Τρόπος χρήσης της συνάρτησης SORTBY στο Microsoft Excel

Το Microsoft Excel προσφέρει ισχυρά εργαλεία για τη μεταγλώττιση, την οργάνωση και την οπτικοποίηση των δεδομένων σας με οποιονδήποτε τρόπο μπορείτε να φανταστείτε. Μερικές φορές, θα συναντήσετε ένα σενάριο όπου πρέπει να δημιουργήσετε πολλές συγκεκριμένες προβολές των πληροφοριών σας.

Η συνάρτηση SORTBY στο Excel προσφέρει έναν βολικό τρόπο δημιουργίας σύνθετων αναλύσεων και εξειδικευμένων χειροτεχνιών ρυθμίσεις δεδομένων που προσθέτουν σαφήνεια στις πληροφορίες σας, χωρίς να δημιουργούν σύγχυση στο πρωτότυπό σας σύνολο δεδομένων.

Χρησιμοποιείται για τη συνάρτηση SORTBY του Excel στο Excel

Υπάρχουν πολλοί τρόποι για να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας στο Excel, αν και οι μέθοδοι που σας έρχονται πιο εύκολα στο μυαλό μπορεί να έχουν μειονεκτήματα για πιο περίπλοκες ανάγκες.

Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία SORT δημιουργεί ένα ξεχωριστό, οργανωμένο σύνολο δεδομένων, αλλά μπορείτε να ταξινομήσετε μόνο με ένα σύνολο κριτηρίων.

Ταξινόμηση με το εργαλείο ταξινόμησης και φίλτρου του Excel προσφέρει πολύ πιο λεπτομερή ευαισθησία, αλλά ταξινομεί απευθείας το αρχικό σύνολο δεδομένων, γεγονός που καθιστά πιο δύσκολη τη δημιουργία και την εμφάνιση πολλαπλών προβολών, ειδικά αν θέλετε να τις βλέπετε ταυτόχρονα.

Η λειτουργία SORTBY, στην ουσία, συνδυάζει τα καλύτερα μέρη αυτών των δύο χαρακτηριστικών. δημιουργεί μια ξεχωριστή προβολή του συνόλου δεδομένων σας (ή έναν "πίνακα") που μπορεί να ταξινομηθεί με περισσότερα από ένα κριτήρια. Έτσι, για παράδειγμα, θα μπορούσατε να ταξινομήσετε τον πίνακα αποτελεσμάτων των παικτών σε ένα παιχνίδι ανά όνομα ομάδας, μετά κατά σκορ και μετά με συγκεκριμένα επιτεύγματα εντός του παιχνιδιού.

Στο παράδειγμα που θα χρησιμοποιήσουμε για αυτό το άρθρο, έχουμε μια λίστα με δεδομένα πωλήσεων σε μια περιοχή. Οι στήλες περιέχουν τα επώνυμα του προσωπικού πωλήσεών μας, την κατάσταση στην οποία εργάζονται, τον αριθμό των πωλήσεων που έχουν πραγματοποιήσει και το σύνολο που έχουν κερδίσει από αυτές τις πωλήσεις.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SORTBY στο Excel

Για να δημιουργήσουμε την πρώτη μας ταξινόμηση με τη λειτουργία SORTBY, ας οργανώσουμε τους πωλητές μας ανά κράτος.

1. Επιλέξτε κελί F2.
2. Μέσα στο κελί ή στη γραμμή τύπων, πληκτρολογήστε τα εξής:

   =SORTBY(A2:D16,B2:B16)

3. Τύπος Εισαγω.

Αυτή η συνάρτηση λέει στο Excel να ταξινομήσει ολόκληρη την περιοχή μας (κελιά Α2 διά μέσου D16) από τις τιμές "Κατάσταση" στα κελιά Β2 διά μέσου Β16. Από προεπιλογή έχει αύξουσα σειρά (A-Z) αυτόματα. Ο πίνακας που προκύπτει παραθέτει τα δεδομένα μας οργανωμένα ανά πολιτεία (πρώτα η Αριζόνα, μετά η Καλιφόρνια και μετά το Νέο Μεξικό...).

