Αν δυσκολεύεστε με τις προθεσμίες, τείνετε να χρονοτριβείτε πολύ ή αποσπάτε εύκολα την προσοχή σας από μια τυχαία ειδοποίηση. μπορεί να είστε θύμα του νόμου του Πάρκινσον. Ο νόμος του Πάρκινσον εξηγεί ότι όσο περισσότερος χρόνος μας δίνεται για μια συγκεκριμένη εργασία, τόσο περισσότερος χρόνος θα χρειαστεί για να την ολοκληρώσουμε.
Αυτός είναι ο λόγος που η αναβλητικότητα είναι τόσο διαδεδομένη. Πώς όμως το ξεπερνά κανείς; Προτού μπορέσουμε να μιλήσουμε για την υπέρβαση του νόμου του Πάρκινσον, είναι σημαντικό να κατανοήσουμε τη φύση του και γιατί επικρατεί.
Τι είναι ο νόμος του Πάρκινσον;
Ο νόμος του Πάρκινσον είναι μια παροιμία, που επινοήθηκε περίφημα από Cyril Northcote Parkinson, Βρετανός Ιστορικός του Ναυτικού. Δηλώνει:
Είναι κοινός τόπος η παρατήρηση ότι οι εργασίες επεκτείνονται έτσι ώστε να καλυφθεί ο διαθέσιμος χρόνος για την ολοκλήρωσή της.
Για να κατανοήσετε την έννοια, σκεφτείτε ένα άτομο που έχει επιφορτιστεί να γράψει ένα δοκίμιο εντός προθεσμίας 48 ωρών. Το άτομο, την πρώτη ημέρα, θα συλλέξει σχετικά δεδομένα για έρευνα και θα σχηματίσει ένα περίγραμμα. Την επόμενη, θα πιάσουν δουλειά και θα γράψουν το πρώτο προσχέδιο του δοκιμίου.
Καθώς πλησιάζει η προθεσμία, ενώ απομένουν λίγες ώρες, θα επεξεργαστούν, θα διορθώσουν και τελικά θα υποβάλουν το προσχέδιο. Τι θα γινόταν αν δόθηκε στο άτομο προθεσμία 24 ωρών; Είναι απολύτως πιθανό το άτομο να είχε γράψει εύκολα το δοκίμιο που του είχε ανατεθεί μέσα σε 24 ώρες, χωρίς να θυσιάζει την ποιότητα.
Τώρα σκεφτείτε πόσο συχνά έχετε συναντήσει παρόμοιες περιστάσεις. Μπορείτε πιθανώς να σκεφτείτε πολλές περιπτώσεις όπου σας δόθηκε μια εργασία με μεγαλύτερη προθεσμία. Αντί όμως να ολοκληρώσετε την εργασία εντός του χρόνου που απαιτείται για την ολοκλήρωση της εργασίας, αφιερώσατε όλο τον διαθέσιμο χρόνο (σύμφωνα με την προθεσμία) για να ολοκληρώσετε την εργασία.
Χρησιμοποιώντας το νόμο του Πάρκινσον για να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας
Ενώ ο νόμος του Πάρκινσον είναι διαδεδομένος και φαινομενικά αναπόφευκτος, μπορείτε να τον χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας ελέγχοντας τον τρόπο που περνάτε τον χρόνο σας. Ακολουθούν μερικές στρατηγικές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ξεπεράσετε το νόμο του Πάρκινσον και να γίνετε πιο παραγωγικοί:
1. Θέστε SMART στόχους
Οι άνθρωποι τείνουν να χαλαρώνουν και να αναβάλλουν περισσότερο όταν δεν αισθάνονται ότι η δουλειά τους είναι σημαντική. Μια άλλη σημαντική αιτία αναβλητικότητας είναι η αβεβαιότητα για τα επόμενα βήματα. Εάν δεν ξέρετε τι θα κάνετε μόλις ολοκληρώσετε ένα έργο, είναι πιθανό να καθυστερήσετε την ολοκλήρωσή του.
Γι' αυτό είναι σημαντικό να θέστε ΕΞΥΠΝΟΥΣ στόχους για να ξεπεραστεί ο νόμος του Πάρκινσον. Έχοντας κατά νου έναν συγκεκριμένο και χρονικά περιορισμένο στόχο σας κάνει πιο πρόθυμους να εργαστείτε πάνω σε αυτόν και να χρησιμοποιήσετε το χρόνο και άλλους πόρους σας πιο συνειδητά.
