Με λίγο προσεκτικό σχεδιασμό, η έναρξη ενός συλλογικού έργου ή η οργάνωση μιας μικρής, δημιουργικής κοινότητας (όπως το δωμάτιο ενός συγγραφέα) μπορεί να είναι απλή και διασκεδαστική.
Υπάρχουν μερικές σημαντικές πτυχές που πρέπει να λάβετε υπόψη, συνήθως με ένα εύχρηστο λογισμικό ή μια εφαρμογή που μπορεί να βοηθήσει. Ας ρίξουμε μια ματιά σε τρία μόνο από αυτά εδώ.
1. Δημιουργήστε ένα μέρος για αποθήκευση και πρόσβαση στα αρχεία εύκολα
Όταν εργάζεστε σε δημιουργικές συνεργασίες, θα υπάρξει κάποια στιγμή που τα αρχεία θα πρέπει να κοινοποιηθούν. Τα αρχεία μπορεί να είναι μερικές κάρτες τέχνης για χαρακτήρες σε έναν κοινό κόσμο. Μπορεί να είναι βιντεοσκοπήσεις διαδικτυακών συναντήσεων συζήτησης. Καθώς ο τύπος των μέσων μπορεί να ποικίλλει, θα άξιζε να σκεφτείτε ένα μέρος που έχει καλή χωρητικότητα αποθήκευσης χωρίς να σπάσει τα χρήματα.
Για παράδειγμα, το Dropbox έχει ένα σχέδιο επιχειρηματικής χρήσης που σας παρέχει 5 TB αποθηκευτικού χώρου για λιγότερο από 20 $ ανά άτομο το μήνα. Μπορείτε να βρείτε ένα δωρεάν δοκιμή του Dropbox Professional εδώ αν έχει ενδιαφέρον. Αξίζει επίσης να σκεφτείτε κάπου που είναι εύκολο να μοιραστείτε με άλλους. Το Dropbox μπορεί να βοηθήσει με μεγαλύτερα αρχεία, όπως εικόνες και βίντεο υψηλής ποιότητας, αν και υπάρχουν εξαιρετικές εναλλακτικές λύσεις για αρχεία που βασίζονται σε κείμενο.
Οι χρήστες του Microsoft One Drive και του Google Drive μπορούν να αποθηκεύουν απρόσκοπτα έγγραφα που έχουν δημιουργηθεί σε επεξεργαστή κειμένου και να μοιράζονται εύκολα έναν σύνδεσμο με τους υπόλοιπους συνεργάτες. Για τους χρήστες του Google, ανατρέξτε στον οδηγό μας για τρόπους με τους οποίους μπορείτε να μοιραστείτε τα έγγραφα Google δημιουργείς.
Εάν αναπτύσσετε ένα σενάριο, μια σειρά διηγημάτων ή μια συλλογή ποιημάτων και θέλετε να βοηθήσετε ο ένας τον άλλον χωρίς να είναι πολύ ενοχλητικές, οι λειτουργίες σχολίων τόσο του Microsoft Word όσο και των Εγγράφων Google είναι ένας πολύ εύχρηστος τρόπος κάνοντας έτσι. Το GCFLearnFree έχει ένα καλό βίντεο YouTube που εξηγεί πώς να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σχολίων στα Έγγραφα Google.
2. Οργανώστε μια Διαδραστική Ζώνη Καταιγισμού ιδεών
Θα υπάρξουν στιγμές που η εργασία σε ένα έγγραφο επεξεργασίας κειμένου δεν θα είναι αρκετή για την ανάπτυξη κάποιων ιδεών. Μια αποτελεσματική μέθοδος για την οπτικοποίηση της ανάπτυξης ιδεών είναι η χρήση ενός διαδραστικού, διαδικτυακού πίνακα όπως το Miro.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να προσαρμόσετε τη διάταξη των πινάκων και μπορείτε εύκολα να τους μοιραστείτε με τους συνεργάτες για σχόλια. Ειδικά με το Miro, μπορείτε να μετατρέψετε τις ιδέες σε εργασίες, επιτρέποντας μια βελτιωμένη μετάβαση από τη σύλληψη στην παραγωγή.
Πολλές από τις δωρεάν εφαρμογές και ιστότοπους διαδραστικού πίνακα είναι δωρεάν για χρήση και είναι γεμάτες με λειτουργίες. Για να πάτε, μπορείτε συνδεθείτε στο Miro εδώ και εξερευνήστε τις δυνατότητες που παρέχει. Υπάρχουν επίσης χρήσιμες επεξηγήσεις στο διαδίκτυο, όπως το άρθρο μας για πώς να δημιουργήσετε έναν μηνιαίο προγραμματιστή στο Miro.