Σημειώστε ότι η λίστα των ονομάτων δεν είναι ταξινομημένη αλφαβητικά, γιατί δεν είναι αυτό που ζητήσαμε να κάνει. Ωστόσο, είναι εύκολο να αλλάξετε αυτόν τον τύπο για να καθορίσετε πολλά κριτήρια.

Ταξινόμηση κατά πολλαπλά κριτήρια ταυτόχρονα με SORTBY στο Excel

Ας αλλάξουμε το νέο μας σύνολο δεδομένων για να ταξινομήσουμε πρώτα κατά πολιτεία και μετά με βάση τον αριθμό των πωλήσεων που πραγματοποιήθηκαν, δημιουργώντας μια μικρογραφία κατάταξης του πόσο επιτυχημένος ήταν ο καθένας από τους πωλητές μας σε κάθε πολιτεία.

1. Επιλέξτε κελί F2 πάλι. Εναλλακτικά, εάν θέλετε να διατηρήσετε και τον πρώτο τύπο για να συγκρίνετε τις διαφορές, επιλέξτε κελί Κ2 αντι αυτου.
2. Μέσα στο κελί ή στη γραμμή τύπων, πληκτρολογήστε τα εξής:

   =SORTBY(A2:D16,B2:B16,1,C2:C16,-1)

3. Τύπος Εισαγω.

Ο νέος πίνακας που προκύπτει έχει έναν ελαφρώς πιο περίπλοκο τύπο τώρα που ζητάμε από το Excel να ταξινομήσει κατά πολλά πεδία.

Ο τύπος ξεκινά με τον ίδιο τρόπο με τον προηγούμενο τύπο, καθώς ζητάμε από το Excel να μας ταξινομήσει πίνακας στις στήλες Α έως Δ από τις πληροφορίες "Κατάσταση" στη στήλη Β, αλλά δεδομένου ότι έχουμε τώρα πολλαπλάσια εύρη που θέλουμε να ταξινομήσουμε, πρέπει να διευκρινίσουμε στο Excel και τους δύο πίνακες που θέλουμε να ταξινομήσουμε (ο by_array σύνταξη), και επίσης το σειρά ταξινόμησης, ή την κατεύθυνση στην οποία θέλουμε το Excel να τακτοποιήσει τα δεδομένα.

Κάθε ένα από by_array τα ορίσματα μπορούν να έχουν πλάτος μόνο μία στήλη, με τις τιμές να παρατίθενται κάθετα όπως τις έχουμε εδώ (για για παράδειγμα, κελιά B2:B16), ή μήκους μίας σειράς, με τις τιμές να παρατίθενται οριζόντια (για παράδειγμα, κελιά A4:D4).

Παρόλο που οι δύο στήλες που μόλις ζητήσαμε από αυτόν τον τύπο να ταξινομήσει, οι στήλες Β και Γ, βρίσκονται δίπλα σε καθεμία Άλλο, δεν μπορούμε να συνδυάσουμε τις δύο στήλες σε ένα μόνο αίτημα εύρους εντός του τύπου (όπως "B2:C16"). Κάτι τέτοιο έχει ως αποτέλεσμα ένα "#REF!" σφάλμα, καθώς το Excel δεν είναι σίγουρο με ποιο από αυτά τα δύο πεδία να ταξινομήσει ή με ποια σειρά.

Για να μην αναφέρουμε ότι είναι απολύτως πιθανό οι περιοχές που θέλετε να ταξινομήσετε να είναι διαχωρισμένες μεταξύ τους (όπως οι στήλες B και D εδώ, για παράδειγμα), ή θα θέλατε να ταξινομήστε τα κελιά σας κατά εύρη που δεν είναι στη σειρά στα δεδομένα σας (όπως εάν θέλετε να ταξινομήσετε κατά "Κατάσταση" στη στήλη Β και μετά κατά "Όνομα" στη στήλη Α, όπως προτείνεται νωρίτερα).