2. Προγραμματίστε αποτελεσματικά
Όλοι γνωρίζουμε τη σημασία του προγραμματισμού. Μας βοηθά να παραμένουμε συνειδητοί για το πώς περνάμε τον χρόνο μας, ελαχιστοποιώντας τον αρνητικό αντίκτυπο του νόμου του Πάρκινσον. Για αποτελεσματικό προγραμματισμό και προγραμματισμό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εφαρμογές ημερολογίων για τον προγραμματισμό εργασιών.
Ωστόσο, θα πρέπει πάντα να συμπεριλάβετε στο πρόγραμμά σας έναν χρόνο αποκοπής. Μια καθορισμένη ώρα λήξης (για την ημέρα) σας δίνει την αίσθηση του επείγοντος και είστε αναγκασμένοι να ολοκληρώσετε τις εργασίες σας για την ημέρα εντός αυτού του χρονικού πλαισίου.
Όταν δεν έχετε καθορισμένο χρόνο αποκοπής, νιώθετε ότι έχετε περισσότερο χρόνο και είναι πιθανό να αποσπαστείτε ή να εργαστείτε αργά. Λέτε στον εαυτό σας ότι θα το αναπληρώσετε προσθέτοντας περισσότερες ώρες τη νύχτα, «επεκτείνοντας έτσι την εργασία».
Ο νόμος του Πάρκινσον πλήττει περισσότερο όταν έχετε ένα τεράστιο έργο με μεγάλη προθεσμία. Μια μεγαλύτερη προθεσμία σημαίνει ότι έχετε περισσότερο χρόνο για να χαλαρώσετε και να αποσπαστείτε. Για να το αποφύγετε αυτό, πρέπει να χωρίσετε το έργο σε μικρότερες εργασίες. Τώρα ορίστε ενδιάμεσες προθεσμίες για καθεμία από τις μικρότερες εργασίες και προγραμματίστε τις ανάλογα.
Ο διαχωρισμός ενός μεγάλου έργου σε μικρότερες εργασίες το καθιστά λιγότερο αποθαρρυντικό και πιο εφικτό. έτσι είναι λιγότερο πιθανό να αναβάλεις. Επιπλέον, δίνοντας στον εαυτό σας μικρότερες και πιο άμεσες προθεσμίες, δεν δίνετε στον εαυτό σας πολύ χρόνο. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει πολύς χρόνος για να διαθέσετε, νιώθετε μια αίσθηση επείγοντος που σας παρακινεί να ολοκληρώσετε τις εργασίες.
4. Ώρα παρακολούθησης
Είναι πιθανό οι εκτιμήσεις σας να είναι ανακριβείς, αρχικά. Μπορείτε να δώσετε στον εαυτό σας 3 ώρες για ένα έργο. Αλλά ενώ εργάζεστε σε αυτό, διαπιστώνετε ότι θα χρειαστείτε άλλες 2 ώρες για να το ολοκληρώσετε. Εάν συμβεί αυτό, απλώς αναπροσαρμόστε το πρόγραμμά σας και δώστε στον εαυτό σας επιπλέον χρόνο. Ο καθορισμός ακριβών προθεσμιών για τα έργα σας σας βοηθά να τα προγραμματίσετε αποτελεσματικά. Για αυτό, μπορείτε να αρχίσετε να παρακολουθείτε τον χρόνο που χρειάζεται για την ολοκλήρωση κάθε έργου.
Υπάρχουν αρκετές εξαιρετικές εφαρμογές παρακολούθησης χρόνου εκεί έξω που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθείτε πόσο χρόνο χρειάζεται ένα συγκεκριμένο έργο. Όταν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο αρχείο καταγραφής χρόνου και να δείτε πόσο χρόνο σας πήρε για να ολοκληρώσετε διαφορετικά έργα. Αυτό βοηθά να κάνετε καλύτερες εκτιμήσεις και να ορίσετε πιο ρεαλιστικές προθεσμίες για τα έργα σας και σας αποτρέπει από το να χάνετε χρόνο.
