Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα ClickUp: Ο απόλυτος οδηγός

Το ClickUp έχει κερδίσει τις ρίγες του ως ισχυρός σταθμός διαχείρισης έργων, με την εντυπωσιακή γκάμα δυνατοτήτων και τις προσαρμόσιμες επιλογές του. Αλλά με τόσα πολλά να προσφέρεις, είναι εύκολο να παραβλέψεις ένα από τα πιο πολύτιμα εργαλεία του - τα Έγγραφα ClickUp.

Αυτό το άρθρο θα καλύψει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για τα Έγγραφα ClickUp, ώστε να μπορείτε να τα αξιοποιήσετε στο έπακρο. Συνδεθείτε στον λογαριασμό σας ClickUp σε άλλη καρτέλα και ακολουθήστε.

Τι είναι το ClickUp Docs;

Το ClickUp Docs (γνωστό και ως Έγγραφα 3.0) είναι ClickUpτο εργαλείο επεξεργασίας κειμένου που βασίζεται σε σύννεφο, το οποίο σας επιτρέπει να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε, να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε σε κάθε τύπο εγγράφου. Όπως οι περισσότεροι επεξεργαστές κειμένου, μπορείτε να προσθέσετε κείμενο, εικόνες, emoji, βίντεο και πίνακες στο έγγραφό σας και να τα διαμορφώσετε με επιλογές μορφοποίησης όπως επικεφαλίδες, λίστες με κουκκίδες, εισαγωγικά και μπλοκ κώδικα.

Είτε θέλετε να σημειώσετε σημειώσεις σύσκεψης, να γράψετε μια αναφορά, να συντάξετε μια πρόταση ή να δημιουργήσετε μια απλή λίστα υποχρεώσεων, το ClickUp Docs σας καλύπτει. Το καλύτερο κομμάτι? Είναι πλήρως ενσωματωμένο με τον υπόλοιπο χώρο εργασίας σας, καθιστώντας εύκολη τη συνεργασία και την οργάνωση όλων σε ένα μέρος.

Ξεκινώντας με τα Έγγραφα ClickUp

Τώρα που έχετε μια ιδέα για το τι είναι τα Έγγραφα ClickUp, ας δούμε τις δυνατότητες του και τον τρόπο χρήσης τους. Μέχρι το τέλος αυτού του άρθρου, θα είστε πολύ εξοικειωμένοι με το περιβάλλον των Εγγράφων και θα έχετε την αυτοπεποίθηση να δημιουργήσετε το πρώτο σας έγγραφο. Ας αρχίσουμε!

1. Δημιουργία νέου εγγράφου

Υπάρχουν δύο τρόποι για να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο στο ClickUp. Ένας τρόπος είναι να προσθέστε το ως Προβολές μεταβαίνοντας πρώτα σε συγκεκριμένο χώρο, φάκελο ή λίστα και κάνοντας κλικ Θέα στην επάνω πλοήγηση.

Εάν είστε αρκετά νέοι στο ClickUp και προσπαθείτε να τυλίξετε το κεφάλι σας γύρω από όρους όπως λίστες, φακέλους και κενά, μπορείτε να δείτε αυτόν τον οδηγό στο Ορολογίες ClickUp για αρχάριους.

Από την αναπτυσσόμενη λίστα, επιλέξτε Έγγρκαι κάντε κλικ στο Προσθήκη κουμπί.

Αν και αυτή η μέθοδος είναι βολική για εύκολη πρόσβαση σε έναν συγκεκριμένο χώρο, φάκελο ή λίστα, υπάρχει ένα μειονέκτημα που πρέπει να λάβετε υπόψη. Όταν διαγράφετε την προβολή, το έγγραφό σας πηγαίνει στον κάδο απορριμμάτων μαζί της. Λάβετε αυτό υπόψη εάν επιλέξετε να ακολουθήσετε αυτήν τη μέθοδο.

Η δεύτερη μέθοδος εξαλείφει αυτό το ζήτημα αποθηκεύοντας αυτόματα το έγγραφό σας στον προεπιλεγμένο χώρο "Όλα" (το οποίο δεν μπορεί να διαγραφεί). Αρχικά, επεκτείνετε το DOCS ενότητα στην πλαϊνή γραμμή και κάντε κλικ στο ΠΡΟΣΘΕΣΕ ΝΕΟ κουμπί.

2. Προσαρμογή του εγγράφου σας

Για να ξεκινήσετε, δώστε στο νέο σας έγγραφο έναν τίτλο.

Τώρα μπορείτε να αρχίσετε να προσαρμόζετε την εμφάνιση και την αίσθηση του εγγράφου σας με μια φωτογραφία εξωφύλλου και ένα εικονίδιο. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την περιοχή τίτλου και κάντε κλικ Προσθήκη εικονιδίου για να προσθέσετε ένα εικονίδιο και Προσθέστε κάλυμμα για να επιλέξετε μια φωτογραφία εξωφύλλου.

