσθέσετε υπενθυμίσεις στις σημειώσεις σας, καθώς εξαλείφει την ανάγκη να θυμάστε κάθε στοιχείο στη λίστα εργασιών σας. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν η εφαρμογή λήψης σημειώσεων λειτουργεί και ως εφαρμογή διαχείρισης εργασιών ή λίστας υποχρεώσεων. Επομένως, εάν θέλετε να διασφαλίσετε ότι θα παραμείνετε στην κορυφή των εργασιών σας ή να θυμάστε να ελέγξετε μια ιδέα που σημειώσατε, η προσθήκη υπενθυμίσεων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε.

Αυξήστε την παραγωγικότητά σας με αυτές τις συμβουλές για λήψη σημειώσεων

Η εφαρμογή λήψης σημειώσεων είναι ένα σημαντικό κομμάτι του παζλ παραγωγικότητάς σας, παρόμοιο με έναν "δεύτερο εγκέφαλο". Η εφαρμογή των συμβουλών που αναφέραμε θα σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο τις εφαρμογές λήψης σημειώσεων καθώς και από το περιεχόμενο που αποθηκεύετε σε αυτές. Ο σωστός συνδυασμός εργαλείων και στρατηγικών είναι το κλειδί για να χτίσετε τον δεύτερο εγκέφαλό σας και να οργανώσετε το ψηφιακό σας.