Ένας οδηγός για αρχάριους για τους αυτοματισμούς ClickUp

Το ClickUp είναι ένα ισχυρό εργαλείο διαχείρισης εργασιών και έργων και μπορείτε να το κάνετε ακόμα πιο ισχυρό με αυτοματισμούς ροής εργασιών. Με αυτήν τη δυνατότητα, δεν χρειάζεται να υπομείνετε βαρετές και επαναλαμβανόμενες εργασίες—Το ClickUp θα κάνει τη βαριά ανύψωση για εσάς.

Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ρυθμίσετε αυτοματοποιημένες οδηγίες για να εκτελέσετε αυτό που πρέπει να κάνετε. Αυτό θα εξαλείψει τα σφάλματα, θα επιταχύνει τη ροή εργασίας σας και θα εξοικονομήσει χρόνο για να εστιάσετε σε πράγματα που πραγματικά έχουν σημασία. Και ξέρετε ποιο είναι το καλύτερο μέρος; Δεν απαιτείται εμπειρία κωδικοποίησης!

Λοιπόν, ας βουτήξουμε βαθύτερα στο ClickUp Automations και ας δούμε πώς μπορεί να αυξήσει το παιχνίδι παραγωγικότητάς σας.

Τι είναι οι αυτοματισμοί ClickUp;

ο ClickUp Το εργαλείο αυτοματισμών είναι ένα ισχυρό σύνολο λειτουργιών που σας επιτρέπουν να αυτοματοποιείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες και να βελτιστοποιείτε τη ροή εργασίας σας. Κάθε αυτοματισμός που δημιουργείται στο ClickUp περιλαμβάνει τρία στοιχεία: ένα έναυσμα, μια συνθήκη και μια ενέργεια.

1. Δώσει το έναυσμα για

Το συμβάν που ενεργοποιεί τον αυτοματισμό. Ένα έναυσμα μπορεί να είναι οτιδήποτε, από τη δημιουργία μιας νέας εργασίας έως την άφιξη σε ημερομηνία λήξης.

2. Κατάσταση (Προαιρετικό)

Μπορούν να προστεθούν επιπλέον στοιχεία ελέγχου στη σκανδάλη—και πρέπει να πληρούνται—για να ενεργοποιηθεί ο αυτοματισμός. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να αυτοματοποιήσετε μια εργασία μόνο εάν έχει ανατεθεί σε ένα συγκεκριμένο μέλος της ομάδας ή έχει συγκεκριμένη ημερομηνία λήξης.

3. Δράση

Αυτό θα συμβεί όταν πληρούνται το έναυσμα και οι προϋποθέσεις. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε, από την αποστολή ειδοποίησης μέσω email μέχρι την ενημέρωση της κατάστασης μιας εργασίας. Επιτρέπεται να ρυθμίσετε όσες ενέργειες θέλετε.

Πώς να ενεργοποιήσετε τους αυτοματισμούς ClickUp

Για να μπορέσετε να ρυθμίσετε οποιονδήποτε αυτοματισμό στον χώρο εργασίας σας ClickUp, πρέπει να ενεργοποιήσετε Αυτοματισμοί σε Κάντε κλικ στις Εφαρμογές. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο ClickApps από την πλοήγηση της κύριας πλευρικής γραμμής ή από την επάνω πλοήγηση του χώρου εργασίας σας.

1. Κάντε κλικ στο δικό σας εικονίδιο προφίλ στον πλαϊνό πίνακα πλοήγησης.

2. Επιλέγω Κάντε κλικ στις Εφαρμογές από το αναδυόμενο μενού.

Αποκτήστε πρόσβαση σε ClickApps από την περιοχή εργασίας σας

1. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος του Προσαρμογή κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία του χώρου εργασίας σας.

2. Επιλέγω Κάντε κλικ στις Εφαρμογές από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Όταν ανοίξει η σελίδα ClickApps, βεβαιωθείτε Αυτοματοποίηση είναι ενεργοποιημένο. Στη συνέχεια κάντε κλικ στο ΠΙΣΩ κουμπί για να επιστρέψετε στην προηγούμενη σελίδα.

Πώς να ρυθμίσετε έναν βασικό αυτοματισμό κλικUp

Προτού ρυθμίσετε έναν αυτοματισμό ClickUp, βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε εντός του συγκεκριμένου χώρου, φακέλου ή λίστας όπου θέλετε να εφαρμοστεί ο αυτοματισμός.

