Ένας οδηγός για αρχάριους για το Airtable

Εάν αναζητάτε ευκολότερους, πιο ολοκληρωμένους ή πιο βολικούς τρόπους για να οργανώσετε τις πληροφορίες σας, να παρακολουθείτε τα έργα σας και να είστε πιο παραγωγικοί συνολικά, δεν είστε μόνοι. Υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία εργαλείων εκεί έξω, καθένα από τα οποία θέλει να επιταχύνει την παραγωγικότητά σας και να σας βοηθήσει να κάνετε περισσότερα.

Το Airtable είναι ένα μοναδικό εργαλείο για αυτήν την εργασία, αλλά μπορεί να μην το έχετε ξανακούσει ή να μην ξέρετε τι μπορεί να κάνει για εσάς. Θα μπορούσε να είναι μια πολύτιμη προσθήκη στη ροή εργασίας σας;

Τι είναι το Airtable;

Το Airtable είναι ένα εργαλείο παραγωγικότητας που προσφέρει διάφορους τρόπους οργάνωσης, εμφάνισης και χρήσης των δεδομένων σας. Είναι μορφοποιημένο ως διασταύρωση μεταξύ ενός υπολογιστικού φύλλου και ενός εργαλείου βάσης δεδομένων.

Οι πληροφορίες σας ξεκινούν στην προβολή "Πλέγμα" που μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο και από εκεί μπορείτε να προσθέσετε πρόσθετες λεπτομέρειες και χαρακτηριστικά για να διευκολύνετε την παρακολούθηση όλων όσων χρειάζεται να γνωρίζετε.

Μπορείτε επίσης να συνδέσετε τις πληροφορίες σας με άλλα σημεία δεδομένων για να παρακολουθείτε πολύπλοκες διαδικασίες και να επεκτείνετε σε διαφορετικές προβολές—μια προβολή ημερολογίου για να προγραμματίσετε ημερομηνίες, μια προβολή γκαλερί για μια οπτική ματιά στις ιδέες σας ή ακόμα και μια προβολή πίνακα "kanban", την οποία ίσως γνωρίζετε αν έχετε έγινε δημιουργικός με το Trello στο παρελθόν.

Όλες οι πληροφορίες σας ενημερώνονται και συγχρονίζονται σε πραγματικό χρόνο και το Airtable μπορεί να ενσωματωθεί με άλλες εφαρμογές γραφείου, όπως το Ημερολόγιο Google και το Slack.

Το Airtable είναι διαθέσιμο μέσω του Διαδικτύου στη διεύθυνση airtable.com, και έχουν επίσης εφαρμογές για Windows, macOS, iOS και Android. Μπορείτε να ξεκινήσετε με το δωρεάν πρόγραμμα, το οποίο προσφέρει τις περισσότερες από τις διαθέσιμες λειτουργίες και προβολές. Προσφέρονται επίσης προγράμματα επί πληρωμή, με το Pro tier να ξεκλειδώνει πρόσθετες λειτουργίες.

Κατεβάστε: Airtable για iOS | Android | macOS | Windows (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)

Ποια είναι τα κύρια χαρακτηριστικά του Airtable;

Το Airtable ξεκινά με "εγγραφές", ή καταχωρήσεις δεδομένων, οι οποίες αποθηκεύονται σε πίνακες, που βρίσκονται σε "βάσεις". Εκτός από την προσθήκη λεπτομερειών στα αρχεία σας με πεδία, μπορείτε επίσης να προσθέσετε σχόλια και να παρακολουθήσετε το ιστορικό αναθεωρήσεων. Οι πληροφορίες σε κάθε εγγραφή μεταφέρονται σε όλες τις προβολές.

Μπορεί να υπάρχουν πολλοί πίνακες σε μια βάση και κάθε πίνακας μπορεί να περιέχει τις δικές του εγγραφές και να έχει το δικό του σύνολο προβολών, για απεριόριστη ευελιξία στην εμφάνιση, την οργάνωση και την εργασία με τα δεδομένα σας.

