Υπάρχουν πολλές δυνατότητες όταν εργάζεστε στο Notion solo. Προσθέστε τις δυνατές επιλογές κοινής χρήσης στη μίξη, και αυτό αυξάνεται σημαντικά. Από τη σύζευξη σε μια λίστα υποχρεώσεων έως τη δημιουργία ενός ιστότοπου χωρίς κώδικα, πιθανότατα έχετε μια εργασία που μπορείτε να αντιμετωπίσετε με τις λειτουργίες κοινής χρήσης στο Notion.
Πως λειτουργεί, λοιπόν? Συνεχίστε να διαβάζετε για έναν πλήρη οδηγό κοινής χρήσης στο Notion, καθώς και μια λίστα παραδειγμάτων για τον τρόπο χρήσης του καθενός.
Πώς να μοιράζεστε τις σελίδες σας απόρρητα
Δεν χρειάζεται να κάνετε τις σελίδες Notion δημόσιες για να τις μοιραστείτε με επιλεγμένα άτομα. Για παράδειγμα, δεν θα θέλατε περισσότερα μάτια από όσα χρειάζεται πάνω σας Έννοια παρακολούθησης προϋπολογισμού. Έτσι, για να το διατηρήσετε αποκλειστικό μεταξύ εσάς και ενός άλλου ατόμου, μπορείτε να το μοιραστείτε ιδιωτικά ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
- Παω σε Μερίδιο στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας.
- Κάντε κλικ στο πεδίο που λέει Προσθέστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άτομα— ένα πλαίσιο περιεχομένου και μια λίστα με τους τρέχοντες καλεσμένους θα εμφανιστεί εάν έχετε.
- Εάν το άτομο που προσθέτετε είναι ήδη επισκέπτης στον χώρο εργασίας του Notion, το όνομά του θα εμφανίζεται στη λίστα. Κάντε κλικ στο προφίλ τους για να τους προσθέσετε. Εάν δεν είναι επισκέπτης, πληκτρολογήστε το email τους στο πεδίο για να τους προσθέσετε.
- Επιλέξτε το επίπεδο άδειας που θέλετε να τους δώσετε χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά—από προεπιλογή, το λογισμικό το ορίζει σε Πλήρης πρόσβαση, που επιτρέπει στους καλεσμένους σας να επεξεργάζονται και να μοιράζονται. Ωστόσο, υπάρχουν επιλογές για σχόλια και μόνο για ανάγνωση.
- Προσθέστε ένα μήνυμα στο πλαίσιο περιεχομένου παρακάτω ή αφήστε το ως έχει.
- Κάντε κλικ Καλώ για κοινή χρήση της σελίδας.
Από εκεί, το άτομο που προσκαλέσατε θα λάβει ένα email με έναν σύνδεσμο που μπορεί να χρησιμοποιήσει για πρόσβαση στη σελίδα.
Με το Δωρεάν Πρόγραμμα, μπορείτε να φιλοξενήσετε έως και δέκα επισκέπτες στο χώρο εργασίας σας—δηλαδή συνολικά, όχι μόνο ανά σελίδα. Αλλά οι επισκέπτες θα βλέπουν μόνο τις σελίδες που μοιράζεστε μαζί τους.
Είναι σημαντικό να θυμάστε ότι όταν μοιράζεστε μια σελίδα με οποιονδήποτε, θα αποκτήσει επίσης πρόσβαση σε οποιεσδήποτε υποσελίδες εντός, επομένως φροντίστε να ελέγξετε ξανά τι υπάρχει εκεί πριν το κάνετε.
Πώς να μοιράζεστε τις σελίδες εννοιών σας δημόσια
Για να εμφανίσετε δημόσια τη σελίδα Έννοιας, κατευθυνθείτε στο Μερίδιο μενού στην επάνω δεξιά γωνία και ενεργοποιήστε Κοινή χρήση στον ιστό. Με αυτόν τον τρόπο δημιουργείται ένας μοναδικός σύνδεσμος προς τη σελίδα σας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δώσετε πρόσβαση σε άλλους—είναι σαν να κάνετε ένα ιστότοπος χωρίς κώδικα στο Notion.
Αυτό σημαίνει επίσης ότι οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στον σύνδεσμο θα έχει πρόσβαση στη σελίδα σας, επομένως βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει τα άδειά σας πριν το κάνετε. Μόλις γυρίσεις Κοινή χρήση στον ιστό στο, θα εμφανιστεί μια λίστα ρυθμίσεων. Εάν όχι, μπορείτε να κάνετε κλικ Εμφάνιση επιλογών συνδέσμου στο κάτω αριστερό μέρος του πλαισίου κοινής χρήσης.
Μέσα στις επιλογές συνδέσμου, μπορείτε να επιλέξετε εάν θα επιτρέψετε ή όχι σε άλλους να επεξεργάζονται, να σχολιάζουν ή να αντιγράφουν τη σελίδα σας. Εάν διαθέτετε το πρόγραμμα Plus, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια λήξη συνδέσμου και να ενεργοποιήσετε την ευρετηρίαση μηχανών αναζήτησης.
Όπως και να μοιράζεστε τη σελίδα σας ιδιωτικά, είναι καλή πρακτική να ελέγχετε ξανά τι υπάρχει εκεί πριν την κοινοποίηση, καθώς οι θεατές σας θα έχουν πρόσβαση σε οποιεσδήποτε υποσελίδες.
Πώς να δημιουργήσετε έναν χώρο ομάδας στο Notion
Η λειτουργία teamspace του Notion επιτρέπει στις ομάδες να εργάζονται συλλογικά σε έναν ενιαίο χώρο.