Επομένως, οι δύο στήλες πρέπει να παρατίθενται στον τύπο ως ξεχωριστές περιοχές, για να δηλωθεί ρητά το Excel σειρά με την οποία θέλουμε να ταξινομήσουμε τον πίνακα — στην περίπτωση του παραπάνω παραδείγματος, πρώτα κατά κατάσταση και μετά κατά αριθμό εκπτώσεις.

ο σειρά ταξινόμησης Η σύνταξη μπορεί να οριστεί σε δύο κατευθύνσεις: "1" για αύξουσα σειρά (σειρά A-Z ή οι χαμηλότεροι αριθμοί που ταξινομούνται πρώτα) ή "-1" για φθίνουσα σειρά (σειρά Z-A ή οι υψηλότεροι αριθμοί ταξινομούνται πρώτα). ο σειρά ταξινόμησης Τα πεδία δεν μπορούν να είναι άλλοι αριθμοί εκτός από 1 ή -1 ή αλλιώς "#VALUE!" το σφάλμα θα επιστραφεί, καθώς δεν υπάρχουν άλλοι τρόποι παραγγελίας των δεδομένων.

Προσδιορισμός σειρά ταξινόμησης ήταν μόνο προαιρετική στην πρώτη έκδοση του τύπου μας, γιατί ήταν αμέσως σαφές με τι ταξινομούσαμε και ήδη ταξινομούσαμε με αύξουσα σειρά.

Ωστόσο, εάν θέλαμε να ταξινομήσουμε αυτές τις τιμές με φθίνουσα σειρά ή κάθε φορά που ταξινομούμε με πολλά κριτήρια, είναι απαραίτητο σύνταξη που πρέπει να συμπληρώσετε, επειδή η σειρά ταξινόμησης μπορεί να τακτοποιηθεί σε διαφορετικές κατευθύνσεις για διαφορετικά εύρη, όπως κάναμε σε αυτό τύπος.

Επίσης, δεν μπορούμε να ζητήσουμε από αυτόν τον τύπο να ταξινομήσει εν μέρει τον πίνακα μας—ταξινόμηση A1:D16 κατά εύρος B1:B10, για παράδειγμα. Κάθε όρισμα εύρους εντός του τύπου πρέπει να εκτείνεται στον ίδιο αριθμό κελιών—έτσι εάν το αρχικό μας πίνακας η τιμή έχει 15 κελιά και μετά όλα τα by_array Τα ορίσματα που ζητάμε από τον τύπο για ταξινόμηση κατά πρέπει επίσης να περιέχουν 15 κελιά. Διαφορετικά, θα λάβουμε "#VALUE!" λάθος.

Τώρα που καταλαβαίνουμε τα δομικά στοιχεία αυτού του τύπου, είναι εύκολο να δούμε πώς να χρησιμοποιήσουμε το SORTBY για να οργανώσουμε τα δεδομένα μας με όσα κριτήρια θέλουμε ή χρειαζόμαστε. Εισάγετε το πίνακας πρώτα και μετά πληκτρολογήστε το by_array ταξινόμηση, μετά το σειρά ταξινόμησης, τότε το επόμενο μας by_array, το επόμενο μας σειρά ταξινόμησης, και ούτω καθεξής, όπως στη σύνταξη του τύπου:

=SORTBY(πίνακας, by_array1, [sort_order1], [by_array2, sort_order2],...)

Το SORTBY είναι μια ακόμη ισχυρή, ευέλικτη λειτουργία στο Excel

Η συνάρτηση SORTBY στο Microsoft Excel διευκολύνει τη δημιουργία καθορισμένων αναλύσεων πληροφοριών και είναι ευέλικτη εργαλείο για την αβίαστη οργάνωση ακατάστατων συνόλων δεδομένων με σύνθετους τρόπους για να κάνετε τις πληροφορίες σας πιο σαφείς και πιο εύκολα δικάσιμος.

Υπάρχουν ακόμη περισσότεροι τρόποι για να χρησιμοποιήσετε τις πολλές λειτουργίες, εργαλεία και δυνατότητες του Excel για να οργανώσετε τα υπολογιστικά φύλλα σας και να κάνετε πιο αποτελεσματική και παραγωγική χρήση του χρόνου σας.