Τι είναι η συνάρτηση HLOOKUP του Excel και πώς τη χρησιμοποιείτε;

Η συνάρτηση HLOOKUP του Excel είναι ένα πολύτιμο εργαλείο για την εξαγωγή δεδομένων. Ωστόσο, συχνά παραβλέπεται λόγω δυσμενών συγκρίσεων με το VLOOKUP και το XLOOKUP. Παρόλο που είναι παρόμοια στη δομή και τις χρήσεις του με το VLOOKUP και το XLOOKUP, έχει μια θέση όταν πρέπει να αναλύσετε δεδομένα τακτοποιημένα με συγκεκριμένο τρόπο.

Με το HLOOKUP, μπορείτε να αναλύσετε οριζόντια δεδομένα χωρίς να τα μεταφέρετε. Αυτή η δυνατότητα το καθιστά χρήσιμο εργαλείο και θα πρέπει να το συμπεριλάβετε στο οπλοστάσιο των λειτουργιών LOOKUP.

Επιχειρήματα HLOOKUP του Excel

Η συνάρτηση HLOOKUP του Excel αποτελείται από τέσσερα ορίσματα. Ωστόσο, το τέταρτο όρισμα είναι προαιρετικό. Αυτά είναι τα επιχειρήματα και τι κάνουν:

• αναζήτηση_τιμής: Αυτή είναι η τιμή που θέλετε να βρει η συνάρτηση στην πρώτη σειρά του πίνακα δεδομένων σας. Μπορεί να είναι μια αριθμητική τιμή, μια αναφορά σε άλλο κελί ή μια τιμή συμβολοσειράς.
instagram viewer
• πίνακα_συστοιχίας: Αυτό αναφέρεται στο σύνολο των κελιών που θέλετε να αναζητήσετε. Η πρώτη σειρά αυτού του πίνακα είναι όπου το HLOOKUP θα αναζητήσει ένα ταίριασμα για το πρώτο όρισμα. Το υπόλοιπο αντιπροσωπεύει τα δεδομένα που θέλετε να συμπεριλάβετε στα αποτελέσματά σας.
• row_index_number: Αυτή η σειρά περιέχει την τιμή που θέλετε να επιστρέψετε.
• range_lookup (προαιρετικό): Αυτό το όρισμα μπορεί να είναι TRUE ή FALSE. Αν TRUE (ή εξαιρεθεί), το HLOOKUP θα επιστρέψει τη στήλη με την πλησιέστερη αντιστοίχιση. Αλλά αν είναι FALSE, θα επιστρέψει μόνο ακριβείς αντιστοιχίσεις.

Η συνάρτηση μπορεί να επιστρέψει μη αναμενόμενα αποτελέσματα εάν το όρισμα range_lookup είναι TRUE ή δεν περιλαμβάνεται. Πιθανότατα θα θέλετε να ορίσετε αυτό το όρισμα σε FALSE για να αποφύγετε ψευδείς αντιστοιχίσεις. Το ίδιο σφάλμα είναι α κοινό πρόβλημα με τη συνάρτηση VLOOKUP επισης.

Επιπλέον, αν ρυθμίσετε range_lookup για να είναι ΑΛΗΘΕΙΑ ή να το αποκλείσετε, πρέπει ταξινομήστε την πρώτη σειρά των δεδομένων σας αλφαβητικά ή με αύξουσα σειρά.

Πώς διαφέρουν τα HLOOKUP, VLOOKUP και XLOOKUP του Excel;

Το HLOOKUP του Excel είναι πολύ παρόμοιο στη δομή και τη χρήση με δύο από τις άλλες συναρτήσεις αναζήτησης του Excel, το VLOOKUP και το XLOOKUP.

Η κύρια διαφορά μεταξύ HLOOKUP και VLOOKUP είναι ο προσανατολισμός των δεδομένων που αναζητούνται. Το VLOOKUP υποθέτει ότι τα δεδομένα που εξετάσατε είναι οργανωμένα οριζόντια, όπου κάθε γραμμή στον πίνακα αντιπροσωπεύει μια εγγραφή.

