Ενισχύστε την επικοινωνία μεταξύ της ομάδας σας με αυτές τις συμβουλές

Ο πιο κρίσιμος τρόπος για να πετύχετε την επιχείρησή σας είναι μέσω της αποτελεσματικής επικοινωνίας. Η ομάδα σας θα πρέπει να αισθάνεται ελεύθερη να κάνει ερωτήσεις, να έχει βαθιά κατανόηση των στόχων της εταιρείας και να γνωρίζει ότι οι σκέψεις της εκτιμώνται. Οι έντονες συνήθειες επικοινωνίας μέσα στην ομάδα σας δεν συμβαίνουν από τη μια μέρα στην άλλη. Απαιτείται δέσμευση για την εφαρμογή στρατηγικών που λειτουργούν και τελικά δημιουργούν ένα ανοιχτό εργασιακό περιβάλλον.

Εάν έχετε δεσμευτεί να αυξήσετε την αποτελεσματική επικοινωνία με την ομάδα σας, διαβάστε παρακάτω για συμβουλές που πρέπει να αρχίσετε να εφαρμόζετε για να πετύχετε και να κρατήσετε όλους ευχαριστημένους.

Επικοινωνήστε μέσω της σύνοψης

Η ενεργητική ακρόαση στην επικοινωνία έχει να κάνει με την αναζήτηση κατανόησης. Είναι επιτακτική ανάγκη να διασφαλίσετε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Η κακή επικοινωνία συμβαίνει πολύ συχνά στις επιχειρήσεις και μπορεί εύκολα να μετριαστεί με τη σύνοψη της πρακτικής.

«Η περίληψη ή η παράφραση είναι μια ενεργητική ικανότητα ακρόασης που περιλαμβάνει την επανάληψη αυτού που ένα άτομο έχει επικοινωνήσει», εξηγεί ο Max Ade, Διευθύνων Σύμβουλος της τουρσιά. «Αν και αυτός ο τύπος επικοινωνίας μπορεί να αισθάνεται επαναλαμβανόμενος, είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος αποτροπής μιας παρεξήγησης. Η διαδικασία περιλαμβάνει την ενεργή ακρόαση ενός ατόμου να μιλάει, να συνοψίζει και να επαναλαμβάνει όσα έχει πει και να επιβεβαιώνει την κατανόηση μεταξύ της ομάδας».

Πώς φαίνεται αυτό στην πράξη; Ian Heyman, Ιδρυτής του Προστασία αρσενικών σταγόνων μοιράζεται, «Μπορεί να φαίνεται διαφορετικό για τον καθένα, αλλά ένας τρόπος για να το προσεγγίσετε είναι να έχετε μια βάση επαφής με την ομάδα σας όπου όλοι εξασκείτε στην παράφραση. Επαναλαμβάνοντας ξανά πώς κατανοεί ο καθένας σας μια έννοια ή μια συνομιλία, μπορείτε να αποφύγετε πολλές λανθασμένες επικοινωνίες. Αυτό μπορεί να οδηγήσει την ομάδα σας να είναι πιο παραγωγική, επειδή όλοι είναι ξεκάθαροι σε τι εργάζεστε».

Η περίληψη ως επικοινωνιακή δεξιότητα απαιτεί εξάσκηση. Για τους ηγέτες, είναι καλύτερο να δίνουν το παράδειγμα και να ξεκινούν αυτή τη στρατηγική. Θα χρειαστεί χρόνος για να συμμετάσχουν όλοι και να συνηθίσουν αυτή τη μέθοδο επικοινωνίας, αλλά θα είναι απίστευτα ωφέλιμο συνολικά.

Ορίστε σαφείς ατζέντες για όλες τις συναντήσεις

Ένα από τα μεγαλύτερα παράπονα που έχουν πολλοί εργαζόμενοι σχετικά με τις συναντήσεις είναι ότι καταλαμβάνουν πολύ χρόνο και είναι αναποτελεσματικές. Αυτό τείνει να συμβαίνει όταν οι συναντήσεις δεν σχεδιάζονται και δεν εκτελούνται σωστά. Η καλύτερη μέθοδος για να διασφαλιστεί ότι οι συναντήσεις είναι επωφελείς για την ομάδα είναι να έχουν ξεκάθαρες ατζέντες που περιγράφονται πολύ εκ των προτέρων.

