Asana vs. Smartsheet: Τι είναι καλύτερο για τη διαχείριση έργου;

Η διαχείριση έργων μπορεί να είναι δύσκολη, ειδικά όταν εμπλέκονται πολλαπλές εργασίες, προθεσμίες και μέλη της ομάδας. Ευτυχώς, υπάρχει μια ποικιλία εργαλείων διαχείρισης έργων που είναι διαθέσιμα με μια πληθώρα δυνατοτήτων για να κάνουν τη διαδικασία πιο διαχειρίσιμη.

Το Asana και το Smartsheet είναι δύο δημοφιλή εργαλεία διαχείρισης έργων. Και οι δύο πλατφόρμες προσφέρουν μια σειρά από λειτουργίες που θα σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τις εργασίες σας, αλλά υπάρχουν ορισμένες βασικές διαφορές μεταξύ των δύο. Σε αυτό το άρθρο, θα συγκρίνουμε το Asana και το Smartsheet για να σας βοηθήσουμε να αποφασίσετε ποιο είναι καλύτερο για τις ανάγκες διαχείρισης του έργου σας.

1. Διεπαφή χρήστη και ευκολία χρήσης

Η διεπαφή χρήστη και η ευκολία χρήσης είναι δύο σημαντικοί παράγοντες κατά την επιλογή ενός εργαλείου διαχείρισης έργου. Μια φιλική προς τον χρήστη διεπαφή διευκολύνει τα μέλη της ομάδας να πλοηγούνται και να χρησιμοποιούν την πλατφόρμα, γεγονός που μπορεί να αυξήσει την παραγωγικότητα και να μειώσει την καμπύλη μάθησης.

Asana έχει μια καθαρή και απλή διεπαφή με έμφαση στη διαχείριση εργασιών. Η διεπαφή της πλατφόρμας έχει σχεδιαστεί για να είναι διαισθητική, με σαφή πλοήγηση και οπτική αναπαράσταση εργασιών και έργων. Είναι εύκολο να δημιουργήσετε εργασίες, να τις αναθέσετε σε μέλη της ομάδας και μάθετε να παρακολουθείτε την πρόοδο οποιουδήποτε έργου για αρχάριους.

Smartsheet Η διεπαφή, από την άλλη πλευρά, έχει πιο παραδοσιακό σχεδιασμό που μοιάζει με υπολογιστικό φύλλο. Αν και μπορεί να φαίνεται συντριπτικό στην αρχή, μόλις το καταλάβετε, η διεπαφή μπορεί να είναι αρκετά ισχυρή.

Το Smartsheet έχει μερικές από τις καλύτερες δυνατότητες για τη διαχείριση έργου και ένα εξαιρετικά προσαρμόσιμο περιβάλλον χρήστη. Ωστόσο, μπορεί να χρειαστεί περισσότερος χρόνος για την εκμάθηση και τη ρύθμιση σε σύγκριση με τον απλούστερο σχεδιασμό του Asana.

2. Διαχείριση ροής εργασιών

Η διαχείριση ροής εργασιών είναι μια άλλη σημαντική πτυχή που περιλαμβάνει την οργάνωση, την παρακολούθηση και την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών και δραστηριοτήτων εντός ενός έργου από την αρχή μέχρι το τέλος.

Το Asana έχει μια προσέγγιση με επίκεντρο την εργασία στη διαχείριση ροής εργασιών που το καθιστά εύκολο δημιουργήστε και διαχειριστείτε αποτελεσματικά την εργασία σας στο "My Tasks".. Η πλατφόρμα σάς επιτρέπει επίσης να οργανώσετε τις εργασίες σας σε διαφορετικά έργα και ενότητες. Μπορείτε να προσθέσετε εξαρτήσεις, ετικέτες και προθεσμίες σε εργασίες, διασφαλίζοντας ότι το έργο παραμένει σε καλό δρόμο.

Επιπλέον, το Asana προσφέρει μια ποικιλία προβολών που περιλαμβάνουν λίστες, πίνακες, ημερολόγια και χρονοδιαγράμματα, τα οποία σας βοηθούν να οργανώσετε και να οπτικοποιήσετε εργασίες με διαφορετικούς τρόπους. Με τις λίστες, μπορείτε να προβάλλετε τις εργασίες σας με οργανωμένο τρόπο, ενώ οι πίνακες σάς επιτρέπουν να μετακινείτε εργασίες από το ένα στάδιο στο άλλο, επιτρέποντας την εύκολη παρακολούθηση της προόδου.