Εάν είστε νέοι στο ClickUp και θέλετε να κατανοήσετε τη διαφορά μεταξύ χώρων εργασίας, διαστημάτων, φακέλων και λιστών, αυτό οδηγός αρχαρίων για την ορολογία ClickUp θα σας βοηθήσει να ξεκαθαρίσετε τυχόν αμφιβολίες και σύγχυση.

Τώρα που έχετε ενεργοποιήσει την Αυτοματοποίηση, το Προσαρμογή κουμπί στην περιοχή εργασίας σας αλλάζει σε Αυτοματοποίηση, στο οποίο μπορείτε να κάνετε κλικ για να ανοίξετε τη σελίδα αυτοματισμών.

Από τις αναπτυσσόμενες επιλογές, κάντε κλικ Προσθήκη Αυτοματισμού.

Χρησιμοποιήστε πρότυπα αυτοματισμού για να δημιουργήσετε έναν αυτοματισμό

Όπως ακριβώς μπορείτε προσθέστε τα πρότυπα έργου του ClickUp στον χώρο εργασίας σας για να ξεκινήσετε γρήγορα τα σχέδια του έργου σας, μπορείτε επίσης να επιλέξετε από μια βιβλιοθήκη προτύπων αυτοματισμού για να ρυθμίσετε τον πρώτο σας αυτοματισμό. Αυτά τα πρότυπα έχουν ομαδοποιηθεί κάτω από Κατηγορίες και Ενσωματώσεις στο αριστερό παράθυρο της σελίδας Αυτοματισμοί.

Ενώ οι αυτοματισμοί που παρατίθενται στις Κατηγορίες είναι βασικοί και επηρεάζουν τις αλλαγές μόνο εσωτερικά, αυτοί στην ενότητα Ενσωματώσεις σάς επιτρέπουν να κάνετε άμεσες αλλαγές που σχετίζονται με εξωτερικές εφαρμογές. Προς το παρόν, το ClickUp υποστηρίζει μόνο άμεσους αυτοματισμούς με τις ακόλουθες εφαρμογές:

• Bugsnag
• Calendly
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
• GitHub
• Hubspot
• Twilio

Έτσι, μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε από τις ομάδες αυτοματισμού από τον αριστερό πίνακα και, στη συνέχεια, να επιλέξετε έναν συγκεκριμένο αυτοματισμό που σχετίζεται με την ομάδα στα δεξιά, να τον προσαρμόσετε ώστε να ταιριάζει στις ανάγκες σας και να τον αποθηκεύσετε.

Δημιουργία αυτοματισμών από την αρχή

Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένους αυτοματισμούς από την αρχή. Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στο + Προσαρμοσμένο κινούμενο σχέδιο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία της σελίδας αυτοματισμού.

Σύμφωνα με το Οταν ενότητα, πρέπει να ρυθμίσετε ένα συμβάν ενεργοποίησης (επισημαίνεται ως "1" στην παρακάτω εικόνα). Μερικές από τις διαθέσιμες επιλογές ενεργοποίησης περιλαμβάνουν:

• Δημιουργήθηκε εργασία,
• Αλλαγές ανάδοχου,
• Αλλαγές κατάστασης,
• Αλλαγές προτεραιότητας,
• Αλλαγές ημερομηνίας λήξης,
• Αλλαγές ημερομηνίας έναρξης κ.λπ.

Μπορείτε να επιλέξετε να καθορίσετε οποιεσδήποτε συνθήκες (που επισημαίνονται ως "2" στην παραπάνω εικόνα) που πρέπει να πληρούνται—σε αυτήν την περίπτωση, καμία—για να ξεκινήσετε τις ενέργειες.

Και κάτω από το Επειτα ενότητα, προσθέστε τις ενέργειες (με την επισήμανση "3") που θα πρέπει να πραγματοποιηθούν όταν πληρούνται το συμβάν ενεργοποίησης και οι προϋποθέσεις. Μερικές από τις ενέργειες από τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε περιλαμβάνουν:

• Δημιουργήστε μια εργασία,
• Δημιουργήστε μια δευτερεύουσα εργασία,
• Αλλαγή προτεραιότητας,
• Αλλαγή αναθέτων,
• Πρόσθεσε ένα σχόλιο,
• Διαγραφή εργασίας κ.λπ.

Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο Δημιουργώ κουμπί για αποθήκευση και ενεργοποίηση του αυτοματισμού.

Θα πρέπει να σημειώσετε ότι τα προγράμματα Δωρεάν και Απεριόριστα του ClickUp δεν σας επιτρέπουν να προσθέσετε συνθήκες και περισσότερες από μία ενέργειες στη ρύθμιση αυτοματισμού σας. Θα χρειαστεί να αγοράσετε το σχέδιο Business, Business Plus ή Enterprise για να καταργήσετε αυτόν τον περιορισμό.

