Μια κρίσιμη αλλά συνήθως παραβλέπεται πρόκληση που αντιμετωπίζουν οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι είναι η αποτελεσματική εργασία σε διαφορετικές ζώνες ώρας. Οι εικονικές εταιρείες συχνά προσλαμβάνουν σε όλο τον κόσμο. Αν και η συνεργασία με παγκόσμιους επαγγελματίες προωθεί την ανάπτυξη της σταδιοδρομίας, απαιτεί επίσης να ακολουθείτε ταραχώδη προγράμματα. Πιθανότατα δεν μπορείτε να δουλέψετε την τυπική βάρδια 9 προς 5.
Ο συντονισμός με άτομα σε διαφορετικές ζώνες ώρας είναι δύσκολος. Για να σας βοηθήσουμε να διαχειριστείτε την εργάσιμη ημέρα σας, θα μοιραστούμε οκτώ συμβουλές για απρόσκοπτη συνεργασία με συνεργάτες στο εξωτερικό.
1. Ενημερώστε τρίτα μέρη σχετικά με την τοποθεσία σας από την αρχή
Αποκαλύψτε αμέσως τη ζώνη ώρας σας. Αναφέρετε το πρόγραμμά σας και τα κανάλια επικοινωνίας που προτιμάτε ενώ παρουσιάζετε τον εαυτό σας, ώστε οι συνάδελφοί σας να ξέρουν πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας. Επίσης, αδράξτε αυτή την ευκαιρία για να θέσετε όρια. Εξηγήστε τις σπάνιες περιπτώσεις στις οποίες θα ήταν αποδεκτό να στείλετε μήνυμα ακόμα και μετά τη λήξη της βάρδιάς σας.
Για να επικοινωνήσετε πιο αποτελεσματικά το πρόγραμμά σας, υποδείξτε το στα διαδικτυακά σας προφίλ. Δεν θα το θυμούνται όλοι, άλλωστε. Η συμπερίληψη των ωρών γραφείου σας στην υπογραφή email, στο προφίλ συνομιλίας εργασίας, στον λογαριασμό LinkedIn και στο προφίλ Google θα αποτρέψει τις παρεξηγήσεις.
Απλώς φροντίστε να τις ενημερώσετε όποτε είναι απαραίτητο. Είτε εργάζεστε σε διαφορετικές βάρδιες είτε βρίσκεστε νωρίς, η κοινή χρήση αλλαγών με το πρόγραμμά σας είναι δική σας ευθύνη.
2. Κάντε λήψη ενός μετατροπέα ακριβούς ζώνης ώρας
Ο καθορισμός ραντεβού με απομακρυσμένες ομάδες είναι δύσκολος. Όχι μόνο ακολουθούν ασυντόνιστα προγράμματα εργασίας, αλλά μερικοί ξεχνούν να υπολογίσουν τις διαφορές ζώνης ώρας. Οι οικοδεσπότες της συνάντησης δεν μπορούν απλώς να παρέχουν το ίδιο πρόγραμμα σε 24 ζώνες ώρας.
Για να διασφαλίσετε ότι όλοι ακολουθούν το ίδιο πρόγραμμα, η ομάδα σας θα πρέπει να χρησιμοποιήσει μετατροπείς ζώνης ώρας. Υπάρχουν πολλές διαθέσιμες επιλογές. Θα μπορούσατε ακόμη και να τα ενσωματώσετε με εργαλεία εργασίας σε ολόκληρη την ομάδα, όπως συστήματα διαχείρισης έργων και εφαρμογές ημερολογίου.
3. Χρησιμοποιήστε στρατιωτικούς χρόνους και προσδιορίστε τις ζώνες ώρας κατά τον προγραμματισμό σχεδίων
Συνηθίστε να χρησιμοποιείτε στρατιωτική ώρα και να προσδιορίζετε τις ζώνες ώρας όταν προγραμματίζετε συναντήσεις. Μην αφήνετε χώρο για εικασίες. Θα μπορούσατε ακόμη και να συμπεριλάβετε μια υπενθύμιση που θα λέει στους παραλήπτες να μετατρέψουν την υποδεικνυόμενη ώρα στις τοπικές τους ζώνες ώρας. Με αυτόν τον τρόπο, κανείς δεν παραβλέπει τις συντομογραφίες της ζώνης ώρας.