Το HLOOKUP, από την άλλη πλευρά, υποθέτει ότι τα δεδομένα σας είναι διατεταγμένα κάθετα. Κάθε στήλη αντιπροσωπεύει μια ξεχωριστή εγγραφή και τα πεδία στις εγγραφές οργανώνονται ανά σειρά.

Το XLOOKUP είναι η πιο πρόσφατη συνάρτηση LOOKUP του Excel. Αν και είναι παρόμοιο με το VLOOKUP, μπορεί να αναλύσει τόσο κάθετα όσο και οριζόντια δεδομένα. Μπορεί επίσης να επιστρέψει έναν πίνακα κελιών με βάση τη θέση της αντιστοίχισης αντί του περιορισμού αναφοράς ενός κελιού των HLOOKUP και VLOOKUP.

Συνολικά, αυτές οι διαφορές περιορίζουν κάπως τις περιπτώσεις χρήσης για το HLOOKUP. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα δεδομένα θα ταξινομηθούν οριζόντια, γεγονός που κάνει το VLOOKUP και το XLOOKUP πολύ πιο λειτουργικό.

Παραδείγματα HLOOKUP του Excel

Για να σας δείξουμε πώς λειτουργεί το HLOOKUP, ας δούμε ένα παράδειγμα:

Εδώ έχουμε ένα βασικό καθολικό πωλήσεων τοποθετημένο οριζόντια. Το φύλλο εμφανίζει το αναγνωριστικό συναλλαγής, την ημερομηνία συναλλαγής, το ποσό συναλλαγής και ένα μοναδικό αναγνωριστικό πελάτη.

Κάτω από τις εγγραφές, έχουμε μια καταχώρηση για το αναγνωριστικό συναλλαγής. Όταν πληκτρολογείτε ένα έγκυρο αναγνωριστικό συναλλαγής, το ποσό συναλλαγής και το αναγνωριστικό πελάτη εξάγονται από τον παραπάνω πίνακα.

Στο κελί B7, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη συνάρτηση για να λάβετε το ποσό της συναλλαγής:

=HLOOKUP(B6, B1:H4, 3, ΨΕΥΔΗΣ)

Στο κελί B8, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ακόλουθη συνάρτηση για να λάβετε το αναγνωριστικό πελάτη:

=HLOOKUP(B6, B1:H4, 4, ΨΕΥΔΗΣ)

Στην πρώτη συνάρτηση, ορίσαμε row_index_number έως 3. Αυτό σημαίνει ότι θα τραβήξει την τρίτη σειρά στη στήλη που ταιριάζει με την τιμή που εισήχθη ως το πρώτο όρισμα, το οποίο δείχνει στο B6. Στη δεύτερη συνάρτηση, το τρίτο όρισμα αντικαθίσταται με 4, κάτι που του επιτρέπει να τραβήξει την τέταρτη σειρά.

Και στις δύο περιπτώσεις, περιλαμβάνεται το τελικό επιχείρημα, FALSE. Αυτό σημαίνει ότι η συνάρτηση HLOOKUP θα δέχεται μόνο μια ακριβή αντιστοίχιση. Εάν ο αριθμός συναλλαγής που καταχωρίσατε δεν βρίσκεται στον πίνακα, και οι δύο συναρτήσεις θα οδηγήσουν σε σφάλμα.

Ο απλούστερος τρόπος για να αποφύγετε αυτό το ζήτημα είναι να τυλίξετε και τις δύο συναρτήσεις σε μια συνάρτηση IF και να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση ISERROR για να προσδιορίσετε εάν η συνάρτηση είναι έγκυρη. Η αναδίπλωση της συνάρτησης σάς επιτρέπει να εισαγάγετε μια προεπιλεγμένη τιμή που θα εμφανίζεται εάν το αναγνωριστικό συναλλαγής δεν βρίσκεται στον πίνακα.

