Οδηγός για αρχάριους για τη χρήση βάσεων δεδομένων στο Notion

Έχετε ακούσει για τις βάσεις δεδομένων Notion αλλά φοβάστε ότι είναι πολύ περίπλοκες; Οι βάσεις δεδομένων είναι ένα ισχυρό εργαλείο για τη διαχείριση του έργου σας και είναι εύχρηστες όταν τις κατανοήσετε. Σας βοηθούν να παραμείνετε οργανωμένοι και επίμονοι καθώς προσπαθείτε να πετύχετε τους στόχους σας. Αυτός ο οδηγός θα σας καθοδηγήσει στα βασικά για τη δημιουργία και τη διαχείριση μιας βάσης δεδομένων στο Notion.

Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Notion

Δημιουργία βάσης δεδομένων στο Εννοια είναι μια εύκολη διαδικασία. Αρχικά, πρέπει να δημιουργήσετε μια σελίδα για την αποθήκευση της βάσης δεδομένων. Για να το κάνετε αυτό, πληκτρολογήστε την εντολή /page στον επιμελητή. Εναλλακτικά, επιλέξτε ΝΕΑ ΣΕΛΙΔΑ από την πλαϊνή μπάρα. Κάτω από το πλαίσιο τίτλου της σελίδας, υπάρχει μια λίστα επιλογών. Επιλέγω Τραπέζι. (Αυτή είναι η προεπιλεγμένη προβολή για βάσεις δεδομένων).

Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε μια πηγή δεδομένων (αν έχετε υπάρχοντα δεδομένα) ή να πατήσετε Νέα βάση δεδομένων για να δημιουργήσετε ένα από την αρχή.

Προσθήκη περιεχομένου στη βάση δεδομένων

Τώρα που έχει ρυθμιστεί η βάση δεδομένων, μπορείτε να αρχίσετε να προσθέτετε περιεχόμενο σε αυτήν. ο Ονομα Το πεδίο χρησιμοποιείται για την αναγνώριση κάθε στοιχείου στη βάση δεδομένων. Κάθε στοιχείο λειτουργεί ως κανονική σελίδα στο Notion και μπορεί να του εκχωρηθούν προσαρμοσμένες ιδιότητες. Για να αποκτήσετε πρόσβαση σε ένα στοιχείο, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τον τίτλο και κάντε κλικ στο Ανοιξε κουμπί:

Οι ιδιότητες σάς βοηθούν να βελτιώσετε τα στοιχεία της βάσης δεδομένων, δίνοντάς σας όλες τις απαραίτητες πληροφορίες με μια ματιά. Για να προσθέσετε ιδιότητες σε ένα στοιχείο, συνεχίστε ξανά στην προβολή της βάσης δεδομένων και πατήστε το συν (+) εικονίδιο στη δεξιά στήλη της βάσης δεδομένων.

Μπορείτε να διαγράψετε οποιαδήποτε ιδιότητα βάσης δεδομένων (συμπεριλαμβανομένης της προεπιλογής Ετικέτες ιδιοκτησία) επιλέγοντας την κεφαλίδα του τίτλου και πατώντας Διαγραφή ιδιότητας. Να είστε προσεκτικοί, καθώς αυτό θα διαγράψει την ιδιότητα για κάθε στοιχείο στη βάση δεδομένων.

Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος κάθε στήλης τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από κάθε διασταύρωση. Για γρήγορη εναλλαγή δύο στοιχείων στη βάση δεδομένων, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα στοιχείο, κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο τις έξι τελείες δίπλα στο πεδίο τίτλου και, στη συνέχεια, σύρετε το στοιχείο στη νέα επιθυμητή θέση.

Βασικά Πεδία Ιδιοτήτων στην Έννοια

Υπάρχει μια μεγάλη ποικιλία τύπων ιδιοκτησίας που θα σας βοηθήσουν διαχείριση περιεχομένου στο Notion. Δεν κάνουν μόνο τη βάση δεδομένων σας κατανοητή - είναι απαραίτητα για το φιλτράρισμα και την ταξινόμηση της βάσης δεδομένων σας. Εδώ είναι μερικές από τις πιο χρήσιμες βασικές ιδιότητες που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να οργανώσετε αποτελεσματικά τη βάση δεδομένων σας.

