Έχετε λάβει ποτέ ένα κακώς γραμμένο email στα εισερχόμενά σας; Ίσως αναρωτηθήκατε τι ήταν αυτό το email και πώς να απαντήσετε. Για να αποφύγετε να στείλετε μόνοι σας ένα κακόβουλο email, διαβάστε αυτήν τη λίστα με κοινά λάθη στα email εργασίας.
1. Λείπει η γραμμή θέματος
Ένα από τα συνηθισμένα λάθη στη σύνταξη email εργασίας είναι ότι δεν συμπεριλαμβάνεται γραμμή θέματος. Μια λίστα με γραμμές θέματος είναι το πρώτο πράγμα που βλέπουν οι άνθρωποι όταν ανοίγουν τους λογαριασμούς email τους. Εάν κάποιος λάβει έναν τόνο email, ένα email χωρίς περιγραφική και κατάλληλη γραμμή θέματος πιθανότατα θα αγνοηθεί.
Έρευνα ιστολογίου HubSpot δείχνει ότι οι αποτελεσματικές γραμμές θέματος πρέπει να εμπνέουν την περιέργεια και να είναι εξατομικευμένες. Ενημερώστε τον παραλήπτη σας γιατί το email σας είναι σημαντικό μέσω της γραμμής θέματός σας. Η γραμμή θέματος "Ενημερωτικό δελτίο 1" είναι ασαφής και δεν ενδιαφέρει κανέναν. Αλλά το "Ενημερωτικό δελτίο 1: Οι κορυφαίοι ερμηνευτές αυτού του μήνα" πιθανότατα θα έχει περισσότερες προβολές.
2. Χρήση του λάθος τόνου
Ο τόνος ενός email μπορεί να αντικατοπτρίζει τον τρόπο που θέλετε να σας αντιλαμβάνονται. Η επιλογή των λέξεων σας αντανακλά είτε θετικό είτε αρνητικό τόνο. Για παράδειγμα, το να σχολιάζεις ότι η ιδέα κάποιου είναι «περίεργη» έχει διαφορετική σημασία από το να λες ότι η ιδέα είναι «μοναδική». Μάθετε να διακρίνετε τις αποχρώσεις του νοήματος και επιλέξτε τις σωστές λέξεις.
Τα email εργασίας πρέπει να ακούγονται επαγγελματικά. Ο βαθμός τυπικότητας εξαρτάται από την εργασιακή κουλτούρα και την επαγγελματική σας σχέση με τον αποδέκτη. Εάν η κουλτούρα της εργασίας είναι φιλική ή είστε συνάδελφοι με κάποιον για μεγάλο χρονικό διάστημα, μπορείτε να ξεκινήσετε το email της εργασίας σας με "Γεια John." Αλλά αν απευθύνεστε σε κάποιον που δεν γνωρίζετε σε άλλη εταιρεία, είναι πιο ασφαλές να απευθυνθείτε σε αυτόν χρησιμοποιώντας τη μορφή "Αγαπητέ κ. Σιδηρουργός."
Όταν αμφιβάλλετε για την επιλογή των λέξεων σας, συμβουλευτείτε έναν διαδικτυακό θησαυρό ή λεξικό. Ο διαδικτυακός βοηθός πληκτρολόγησης Grammarly περιλαμβάνει επίσης α ανιχνευτής τόνου γραφής στα χαρακτηριστικά του. Μπορείτε να αλλάξετε τον τόνο στις ρυθμίσεις για να ακούγεται σίγουρος και επαγγελματικός.
3. Λείπουν λεπτομέρειες και συνημμένα
Είναι ενοχλητικό να λαμβάνετε ένα email εργασίας με ελλιπείς λεπτομέρειες. Η αποστολή email εμπρός και πίσω για τη λήψη πληροφοριών είναι τεράστιος σπατάλη χρόνου. Για να το αποφύγετε, περιγράψτε όλα τα βασικά: ποιος, τι, πότε, πού, γιατί και πώς. Μπορείτε να ακολουθήσετε την παρακάτω μορφή:
- Πρώτη παράγραφος: Χαιρετισμός και το κύριο σημείο του email.
- Δεύτερη παράγραφος: Όλες οι σχετικές λεπτομέρειες που πρέπει να γνωρίζει ο παραλήπτης σχετικά με το θέμα.
- Τρίτη παράγραφος: Παρότρυνση για δράση (π.χ. χρειάζεται να απαντήσουν, να ολοκληρώσουν έναν σύνδεσμο κ.λπ.).
- Τέταρτη παράγραφος: Ευχαριστώ.
Θυμηθείτε να επισυνάψετε τυχόν άλλα αρχεία που χρειάζεται ο παραλήπτης σας. Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να λέμε ότι επισυνάψατε ένα αρχείο χωρίς να το κάνετε! Μπορείτε να το αποφύγετε διαβάζοντας το email σας πριν το στείλετε.
