Οι εργαζόμενοι έχουν συνηθίσει τόσο πολύ στην εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών εργασίας που έχουν αναπτύξει μακροπρόθεσμη μυϊκή μνήμη για αυτό. Αν και βολικά, αυτά τα εργαλεία σας βοηθούν μόνο σε κάποιο βαθμό.
Η εναλλαγή καρτελών διαρκεί μόνο δευτερόλεπτα, αλλά προσθέτει αρκετές ώρες την εβδομάδα εάν εκτελείτε πολλά προγράμματα ταυτόχρονα. Και οι περισσότεροι εργαζόμενοι δεν συνειδητοποιούν καν ότι χάνουν χρόνο. Για να διευκολύνουμε τη ροή εργασίας σας, θα εξηγήσουμε τους κινδύνους από την υιοθέτηση πάρα πολλών προγραμμάτων λογισμικού γραφείου.
Τι προκαλεί την ανάγκη εναλλαγής μεταξύ εφαρμογών κατά την εργασία;
Η τεχνολογία εκσυγχρονίζει τις επιχειρηματικές διαδικασίες με αυτοματοποίηση διαφόρων εργασιών. Τα εργαλεία διαχείρισης έργου οργανώνουν τις ευθύνες της ομάδας, οι ανιχνευτές χρόνου παρακολουθούν τη δραστηριότητα των εργαζομένων και τα εργαλεία προγραμματισμού ορίζουν τα ραντεβού.
Με αυτό, τα προγράμματα λογισμικού εξακολουθούν να μην μπορούν να αντικαταστήσουν πλήρως την ανθρώπινη προσπάθεια. Η υπερβολική επένδυση στην αυτοματοποίηση, κάτι που κάνουν πολλοί εργοδότες, αναγκάζει τους χρήστες να χειραγωγούν πολλές εφαρμογές. Μια διαχρονική μελέτη από Okta, Inc. δείχνει μάλιστα ότι το 10% των επιχειρήσεων των ΗΠΑ αναπτύσσουν 199+ προγράμματα λογισμικού για εργασία. Οι περισσότεροι άνθρωποι δεν μπορούν να επεξεργαστούν γρήγορα τόσες πολλές πλατφόρμες.
6 Αρνητικές επιπτώσεις της εναλλαγής μεταξύ πάρα πολλών εφαρμογών εργασίας
Κάποιοι θα υποστηρίξουν ότι η εναλλαγή μεταξύ καρτελών είναι ένα μικρό τίμημα για την αυτοματοποίηση και την ευκολία. Οι ψηφιακοί ντόπιοι θα πρέπει τελικά να προσαρμοστούν στην αλλαγή. Αν και οι επιχειρήσεις μπορούν να ενοποιήσουν μόνο συγκεκριμένες λειτουργίες, η ανάληψη πάρα πολλών εφαρμογών εργασίας έχει πολλά μειονεκτήματα για τους εργαζόμενους.
1. Η εναλλαγή μεταξύ πλατφορμών σπαταλά χρόνο
Οι εταιρείες επενδύουν σε εργαλεία εργασίας για εξοικονόμηση χρόνου. Ελπίζουν ότι οι υπάλληλοι σαν εσάς θα καταφέρουν περισσότερα αφού ξεφορτώσουν κάποιες από τις καθημερινές τους εργασίες. Ναι, τα προγράμματα λογισμικού γραφείου επιταχύνουν τις διαδικασίες ροής εργασιών. Μπορείτε να τα ενσωματώσετε στη ρουτίνα σας και να ελαχιστοποιήσετε τον φόρτο εργασίας σας, αλλά η υπερβολική εξάρτηση θα έχει το αντίθετο αποτέλεσμα.
Η συχνή εναλλαγή μεταξύ πολλών εφαρμογών σπαταλά πολύ χρόνο. Αντί να αποκτήσετε κάθε πλατφόρμα τάσεων, αναγνωρίστε ποιες εφαρμογές εργασίας θα αντιμετωπίσουν τους χειρότερους σπατάλη χρόνου στο χώρο εργασίας σας. Συμβουλέψτε τους προϊσταμένους σας να περιοριστούν στα βασικά εργαλεία. Η υπερβολική αγορά προγραμμάτων λογισμικού σπαταλά μόνο τους πόρους της εταιρείας και δημιουργεί περιττό άγχος στους εργαζόμενους.
2. Η αποθήκευση πληροφοριών σε πολλαπλές πλατφόρμες θέτει σε κίνδυνο την ασφάλεια
Η παρακολούθηση περιουσιακών στοιχείων διαδραματίζει κρίσιμο ρόλο στην ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Ο καλύτερος τρόπος για να αποτρέψετε εξωτερικές και εσωτερικές επιθέσεις είναι να κρατάτε καρτέλες στους χρήστες που έχουν πρόσβαση, προβάλλουν και επεξεργάζονται αρχεία. Κανείς δεν μπορεί να πει πότε θα συμβεί παραβίαση δεδομένων. Οι διευθυντές IT πρέπει να έχουν πρόσβαση σε πραγματικό χρόνο σε οποιοδήποτε τμήμα εταιρικών δεδομένων 24/7.