1. Κείμενο

Αυτή είναι η πιο βασική ιδιότητα όπου μπορείτε να εισαγάγετε κείμενο που έχει εκχωρηθεί σε ένα στοιχείο. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτόν τον τύπο ιδιότητας για να κρατάτε μικρές σημειώσεις ή να προσθέτετε υπενθυμίσεις. Αυτή η επιλογή είναι καλύτερη εάν δεν μπορείτε να βρείτε τρόπο να αναπαραστήσετε πληροφορίες χρησιμοποιώντας οποιονδήποτε άλλο τύπο ιδιότητας. Για να προσθέσετε μια στήλη κειμένου στη βάση δεδομένων σας, πατήστε το συν (+) και επιλέξτε Κείμενο.

2. Ημερομηνία

Η ιδιότητα ημερομηνίας θα σας βοηθήσει να ασκήσετε αποτελεσματική διαχείριση έργου, ειδικά εάν αντιμετωπίζετε υπερβολικό φόρτο προθεσμιών. Για να μην χάσετε καμία βασική λεπτομέρεια, μπορείτε επίσης να προσθέσετε υπενθυμίσεις στο πεδίο ημερομηνίας. Για να προσθέσετε αυτήν την ιδιότητα:

1. Επιλέγω Ημερομηνία από το αναπτυσσόμενο μενού κατά την προσθήκη στήλης.
2. Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε πεδίο για να ανοίξετε ένα μικρό παράθυρο ημερολογίου και να επιλέξετε μια ημερομηνία.
3. Εάν θέλετε να αλλάξετε τη μορφή ημερομηνίας, κάντε κλικ στην κεφαλίδα της ιδιότητας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επεξεργασία ιδιότητας.
4. Εδώ μπορείτε να επεξεργαστείτε τη μορφή ημερομηνίας καθώς και να αλλάξετε τη μορφή ώρας μεταξύ 12 ωρών και 24 ωρών.

Κάτω από το μίνι παράθυρο του ημερολογίου υπάρχουν επιλογές για τη δημιουργία υπενθύμισης. Επιλέγω Υπενθυμίζω για πρόσβαση σε μια λίστα προτάσεων. Μπορείτε επίσης να ορίσετε ένα χρονικό πλαίσιο για ένα στοιχείο βάσης δεδομένων κάνοντας κλικ Ημερομηνία λήξης. Αυτό θα εμφανίσει και τις δύο ημερομηνίες έναρξης και λήξης για ένα στοιχείο στο πεδίο ημερομηνίας.

3. Επιλέγω

ο Επιλέγω Η ιδιότητα σάς επιτρέπει να προσθέτετε συγκεκριμένα χαρακτηριστικά σε κάθε στοιχείο βάσης δεδομένων. Τα χαρακτηριστικά βοηθούν στη διαχείριση μεγάλων βάσεων δεδομένων και θα σας βοηθήσουν να βρείτε το περιεχόμενο πιο γρήγορα. Για να χρησιμοποιήσετε το Επιλέγω ιδιοκτησία, επιλέξτε το από το αναπτυσσόμενο μενού και δώστε του έναν τίτλο. Τώρα, κάντε κλικ σε ένα κενό πεδίο για να αναζητήσετε μια επιλογή ή να δημιουργήσετε μια νέα.

Μπορείτε να εφαρμόσετε μία επιλογή σε πολλά στοιχεία επιλέγοντας ένα πεδίο και σύροντας προς τα κάτω. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε το χρώμα ενός χαρακτηριστικού τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από ένα και επιλέγοντας τις τρεις τελείες στη δεξιά πλευρά.

4. Πολλαπλή επιλογή

Μπορεί να υπάρχουν περιπτώσεις που θέλετε να αντιστοιχίσετε περισσότερες από μία επιλογές σε ένα στοιχείο βάσης δεδομένων. Ένα παράδειγμα αυτού είναι η χρήση μιας βάσης δεδομένων για να οργανώστε τις συνταγές σας. Χρησιμοποιώντας την Πολλαπλή επιλογή εργαλείο, μπορείτε να αντιστοιχίσετε πολλές επιλογές όπως "Χωρίς γαλακτοκομικά", "Vegan" και "Χαμηλές θερμίδες". σε ένα μόνο αντικείμενο.

Αυτή η επιλογή βρίσκεται κάτω από το Επιλέγω χαρακτηριστικό στη λίστα τύπων ιδιοκτησίας. Αφού δημιουργήσετε τιμές, μπορείτε να αντιστοιχίσετε πολλές από αυτές σε ένα στοιχείο ή να αφαιρέσετε μία πατώντας το Χ κουμπί. Μπορείτε επίσης να αναδιατάξετε τα στοιχεία στη λίστα κάνοντας κλικ και σύροντας.