Το Ημερολόγιο παρέχει μια σαφή εικόνα των επερχόμενων προθεσμιών και η προβολή χρονολογίου προσφέρει μια οπτική αναπαράσταση των ορόσημων και των εξαρτήσεων του έργου.

Η προσέγγιση διαχείρισης ροής εργασιών του Smartsheet βασίζεται στην οργάνωση και παρακολούθηση δεδομένων χρησιμοποιώντας γραμμές και στήλες. Παρόμοια με το Asana, η πλατφόρμα σάς προσφέρει να δείτε τα δεδομένα σας από διαφορετικές προβολές—Πλέγμα, Gantt, Κάρτα και προβολή Ημερολογίου.

Η προβολή πλέγματος είναι η προεπιλεγμένη προβολή όπου μπορείτε να προσθέσετε, να επεξεργαστείτε και να διαχειριστείτε σειρές και στήλες δεδομένων. Με την προβολή Gantt, μπορείτε εύκολα να προσδιορίσετε κρίσιμες εργασίες διαδρομής και χρονοδιαγράμματα. Επιπλέον, η αναπαράσταση ημερολογίου παρέχει μια σαφή επισκόπηση και η προβολή κάρτας παρέχει μια προβολή δεδομένων τύπου Kanban, επιτρέποντάς σας να διαχειρίζεστε εργασίες μετακινώντας κάρτες από το ένα στάδιο στο άλλο.

Τόσο το Asana όσο και το Smartsheet μπορούν να αυτοματοποιήσουν ενέργειες, όπως αποστολή ειδοποιήσεων, δημιουργία εργασιών ή ενημέρωση πεδία που βασίζονται σε συγκεκριμένους κανόνες ενεργοποίησης, επιτρέποντάς σας να αυτοματοποιείτε επαναλαμβανόμενες εργασίες και να κάνετε διαχείριση ροής εργασιών ευκολότερη.

3. Συνεργασία και Επικοινωνία

Το Asana και το Smartsheet προσφέρουν δυνατότητες συνεργασίας που επιτρέπουν στα μέλη της ομάδας να συνεργάζονται απρόσκοπτα. Και οι δύο πλατφόρμες σάς επιτρέπουν να αναθέτετε εργασίες στα μέλη της ομάδας σας, να ορίζετε ημερομηνίες λήξης και να παρακολουθείτε την πρόοδο.

Στο Asana, μπορείτε να συνεργαστείτε σε εργασίες, έργα και συνομιλίες χρησιμοποιώντας σχόλια, αναφορές και συνημμένα. Μπορείτε επίσης να στείλετε απευθείας μηνύματα στους συμπαίκτες σας στον χώρο εργασίας, κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο για γρήγορη επικοινωνία ένας προς έναν.

Από την άλλη πλευρά, το Smartsheet προσφέρει επίσης μια δυνατότητα συζήτησης που επιτρέπει στα μέλη της ομάδας να συζητούν συγκεκριμένες πτυχές ενός έργου, κάτι που μπορεί να είναι χρήσιμο για πιο εις βάθος συνομιλίες. Μπορείτε επίσης να μοιράζεστε φύλλα με μέλη της ομάδας ή εξωτερικούς ενδιαφερόμενους, ενώ ελέγχετε την πρόσβαση σε ένα φύλλο, προσδιορίζοντας ποιος μπορεί να προβάλει, να επεξεργαστεί ή να κατέχει το φύλλο.

Επιπλέον, και οι δύο πλατφόρμες σάς επιτρέπουν να ρυθμίζετε ειδοποιήσεις και ειδοποιήσεις στην πλατφόρμα για να παραμένετε ενημερωμένοι για την πρόοδο της ομάδας σας.

4. Προσαρμογή και ενσωμάτωση

Όσον αφορά την προσαρμογή και την ενσωμάτωση, τόσο το Asana όσο και το Smartsheet προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα επιλογών.

Το Asana προσφέρει ένα σχετικά περιορισμένο σύνολο επιλογών προσαρμογής σε σύγκριση με το Smartsheet. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία για εργασίες, έργα και χαρτοφυλάκια, αλλά υπάρχουν ορισμένοι περιορισμοί στους τύπους προσαρμοσμένων πεδίων που μπορούν να δημιουργηθούν. Η πλατφόρμα προσφέρει επίσης μια σειρά από προκατασκευασμένα πρότυπα για διαφορετικά έργα, καθιστώντας εύκολο να ξεκινήσετε γρήγορα.