Προβολές στο Airtable

Οι προβολές στο Airtable προσφέρουν διάφορους τρόπους εμφάνισης και οργάνωσης των δεδομένων σας. Η προεπιλεγμένη προβολή είναι η προβολή πλέγματος, η οποία, στην επιφάνεια, εμφανίζεται παρόμοια με το Microsoft Excel ή πολλά εναλλακτικά εργαλεία υπολογιστικών φύλλων.

Σε αυτήν την προβολή, μπορείτε να δείτε όλα τα δεδομένα σας ή να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να ομαδοποιήσετε ή να αποκρύψετε τμήματα των δεδομένων σας για να ακονίσετε ακριβώς αυτό που θέλετε. Ενώ μπορείτε να εισαγάγετε ή να εισαγάγετε νέα δεδομένα σε οποιαδήποτε προβολή, μπορεί να είναι το πιο απλό για τους νέους χρήστες να εργαστούν πρώτα σε αυτήν την προβολή.

Οι πρόσθετες απόψεις περιλαμβάνουν:

• Η προβολή Φόρμα, για τη δημιουργία φορμών που μπορείτε να στείλετε σε άλλους για να δημιουργήσουν νέες εγγραφές.
• Η προβολή Ημερολογίου, για να προγραμματίσετε εγγραφές μεταξύ των ημερομηνιών.
• Η προβολή Gallery, για να εστιάσετε σε εικόνες και συνημμένα μέσα στα αρχεία σας.
• Η προβολή πίνακα Kanban, όπου μπορείτε να εργαστείτε με τα αρχεία σας ως κάρτες.
• Μια προβολή λίστας για να εμφανίζονται τα αρχεία σας απλά σε μορφή λίστας πολλαπλών επιπέδων.

Το σχέδιο Pro προσθέτει επίσης μια προβολή Timeline, για την παρακολούθηση σχεδίων και οδικών χαρτών και μια προβολή γραφήματος Gantt στον χάρτη διασυνδέσεις μεταξύ των εγγραφών, εκτός από τη δυνατότητα να χωρίσετε τις απόψεις σας σε ενότητες για βελτίωση ευανάγνωστο.

Αναπτύξτε τα δεδομένα σας με πεδία

Τα πεδία στο Airtable βοηθούν στην προσθήκη πολύτιμων πληροφοριών στα δεδομένα σας. Διατίθενται διάφορες μορφές εισαγωγής κειμένου, πλαίσια επιλογής και άλλοι τύποι. Μπορείτε ακόμη να ανεβάσετε εικόνες και αρχεία, να δημιουργήσετε και να εκτελέσετε τύπους υπολογιστικών φύλλων και να συνδέσετε εγγραφές μεταξύ τους σε διαφορετικούς πίνακες.

Ακόμα περισσότερες δυνατότητες με επεκτάσεις, αυτοματισμούς και ενσωματώσεις

Εάν πρέπει να κάνετε ακόμη περισσότερα με τα δεδομένα σας, να έχετε μια περίπλοκη περίπτωση χρήσης ή να χρησιμοποιείτε ήδη άλλα εργαλεία παραγωγικότητας ή εφαρμογές γραφείου, το Airtable μπορεί εύκολα να ενσωματωθεί στη ροή εργασίας σας.

Οι επεκτάσεις βοηθούν στην προσθήκη επιπλέον λειτουργικότητας στα δεδομένα στη βάση σας. Υπάρχουν επεκτάσεις για εργαλεία ανεκτίμητης αξίας, όπως πίνακες περιστροφής, γραφήματα, διαδραστικά σενάρια και αναζήτηση, καθώς και επεκτάσεις τρίτων που συνδέονται με άλλες εφαρμογές ή προσθέτουν πιο εξειδικευμένες λειτουργικότητα.