Το έγγραφό σας θα πρέπει να μοιάζει με την παρακάτω εικόνα. Κάνε κλικ στο Αναπτύξτε το εικονίδιο για προβολή του εγγράφου σε προβολή πλήρους οθόνης.

3. Προσθήκη σελίδων και υποσελίδων στο έγγραφό σας

Ένα από τα πρώτα πράγματα που θα προσέξετε είναι ο ουσιαστικά απεριόριστος χώρος καμβά που προσφέρουν τα έγγραφα ClickUp, πράγμα που σημαίνει ότι έχετε άφθονο χώρο για να προσθέσετε και να οργανώσετε το περιεχόμενό σας. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να χωρίσετε το περιεχόμενό σας σε πολλές σελίδες κάνοντας κλικ στο Προσθήκη σελίδας κουμπί.

Μπορείτε να αναλύσετε περαιτέρω το περιεχόμενο κάτω από κάθε σελίδα σε υποσελίδες. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη σελίδα όπου θέλετε να προσθέσετε μια δευτερεύουσα σελίδα και να κάνετε κλικ στο μπλε + εικόνισμα.

Όταν κάνετε κλικ στο έλλειψη δίπλα στο εικονίδιο συν, έχετε ένα μενού επιλογών που σας επιτρέπει να κάνετε αλλαγές στη σελίδα, συμπεριλαμβανομένης της μετονομασίας, της αντιγραφής ή της διαγραφής της.

Δεν υπάρχει όριο στο πόσες σελίδες και υποσελίδες μπορείτε να προσθέσετε σε ένα έγγραφο. Και για καθεμία από αυτές τις σελίδες που προσθέτετε, μπορείτε να επιλέξετε να την προσαρμόσετε με ένα μοναδικό εικονίδιο και φωτογραφία εξωφύλλου.

4. Προσθήκη προτύπου σε κενή σελίδα

Τα προκατασκευασμένα πρότυπα του ClickUp μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο και ταλαιπωρία όσον αφορά την προσθήκη και τη μορφοποίηση περιεχομένου. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στη βιβλιοθήκη προτύπων μέσω της εντολής κάθετο πληκτρολογώντας /template (σημειώνεται ως "1" στην παρακάτω εικόνα) και πατώντας Εισαγω στο πληκτρολόγιό σας ή κάνοντας κλικ στο κουμπί ραβδί (σημειώνεται ως "2") στα δεξιά.

Τα πρότυπα Doc του ClickUp καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα κατηγοριών, από HR & Recruiting έως Engineering & Product. Κάθε πρότυπο είναι εξαιρετικά προσαρμόσιμο, επιτρέποντάς σας να το προσαρμόσετε στις συγκεκριμένες ανάγκες και προτιμήσεις σας.

5. Προσθήκη περιεχομένου σε κενή σελίδα

Αντί να χρησιμοποιείτε πρότυπο, μπορείτε να επιλέξετε να προσθέσετε περιεχόμενο από την αρχή πληκτρολογώντας απευθείας στο έγγραφο. Όταν επισημαίνετε ένα κείμενο, έχετε μια σειρά από επιλογές μορφοποίησης που σας επιτρέπουν να προσαρμόσετε την εμφάνισή του, να αφήσετε ένα σχόλιο σε αυτό ή να το μετατρέψετε σε εργασία.

Μπορείτε επίσης να ανοίξετε το μενού εντολών κάθετο για να εισαγάγετε διαφορετικούς τύπους περιεχομένου στη σελίδα—απλώς κάντε κλικ στο μικροσκοπικό + εικονίδιο ή πατήστε την κάθετο προς τα εμπρός (/) πλήκτρο στο πληκτρολόγιό σας.

Από το μενού εντολών κάθετο, μπορείτε να προσθέσετε Λίστες που έχετε δημιουργήσει στον χώρο εργασίας σας ή οποιοδήποτε εξωτερικό περιεχόμενο, όπως ιστότοπο, Έγγραφο Google ή βίντεο YouTube.

Αυτό το μενού σάς επιτρέπει επίσης να βελτιώσετε την οργάνωση της σελίδας σας προσθέτοντας σύνθετα μπλοκ όπως στήλες, πίνακες, διαχωριστικά, κουμπιά και πίνακα περιεχομένου.

6. Προσαρμογή της εμφάνισης μιας σελίδας

Για να προσαρμόσετε την εμφάνιση της σελίδας στην οποία εργάζεστε, πρέπει πρώτα να κάνετε κλικ στο εικονίδιο με το αριστερό βέλος για να ανοίξετε την πλαϊνή γραμμή.

Το επάνω μέρος της καρτέλας Λεπτομέρειες σελίδας χωρίζεται σε Βασικό και Για προχωρημένους. Και οι δύο αυτές ενότητες σάς επιτρέπουν να επιλέξετε έναν τύπο γραμματοσειράς και επίσης να προσαρμόσετε το μέγεθος γραμματοσειράς, το ύψος γραμμής, το διάστημα παραγράφων και το πλάτος σελίδας για τη σελίδα σας.