«Δεν μπορείς ποτέ να είσαι υπερβολικά προετοιμασμένος», λέει ο Max Schwartzapfel, CMO του Παλεύοντας για Σένα. «Όταν φιλοξενείτε μια συνάντηση, σκεφτείτε να δημιουργήσετε μια συνεκτική, σαφή ατζέντα τουλάχιστον τρεις ημέρες. Κάτι τέτοιο μπορεί να δώσει στην ομάδα σας χρόνο να προετοιμάσει εκ των προτέρων τυχόν παραδοτέα, ερωτήσεις ή σκέψεις. Η προσπάθεια επικοινωνίας επί τόπου μπορεί να αφήσει χώρο για χαμένες πληροφορίες και κανείς δεν το θέλει αυτό».

Συχνά είναι πολύ εύκολο οι συναντήσεις να ξεφεύγουν από τον έλεγχο. «Οι χρονομετρημένες συναντήσεις με αυστηρές ατζέντες είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι πράγματι θα ολοκληρώσετε τα πράγματα», μοιράζεται ο Karim Hachem, Αντιπρόεδρος ηλεκτρονικού εμπορίου στο Η Μαξίν του Χόλιγουντ. «Σχεδιάστε ένα χρονοδιάγραμμα για κάθε θέμα και ζητήστε από κάποιον να παρακολουθεί τον χρόνο, ώστε να παραμείνετε εντός προγράμματος. Μπορείτε επίσης να αφήσετε χώρο στο τέλος των συναντήσεων για ερωτήσεις. αυτή τη φορά είναι επίσης ένας πολύ καλός τρόπος για να προσδιορίσετε εάν ένα θέμα χρειάζεται περισσότερη προσοχή. Ο χρονοδιάγραμμα των συναντήσεων βοηθάει να βεβαιωθείτε ότι έχετε πετύχει όλα όσα θέλετε να συζητήσετε, ενώ καταλαβαίνετε τι χρειάζεται περαιτέρω επικοινωνία».

Κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας αισθάνεται ελεύθερη να ανοιχτεί για το τι συμβαίνει στην επιχείρηση. Δημιουργήστε χώρο για ερωτήσεις, προσκαλέστε ζωντανή συζήτηση και συμπεριλάβετε όλους στη συζήτηση. Όταν έχετε μια πολιτική ανοιχτών θυρών, αυτό θα πρέπει να είναι ο κανόνας και η ομάδα σας θα είναι πρόθυμη να μοιραστεί τις σκέψεις της.

Υποδοχή Βάσεων Περιοδικής Αφής

Όταν η ομάδα σας είναι απασχολημένη με την εργασία, η επικοινωνία μπορεί συχνά να πέσει στην άκρη. Αλλά χωρίς αυτή την επικοινωνία, το έργο θα υποφέρει. Είναι σημαντικό να αφήσετε χρόνο στον φόρτο εργασίας της ομάδας σας για να αγγίξετε τη βάση. Αυτό θα μπορούσε να είναι με τη μορφή ομάδων ένας προς έναν, ειδικά για το έργο, πλήρεις ομάδες ή με άλλο τρόπο. Η συχνότητα της οποίας είναι κάτι που μπορείτε να καθορίσετε για να καλύψετε τις συγκεκριμένες ανάγκες σας, αρκεί να βεβαιωθείτε ότι όλες οι συναντήσεις με βάση αφής είναι αποτελεσματικές και όχι απλώς απορροφούν χρόνο.

Christy Pyrz, Chief Marketing Officer της Παράδειγμα Πεπτίδια λέει, «Σκεφτείτε να έχετε τους ηγέτες να συναντώνται με την ομάδα τους ένας προς έναν κάθε μήνα. Δεν χρειάζεστε ατζέντα για αυτές τις συναντήσεις. Αντίθετα, μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε ως μια ανοιχτή περίοδο επικοινωνίας για να συζητήσετε την εργασία του υπαλλήλου, την ψυχική υγεία, την ανάπτυξη και γενικές ιδέες για την επιχείρηση».