Τώρα οι δύο συναρτήσεις στο B7 και B8 είναι οι εξής:

=ΑΝ(ISERROR(HLOOKUP(B6, B1:H4, 3, ΨΕΥΔΗΣ)), "Η συναλλαγή δεν βρέθηκε", HLOOKUP(B6, B1:H4, 3, ΨΕΥΔΗΣ)
=ΑΝ(ISERROR(HLOOKUP(B6, B1:H4, 4, ΨΕΥΔΗΣ)), "Η συναλλαγή δεν βρέθηκε", HLOOKUP(B6, B1:H4, 4, ΨΕΥΔΗΣ))

Η χρήση IF και ISERROR επιτρέπει στο υπολογιστικό φύλλο να προσφέρει ένα χρήσιμο μήνυμα εάν δεν βρεθεί το αναγνωριστικό συναλλαγής που καθορίστηκε. Αυτές οι δύο λειτουργίες είναι μία από τις τις απλούστερες επιδιορθώσεις που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Excel όταν οι τύποι σας μπορεί να οδηγήσουν σε σφάλμα.

Εάν αφαιρέσετε το τελικό όρισμα και από τις δύο προτάσεις σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δείτε τι συμβαίνει όταν δεν περιορίζετε την αναζήτηση σε ακριβείς αντιστοιχίσεις:

Στο παραπάνω παράδειγμα, παρόλο που το αναγνωριστικό συναλλαγής 445880 δεν υπάρχει, εξακολουθεί να επιστρέφεται ένα ποσό και το αναγνωριστικό πελάτη. Χωρίς το τελευταίο όρισμα που έχει οριστεί σε false, η αναζήτηση που χρησιμοποιείται θα επιστρέψει την επόμενη πλησιέστερη αντιστοίχιση που δεν υπερβαίνει την τιμή που έχει εισαχθεί.

Σε αυτήν την περίπτωση, οι συναρτήσεις τράβηξαν το ποσό και το αναγνωριστικό για τη συναλλαγή 445879, καθώς ήταν η πιο κοντινή αντιστοίχιση.

Όταν χρησιμοποιείται η μη ακριβής αναζήτηση, η πλησιέστερη αντιστοίχιση δεν μπορεί να υπερβαίνει την τιμή αναζήτησης. Αυτό σημαίνει ότι εάν το αναγνωριστικό συναλλαγής που καταχωρίσατε είναι χαμηλότερο από οποιαδήποτε συναλλαγή στον πίνακα, δεν θα βρεθεί καμία συναλλαγή.

Δεδομένου ότι είναι προαιρετικό, το να αφήσετε το τελικό όρισμα κενό είναι ένα σφάλμα που κάνουν πολλοί χρήστες. Ως εκ τούτου, το τελευταίο επιχείρημα θα πρέπει πάντα να αναφέρεται ως ψευδές, εκτός εάν είστε βέβαιοι ότι η κατάστασή σας απαιτεί μη ακριβείς αντιστοιχίσεις.

Γιατί πρέπει να γνωρίζετε και να χρησιμοποιείτε το HLOOKUP

Το HLOOKUP είναι μια από τις λιγότερο χρησιμοποιούμενες συναρτήσεις στην οικογένεια συναρτήσεων LOOKUP του Excel. Σε σύγκριση με το XLOOKUP και το VLOOKUP, η συνάρτηση HLOOKUP απαιτεί τη διάταξη των δεδομένων με συγκεκριμένο και άτυπο τρόπο.

Οι συγκεκριμένες απαιτήσεις δεδομένων, σε συνδυασμό με τη σύγχυση του τέταρτου επιχειρήματος, συχνά σημαίνουν ότι το HLOOKUP είναι υποτιμημένο. Ωστόσο, είναι το ιδανικό εργαλείο υπό ορισμένες συνθήκες—μπορεί να σας βοηθήσει να αντλήσετε δεδομένα που χρειάζεστε από ακατάλληλα διατεταγμένα σύνολα δεδομένων όπου κανένα από τα αδέρφια του δεν θα λειτουργούσε.

Γνωρίζοντας το HLOOKUP, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρόνο και προσπάθεια, καθιστώντας το μια πολύτιμη προσθήκη στην εργαλειοθήκη λειτουργιών του Excel—ακόμα κι αν δεν χρησιμοποιείται συχνά.