Δεν χρειάζεται πλέον να στέλνετε ένα έγγραφο του Word εμπρός και πίσω μεταξύ των συναδέλφων σας για να κάνετε τα πράγματα. Θα μπορούσατε, αλλά με επεξεργαστές κειμένου που βασίζονται στον ιστό όπως τα Έγγραφα Google, η συνεργασία και η επικοινωνία είναι παιχνιδάκι.
Μέσα στο λογισμικό, θα βρείτε διάφορα εργαλεία και δυνατότητες που σας βοηθούν να παραμένετε ενημερωμένοι και να αποφύγετε ο ένας τον άλλον. Σε αυτό το άρθρο, θα βρείτε έναν πλήρη οδηγό για τη χρήση αυτών των εργαλείων στα Έγγραφα Google.
Για να βελτιώσετε τα σχόλια και τη συνεργασία της ομάδας σας, δείτε πώς μπορείτε να αναφέρετε άλλους και να χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά τα σχόλια στα Έγγραφα Google.
Αναφορά άλλων στα Έγγραφά σας Google
Για να αναφέρετε μια επαφή οπουδήποτε σε ένα Έγγραφο Google, πληκτρολογήστε @ και συνεχίστε με τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της. Εάν τα έχετε αποθηκεύσει ως επαφή στον Λογαριασμό σας Google, το όνομά τους θα εμφανίζεται σε μια λίστα καθώς το κάνετε. Εκεί, μπορείτε να κάνετε κλικ στο όνομά τους για να ολοκληρώσετε την προσθήκη τους.
Η αναφορά τους στο έγγραφο δεν θα τους στείλει ειδοποίηση, αλλά θα δημιουργήσει μια ετικέτα στην οποία μπορείτε να τοποθετήσετε το δείκτη του ποντικιού για να δείτε μια κάρτα επαφής με συντομεύσεις για να τους στείλετε ένα email, να δημιουργήσετε ή να προγραμματίσετε μια συνάντηση ή να δείτε τις πρόσφατες αλληλεπιδράσεις σας με την Google.
Εάν δεν έχετε δώσει ακόμη πρόσβαση στον συνάδελφό σας, υπάρχουν μερικοί τρόποι για να μοιραστείτε τα Έγγραφά σας Google, το πιο γρήγορο είναι το Μερίδιο κουμπί στην επάνω δεξιά γωνία. Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό, θα σας ζητηθεί η διεύθυνση email τους και ένα προαιρετικό μήνυμα. Στη συνέχεια, χτυπήστε Στείλετε.
Τα σχόλια θα κάνουν ping στους συναδέλφους σας, στρέφοντας την προσοχή τους στο κοινό σας έγγραφο. Για να χρησιμοποιήσετε σχόλια:
- Επισημάνετε το κείμενο ή το μέσο όπου θέλετε να αφήσετε ένα σχόλιο.
- Μια γραμμή εργαλείων θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά του εγγράφου σας. Εκεί, επιλέξτε το μπλε εικονίδιο ομιλίας με το σύμβολο συν. Εναλλακτικά, μπορείτε να βρείτε αυτό το σύμβολο με γκρι χρώμα στην επάνω γραμμή εργαλείων ή κάνοντας δεξί κλικ για μια λίστα με πρόσθετες επιλογές.
- Θα εμφανιστεί ένας πίνακας σχολίων. Πληκτρολογήστε τις σκέψεις σας στο πεδίο, χρησιμοποιώντας @ και μια διεύθυνση email για να προσθέσετε τους συναδέλφους σας.
- Όταν είστε έτοιμοι να μοιραστείτε, κάντε κλικ Σχόλιοκαι η σημείωσή σας θα εμφανιστεί στο έγγραφο. Όποιος έχει επισημανθεί εντός θα λάβει μια ειδοποίηση. Οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στο έγγραφο μπορεί να δει και να προσθέσει τις σκέψεις του.
Για να αποτρέψετε τα σχόλια να γεμίσουν το έγγραφό σας, μπορείτε να τα επιλύσετε αφού τα διαβάσετε ή ολοκληρώσετε τυχόν σχετικές εργασίες. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο σημάδι επιλογής στην κεφαλίδα του νήματος. Αυτή η ενέργεια θα κρύψει τη σημείωση, αλλά μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση και ανάκτηση επιλυμένων σχολίων στα Έγγραφα Google με πρόσβαση στο ιστορικό σας. Μπορείτε να το διαπιστώσετε επιλέγοντας το εικονίδιο ομιλίας στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας.
Τρόπος χρήσης Προτάσεων Επεξεργασιών στα Έγγραφα Google
Μερικές φορές είναι ωφέλιμο να κάνετε προτάσεις αντί για αλλαγές όταν εργάζεστε συλλογικά. Αντί να κάνετε ping στον συνάδελφό σας με ένα play-by-play ή να κοιτάτε το ιστορικό εκδόσεων του εγγράφου σας, μπορείτε να προτείνετε αλλαγές χρησιμοποιώντας Λειτουργία πρότασης στα Έγγραφα Google. Να το πράξουν:
- Επισημάνετε το κείμενο ή το μέσο στο οποίο αναφέρεστε.
- Μια γραμμή εργαλείων θα εμφανιστεί στη δεξιά πλευρά του εγγράφου σας. Εκεί, επιλέξτε το πράσινο εικονίδιο ομιλίας με ένα μολύβι. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε εναλλαγή μεταξύ των λειτουργιών κάνοντας κλικ στο εικονίδιο με το μολύβι στη γραμμή εργαλείων ή κάνοντας δεξί κλικ για μια λίστα με πρόσθετες επιλογές.
