9 Συμβουλές του Microsoft Word για να επεξεργαστείτε την εργασία σας στο κολέγιο πιο γρήγορα

Οι εργασίες σε επίπεδο κολεγίου και πανεπιστημίου είναι βαριές έρευνες και συχνά αναμένεται να δημιουργήσετε γραπτά με σημαντικό αριθμό σελίδων. Μόλις νομίζετε ότι έχετε τελειώσει με την παραγωγή του απαιτούμενου αριθμού λέξεων, το επόμενο βήμα είναι εξίσου δύσκολο και χρονοβόρο: η επεξεργασία.

Από συντομεύσεις πληκτρολογίου έως απλές, ενσωματωμένες λειτουργίες όπως η Εύρεση και αντικατάσταση και ο αυτόματος πίνακας του Περιεχόμενα, εδώ είναι μερικές συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να επεξεργαστείτε και να μορφοποιήσετε την εργασία σας στο κολέγιο πιο αποτελεσματικά Microsoft Word.

1. Αφήστε το διάστημα παραγράφων ως το τελευταίο σας βήμα

Ας ξεκινήσουμε πρώτα στο σωστό δρόμο. Όταν έχετε μπροστά σας ένα δοκίμιο ή μια αναφορά 3.000 λέξεων, είναι δελεαστικό να ορίσετε διπλά διαστήματα όταν γράφετε μόνο λίγες προτάσεις ή μια παράγραφο το πολύ. Δίνει την παρηγορητική ψευδαίσθηση ότι έχετε κάνει περισσότερη δουλειά από ό, τι στην πραγματικότητα.

Αλλά για να είστε πιο αποτελεσματικοί στο τελικό στάδιο επεξεργασίας, είναι καλύτερο να αφήσετε το διάστημα μεταξύ παραγράφων ως το τελευταίο σας βήμα. Με αυτόν τον τρόπο, εξοικονομείτε χρόνο, επειδή δεν χρειάζεται να κάνετε κύλιση προς τα πάνω και προς τα κάτω πολύ περισσότερο από όσο χρειάζεται κατά την πλοήγηση σε διάφορες ενότητες και σελίδες του κειμένου σας.

2. Μάθετε να χρησιμοποιείτε τα πλήκτρα συντομεύσεων πληκτρολογίου

Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου κάνουν την επεξεργασία και τη μορφοποίηση πολύ πιο γρήγορη σε σύγκριση με τη χρήση ποντικιού. Για παράδειγμα, όταν χρησιμοποιείτε το ποντίκι σας για να επιλέξετε μερικές λέξεις, πιθανότατα θα χάσετε ένα ή δύο γράμματα και θα πρέπει να επισημάνετε ξανά ή να υπερβείτε και να συμπεριλάβετε μια περίοδο που δεν χρειάζεται.

Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να επιλέξετε κείμενο με ακρίβεια χρησιμοποιώντας Ctrl + Shift, και το αριστερό και δεξί βέλος κλειδιά στα Windows. Υπάρχουν πολλά άλλα Συντομεύσεις πληκτρολογίου Microsoft Word που θα σας επιτρέψει να κάνετε τις περισσότερες επεξεργασίες στο πληκτρολόγιο, χωρίς να χρειάζεται να μεταβείτε στο ποντίκι ή στο trackpad. Μην υποτιμάτε τον χρόνο που εξοικονομείτε με αυτήν τη μέθοδο!

Όταν διαβάζετε μέσα από ένα συνεχές σώμα κειμένου, οι κενές κεφαλίδες και τα υποσέλιδα ενδέχεται να ενοχλούν. Για να έχετε μια πιο ομαλή εμπειρία ανάγνωσης και επεξεργασίας, αποκρύψτε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα για να ενώσετε όλες τις σελίδες μαζί.

Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από το γκρίζο διάστημα μεταξύ της τρέχουσας και της επόμενης σελίδας και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ. Όταν χρειάζεται χρησιμοποιήστε τις κεφαλίδες και τα υποσέλιδα στο Microsoft Word και πάλι, αποκρύψτε τα τοποθετώντας το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη γραμμή διαχωρισμού σελίδων και κάντε διπλό κλικ.

4. Σύμπτυξη των επικεφαλίδων και των υποτίτλων

Για μεγάλες εργασίες τύπου αναφοράς, πιθανότατα θα χωρίσετε το περιεχόμενό σας σε επικεφαλίδες και υποτίτλους. Καθώς μετακινείστε από τη μια ενότητα στην άλλη ή μεταπηδάτε μεταξύ των ενοτήτων για να ξαναγράψετε και να επεξεργαστείτε, διευκολύνετε την κύλιση στο κείμενό σας συμπτύσσοντας τις επικεφαλίδες.

Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τον τίτλο της επικεφαλίδας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο τρίγωνο εικονίδιο που εμφανίζεται δίπλα του για απόκρυψη του περιεχομένου. Εάν θέλετε να αποκρύψετε όλες τις επικεφαλίδες ταυτόχρονα, κάντε δεξί κλικ σε οποιαδήποτε επικεφαλίδα και επιλέξτε Ανάπτυξη/Σύμπτυξη > Σύμπτυξη όλων των επικεφαλίδων.

5. Αυτόματη ταξινόμηση των παραπομπών κατά αλφαβητική σειρά

Ο κατάλογος των έργων που αναφέρονται είναι ένα ουσιαστικό τμήμα σε κάθε εργασία τριτοβάθμιας εκπαίδευσης και συνήθως ταξινομείται με αλφαβητική σειρά. Πιθανότατα έχετε προσθέσει αναφορές στη λίστα καθώς τις αναφέρετε στο δοκίμιό σας, αλλά όταν πρόκειται για ταξινόμηση στο τέλος, είναι ανέφικτο και χρονοβόρο να τις ταξινομήσετε με μη αυτόματο τρόπο. Μπορείτε απλά να τα ταξινομήσετε αυτόματα στο Microsoft Word.

Επιλέξτε όλες τις αναφορές σας και μεταβείτε στο Σπίτι αυτί. Σύμφωνα με το Παράγραφος ενότητα, κάντε κλικ στο Είδος εικονίδιο (Α και Ω, με βέλος προς τα κάτω). Στο Ταξινόμηση κατά πεδίο, επιλέξτε Παράγραφοι. Στο Τύπος πεδίο, επιλέξτε Κείμενο. Στη συνέχεια, επιλέξτε Αύξουσα και κάντε κλικ Εντάξει. Η λίστα θα ταξινομηθεί τώρα με αλφαβητική σειρά.

Ωστόσο, μπορεί να παρατηρήσετε μερικές ακραίες τιμές. Για παράδειγμα, όταν ορισμένες αναφορές ξεκινούν με σύμβολα αντί για γράμμα, πιθανότατα όλες θα ωθηθούν στην κορυφή. Αυτά είναι τα λίγα που στη συνέχεια θα χρειαστεί να τα επανατοποθετήσετε με μη αυτόματο τρόπο στη λίστα σας σωστά.

6. Χρησιμοποιήστε το Find and Replace για να αποφύγετε ορθογραφικά λάθη

Είτε πρόκειται για σχολικά βιβλία είτε για άρθρα σε περιοδικά, κάθε μαθητής έχει πιθανώς συναντήσει συγγραφείς με επώνυμα που είναι λίγο δύσκολο να γραφτούν. Η πληκτρολόγηση του ονόματος ξανά και ξανά για κάθε αναφορά εντός κειμένου είναι επιρρεπής σε ανθρώπινο λάθος. Για να αποφύγετε ορθογραφικά λάθη, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Find and Replace.

Αρχικά, χρησιμοποιήστε μια μοναδική συντομογραφία ως σύμβολο κράτησης θέσης όταν γράφετε την εργασία σας. Συνιστώ να συμπεριλάβετε έναν αριθμό σε αυτή τη συντομογραφία. Αυτό συμβαίνει επειδή εάν η συντομογραφία σας αποτελείται μόνο από γράμματα, υπάρχει πιθανότητα αυτός ο σύντομος συνδυασμός γραμμάτων να έχει εμφανιστεί αλλού, ως μέρος μιας λέξης, στο δοκίμιό σας.

Μόλις τελειώσετε με το περιεχόμενο του σώματος, ήρθε η ώρα να αντικαταστήσετε τη συντομογραφία με το πραγματικό επώνυμο. Στο Σπίτι καρτέλα, κάντε κλικ Αντικαθιστώ στο Επεξεργασία αυτί. Στο Βρείτε τι πεδίο, πληκτρολογήστε τη συντομογραφία σας. Στο Αντικατέστησε με πεδίο, πληκτρολογήστε το πραγματικό όνομα του συγγραφέα. Στη συνέχεια, κάντε κλικ Αντικατάσταση όλων. Όλες οι συντομογραφίες σας θα αντικατασταθούν τώρα με το σωστό επώνυμο συγγραφέα.

7. Εισαγάγετε την εικόνα σας σε έναν αόρατο πίνακα

Εάν δεν έχετε τη δυνατότητα να μορφοποιείτε εικόνες στο Microsoft Word, εδώ είναι μια απλή εναλλακτική που βοηθά εγγυηθείτε ότι η εικόνα σας δεν θα κάνει το κείμενό σας να σπάσει σε περίεργα μέρη: τοποθετήστε την εικόνα σας σε ένα αόρατο τραπέζι.