Φιλτράρισμα και ταξινόμηση της βάσης δεδομένων

Ένας από τους καλύτερους τρόπους οργάνωσης πληροφοριών στη βάση δεδομένων σας είναι να χρησιμοποιήσετε τις επιλογές φιλτραρίσματος και ταξινόμησης. Αυτά προσφέρουν μια πιο πρακτική αναπαράσταση δεδομένων με βάση τις τρέχουσες περιστάσεις σας.

Εάν χρησιμοποιείτε μια βάση δεδομένων για να οργανώσετε την εργασία σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Είδος επιλογή να οργανώσετε τις εργασίες σας με βάση την ημερομηνία λήξης τους. Κάντε κλικ Είδος, επιλέξτε Ημερομηνία λήξης, στη συνέχεια βεβαιωθείτε ότι Αύξουσα Η επιλογή επιλέγεται από το αναπτυσσόμενο μενού. Αυτό θα παραγγείλει όλες τις εργασίες σας μέχρι την ημερομηνία λήξης τους, ώστε να ξέρετε τι να εργαστείτε πρώτα. Ομοίως, μπορείτε να ταξινομήσετε στοιχεία με βάση το θέμα τους, τον τύπο ανάθεσης, το επίπεδο προτεραιότητας ή οποιοδήποτε άλλο χαρακτηριστικό θεωρείτε χρήσιμο.

Το φιλτράρισμα είναι χρήσιμο για μεγαλύτερες βάσεις δεδομένων. Εξαλείφοντας άσχετες πληροφορίες από την άποψή σας, θα αποτρέψετε την υπερέντασή σας και θα βελτιώσετε την εστίασή σας. Ως προηγμένο εργαλείο, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε λογικά φίλτρα πατώντας το αναπτυσσόμενο μενού στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου φίλτρου.

Τροποποίηση της προβολής βάσης δεδομένων

Το Notion προσφέρει πολλαπλές προβολές για να δείτε τη βάση δεδομένων σας σε πολλαπλά περιβάλλοντα. Για να δημιουργήσετε μια νέα προβολή, πατήστε το εικονίδιο συν δίπλα στο Τραπέζι κουμπί στο επάνω μέρος της βάσης δεδομένων. Το Notion προσφέρει πέντε επιπλέον προβολές για να αλλάξετε τον τρόπο εμφάνισης της βάσης δεδομένων σας: Πίνακας, Χρονολόγιο, Ημερολόγιο, Λίστα και Συλλογή.

ο Ημερολόγιο και Χρονοδιάγραμμα οι προβολές είναι χρήσιμες για τη διαχείριση του χρόνου και την απόκτηση σαφούς ματιάς στις προθεσμίες. ο Λίστα Η προβολή προσφέρει μια συμπυκνωμένη προβολή της βάσης δεδομένων σας. Για να κάνετε αλλαγές σε μια προβολή, κάντε κλικ στο όνομά της και πατήστε Επεξεργασία προβολής. Εδώ, μπορείτε να μετονομάσετε την προβολή, να αποκρύψετε και να εμφανίσετε ιδιότητες και να ομαδοποιήσετε στοιχεία.

Ξεκινήστε να χρησιμοποιείτε τις βάσεις δεδομένων Notion σήμερα και Master Any Project

Όπως θα καταλάβετε ακολουθώντας αυτόν τον οδηγό, οι βάσεις δεδομένων Notion είναι εξαιρετικά ευέλικτες. Μπορείτε να προσαρμόσετε τη βάση δεδομένων σας ώστε να ταιριάζει καλύτερα στο έργο στο οποίο εργάζεστε. Το φιλτράρισμα, η ταξινόμηση και η αλλαγή της προβολής της βάσης δεδομένων σάς επιτρέπει να έχετε πρόσβαση μόνο στις πληροφορίες που χρειάζεστε, θέτοντας τον εαυτό σας σε τεράστιο πλεονέκτημα. Χρησιμοποιήστε βάσεις δεδομένων Notion για να αναβαθμίσετε τις δεξιότητές σας στη διαχείριση χρόνου και να πολλαπλασιάσετε την αποδοτικότητα της εργασίας σας.