Εάν χρειάζεται ένα πιο εμπεριστατωμένο σύστημα διαχείρισης εργασιών, συμπεριλαμβανομένου ενός τρόπου οργάνωσης του ημερολογίου, αποθήκευση σε σύνδεση αρχεία και να διαχειριστείτε αποτελεσματικά μεγαλύτερες ομάδες, υπάρχουν δωρεάν συστήματα όπως το Notion που αξίζει να αναζητήσετε σε. Υπάρχουν πολλές χρήσιμες επεξηγήσεις λειτουργιών εκεί έξω, συμπεριλαμβανομένου του άρθρου μας για ορισμένες ισχυρά κόλπα Notion για να επιταχύνετε τη ροή εργασίας σας.
Το Notion διαθέτει λειτουργία δημιουργίας σημειώσεων και επεξεργασίας σε πραγματικό χρόνο, πολλών λογαριασμών. Αν και αυτό ακούγεται χαοτικό, με το σωστό είδος στρατηγικής διαχείρισης ομάδας, αυτό μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως πλεονέκτημα κατά τη συνεργασία σε ένα ζωντανό έγγραφο.
3. Χρησιμοποιήστε μια αποτελεσματική μέθοδο επικοινωνίας
Οι υπηρεσίες άμεσων μηνυμάτων μπορεί να είναι αποτελεσματικές, όπως η δημιουργία μιας ομάδας WhatsApp ή Facebook Messenger, αν και έχουν τους περιορισμούς τους. Το Slack μπορεί επίσης να είναι δημοφιλές, αν και η αποστολή αρχείων και η προβολή του ιστορικού συνομιλιών μπορεί γρήγορα να γίνει ενοχλητική λόγω των περιορισμών αποθήκευσης της δωρεάν έκδοσης.
Ένα διαδικτυακό φόρουμ κοινότητας, όπως το Discord, θα μπορούσε να είναι καλό καθώς μπορείτε να δημιουργήσετε ρόλους για μέλη και υπάρχει μια ολοκληρωμένη λειτουργία αναζήτησης για την εύρεση πληροφοριών σε προηγούμενες συνομιλίες.
Συνιστάται επίσης η βιντεοδιάσκεψη, καθώς είναι ένας ωραίος τρόπος για να αντιμετωπίσετε τα ονόματα και να κάνετε τη ζωντανή και πιο δυναμική συνομιλία που μπορεί να αντιμετωπίσει ένα σύστημα που βασίζεται σε κείμενο. Υπάρχει επίσης η δυνατότητα εγγραφής βιντεοσυσκέψεων για έλεγχο και κοινή χρήση με συντελεστές που απουσιάζουν εκείνη τη στιγμή.
Το Zoom, το Google Meet και το Microsoft Teams είναι όλα καλά στη δουλειά τους και παρέχουν μια λειτουργία εγγραφής και σύνδεση με τους λογαριασμούς των οικοδεσποτών τους πολύ εύκολα. Αξίζει να λάβετε υπόψη τις ζώνες ώρας εάν τυχαίνει να έχετε συνεισφέροντες στο εξωτερικό. Το Zoom έχει μια λειτουργία που σας επιτρέπει να ξεπεράσετε αυτήν την πρόκληση. Το άρθρο μας για πώς να ορίσετε την τοποθεσία εργασίας σας στο Zoom έχει την απάντηση.
Ένας καλός τρόπος για να δημιουργήσετε μικρά σχόλια βίντεο ή σύντομες εργασίες είναι να χρησιμοποιήσετε ένα σύστημα εγγραφής και κοινής χρήσης βίντεο όπως το Loom. Είναι εύκολο να καταγράψετε τον εαυτό σας και την οθόνη σας και στη συνέχεια να δημιουργήσετε έναν σύνδεσμο για κοινή χρήση. Οι συντελεστές μπορούν επίσης να αντιδράσουν και να σχολιάσουν ο ένας στα βίντεο του άλλου. Ένα σύστημα όπως αυτό είναι πολύ χρήσιμο για ασύγχρονη εργασία.
Λιγότερο είναι περισσότερο
Για να γλιτώσετε την απογοήτευση των συνεργατών που πρέπει να δημιουργήσουν πολλούς λογαριασμούς, να κατεβάσουν πολλές εφαρμογές και να δώσουν τα πολύτιμα λεπτομέρειες σε πολλές τρίτες εταιρείες, σίγουρα αξίζει να είστε απολύτως βέβαιοι ότι χρειάζεστε το λογισμικό της επιλογής πριν εφαρμόζοντάς το.
Τούτου λεχθέντος, μπορεί να ανακαλύψετε συναρπαστικές και χρήσιμες νέες δυνατότητες σε λογισμικό που προηγουμένως δεν γνωρίζατε ότι υπάρχουν ή που προτάθηκαν από τους ίδιους τους συνεργάτες. Με λίγη δοκιμή και σφάλματα και δοκιμές, θα βρείτε τις εφαρμογές και τους ιστότοπους που λειτουργούν καλύτερα για εσάς και την ομάδα σας.