Πώς να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία στα Έγγραφα Google

Τα Έγγραφα Google αφορούν τόσο τη συνεργασία όσο και την αποτελεσματικότητα. Τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία στα Έγγραφα Google σάς βοηθούν να επιταχύνετε τη δημιουργία εγγράφων αποθηκεύοντας και επαναχρησιμοποιώντας στοιχεία που χρησιμοποιείτε πιο συχνά. Αυτό το primer θα σας βοηθήσει να κατανοήσετε πώς να τα χρησιμοποιείτε καλύτερα καθώς διατίθενται σε λογαριασμούς Google Workplace και Education.

Τι είναι τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία στα Έγγραφα Google;

Σκεφτείτε τα Έγγραφα Google ως έναν κενό καμβά. Τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία είναι σαν αποσπάσματα που μπορείτε να εισάγετε σε οποιοδήποτε έγγραφο χωρίς να τα δημιουργείτε από την αρχή κάθε φορά. Είναι πλάκες για οποιονδήποτε τύπο περιεχομένου εγγράφου. μπορείτε να τα σκεφτείτε ως μίνι-πρότυπα.

Για παράδειγμα, εάν η ίδια λίστα ελέγχου χρησιμοποιείται συχνά στα Έγγραφα Google για τον έλεγχο μιας διαδικασίας, μπορείτε να την αποθηκεύσετε ως προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο. Στη συνέχεια, στο επόμενο έγγραφο, εισάγετε το δομικό στοιχείο με ένα μόνο κλικ. Έτσι, τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία εξοικονομούν χρόνο για εσάς και τον οργανισμό.

ο Ανακοίνωση Google Workspace αναφέρει μερικά κοινά σενάρια για τη χρήση τους:

Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο έναρξης έργου για να παρακολουθείτε ορόσημα και εργασίες, μια λίστα ελέγχου εκκίνησης προϊόντος ή ακόμα και ένα μπλοκ κώδικα ή κειμένου που χρησιμοποιείται συνήθως στον οργανισμό σας.

Μπορείτε ακόμη και να αποθηκεύσετε ένα ολόκληρο έγγραφο ως προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο και να το εισαγάγετε σαν πρότυπο για ένα άλλο έγγραφο. Τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία είναι ένα σημαντικό χαρακτηριστικό εξοικονόμησης χρόνου που αποτελεί μεγάλο μέρος του Έξυπνος καμβάς στο Google Drive.

Σημείωση: Τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία είναι διαθέσιμα μόνο Google Workspace και λογαριασμοί εκπαίδευσης. Δεν είναι ακόμα διαθέσιμα για προσωπικούς λογαριασμούς Google.

Πώς να χρησιμοποιήσετε προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία στα Έγγραφα Google

Για να επιταχύνετε τη δημιουργία του εγγράφου σας, μπορείτε να αποθηκεύσετε και να εισαγάγετε ένα προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο μέσα σε δευτερόλεπτα. Ανοίξτε τα σωστά Έγγραφα Google και χρησιμοποιήστε ένα από τα δύο βήματα για να δημιουργήσετε το πρώτο σας δομικό στοιχείο.

Δημιουργήστε ένα προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο

Επιλέξτε το κείμενο, τον κώδικα, τον πίνακα ή άλλο περιεχόμενο που θέλετε ως δομικό στοιχείο.

1. Κάντε δεξί κλικ στο επισημασμένο περιεχόμενο.
2. Επιλέγω Αποθήκευση ως προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο.
3. Δώστε του ένα όνομα, ώστε να είναι εύκολο να το παραλάβετε αργότερα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια περιγραφή.
4. Επιλέγω Δημιουργώ > Το έπιασα.

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το μενού "@" στα Έγγραφα Google:

1. Πληκτρολογήστε "@" σε οποιοδήποτε σημείο σε ένα ανοιχτό έγγραφο και επιλέξτε Νέο προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο από το μενού.
2. Επιλέξτε το περιεχόμενο που θέλετε να μετατρέψετε σε δομικό στοιχείο.
3. Επιλέγω Αποθηκεύσετε από το αναδυόμενο παράθυρο.
4. Δώστε στο προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο ένα μοναδικό όνομα και μια προαιρετική περιγραφή.
5. Επιλέγω Δημιουργία > Κατάλαβα.

Τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία αποθηκεύονται σε έναν φάκελο με το όνομα "Προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία" στο Google Drive σας. Μπορείτε να οργανώσετε εκ νέου, να επεξεργαστείτε και να διαγράψετε τα μπλοκ από εδώ. Μπορείτε επίσης να διαχειριστείτε τη συλλογή των μπλοκ σας από το μενού: Εισαγωγή > Δομικά μπλοκ > Προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο > Διαχείριση προσαρμοσμένων μπλοκ.

Εισαγάγετε ένα προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο

Για να επαναχρησιμοποιήσετε γρήγορα ένα προσαρμοσμένο δομικό στοιχείο, χρησιμοποιήστε οποιαδήποτε από τις δύο μεθόδους στη σωστή θέση σε ένα ανοιχτό έγγραφο.

• Πληκτρολογήστε "@" και εισαγάγετε το όνομα του προσαρμοσμένου δομικού στοιχείου.
• Μεταβείτε στο μενού και κάντε κλικ Εισαγωγή > Building Blocks > Custom building block > Επιλέξτε ένα δομικό στοιχείο.

Ποιες είναι μερικές χρήσεις για δομικά στοιχεία στο έγγραφό σας;

Ακολουθούν μερικοί τρόποι για να σκεφτείτε τη χρήση δομικών στοιχείων στα Έγγραφα Google:

1. Τροποποιήστε ένα παλιό έγγραφο με νέα δομικά στοιχεία.
2. Εισαγάγετε γρήγορα εμπλουτισμένο κείμενο σε ένα έγγραφο με δομικά στοιχεία και εξοικονομήστε χρόνο στη μορφοποίηση.
3. Τα δομικά στοιχεία είναι επαναχρησιμοποιήσιμα πρότυπα που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για συνεπή μορφοποίηση σε έναν χώρο εργασίας.
4. Αποθηκεύστε πίνακες ή γραφήματα δεδομένων που χρησιμοποιούνται συχνά ως δομικά στοιχεία και χρησιμοποιήστε τα ξανά.
5. Χρήση ως στοιχεία επωνυμίας σε επίσημα έγγραφα.

Σχεδιάστε και διαχειριστείτε τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία σας

Καθώς τα προσαρμοσμένα δομικά στοιχεία είναι σαν επαναχρησιμοποιήσιμες λειτουργικές μονάδες στο Google Workspace, εσείς και η ομάδα σας θα πρέπει να τα εξετάσετε στρατηγικά. Ξεκινά δημιουργώντας ένα τυπικό σύνολο δομικών στοιχείων για ολόκληρη την ομάδα, ονομάζοντάς τα σωστά με ακριβείς περιγραφές. Είναι επίσης σημαντικό να ενημερώνετε περιστασιακά και να καθαρίζετε τη συλλογή για να αποφευχθεί η ακαταστασία αυτών των μπλοκ περιεχομένου επαναχρησιμοποιήσιμων. Μαζί με τη γενετική τεχνητή νοημοσύνη στα Έγγραφα Google, αυτή η δυνατότητα θα σας βοηθήσει πάρα πολύ στην εργασία.