5. Χρησιμοποιήστε το Timeboxing
Όταν πρέπει να κάνουμε κάτι, δεν σκεφτόμαστε πόσο χρόνο θα χρειαστεί για να ολοκληρώσουμε το έργο. Αντίθετα, σκεφτόμαστε πόσος χρόνος μας δίνεται για το έργο. Εκεί μπαίνει στο παιχνίδι ο νόμος του Πάρκινσον. Εάν ο δεδομένος χρόνος για την εργασία που έχει ανατεθεί είναι μεγαλύτερος από τον απαιτούμενο χρόνο, τείνουμε να καθυστερούμε την εργασία μέχρι την τελευταία στιγμή.
Για να μην συμβεί αυτό, χρησιμοποιήστε το timeboxing. Το Timeboxing περιλαμβάνει τη σκέψη για το πόσο χρόνο θα χρειαστεί ένα συγκεκριμένο έργο για να ολοκληρώσει μια εργασία, ορίζοντας μια προθεσμία που επιβάλλεται από τον εαυτό σας (ένα χρονικό πλαίσιο) σύμφωνα με τον απαιτούμενο χρόνο για την εργασία και τηρώντας το.
Ας υποθέσουμε ότι έχετε τρεις ημέρες για να ολοκληρώσετε ένα έργο. Μετά την αξιολόγηση, διαπιστώνετε ότι μπορεί να γίνει μέσα σε τρεις ώρες. Ορίστε μια προθεσμία 3 ωρών για το έργο και προσπαθήστε να το ολοκληρώσετε εντός του χρονικού πλαισίου. Με το timeboxing, αποκτάτε μεγαλύτερη επίγνωση του πώς και πού χρησιμοποιείτε το χρόνο σας. Όταν υπάρχει μια επικείμενη προθεσμία στο μυαλό σας, είναι λιγότερο πιθανό να αναβάλλετε.
6. Χρησιμοποιήστε την τεχνική Pomodoro
Όπως το timeboxing, μπορείτε χρησιμοποιήστε τη μέθοδο Pomodoro για να γίνετε πιο παραγωγικοί και νίκησε το νόμο του Πάρκινσον. Η μέθοδος Pomodoro περιλαμβάνει σύντομες, αλλά εντατικές, συνεδρίες εργασίας με μικρά διαλείμματα ενδιάμεσα.
Όταν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο Pomodoro, δεν σκέφτεστε την πραγματική προθεσμία για την εργασία, αλλά τα 25 λεπτά που έχετε ορίσει για τον εαυτό σας. Αυτό αφαιρεί την πιθανότητα να λάβει μέτρα ο νόμος του Πάρκινσον. Δείτε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνική Pomodoro:
- Σημειώστε μια λίστα υποχρεώσεων, με σειρά προτεραιότητας.
- Ρυθμίστε ένα χρονόμετρο στα 25 λεπτά.
- Ξεκινήστε να εργάζεστε για την εργασία ύψιστης προτεραιότητας μέχρι να σβήσει το χρονόμετρο.
- Κάντε ένα διάλειμμα για 5 λεπτά.
- Επαναλάβετε τέσσερις συνεδρίες των 25 λεπτών.
- Κάντε ένα διάλειμμα για 30 λεπτά.
Ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα χρονόμετρο στο τηλέφωνο ή το φορητό υπολογιστή σας, υπάρχουν ειδικοί εφαρμογές για την τεχνική Pomodoro που το καθιστούν πολύ πιο εύκολο και αποτελεσματικό.
Κάντε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο
Δεν χρειάζεται να ξεκινήσετε με όλες αυτές τις στρατηγικές από την πρώτη μέρα. μπορείτε να επιλέξετε ένα ή δύο και να τα κάνετε όσο το δυνατόν πιο αποτελεσματικά. Το κόλπο είναι να συνειδητοποιήσετε πώς χρησιμοποιείτε το χρόνο σας και να αποτρέψετε τον νόμο του Πάρκινσον από το να «επεκτείνει την εργασία σας».
Μόλις το καταφέρετε, μπορείτε να ενσωματώσετε περισσότερες από αυτές τις στρατηγικές στη ρουτίνα σας. Αλλά μην σταματήσετε μόνο εκεί! Μπορείτε να μάθετε περισσότερους τρόπους για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας και να κάνετε περισσότερα σε λιγότερο χρόνο.