Εάν παρατηρείτε ότι το ηθικό της ομάδας μειώνεται, σκεφτείτε να προσθέσετε βάσεις επαφής για να φέρετε την ομάδα στην ίδια σελίδα. «Βλέπετε πτώση του ηθικού της ομάδας; Δοκιμάστε να διοργανώσετε μια συνάντηση βάσης αφής», δηλώνει η Melissa Rhodes, CEO του Psychics1on1. «Η διατήρηση της ομάδας βάσεων αφής μικρή —περίπου 5–6 ατόμων— καθιστά μια ακόμη πιο ομαλή διαδικασία. Ο καθένας πρέπει να μπορεί να μιλά ελεύθερα για τις ιδέες και τις σκέψεις του».

Δημιουργήστε μια ζώνη χωρίς κρίση

Ένας κύριος λόγος που πολλοί εργαζόμενοι δεν αισθάνονται ελεύθεροι να μιλήσουν στη δουλειά είναι ο φόβος. Ανησυχούν ότι τα λόγια τους δεν θα ληφθούν σοβαρά υπόψη ή θα βιώσουν επιπτώσεις. Εάν σκέφτεστε σοβαρά να αυξήσετε την επικοινωνία με την ομάδα σας, πρέπει να δημιουργήσετε ένα περιβάλλον χωρίς κρίση για να το κάνετε.

«Ποτέ δεν θέλετε να επιπλήττονται οι εργαζόμενοι επειδή χρησιμοποιούν τη φωνή τους», εξηγεί η Mary Kay Bitton, Επικεφαλής Προϊόντων Καινοτομίας στο Βιταμίνες Flo. «Είναι σημαντικό να εκτιμούμε τις απόψεις όλων και να διασφαλίζουμε ότι κάθε άτομο αισθάνεται ασφαλές να πει τη γνώμη του».

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε και να προωθήσετε μια ζώνη χωρίς κρίση με την ομάδα σας, εφαρμόστε μια πολιτική ανοιχτών θυρών για να καλέσετε την ομάδα σας να εκφράσει τις σκέψεις της. Παρέχετε έναν ασφαλή χώρο για να το κάνουν αυτό, όπως σε μια συνάντηση ή ένας προς έναν. Κρατήστε όλους στην ίδια σελίδα με την πολιτική και βεβαιωθείτε ότι όλοι τηρούν το προηγούμενο. Θέλετε να διασφαλίσετε ότι τίποτα δεν συμβαίνει στα παρασκήνια που οδηγεί την ομάδα σας να αμφισβητεί εάν αυτή η πολιτική έχει αξία ή όχι.

Ενώ η επιχείρησή σας μπορεί να έχει μια πολιτική ανοιχτών θυρών, μερικοί άνθρωποι μπορεί να μην θέλουν να μοιραστούν τις σκέψεις τους ανοιχτά με μια μεγάλη ομάδα, επομένως είναι συνετό να προσφέρετε μια εναλλακτική λύση. «Ένας βασικός παράγοντας για να διασφαλίσουμε ότι οι άνθρωποι αισθάνονται καλά όταν μιλούν είναι να τους δίνεται η ευκαιρία να μιλήσουν με τρόπο που να αισθάνεται ασφαλής για αυτούς. Μπορείτε να το κάνετε αυτό ενθαρρύνοντας τους ανθρώπους να κάνουν κράτηση για συναντήσεις με κάποιον με τον οποίο θέλουν να συζητήσουν ιδιωτικά θέματα. Μπορείτε επίσης να έχετε ένα ηλεκτρονικό πλαίσιο προτάσεων για να επιτρέψετε στους υπαλλήλους να υποβάλουν τις ανησυχίες τους ανώνυμα.»

Με κάθε νέα πολιτική, η εφαρμογή απαιτεί χρόνο και η οικοδόμηση μιας κουλτούρας απαιτεί συνέπεια και χρόνο. Μείνετε σε αυτό, και τελικά, θα γίνει ο κανόνας. «Είναι σημαντικό να συνεχίσετε τις προσπάθειές σας, ακόμα κι αν δεν βλέπετε άμεση βελτίωση», λέει ο Ryan Delk, Διευθύνων Σύμβουλος της Αλφαβητάρι. «Όπως οι περισσότεροι από εμάς γνωρίζουμε, τα καλά πράγματα χρειάζονται χρόνο, οπότε συνεχίστε να προχωράτε, ειδικά όταν αισθάνεστε δύσκολο».