4. Παραμέληση Επεξεργασίας και Διόρθωσης
Ένα email γεμάτο γραμματικά και λάθη προτάσεων ακούγεται αντιεπαγγελματικό. Ο παραλήπτης σας μπορεί να πιστεύει ότι δεν σκεφτήκατε προσεκτικά την επικοινωνία σας. Τα λάθη συνήθως συμβαίνουν όταν βιάζεστε ή σκέφτεστε πιο γρήγορα από ό, τι πληκτρολογείτε. Υπάρχουν όμως τρόποι που μπορείτε να το αποφύγετε ή να το μειώσετε.
Μπορείτε να ξεκινήσετε με ένα περίγραμμα πριν συμπληρώσετε όλες τις λεπτομέρειες. Αφού συντάξετε το email σας, αφιερώστε χρόνο για να το ελέγξετε πριν πατήσετε αποστολή. Δεδομένου ότι είναι πιο δύσκολο να εντοπίσετε σφάλματα όταν είστε ο συγγραφέας, χρησιμοποιήστε διαδικτυακά εργαλεία. Εάν δεν σας αρέσει η λήψη εφαρμογών και επεκτάσεων, αναζητήστε το καλύτεροι έλεγχοι ορθογραφίας και γραμματικής χωρίς λήψη.
5. Αντιεπαγγελματική διεύθυνση email
Φανταστείτε πώς θα αντιδρούσε ένας πελάτης ή ένας συνάδελφος αν λάμβανε ένα email από το [email protected]. Οι μη επαγγελματικές διευθύνσεις email σας κάνουν να φαίνεστε αντιεπαγγελματικός. Για να αποφύγετε αυτό το ανατριχιαστικό faux pass, χρησιμοποιήστε το email της εργασίας σας.
Εάν δεν έχετε εταιρικό email, διαβάστε παρακάτω πώς να χρησιμοποιήσετε μια προσαρμοσμένη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Gmail για επαγγελματικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ας υποθέσουμε ότι το Gmail δεν είναι το φλιτζάνι του τσαγιού σας. Μπορείτε να εξερευνήσετε τις επιλογές για τη ρύθμιση ενός προσαρμοσμένου email με το οι πιο δημοφιλείς πάροχοι email, καλύτεροι από το Gmail και το Yahoo Mail.
6. Χωρίς μπλοκ υπογραφών
Σκεφτείτε το μπλοκ υπογραφής ως την επαγγελματική σας κάρτα. Αυτό το στοιχείο τοποθετείται μετά την υπογραφή σας και περιέχει το πλήρες όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Το μπλοκ υπογραφής βοηθά τον παραλήπτη να αναγνωρίσει την εταιρεία σας και τη θέση που κατέχετε. Επιτρέπει στους παραλήπτες να βρίσκουν γρήγορα τις πληροφορίες σας εάν χρειάζεται να επικοινωνήσουν μαζί σας μέσω καναλιών εκτός από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Ρωτήστε την εταιρεία σας εάν έχει την απαιτούμενη μορφή για το μπλοκ υπογραφής. Εάν όχι, μπορείτε να προσθέσετε τα ακόλουθα στοιχεία:
- Πλήρες όνομα
- Ρόλος
- Ομάδα/Τμήμα
- Όνομα εταιρείας
- Αριθμός επαφής
- Εταιρικός Ιστότοπος
- Εταιρικοί λογαριασμοί μέσων κοινωνικής δικτύωσης
Μπορείτε να προσαρμόσετε το μπλοκ υπογραφής στις ρυθμίσεις email σας. Θυμηθείτε να επεξεργαστείτε και να διορθώσετε αυτό το τμήμα επίσης. Όταν αποθηκευτεί, το μπλοκ υπογραφής σας θα συμπεριληφθεί στο εξερχόμενο email σας.
7. Μη Γνωρίζοντας τη διαφορά μεταξύ Κοιν. και Κρυφή κοιν
Κοιν και Bcc είναι τα χωράφια μετά το Προς την τμήμα. Ένα από τα συνηθισμένα λάθη είναι ότι δεν γνωρίζουμε πότε να τα χρησιμοποιήσουμε. Cc σημαίνει αντίγραφο άνθρακα. Όταν προσθέτετε τη διεύθυνση email κάποιου στο Κοιν:
- Θα λάβουν επίσης ένα αντίγραφο του email
- Η διεύθυνση email τους εκτίθεται στον κύριο παραλήπτη στο πεδίο Προς.
- Ενημερώνονται για την επικοινωνία, αλλά δεν απαιτείται να ενεργήσουν ή να απαντήσουν στο email.