Ωστόσο, η χρήση πολλαπλών προγραμμάτων λογισμικού καθιστά την παρακολούθηση δύσκολη. Η παρακολούθηση διαφορετικών πλατφορμών κοστίζει τεράστιους πόρους, επομένως οι περισσότερες εταιρείες προτιμούν να αγνοούν εντελώς τις εφαρμογές χαμηλής προτεραιότητας.
Λάβετε υπόψη ότι αυτή η προσέγγιση θέτει σε κίνδυνο το συνολικό σύστημα ασφάλειας μιας επιχείρησης. Οι εγκληματίες του κυβερνοχώρου στις μέρες μας διαθέτουν τις δεξιότητες και τους τεχνολογικούς πόρους για να κάνουν κατάχρηση ακόμη και παλαιών, ξεπερασμένων Προσωπικών Αναγνωριστικών Πληροφοριών (PII). Μην μεταφέρετε εταιρικά αρχεία σε οποιαδήποτε εφαρμογή που δεν μπορείτε να παρακολουθείτε τακτικά.
3. Η εναλλαγή μεταξύ εφαρμογών διαταράσσει το συρμό της σκέψης κάποιου
Η επεξεργασία νέων πληροφοριών σας εμποδίζει να επιτύχετε μια κατάσταση ροής. Εάν αναπηδάτε ανάμεσα σε διαφορετικές πλατφόρμες πολλές φορές την ημέρα, θα δυσκολευτείτε με απαιτητικές εργασίες που απαιτούν περισσότερα από λίγα λεπτά εστίασης.
Η εναλλαγή καρτελών απαιτεί ελάχιστη προσπάθεια, αλλά η μετάβαση σε διαφορετικές εργασίες προκαλεί σημαντικό γνωστικό άγχος. Οι εργαζόμενοι δεν είναι μηχανές που επεξεργάζονται αυτόματα νέες πληροφορίες. Μια αναφορά από Psychreg.org δείχνει ότι τα κανάλια βραχυπρόθεσμης μνήμης μπορούν να αποθηκεύσουν μόνο περίπου επτά στοιχεία για 10 έως 60 δευτερόλεπτα.
Η καλύτερη προσέγγιση είναι να περιορίσετε τα συστήματα που χρησιμοποιείτε ανά εργασία. Ας υποθέσουμε ότι γράφετε ένα blog. Αντί να μεταπηδάτε ανάμεσα σε πλατφόρμες και καρτέλες για να συλλέξετε πληροφορίες ενώ γράφετε, ερευνήστε και συλλέξτε τα πιο κρίσιμα σημεία εκ των προτέρων.
4. Η εκτέλεση πάρα πολλών εφαρμογών στο παρασκήνιο βλάπτει τη λειτουργικότητα της συσκευής
Η εκτέλεση πάρα πολλών διεργασιών στο παρασκήνιο επιβραδύνει τη συσκευή σας. Οι ελαφριές εφαρμογές όπως οι πλατφόρμες ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων και τα εργαλεία διαχείρισης έργου δεν καταναλώνουν πολύ RAM. Ωστόσο, η ταυτόχρονη εκτέλεση βαρέων συστημάτων όπως προγράμματα επεξεργασίας φωτογραφιών, δημιουργοί ιστοτόπων και εφαρμογές τηλεδιάσκεψης μπορεί να προκαλέσει κάποια καθυστέρηση.
Θα πρέπει να γνωρίζετε τους περιορισμούς της συσκευής σας. Αποκλείστε εργασίες που απαιτούν εφαρμογές με μεγάλη μνήμη RAM, ώστε να μπορείτε να εξαλείψετε ορισμένες διεργασίες στο παρασκήνιο κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου. Όχι μόνο θα προστατεύσετε το gadget σας, αλλά θα εργάζεστε και πιο γρήγορα. Εξωτερικές διακοπές, όπως αργή φόρτωση σελίδων και παγωμένες οθόνες, καθιστούν δύσκολη την εστίαση, ειδικά αν συνεχίζετε να εκκινείτε εκ νέου εφαρμογές που έχουν διακοπεί.