Όταν κάνετε κύλιση πιο κάτω, η επόμενη ενότητα σάς επιτρέπει να προσαρμόσετε την εμφάνιση της περιοχής κεφαλίδας της σελίδας σας. Μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις διάφορες επιλογές ανάλογα με τα στοιχεία που θέλετε να εμφανίσετε στην κεφαλίδα της σελίδας σας.

Στην παρακάτω εικόνα, υπάρχουν τέσσερα στοιχεία κεφαλίδας ενεργοποιημένα: η εικόνα εξωφύλλου, ο τίτλος και το εικονίδιο της σελίδας, ο κάτοχος και η ημερομηνία ενημέρωσης.

Η καρτέλα Λεπτομέρειες σελίδας έχει επίσης μια ενότητα Στατιστικά όπου μπορείτε να δείτε τον αριθμό των λέξεων και των χαρακτήρων στο περιεχόμενό σας και τον εκτιμώμενο χρόνο ανάγνωσής του.

Μπορείτε να δείτε αυτά τα στατιστικά στοιχεία για ολόκληρο το έγγραφό σας επιλέγοντας το Έγγρ επιλογή από το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο Σελίδα κουμπί.

Η καρτέλα Σχέσεις & Αναφορές σάς επιτρέπει να συνδέσετε την τρέχουσα σελίδα σας με άλλες εργασίες και έγγραφα εντός του ClickUp. Αυτή η καρτέλα έχει τρεις κύριες ενότητες:

• Σύνδεσμοι σελίδας: ο + Το εικονίδιο σε αυτήν την ενότητα σάς επιτρέπει να συνδεθείτε με οποιαδήποτε εργασία ή έγγραφο στον χώρο εργασίας σας ClickUp. Η σύνδεση με άλλες περιοχές όχι μόνο σας παρέχει πρόσβαση σε αυτές από την τρέχουσα σελίδα, αλλά δημιουργεί επίσης έναν σύνδεσμο επιστροφής που σας δίνει τη δυνατότητα πρόσβασης στην τρέχουσα σελίδα σας από τις συνδεδεμένες περιοχές.
• Βιβλιογραφικές αναφορές: Μια συλλογή όλων των περιοχών στον χώρο εργασίας σας όπου έχει αναφερθεί το έγγραφο στο οποίο εργάζεστε.
• Εξωτερικοί σύνδεσμοι: Μια συλλογή των εξωτερικών συνδέσμων που χρησιμοποιούνται στο έγγραφό σας.

Μπορείτε να βελτιώσετε την οργάνωση και τη συνδεσιμότητα της εργασίας σας με αυτήν τη δυνατότητα, καθιστώντας εύκολη την εύρεση σχετικών πληροφοριών και παρέχοντας μια απρόσκοπτη εμπειρία πλοήγησης.

8. Εισαγωγή και εξαγωγή στα Έγγραφα ClickUp

Στην καρτέλα Εισαγωγές & Εξαγωγές, μπορείτε να εισαγάγετε αρχεία HTML στο έγγραφό σας ClickUp, καθώς και να εξαγάγετε μια σελίδα (ή όλες τις σελίδες μέσα στο έγγραφό σας) ως αρχείο PDF ή HTML.

9. Συνεργασία σε ένα έγγραφο με μέλη της ομάδας

Με την Μερίδιο Μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένα μέλη του χώρου εργασίας για να συνεργαστείτε ή να μοιραστείτε έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο με άτομα που δεν αποτελούν μέρος του χώρου εργασίας σας.

Υπάρχει επίσης μια δυνατότητα σχολιασμού που σας επιτρέπει να αλληλεπιδράσετε με άτομα που έχουν πρόσβαση στο έγγραφο. Μπορείτε να κάνετε κοινή χρήση αρχείων, φωνητικών σημειώσεων και εγγραφών οθόνης για να κάνετε τη συνεργασία πιο διαδραστική και αποτελεσματική.

Δημιουργήστε το πρώτο σας έγγραφο με τα Έγγραφα ClickUp

Το ClickUp Docs είναι ένα ισχυρό και ευέλικτο χαρακτηριστικό που κάνει τη δημιουργία, τη διαχείριση και τη συνεργασία εγγράφων παιχνιδάκι. Με το ευρύ φάσμα επιλογών μορφοποίησης και την απρόσκοπτη ενσωμάτωση με τον υπόλοιπο χώρο εργασίας σας, τα Έγγραφα ClickUp είναι το τέλειο εργαλείο για τον εξορθολογισμό των ροών εργασίας σας και τη βελτίωση της παραγωγικότητάς σας. Εκτός από αυτό, υπάρχουν πολλές άλλες λειτουργίες ClickUp που αξίζει να εξερευνήσετε.