Εσυ χρησιμοποιεις Κοιν για να ενημερώσετε τον κύριο παραλήπτη ότι κρατάτε άλλους ενήμερους. Μπορείτε επίσης να το χρησιμοποιήσετε για να κρατήσετε το άτομο στο Κοιν προειδοποίητος. Για παράδειγμα, θέλετε να ενημερώσετε τον διευθυντή σας για την πρόοδο του έργου της ομάδας σας. Επομένως, οι διευθύνσεις των συμπαικτών σας θα πρέπει να βρίσκονται στο Προς την, ενώ η διεύθυνση του διευθυντή σας θα πρέπει να βρίσκεται στο Κοιν.
Bcc σημαίνει τυφλό αντίγραφο άνθρακα. Όταν προσθέτετε τη διεύθυνση email κάποιου στο Bcc:
- Λαμβάνουν ένα αντίγραφο του email.
- Η διεύθυνση email τους δεν εκτίθεται σε άλλους παραλήπτες.
Εσυ χρησιμοποιεις Bcc για να αποτρέψετε την υπερχείλιση των εισερχομένων των ανθρώπων. Αν κάποιος από το Προς την ή Κοιν πεδία χτυπήματα Απάντηση σε όλους, οι παραλήπτες στο Bcc δεν θα λάβει email. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε Bcc για να αποτρέψετε άλλους παραλήπτες να γνωρίζουν ότι κάποιος άλλος περιλαμβάνεται στο email. Για παράδειγμα, εάν στέλνετε το ίδιο ενημερωτικό δελτίο σε όλους τους πελάτες σας, δεν θα θέλατε να εκθέσετε τις διευθύνσεις email τους ο ένας στον άλλο.
8. Αποστολή email πέραν των ωρών εργασίας
Είναι εύκολο να παρασυρθείς από τον ενθουσιασμό ενός νέου έργου και να στείλεις email στο αφεντικό ή στους συναδέλφους σου στις δύο το πρωί. Ωστόσο, αυτό μπορεί να γίνει ένα ζήτημα. Το αφεντικό ή οι συνομήλικοί σας μπορεί να πιστεύουν ότι δεν σέβεστε το χρόνο τους.
Εάν το email δεν είναι επείγουσα ανάγκη, στείλτε το εντός εργάσιμων ωρών και δώστε στους άλλους επαρκή χρόνο να απαντήσουν. Επιπλέον, εάν το πρόβλημά σας είναι επείγον, είναι καλύτερο να στείλετε μήνυμα, να καλέσετε ή να στείλετε ένα άμεσο μήνυμα. Μια καλή λύση θα ήταν να προγραμματίσετε τα email σας. ο τα καλύτερα εργαλεία προγραμματισμού email που πρέπει να δοκιμάσετε θα βοηθήσει το email σας να φτάσει στα εισερχόμενα κάποιου τις κατάλληλες ώρες της ημέρας.
9. Απαντώντας αργά
Όταν απαντάτε αργά στα email, μπορεί να αντικατοπτρίζει την έλλειψη δέσμευσης για την εργασία σας. Ένας απλός εμπειρικός κανόνας είναι να απαντήσετε εντός 24 ωρών ή εντός του δεδομένου χρονικού πλαισίου του αποστολέα. Επικοινωνήστε άμεσα και ξεκάθαρα εάν χρειάζεστε περισσότερο χρόνο για να δημιουργήσετε μια απάντηση.
Μια καλή πρακτική θα ήταν να ενεργοποιήσετε τις λειτουργίες αυτόματης απόκρισης του email σας εάν είστε απασχολημένοι ή εκτός γραφείου. Για παράδειγμα, μπορείτε να ελέγξετε πώς να ρυθμίσετε μια επαναλαμβανόμενη απάντηση διακοπών στο Gmail. Η πλατφόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαθέτει επίσης πρότυπα, τα οποία σας επιτρέπουν να αποθηκεύετε κονσέρβες απαντήσεις.
Αποφύγετε τα κοινά λάθη μέσω email και αφήστε καλή εντύπωση
Τα email σας μπορούν να αφήσουν θετική ή αρνητική εντύπωση στους συναδέλφους σας. Για να βελτιώσετε την επαγγελματική σας εθιμοτυπία μέσω email, αποφύγετε αυτά τα κοινά λάθη στα email εργασίας. Και να θυμάστε, όταν έχετε αμφιβολίες, μην το στέλνετε!
Εάν χρειάζεστε περισσότερη βοήθεια για τη δημιουργία email, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα email. Η χρήση προτύπων διασφαλίζει ότι η επικοινωνία σας ακούγεται και φαίνεται επαγγελματική. Ξεκινήστε να εξερευνάτε τις πλατφόρμες που σας επιτρέπουν να κατεβάζετε δωρεάν πακέτα προτύπων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στην εφαρμογή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.