Πώς να διαχειριστείτε τους αυτοματισμούς ClickUp σας

Κατά την εγκατάσταση νέων αυτοματισμών λαμβάνουν χώρα κάτω από το Ξεφυλλίζω καρτέλα, η διαχείριση των αυτοματισμών σας γίνεται κάτω από το Διαχειρίζονται αυτί.

Όταν βρίσκεστε εδώ, μπορείτε να προσθέσετε μια περιγραφή στον αυτοματισμό σας (με την ένδειξη "1") για να εξηγήσετε τη λειτουργία του ή να παρέχετε το πλαίσιο σε οποιονδήποτε άλλον που μπορεί να βλέπει τον χώρο εργασίας σας. Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε τον αυτοματισμό (με την ένδειξη "2") για να τον θέσετε σε παύση χωρίς διαγραφή.

Όταν τοποθετείτε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τον αυτοματισμό, μπορείτε να τον αντιγράψετε, να τον επεξεργαστείτε ή να τον διαγράψετε.

Εάν εργάζεστε με μεγάλες λίστες αυτοματισμών, το ClickUp διευκολύνει τον εντοπισμό οποιουδήποτε από αυτούς παρέχοντας πολλαπλές επιλογές φίλτρου.

Αρχικά, μπορείτε να φιλτράρετε κατά Ενεργός και Αδρανής αυτοματισμών. Όταν απενεργοποιείτε οποιονδήποτε ενεργό αυτοματισμό, πηγαίνει στην ανενεργή ενότητα.

Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε τους αυτοματισμούς με βάση τα κενά, τους φακέλους ή τις λίστες εντός των οποίων δημιουργήθηκαν.

Τέλος, μπορείτε να φιλτράρετε με βάση την ενεργοποίηση, την κατάσταση ή τη δράση των αυτοματισμών και επίσης από το άτομο που ενημέρωσε την τελευταία φορά ή έκανε αλλαγές σε αυτές.

Πώς να παρακολουθείτε τη χρήση του αυτοματισμού σας

Ενώ μπορείτε να δημιουργήσετε απεριόριστους αυτοματισμούς στο ClickUp, ο αριθμός των φορών που θα εκτελούνται είναι περιορισμένος. Έτσι, κάθε φορά που εκτελείται μια αυτοματοποιημένη ενέργεια στο παρασκήνιο, μετράει για τη χρήση σας, η οποία μπορεί να παρακολουθηθεί κάτω από το Χρήση αυτί.

Το δωρεάν πρόγραμμα περιορίζεται στην εκτέλεση 100 αυτοματοποιημένων ενεργειών κάθε μήνα. Δεν μπορείτε να αγοράσετε πρόσθετους αυτοματισμούς ενώ βρίσκεστε στο δωρεάν πρόγραμμα, επομένως πρέπει πρώτα να αγοράσετε ένα πρόγραμμα επί πληρωμή. Ακολουθεί ο μέγιστος αριθμός αυτοματοποιημένων ενεργειών που επιτρέπονται σε κάθε πρόγραμμα επί πληρωμή.

• Απεριόριστος: 1.000/μήνα
• Επιχείρηση: 10.000/μήνα
• Business Plus: 25.000/μήνα
• Επιχείρηση: 250.000/μήνα

Για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τη χρήση σας, το ClickUp στέλνει ειδοποιήσεις χρήσης στους κατόχους και τους διαχειριστές του χώρου εργασίας μέσω email όταν η χρήση του χώρου εργασίας φτάσει το 90% και το 100%. Εάν φτάσετε το όριο χρήσης και επιθυμείτε να αγοράσετε επιπλέον αυτοματισμούς, κοστίζει 19,99 $ για επιπλέον 1000 ενέργειες ανά μήνα, 99,99 $ για επιπλέον 10.000 και 299,99 $ για επιπλέον 100.000 ενέργειες.

Εργαστείτε πιο έξυπνα, όχι πιο σκληρά, με τους αυτοματισμούς ClickUp

Το ClickUp Automations είναι μια απλή αλλά ισχυρή δυνατότητα που θα βοηθήσει στην εξάλειψη των επαναλαμβανόμενων εργασιών και θα ενισχύσει τη συνολική παραγωγικότητα. Ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται σε αυτόν τον οδηγό για αρχάριους, θα είστε σε καλό δρόμο για να κατακτήσετε το ClickUp Automations και να μεταμορφώσετε την εργασία σας. Και αν θέλετε να το μεταφέρετε στο επόμενο επίπεδο, τα πρότυπα ClickUp είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να το κάνετε.