Ενημερώστε όλους για τα νέα της εταιρείας

Για να κάνετε τους πάντες να αισθάνονται ότι ανήκουν στην εταιρεία, θέλετε να μένουν ενημερωμένοι για όλα τα γεγονότα – ακόμα κι αν αυτό δεν επηρεάζει άμεσα τη θέση ή τον ρόλο τους. Αυτή είναι μια βασική στρατηγική για τη συγκρότηση ομάδας και διασφαλίζει επίσης ότι όλοι παραμένουν ενημερωμένοι για τα τρέχοντα νέα της εταιρείας, συμπεριλαμβανομένων των στόχων, των επιτευγμάτων, ακόμη και των δύσκολων πραγμάτων.

"Ένας θαυμάσιος τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλοι είναι ενημερωμένοι χωρίς να κρατάτε τα πράγματα πολύ σοβαρά είναι να έχετε ένα εταιρικό ενημερωτικό δελτίο", μοιράζεται ο Justin Soleimani, συνιδρυτής του Κατρακύλισμα. «Μπορεί να ξεκινήσει από ανάγκη, αλλά μπορεί γρήγορα να μετατραπεί σε έναν τρόπο ενίσχυσης του ηθικού. Φυσικά, εξακολουθείτε να θέλετε να μοιράζεστε ενημερώσεις για την επιχείρηση, αλλά μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε συναρπαστικές ιστορίες για την ομάδα, να γιορτάσετε ορόσημα και γενέθλια και πολλά άλλα."

Ένα άλλο πλεονέκτημα των εσωτερικών ενημερωτικών δελτίων ή εβδομαδιαίες επισκέψεις μέσω email είναι ότι περιορίζουν τις συναντήσεις, βελτιώνοντας τελικά την παραγωγικότητα. «Αν νιώθετε ότι εσείς και η ομάδα σας ξοδεύετε πολύ χρόνο σε συναντήσεις, σκεφτείτε να δοκιμάσετε μια εβδομαδιαία συλλογή email», λέει η Brittany Dolin, Συνιδρυτής του Πρακτορείο τσέπης. «Πολλά από αυτά που καλύπτετε σε συναντήσεις μπορεί κάλλιστα να μπορούν να κοινοποιηθούν μέσω email. Μπορείτε να δοκιμάσετε να στέλνετε εβδομαδιαίες ενημερώσεις με περιλήψεις του τι συμβαίνει. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να μοιράζεστε νέα, παρέχοντας παράλληλα κάτι συγκεκριμένο για αναφορά στο μέλλον, εάν χρειαστεί."

Όταν έχετε μεγάλες ομάδες, ειδικά, και θέλετε να διασφαλίσετε ότι όλοι έχουν τις πληροφορίες που χρειάζονται σχετικά με αυτό εταιρεία, σκεφτείτε να βρείτε μια λύση για τη διανομή των πληροφοριών με πλήρη λεπτομέρεια που μπορεί να είναι αναφέρεται. Αυτό μειώνει το κουτσομπολιό και αποφεύγει την κακή επικοινωνία.

συμπέρασμα

Σίγουρα δεν θέλετε να κόβετε τις γωνίες όταν πρόκειται για ομαδική επικοινωνία. Όταν η κακή επικοινωνία γίνεται ο κανόνας, θα χρειαστεί επιπλέον προσπάθεια για να κόψετε την κακή συνήθεια και να εφαρμόσετε μια μακροχρόνια λύση.

Ο καλύτερος τρόπος για να ξεκινήσετε είναι να δημιουργήσετε μια μικρή ομάδα εργασίας με μέλη της ομάδας σας από όλα τα επίπεδα. Σχεδιάστε ένα σχέδιο για το πώς θα μοιάζει ο τελικός στόχος της επικοινωνίας και στη συνέχεια σχεδιάστε τα βήματα που θα ακολουθήσει για να φτάσετε εκεί. Επικοινωνήστε αυτή τη νέα κουλτούρα με την ομάδα και πάρτε τους πάντες στη δουλειά. Είναι ένα win-win για όλους.