- Κάντε κλικ Δημιουργήστε έναν χώρο ομάδας στην πλαϊνή γραμμή και θα εμφανιστεί ένα μενού.
- Προσθέστε ένα όνομα και μια περιγραφή στα αντίστοιχα πεδία και κάντε κλικ Δημιουργία ομαδικού χώρου.
- Τώρα θα έχετε την επιλογή να προσθέσετε μέλη του teamspace. Μπορείτε να τα προσθέσετε ονομαστικά, αν τα έχετε ήδη κάνει επισκέπτη στον χώρο εργασίας σας. Αν όχι, πληκτρολογήστε το email τους. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ Παραλείψτε αυτό το βήμα προς το παρόν.
- Αναθέστε τους έναν ρόλο χρησιμοποιώντας το αναπτυσσόμενο μενού στα δεξιά. Από προεπιλογή, το Notion το ορίζει σε Μέλος του Teamspace, το οποίο τους παρέχει πρόσβαση μόνο σε σελίδες. Ιδιοκτήτης Teamspace τους δίνει πλήρη πρόσβαση σε σελίδες και ρυθμίσεις.
- Κάντε κλικ στο Καλώ.
Στη συνέχεια, το Notion σας μεταφέρει στο Teamspace σας. Οποιεσδήποτε σελίδες προσθέτετε μέσα εμφανίζονται αυτόματα σε άλλα μέλη αυτού του χώρου.
Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί ότι οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στον χώρο εργασίας σας, όπως οι τρέχοντες καλεσμένοι σας, θα έχει πρόσβαση στους χώρους της ομάδας σας. Για να περιορίσετε την πρόσβαση και να δημιουργήσετε ιδιωτικούς χώρους ομάδας, θα χρειαστείτε έναν επαγγελματικό ή εταιρικό λογαριασμό.
Πού να βρείτε τις σελίδες εννοιών που έχουν μοιραστεί άλλοι μαζί σας
Η εύρεση σελίδων που έχετε στείλει σε άλλους είναι τόσο απλή όσο η αναζήτηση κάτω από τις σελίδες Κοινή χρήση ενότητα στην πλαϊνή γραμμή σας. Εκεί, το Notion το διαχωρίζει από τα υπόλοιπα ως υπενθύμιση ότι οτιδήποτε κάνετε σε αυτές τις σελίδες θα είναι ορατό σε όσους έχουν πρόσβαση.
Η εύρεση μιας σελίδας που μοιράστηκε ένας φίλος μαζί σας δεν είναι τόσο απλή, ειδικά αν δεν ξέρετε πού να ψάξετε. Για να τα εντοπίσετε:
- Κάντε κλικ στο όνομα του χώρου εργασίας σας στην επάνω αριστερή γωνία.
- Οι χώροι εργασίας άλλων ατόμων στους οποίους έχετε πρόσβαση θα ανοίξουν σε ένα μενού. Επιλέξτε τον λογαριασμό που θέλετε να δείτε.
- Θα βρείτε όλες τις σελίδες που μοιράστηκε μαζί σας ο φίλος σας στην πλαϊνή γραμμή.
Ο φίλος σας μπορεί να έχει μοιραστεί αυτές τις σελίδες με άλλους, πράγμα που σημαίνει ότι οι πληροφορίες που προσθέτετε ενδέχεται να μην είναι αποκλειστικές μεταξύ σας. Μπορείτε να δείτε ποιος έχει πρόσβαση κοιτάζοντας τις φωτογραφίες προφίλ στην επάνω δεξιά γωνία.
Ποια μέθοδο κοινής χρήσης εννοιών πρέπει να χρησιμοποιήσετε;
- Αν θέλετε να μοιραστείτε μεμονωμένες σελίδες με μια επιλεγμένη ομάδα, όπως έναν πίνακα έργου Notion ή οτιδήποτε θέλετε να διατηρήσετε αποκλειστικό, η ιδιωτική κοινή χρήση είναι ο καλύτερος τρόπος.
- Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα Wiki στο Notion και θέλετε να το μοιραστείτε με άλλους, η δημόσια κοινή χρήση είναι πιθανώς η καλύτερη επιλογή σας—συν, εάν επιτρέψετε σε άλλους να το επεξεργαστούν, μπορούν να συνεισφέρουν. Αλλά μπορείτε επίσης να δημοσιεύσετε έγγραφα μόνο για προβολή στην περίπτωση διαδικτυακών βιογραφικών, ιστοσελίδων και σελίδων προώθησης.
- Αν θέλετε να συνεργαστείτε σε πολλά έργα, η χρήση ομαδικών χώρων θα είναι η πιο εύκολη μέθοδος για τους συναδέλφους σας. Με αυτόν τον τρόπο, όλα είναι προσβάσιμα σε όλους στην πλαϊνή γραμμή και κανείς δεν θα χρειαστεί να ζητήσει πρόσβαση. Απλώς έχετε κατά νου, για να έχετε περισσότερα από δέκα άτομα, θα πρέπει να κάνετε αναβάθμιση από το Δωρεάν Πρόγραμμα.
Αποκτήστε κοινή χρήση με το Notion
Με πολλές επιλογές κοινής χρήσης και άδειας, το Notion κάνει τη συνεργασία με φίλους και συναδέλφους παιχνιδάκι. Επιπλέον, εάν έχετε πληροφορίες που θέλετε να μοιραστείτε με μεγαλύτερο κοινό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Notion για να δημιουργήσετε μια ιστοσελίδα χωρίς κώδικα ή ακόμα και έναν ιστότοπο πολλών σελίδων.