Οι αυτοματισμοί σάς επιτρέπουν να επιταχύνετε κοινές εργασίες, όπως την ενημέρωση άλλων εγγραφών, την αποστολή email ή την εξαγωγή δεδομένων, με βάση τις ενέργειες που συμβαίνουν στη βάση σας.

Αν αναρωτιέστε πώς το Airtable μπορεί να συνδεθεί με αυτό που ήδη χρησιμοποιείτε, το Airtable προσφέρει ενσωματώσεις με περισσότερες από 30 διαφορετικές εφαρμογές, όπως Google Drive, Google Calendar, Dropbox, Asana, Slack, Trello, Salesforce και Jira, για να βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα σας φτάνουν εκεί που πρέπει χωρίς φασαρία.

Σε τι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Airtable;

Το Airtable είναι το καλύτερο για να σχεδιάζετε και να οργανώνετε τη ζωή και τα χόμπι σας και να παρακολουθείτε πράγματα που πρέπει να κάνετε. Εάν υπάρχουν πολλές πληροφορίες, το πιθανότερο είναι ότι αυτό το εργαλείο μπορεί να βοηθήσει.

Οι δυνατότητες είναι πολλές, αλλά αν δυσκολεύεστε να δημιουργήσετε την πρώτη σας βάση, Η Airtable προσφέρει μια ποικιλία προτύπων στον ιστότοπό της, τόσο πρώτου όσο και τρίτου μέρους, για να ενθαρρύνετε την έμπνευση ή να ξεκινήσετε τη ροή εργασίας σας. Εδώ είναι μερικές μόνο ιδέες:

Δημιουργία Ημερολογίων Περιεχομένου

Εάν γράφετε ένα ιστολόγιο, κινηματογραφείτε βίντεο στο YouTube ή δημιουργείτε αναρτήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τι κάνετε και πότε. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Airtable για να παρακολουθείτε τις ιδέες, να προγραμματίζετε αναρτήσεις και να παρακολουθείτε την πρόοδό σας καθώς δημιουργείτε.

Αν θέλετε να κάνετε μια νέα συναυλία ή να βρείτε ένα νέο μέρος, το Airtable μπορεί να σας εξυπηρετήσει εύκολα μια εφαρμογή για την παρακολούθηση των εφαρμογών σας και τι πληροί καλύτερα τα κριτήριά σας. Εάν κάνετε αγορές μέσω Διαδικτύου, μπορείτε επίσης να παρακολουθείτε τις τιμές σε διαφορετικούς λιανοπωλητές και να συγκρίνετε τα χαρακτηριστικά του προϊόντος με ομοιόμορφο, οργανωμένο τρόπο.

Λίστες προγραμματισμού και υποχρεώσεων

Ενώ το Airtable μπορεί να είναι λίγο υπερβολικό για την περιστασιακή λίστα με τις μικροδουλειές, εάν επενδύετε περισσότερο στον σχεδιασμό έργων για το σπίτι ή την εργασία ή χρειάζεστε μια εφαρμογή για την αντιμετώπιση συχνών λιστών εργασιών, παραμείνετε σε καλό δρόμο και αποφύγετε την καταπόνηση, το Airtable είναι τέλειο για τη διαχείριση κάθε λεπτομέρειας.

Το Airtable είναι ένα μοναδικό, ισχυρό και πρακτικό εργαλείο παραγωγικότητας που σας βοηθά να διαχειριστείτε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε και στη συνέχεια να τις κάνετε οργανωμένες, εμφανίσιμες και εφαρμόσιμες με τον τρόπο που θέλετε. Και μπορείτε να το προσθέσετε σε άλλα εργαλεία για να δημιουργήσετε μια προσωπική ροή εργασιών παραγωγικότητας που λειτουργεί τέλεια για εσάς.

Δοκιμάστε το Airtable, αλλά αν πιστεύετε ότι δεν είναι για εσάς και πρέπει να οργανώσετε πολλές πληροφορίες, υπάρχουν διαθέσιμα άλλα εργαλεία και εφαρμογές που θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε παραγωγικοί.