Μεταβείτε στο μέρος του κειμένου όπου θέλετε να εμφανίζεται η εικόνα σας. Τύπος Εισαγω για να μεταβείτε σε μια νέα παράγραφο. Κατευθυνθείτε προς το Εισάγετε καρτέλα, κάντε κλικ Τραπέζικαι επιλέξτε ένα πλαίσιο για να δημιουργήσετε έναν πίνακα 1x1. Με τον κέρσορα μέσα στο τραπέζι σας, κάντε κλικ Εικόνες > Εισαγωγή εικόνας > Αυτή η συσκευή για να ανεβάσετε την εικόνα σας στο έγγραφο.

Μπορείτε να αλλάξετε το μέγεθος της εικόνας σας μέσα στον πίνακα. Μόλις μείνετε ικανοποιημένοι, επισημάνετε τον πίνακα, μεταβείτε στο Σχεδιασμός τραπεζιού καρτέλα, κάντε κλικ Σύνορα > Χωρίς σύνορα. Στη συνέχεια, το μαύρο περίγραμμα του πίνακα θα εξαφανιστεί. Η εικόνα σας φαίνεται τώρα να ταιριάζει απόλυτα ανάμεσα σε δύο παραγράφους κειμένου.

8. Έχετε μια επισκόπηση πολλών σελίδων ταυτόχρονα

Όταν τελειώσετε σχεδόν την επεξεργασία, είναι καλύτερο να κάνετε κύλιση σε όλες τις σελίδες για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν μονές κενές σελίδες, ξεχωριστές ενότητες ή εσφαλμένες εμφανίσεις εικόνων. Αλλά αν έχετε περιεχόμενο με περισσότερες από 20 σελίδες, η γρήγορη κύλιση σε τόσο περιεχόμενο είναι απλώς ζαλιστικό.

Αντ 'αυτού, πηγαίνετε στο Θέα αυτί. Στο Ανίπταμαι διαγωνίως ενότητα, κάντε κλικ Πολλαπλές Σελίδες. Αυτό σμικρύνει το έγγραφό σας στο Microsoft Word, ώστε να μπορείτε να προβάλλετε δύο ή τρεις σελίδες ταυτόχρονα. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο ρυθμιστικό Ζουμ κάτω δεξιά για σμίκρυνση ακόμη περισσότερο και να προβάλετε περισσότερες σελίδες ταυτόχρονα.

9. Αυτόματη δημιουργία πίνακα περιεχομένων

Ένα από τα τελικά στοιχεία της ανάθεσης είναι ο πίνακας περιεχομένων. Εάν έχετε πληκτρολογήσει χειροκίνητα σε κάθε επικεφαλίδα, πληκτρολογήστε μια γραμμή τελείων που τελειώνουν με την επικεφαλίδα τον αντίστοιχο αριθμό σελίδας και ελέγχοντας μόνοι σας τον εν λόγω αριθμό σελίδας, ήρθε η ώρα να αφήσετε το Microsoft Word χειριστεί την εργασία.

Πρώτα, βεβαιωθείτε ότι έχετε εφαρμόσει το σωστό στυλ στις επικεφαλίδες σας. Μπορείτε να το ελέγξετε κάνοντας κλικ σε κάθε επικεφαλίδα και να δείτε ποιο στυλ έχει επιλεγεί στο Σπίτι αυτί. Επειτα, αριθμήστε τις σελίδες του εγγράφου σας Microsoft Word.

Τέλος, μεταβείτε στην κενή σελίδα όπου θέλετε να εισαγάγετε τον Πίνακα περιεχομένων σας. Κατευθυνθείτε προς το βιβλιογραφικές αναφορές καρτέλα, κάντε κλικ στην Πίνακας περιεχομένωνκαι επιλέξτε ένα από τα Αυτόματοι πίνακες. Το Microsoft Word δημιουργεί άμεσα έναν πίνακα περιεχομένων για εσάς.

Βελτιώστε τη διαδικασία επεξεργασίας στο Microsoft Word

Εφαρμόζοντας τις παραπάνω συμβουλές, μπορείτε να αναθεωρήσετε την εργασία σας πιο γρήγορα και αποτελεσματικά χωρίς να επιβαρύνετε τον εαυτό σας με κόπωση των ματιών. Μειώστε την υπερβολική κύλιση και άλλες μη αυτόματες εργασίες που μπορούν να γίνουν αυτόματα από το Microsoft Word.

Επιπλέον, η εξοικονόμηση χρόνου στην επεξεργασία σημαίνει ότι έχετε ακόμη περισσότερο χρόνο για να διορθώσετε και να ελέγξετε διεξοδικά τα δοκίμιά σας, επιτρέποντάς σας να παράγετε δοκίμια και αναφορές υψηλότερης ποιότητας.