Πώς να μετατρέψετε μια παρουσίαση PowerPoint (PPT) σε PDF: Ένας πλήρης οδηγός βήμα προς βήμα

Μπορεί να θέλετε να μετατρέψετε την παρουσίασή σας στο PowerPoint (PPT) σε αρχείο PDF για πολλούς λόγους. Ίσως χρειαστεί να μοιραστείτε τις διαφάνειές σας με άλλους που δεν έχουν εγκατεστημένο το PowerPoint συσκευές ή θέλετε να διασφαλίσετε ότι η παρουσίασή σας διατηρεί τη δομή και τη μορφοποίησή της ο πίνακας.

Ή ίσως ψάχνετε έναν τρόπο να προστατεύσετε το περιεχόμενό σας και να ελέγξετε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση ή να το επεξεργαστεί. Όποιος κι αν είναι ο λόγος σας, η μετατροπή μιας παρουσίασης PowerPoint σε PDF χωρίς να χρειάζεστε εφαρμογή τρίτου μέρους είναι εύκολη. Ας βουτήξουμε!

1. Η επιλογή εξαγωγής

Πρώτα, κάντε κλικ στο Αρχείο καρτέλα στο κύριο μενού.

Στη συνέχεια κάντε κλικ Εξαγωγή στην αριστερή πλαϊνή γραμμή, βεβαιωθείτε Δημιουργία εγγράφου PDF/XPS είναι επιλεγμένο και μετά κάντε κλικ Δημιουργία PDF/XPS.

Στο αναδυόμενο πλαίσιο που εμφανίζεται, μπορείτε να κάνετε κλικ Επιλογές για να προσαρμόσετε την εμφάνιση του τελικού εγγράφου PDF.

ο Εύρος ενότητα του πλαισίου Επιλογές σάς επιτρέπει να ορίσετε τις συγκεκριμένες διαφάνειες που θέλετε να προσθέσετε στο αρχείο PDF. Από προεπιλογή, Ολα επιλέγεται για να περιλαμβάνει όλες τις διαφάνειες στο έγγραφο PDF.

Μπορείτε να το αλλάξετε σε Τρέχουσα διαφάνεια για να αποθηκεύσετε μόνο την τρέχουσα προβολή διαφάνειας, Διαφάνειες για να καθορίσετε ένα εύρος διαφανειών ή Επιλογή για να αποθηκεύσετε συγκεκριμένες διαφάνειες που έχετε επιλέξει.

Για να αποθηκεύσετε συγκεκριμένες διαφάνειες, μπορείτε επίσης να κρατήσετε πατημένο το Ctrl πληκτρολογήστε στο πληκτρολόγιό σας και επιλέξτε τις διαφάνειες που θέλετε να προσθέσετε (από τις μικρογραφίες των διαφανειών στην αριστερή γραμμή) πριν μεταβείτε στην επιλογή Εξαγωγή.

ο Επιλογές δημοσίευσης σας επιτρέπει να επιλέξετε την εμφάνιση των διαφανειών σας στο αρχείο PDF. Μπορείτε να επιλέξετε να δημοσιεύσετε ως:

• Διαφάνειες (Προεπιλογή): Κάθε διαφάνεια εμφανίζεται ως σελίδα από μόνη της.
• Φυλλάδια: Τοποθετήστε πολλές διαφάνειες σε μία σελίδα.
• Σελίδες σημειώσεων: Συμπεριλάβετε το κείμενο στην ενότητα σημειώσεων κάτω από κάθε διαφάνεια.
• Προβολή περιγράμματος: Εξαγωγή κειμένου στις διαφάνειες και παρουσίασή τους σε περίγραμμα.

Μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε κρυφές διαφάνειες, να πλαισιώσετε όλες τις διαφάνειες και να συμπεριλάβετε σχόλια στο έγγραφό σας PDF. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ Εντάξει.

Μπορείτε να επιλέξετε να Βελτιστοποίηση για τυπικό (υψηλότερη ποιότητα και μεγαλύτερο μέγεθος αρχείου) ή ελάχιστο μέγεθος (λίγο χαμηλότερη ποιότητα και μικρότερο μέγεθος). Στη συνέχεια, καθορίστε τη θέση (π.χ. Επιφάνεια εργασίας) για να αποθηκεύσετε το αρχείο PDF, εισαγάγετε ένα όνομα αρχείου και κάντε κλικ Δημοσιεύω.

2. Η επιλογή Αποθήκευση ως

Αντί να χρησιμοποιήσετε την επιλογή εξαγωγής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την εντολή Αποθήκευση ως. Αρχικά, μεταβείτε στο Αρχείο αυτί. Στη συνέχεια επιλέξτε Αποθήκευση ως από την αριστερή πλαϊνή γραμμή, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου σας, επιλέξτε PDF ως τύπο αρχείου και κάντε κλικ Ξεφυλλίζω για να επιλέξετε μια τοποθεσία για την αποθήκευση του αρχείου.

Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, μπορείτε να διαμορφώσετε τις ρυθμίσεις PDF χρησιμοποιώντας το πλαίσιο Επιλογές (όπως κάναμε προηγουμένως στην ενότητα Εξαγωγές).

Αντί να μεταβείτε στην ενότητα Αποθήκευση ως, μπορείτε να πατήσετε Ctrl+Shift+S στο πληκτρολόγιό σας για να ανοίξετε απευθείας το πλαίσιο διαλόγου Αποθήκευση ως.

3. Η επιλογή εκτύπωσης

Ένας άλλος τρόπος για να αποθηκεύσετε το PPT σας ως PDF είναι να χρησιμοποιήσετε την επιλογή Εκτύπωση. Πλοηγηθείτε στο Αρχείο καρτέλα και επιλέξτε Τυπώνω από την αριστερή πλαϊνή μπάρα. Εναλλακτικά, μπορείτε απλά να χτυπήσετε Ctrl+P στο πληκτρολόγιό σας.

Σύμφωνα με το Ρυθμίσεις ομάδα, μπορείτε να καθορίσετε τη διάταξη των διαφανειών (ρυθμίστε σε Full Διαφάνειες Σελίδας από προεπιλογή) και επίσης επιλέξτε τις συγκεκριμένες διαφάνειες που θα συμπεριληφθούν στο τελικό έγγραφο PDF (ρυθμίστε σε Εκτύπωση όλων των διαφανειών από προεπιλογή).

Αυτές οι ρυθμίσεις είναι πολύ παρόμοιες με αυτές που είναι διαθέσιμες στο πλαίσιο Επιλογές που εξετάσαμε στις προηγούμενες μεθόδους. Η μόνη διαφορά είναι ότι αυτή η μέθοδος σας δίνει μια προεπισκόπηση της τελικής εξόδου.

Ρυθμίστε τον εκτυπωτή σε Εκτύπωση Microsoft σε PDF και κάντε κλικ Τυπώνω.

Στο παράθυρο διαλόγου που εμφανίζεται, πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου, καθορίστε τη θέση για να το αποθηκεύσετε και κάντε κλικ Αποθηκεύσετε.

4. Email ως συνημμένο

Αυτή η τελική μέθοδος σάς επιτρέπει να στείλετε απευθείας email στο PPT σας ως PDF με ένα μόνο κλικ. Αλλά πρώτα, πρέπει να προσθέσουμε αυτήν την εντολή στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης.

Κάντε λοιπόν κλικ στο κάτω βελάκι της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης και επιλέξτε Περισσότερες εντολές από το αναπτυσσόμενο μενού.

Εξασφαλίζω Όλες οι εντολές επιλέγεται. Στη συνέχεια επιλέξτε E-mail ως συνημμένο PDF από τη λίστα εντολών, κάντε κλικ Προσθήκη, έπειτα Εντάξει.

Τώρα που έχετε το E-mail ως συνημμένο PDF εντολή στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, χρειάζεται μόνο να κάνετε κλικ σε αυτήν για να επισυνάψετε το PPT σας ως PDF σε νέο email.

Ο λογαριασμός σας στο Outlook ανοίγει αυτόματα με τη συνημμένη έκδοση PDF του slide deck σας. Τώρα το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να προσθέσετε τις διευθύνσεις στις οποίες θέλετε να στείλετε το αρχείο, να προσθέσετε ένα μήνυμα και να πατήσετε Στείλετε.

Οι περιορισμοί της μετατροπής ενός αρχείου PPT σε PDF

Η μετατροπή PPT σε PDF διπλασιάζεται ως μονόδρομος μειώστε το μέγεθος του αρχείου της παρουσίασης του PowerPoint. Ωστόσο, έρχεται με τους περιορισμούς του.

Όλες οι μεταβάσεις και ωραία κινούμενα σχέδια που έχετε προσθέσει στην παρουσίασή σας δεν θα εφαρμοστεί στο έγγραφο PDF. Επιπλέον, οποιοδήποτε περιεχόμενο βρίσκεται εκτός του πλαισίου μιας διαφάνειας δεν θα εμφανίζεται στο τελικό έγγραφο PDF. Βεβαιωθείτε λοιπόν ότι όλο το σχετικό περιεχόμενο που θέλετε να έχετε στο PDF βρίσκεται στο πλαίσιο της διαφάνειας.

Μετατροπή από PPT σε PDF σαν επαγγελματίας

Εάν έχετε φτάσει σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να μπορείτε να μετατρέπετε εύκολα και με σιγουριά τα αρχεία PPT σας σε PDF. Είτε χρειάζεται να συνεργαστείτε με συναδέλφους, διανείμετε τις διαφάνειές σας σε πελάτες ή αρχειοθετήστε την εργασία σας για μελλοντική αναφορά, η μορφή PDF εξασφαλίζει συμβατότητα και προσβασιμότητα σε διαφορετικές πλατφόρμες και συσκευές.

Μπορείτε επίσης να μετατρέψετε την παρουσίασή σας στο PowerPoint σε Παρουσιάσεις Google για να αξιοποιήσετε το καλύτερο και από τους δύο κόσμους.