- Μόλις βρίσκεστε στη λειτουργία Προτάσεων, τυχόν αλλαγές που κάνετε θα εμφανίζονται ως πρόταση και το κείμενο που αντικαθιστάτε θα εξακολουθεί να εμφανίζεται με μια πράσινη διαγραφή. Τα πλαίσια σχολίων θα εμφανίζονται στη δεξιά πλευρά, αντικατοπτρίζοντας τυχόν προτεινόμενες αλλαγές.
- Όταν είστε έτοιμοι, επισημάνετε τον συνάδελφο στον οποίο θέλετε να προτείνετε αλλαγές σε ένα ή περισσότερα νήματα σχολίων και πατήστε Επανάληψη για να στείλετε μια ειδοποίηση.
Όταν είστε έτοιμοι να επιστρέψετε στη λειτουργία επεξεργασίας, κάντε δεξί κλικ και επιλέξτε την επιλογή από τη λίστα ή κάντε κλικ στο εικονίδιο λειτουργίας πρότασης στη δεξιά πλευρά της γραμμής εργαλείων σας.
Εάν εξετάζετε τις προτάσεις κάποιου άλλου, μπορείτε να κάνετε κλικ στα πλαίσια σχολίων για να τις ελέγξετε. Καθώς το κάνετε, κάντε κλικ στο σημάδι επιλογής στην κορυφή του νήματος για αποδοχή και στο x για απόρριψη. Η αποδοχή των αλλαγών θα τοποθετήσει τις αλλαγές του συναδέλφου σας στο έγγραφο. Μπορείτε επίσης να τους αφήσετε σχόλια στο νήμα για να επικοινωνήσετε εμπρός και πίσω για συγκεκριμένα αντικείμενα.
Ρυθμίσεις ειδοποιήσεων για τα Έγγραφα Google
Ένας γρήγορος τρόπος για να βρείτε τις ρυθμίσεις ειδοποιήσεων για έγγραφα είναι χρησιμοποιώντας το εικονίδιο ομιλίας στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας. Μόλις ανοίξετε τον πίνακα, κάντε κλικ στο εικονίδιο του κουδουνιού για να ανοίξετε το μενού ρυθμίσεων. Εδώ, μπορείτε να προσαρμόσετε τους τύπους ειδοποιήσεων που λαμβάνετε και για τα δύο Σχόλια και Επεξεργασίες.
Για σχόλια, μπορείτε να επιλέξετε όλα αυτά, μόνο σε αυτά στα οποία σας αναφέρουν οι άλλοι ή σε κανένα από αυτά. Εάν επιλέξετε κανένα, θα εξακολουθείτε να λαμβάνετε μια οπτική ένδειξη, αλλά δεν θα λαμβάνετε ειδοποίηση ή email. Με αυτό, θα πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε μια ενημέρωση από έναν συνάδελφο.
Με τις τροποποιήσεις, μπορείτε να επιλέξετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις κάθε φορά που κάποιος κάνει αλλαγές στο έγγραφο ή καμία απολύτως. Ωστόσο, μπορείτε ακόμα να δείτε ποιος άλλαξε τι στο ιστορικό εκδόσεων του εγγράφου σας.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Ιστορικό εκδόσεων στα Έγγραφα Google—και γιατί αυτό είναι βολικό
Εφόσον συνεργάζεστε με άλλους, είναι καλό να έχετε ένα αντίγραφο ασφαλείας του εγγράφου σε περίπτωση που κάποιος διαγράψει κατά λάθος ή γράψει πάνω από σημαντικές πληροφορίες. Στο επάνω μέρος της οθόνης σας, υπάρχει ένας υπερσύνδεσμος που δηλώνει πότε έγινε η πιο πρόσφατη τροποποίηση. Κάντε κλικ σε αυτό και θα δείτε αντίγραφα ασφαλείας από προηγούμενες περιόδους εργασίας και τις αλλαγές που πραγματοποιήθηκαν.
Η χρήση του ιστορικού εκδόσεων είναι χρήσιμη, επειδή μπορείτε να δείτε τι άλλαξαν οι άλλοι εάν είναι ασαφές. Επιπλέον, μπορείτε να επιστρέψετε σε μια προηγούμενη έκδοση εάν δεν είστε ικανοποιημένοι με το τρέχον έγγραφο ή αν κάτι πήγε στραβά.
Πώς να καταλάβετε εάν κάποιος άλλος εργάζεται σε ένα Έγγραφο Google
Ευτυχώς, η Google σας καλύπτει όταν πρόκειται να μάθετε εάν ο συνάδελφός σας επεξεργάζεται αυτήν τη στιγμή ένα έγγραφο ή όχι. Εάν βρίσκονται στο χώρο εργασίας μαζί σας, η εικόνα προφίλ τους θα εμφανιστεί στο επάνω μέρος της οθόνης σας με ένα έγχρωμο περίγραμμα. Εάν είναι εκεί αλλά είναι ανενεργά, θα φαίνεται ξεθωριασμένο.
Μπορείτε επίσης να δείτε ακριβώς πού βρίσκονται κοιτάζοντας τον κέρσορα τους στο αντίστοιχο χρώμα. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αποφύγετε την επικάλυψη ή να επιστρέψετε αργότερα εάν προτιμάτε να εργάζεστε μόνοι.
Συνεργαστείτε με τα Έγγραφα Google
Χάρη στα Έγγραφα Google, η συνεργασία με τους συναδέλφους σας είναι δύσκολη. Μπορείτε είτε να συνεισφέρετε σε έγγραφα είτε να προτείνετε τροποποιήσεις. Επιπλέον, υπάρχουν πολλές δυνατότητες, όπως προσαρμοσμένες ρυθμίσεις ειδοποιήσεων, ιστορικό εκδόσεων και ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο, για να διατηρείτε τη ροή εργασίας σας ομαλή και σταθερή.