5. Η εισαγωγή πολλαπλών πλατφορμών σε νεοπροσλαμβανόμενους απαιτεί χρόνο
Η διδασκαλία των νέων προσλήψεων να μαθαίνουν πολλά εργαλεία ταυτόχρονα επιμηκύνει τη διαδικασία ενσωμάτωσης. Η υιοθέτηση νέων συστημάτων απαιτεί χρόνο. Θα χρειαστείτε αρκετές εβδομάδες επανάληψης για να ενσωματώσετε διαφορετικά εργαλεία στη ροή εργασίας σας αποτελεσματικά.
Η ενσωμάτωση θα πρέπει να επικεντρώνεται στον εγκλιματισμό. ο καλύτεροι τρόποι για να καλωσορίσετε νεοσύλλεκτους περιλαμβάνει εισαγωγές ομάδας, εις βάθος εκπαίδευση και επεξήγηση πόρων. Αλλά αν ο εκπαιδευτής σας αφιερώνει τον περισσότερο χρόνο του για να σας διδάξει εργαλεία γραφείου, μπορεί κατά λάθος να παραβλέψει αυτές τις δραστηριότητες.
6. Οι εργαζόμενοι μπορεί να βρουν συντριπτικό να θυμούνται πάρα πολλές πλατφόρμες
Η εναλλαγή μεταξύ καρτελών είναι ένα πράγμα, αλλά η εξοικείωση με τις διαφορετικές πλατφόρμες που χρησιμοποιείτε καθημερινά είναι άλλο. Δεν κατασκευάζονται όλα τα εργαλεία το ίδιο. Ενώ μπορείτε να μάθετε γρήγορα πλατφόρμες ανταλλαγής μηνυμάτων και εφαρμογές λήψης σημειώσεων, η χρήση πλατφορμών διαχείρισης έργων, δημιουργών τοποθεσιών και προγραμμάτων επεξεργασίας βίντεο, μεταξύ άλλων πολύπλοκων πόρων, απαιτεί πολλή εκπαίδευση.
Η μελέτη πάρα πολλών πλατφορμών είναι γνωστική εξάντληση. Εάν ξοδεύετε ώρες για να κατακτήσετε τα εργαλεία γραφείου, δεν θα έχετε καθόλου ενέργεια και ψυχική δύναμη για την πραγματική σας εργασία, με αποτέλεσμα να παρεμποδίζεται η απόδοση.
Τι μπορείτε να κάνετε για να ελαχιστοποιήσετε την ανάγκη εναλλαγής μεταξύ εφαρμογών;
Θα έχετε περισσότερο έλεγχο στη ροή εργασίας σας εάν είστε αυτοαπασχολούμενος. Αξιολογήστε το εργαλεία που χρησιμοποιείτε για την αυτοματοποίηση εργασιών ελεύθερου επαγγελματία και δείτε ποια ενσωματώνονται καλά μεταξύ τους. Τα περισσότερα εργαλεία διαχείρισης φιλοξενούν εφαρμογές τρίτων στο ίδιο οικοσύστημα.
Εναλλακτικά, θα χρειαστείτε την υποστήριξη του προϊσταμένου σας εάν εργάζεστε σε ιδιωτική εταιρεία. Ζητήστε να ελέγξετε τις αναφορές δραστηριότητας της ομάδας για σημεία συμφόρησης στη ροή εργασίας. Καταργήστε τα περιττά εργαλεία, ελέγξτε ποια συστήματα μπορούν να λειτουργήσουν σε μία πλατφόρμα με άδεια χρήσης και δοκιμάστε αποτελεσματικές στρατηγικές μετεγκατάστασης αρχείων. Μόλις έχετε ένα ισχυρό επιχείρημα, στείλτε το στο αρμόδιο τμήμα.
Εξαλείψτε τις μικροσκοπικές κακές συνήθειες που εμποδίζουν την αποτελεσματικότητα της ροής εργασίας
Αν και τα προγράμματα λογισμικού μπορούν να αυτοματοποιήσουν συγκεκριμένες εργασίες, η ξαφνική υιοθέτηση πολλαπλών επιλογών εμποδίζει την παραγωγικότητα της ροής εργασίας. Μην κατακλύζετε τον εαυτό σας με εργαλεία. Εκτός από την εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών, θα χάσετε επίσης χρόνο σε άσκοπες εργασίες όπως η φόρτωση νέων σελίδων, η εκκίνηση προγραμμάτων και η μετεγκατάσταση αρχείων.
Για να ενισχύσετε περαιτέρω την παραγωγικότητά σας, συνεχίστε να αξιολογείτε ποιες μικροσκοπικές κακές συνήθειες προκαλούν συμφόρηση στη ροή εργασίας. Σας προτείνουμε να παρακολουθείτε τις εργασιακές σας δραστηριότητες. Η ποσοτικοποίηση των εργασιών σας θα σας βοηθήσει να εντοπίσετε λεπτούς αλλά επικίνδυνους δολοφόνους παραγωγικότητας, όπως η αναβλητικότητα, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και η τελειομανία.