Για να αποφύγετε τη σύγχυση, ακολουθήστε τη ζώνη ώρας που χρησιμοποιείται πιο συχνά στην ομάδα σας. Ας πούμε ότι είστε από τη Νέα Υόρκη. Αν και θα ήταν βολικό να χρησιμοποιήσετε την τοπική ζώνη ώρας σας, οι συμπαίκτες σας από άλλη πολιτεία ή χώρα μπορεί να βρουν ταλαιπωρία για τις συχνές μετατροπές.
Όσο για τους ελεύθερους επαγγελματίες, ακολουθήστε τις ζώνες ώρας που ωφελούν τους πελάτες σας. Κάνοντας προσαρμογές από πλευράς σας θα σας κάνει να φαίνεστε επαγγελματίες και ευγενικοί, αφήνοντας στους συνεργάτες σας μια θετική εντύπωση για εσάς.
Όταν κάνετε κράτηση ραντεβού με απομακρυσμένους εργαζόμενους, θα παρατηρήσετε ότι χάνεται πολύς χρόνος περιμένοντας την επιβεβαίωση. Οι διαφορές ζώνης ώρας καθιστούν δύσκολη τη λήψη απαντήσεων σε πραγματικό χρόνο. Εάν τα άλλα μέρη ζουν στην αντίθετη πλευρά του κόσμου, πιθανότατα δεν θα έχετε νέα τους μέχρι την επόμενη εργάσιμη ημέρα. Ακόμη και μερικά εμπρός-πίσω email μπορεί να χρειαστούν μια εβδομάδα.
Για να απλοποιήσετε τη διαδικασία, χρησιμοποιήστε a αξιόπιστο εργαλείο προγραμματισμού ραντεβού. Οι ευρέως χρησιμοποιούμενες επιλογές όπως το Ημερολόγιο Google και το Calendly εμφανίζουν αυτόματα τις διαθέσιμες ημερομηνίες για όλα τα εμπλεκόμενα μέρη. Οι χρήστες απλώς επιλέγουν τους κουλοχέρηδες που προτιμούν. Μόλις ο καθένας επιλέξει μια ημερομηνία, η εφαρμογή θα καταγράψει τα αποτελέσματα, έτσι ώστε ο οικοδεσπότης να μπορεί να αποφασίσει αν θα προχωρήσει στη σύσκεψη.
5. Εξωτερική ανάθεση ή αυτοματοποίηση ορισμένων επιχειρηματικών διαδικασιών
Εάν αλλάζετε συχνά χρονοδιαγράμματα για εργασίες ευαίσθητες στο χρόνο αλλά επαναλαμβανόμενες, σκεφτείτε να τις μεταφορτώσετε σε τεχνητή νοημοσύνη. Απελευθερώστε το χρόνο σας για πιο σύνθετα έργα. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα μπορούν να χειριστούν κουραστικά θέματα όπως προγραμματισμός ραντεβού, καταγραφή χρόνου, ταξινόμηση email και παρακολούθηση έργου.
Για εργασίες που η τεχνητή νοημοσύνη δεν μπορεί να αυτοματοποιήσει, προσλάβετε ελεύθερους επαγγελματίες. Αναζητήστε ειδικευμένους, έμπιστους επαγγελματίες που μπορούν να πάρουν τη θέση σας κατά τις ώρες εκτός λειτουργίας. Αλλά μόλις αυξηθεί ο φόρτος εργασίας της ομάδας σας, ζητήστε από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού ή τον προϊστάμενό σας να βρει έναν μόνιμο υπάλληλο.
6. Χρησιμοποιήστε μια πλατφόρμα οργανωμένης διαχείρισης έργου για την ομάδα σας
Αν και είναι κρίσιμες, οι διαδικασίες έγκρισης εμποδίζουν την ολοκλήρωση της εργασίας. Ακόμη και η αναθεώρηση των θέσεων πωλήσεων ή των επιχειρηματικών προτάσεων θα μπορούσε να χάσει αρκετές ημέρες εάν τα μέρη χρειάζονται ώρες για να απαντήσουν.
Για να επιταχύνετε τη διαδικασία, απλοποιήστε την παρακολούθηση εργασιών. Χρήση προγράμματα λογισμικού διαχείρισης έργων ως κεντρική τοποθεσία για έργα σε επίπεδο ομάδας όπου οι χρήστες μπορούν να αναθέσουν, να επισημάνουν, να ακυρώσουν και να εγκρίνουν εργασίες με τον δικό τους ρυθμό. Εδώ, οι απομακρυσμένοι εργαζόμενοι μπορούν να ολοκληρώσουν εργασίες χωρίς να επικοινωνούν μακριά από την πλατφόρμα.