Το Smartsheet προσφέρει ένα πιο εκτεταμένο σύνολο επιλογών προσαρμογής. Μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένα πεδία για φύλλα, συμπεριλαμβανομένων αναπτυσσόμενων λιστών, πλαισίων ελέγχου και άλλων. Η πλατφόρμα προσφέρει επίσης μορφοποίηση υπό όρους, η οποία επιτρέπει στους χρήστες να επισημαίνουν αυτόματα κελιά με βάση ορισμένα κριτήρια.

Επιπλέον, το Smartsheet διαθέτει ένα ισχυρό σύνολο δυνατοτήτων αυτοματισμού, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας κανόνων που ενημερώνουν αυτόματα τα κελιά ή ενεργοποιούν ενέργειες όταν συμβαίνουν ορισμένα συμβάντα.

Όσον αφορά την ενοποίηση, τόσο το Asana όσο και το Smartsheet προσφέρουν ένα ευρύ φάσμα επιλογών, συμπεριλαμβανομένων δημοφιλών εργαλείων όπως το Slack, το Microsoft Teams, το Google Workspace, το Salesforce, το JIRA, το Tableau και άλλα.

5. Τιμολόγηση

Η Asana προσφέρει πολλά προγράμματα τιμολόγησης, συμπεριλαμβανομένου ενός δωρεάν προγράμματος με βασικές δυνατότητες και των προγραμμάτων επί πληρωμή με πιο προηγμένες δυνατότητες. Με το βασικό δωρεάν πρόγραμμα, μπορείτε να συνεργαστείτε με έως και 15 άτομα, να δημιουργήσετε απεριόριστες εργασίες, έργα, αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων, χώρο αποθήκευσης και πολλά άλλα για τις ανάγκες διαχείρισης έργου της ομάδας σας.

Το premium και τα επιχειρηματικά σχέδια ξεκινούν από 10,99 $ και 24,99 $, προσφέροντας πρόσθετες δυνατότητες όπως σύνθετες αναφορές, προβολή χρονοδιαγράμματος, στόχους, προσαρμοσμένα πεδία, σύνθετη αναζήτηση, χαρτοφυλάκια και άλλα.

Ομοίως, το Smartsheet προσφέρει πολλά προγράμματα τιμολόγησης, συμπεριλαμβανομένου ενός δωρεάν προγράμματος με βασικές δυνατότητες και των προγραμμάτων επί πληρωμή με λειτουργίες premium. Με το βασικό δωρεάν πρόγραμμα, λαμβάνετε δύο φύλλα, δύο προγράμματα επεξεργασίας, προβολές, πίνακες εργαλείων, αναφορές και πολλά άλλα. Η τιμή premium και το επιχειρηματικό σχέδιο ξεκινά από 7 $ και 25 $, προσφέροντας απεριόριστα φύλλα, συντάκτες, πίνακες εργαλείων, αναφορές, ενσωματώσεις και πολλά άλλα.

Το Asana και το Smartsheet προσφέρουν επίσης επιχειρηματικά σχέδια με προσαρμοσμένη τιμολόγηση για την κάλυψη των αναγκών μεγάλων οργανισμούς και περιλαμβάνει λειτουργίες όπως προηγμένα επίπεδα ασφάλειας, μεγαλύτερες προσαρμογές, premium υποστήριξη, και πολλα ΑΚΟΜΑ.

Asana vs. Smartsheet: Ποιο να επιλέξετε;

Τόσο το Asana όσο και το Smartsheet είναι εκπληκτική διαχείριση έργου και η επιλογή μεταξύ των δύο θα εξαρτηθεί από τις συγκεκριμένες ανάγκες διαχείρισης έργου και τον προϋπολογισμό της ομάδας σας. Τελικά, έχετε την καλύτερη εμπειρία και από τις δύο πλατφόρμες και δεν μπορείτε να πάτε στραβά με καμία.

Το Asana είναι γνωστό για τη φιλική προς τον χρήστη διεπαφή, τη διαχείριση ροής εργασίας με επίκεντρο την εργασία και τις ισχυρές δυνατότητες συνεργασίας. Είναι μια εξαιρετική επιλογή για ομάδες που δίνουν προτεραιότητα στην ευκολία χρήσης και την ευελιξία. Εναλλακτικά, το Smartsheet είναι γνωστό για τις προσαρμόσιμες προβολές, τις ισχυρές δυνατότητες αυτοματισμού και τις δυνατότητες διαχείρισης χαρτοφυλακίου έργων.