Ελέγξτε τις δυνατότητες του μελλοντικού εργαλείου διαχείρισης έργου σας. Εάν εργάζεστε σε διαφορετικές ζώνες ώρας, προτείνουμε να επιλέξετε ένα πρόγραμμα που διαθέτει ήδη μετατροπείς ζώνης ώρας, τεχνολογία ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων και προγραμματισμό ραντεβού.
7. Εξοικειωθείτε με τις διακοπές που παρατηρούνται σε διαφορετικές χώρες
Εφόσον εργάζεστε με απομακρυσμένες ομάδες σε όλο τον κόσμο, θα πρέπει να εξοικειωθείτε με τις διακοπές που παρατηρούνται σε άλλες χώρες. Οι θρησκείες και οι πολιτισμοί έχουν διαφορετικές πεποιθήσεις. Είναι ασέβεια να υποβαθμίζεις τις μεγάλες διακοπές μιας άλλης χώρας μόνο και μόνο επειδή δεν τις ακολουθείς.
Ας πούμε ότι συνεργάζεστε με Ινδούς. Αν και η Ημέρα των Ευχαριστιών είναι μια μικρή γιορτή για τους περισσότερους Ινδούς, δίνουν μεγάλη σημασία στο Diwali, ένα φεστιβάλ φώτων που γιορτάζεται γύρω στον Οκτώβριο ή τον Νοέμβριο. Θα ήταν αμελητέα η ανάθεση κρίσιμων εργασιών κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Επίσης, παρακολουθήστε τις χώρες που τηρούν τη θερινή ώρα (DST). Οι άνθρωποι που χρησιμοποιούν θερινή ώρα γυρίζουν τα ρολόγια τους κατά μία ώρα μπροστά κατά τη διάρκεια του καλοκαιριού για να εξοικονομήσουν ηλεκτρική ενέργεια. Δεν είναι διακοπές. Ωστόσο, θα μπορούσε να προκαλέσει σύγχυση κατά τον ορισμό των συναντήσεων.
8. Δοκιμάστε διαφορετικά χρονοδιαγράμματα εργασίας
Ενώ η απομακρυσμένη εργασία προσφέρει ευελιξία χρόνου, συνοδεύεται επίσης από ασταθή χρονοδιαγράμματα που απαιτούν προσαρμογές ρουτίνας. Οι απομακρυσμένες ομάδες πρέπει να βρουν χρονοθυρίδες που να λειτουργούν για όλους. Πιθανότατα θα εργάζεστε σε βάρδιες που δεν κάνατε ως υπάλληλος γραφείου, οπότε ετοιμάστε μερικές κόλπα για να μείνετε ξύπνιοι στη δουλειά.
Διατηρήστε ανοιχτό μυαλό σε διαφορετικά χρονοδιαγράμματα. Εάν εργάζεστε με την ίδια βάρδια σε όλη τη διάρκεια της καριέρας σας, αδράξτε αυτήν την ευκαιρία για να αναθεωρήσετε τη ρουτίνα σας. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να κάνετε τις δουλειές και τις προπονήσεις σας νωρίτερα μέσα στην ημέρα. Ποιός ξέρει? Ίσως ανακαλύψετε ότι είστε πιο αποτελεσματικοί και παραγωγικοί όταν εργάζεστε εκτός των τυπικών ωρών γραφείου.
Εργαστείτε αποτελεσματικά σε διαφορετικές ζώνες ώρας
Η αποτελεσματική συνεργασία με συνεργάτες στο εξωτερικό απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό. Το άτομο στην άλλη άκρη της οθόνης δεν ζει στην ίδια ζώνη ώρας με εσάς, επομένως δεν πρέπει να επιβάλλετε άμεσες αλλαγές και επείγοντα αιτήματα. Ομοίως, διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας σας ανάλογα. Αποφορτώστε χρονοβόρες, κρίσιμες εργασίες, όπως ο ορισμός συσκέψεων, η ταξινόμηση email και η πραγματοποίηση ανακοινώσεων σε συστήματα τεχνητής νοημοσύνης.
Εάν οι καθημερινές σας εργασίες περιλαμβάνουν τη διαχείριση μιας απομακρυσμένης ομάδας, σκεφτείτε να δημιουργήσετε ένα πρόγραμμα για ολόκληρη την ομάδα που θα ακολουθήσετε. Ναι, οι άνθρωποι έχουν διαφορετικές προτιμήσεις βάρδιας. Όσο και αν θέλετε να τους φιλοξενήσετε, οι εργαζόμενοί σας μπορεί να μην κάνουν πολλά, εάν σπάνια εργάζονται με το ίδιο πρόγραμμα.