Η δημιουργία μιας λίστας υποχρεώσεων είναι ένα αποτελεσματικό χακάρισμα παραγωγικότητας που σας βοηθά να διοχετεύσετε την προσοχή σας σε πράγματα που έχουν σημασία. Ωστόσο, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να το συμπληρώσετε με μια λίστα που δεν πρέπει να κάνετε για να βελτιώσετε την παραγωγικότητά σας.
Η λίστα που δεν πρέπει να κάνετε πρέπει να αποτελείται από εργασίες και συνήθειες χαμηλής αξίας που σπάνια σκέφτεστε συνειδητά και χάνουν χρόνο και ενέργεια. Η δημιουργία αυτής της λίστας και η αποφυγή αυτών των συνηθειών θα δημιουργήσει χώρο για πιο ικανοποιητικές εργασίες. Αν και η λίστα που δεν πρέπει να κάνετε εξαρτάται τελικά από εσάς, αυτό το άρθρο θα καλύψει μερικά κοινά παραδείγματα για να ξεκινήσετε.
1. Έλεγχος των email σας όλη μέρα
Αν δεν σας αρέσει να αφήνετε αδιάβαστα ή απαντημένα μηνύματα, πιθανότατα έχετε τη συνήθεια να ελέγχετε συνεχώς τα email σας κατά τη διάρκεια της εργάσιμης ημέρας. Το να ξοδεύετε τόσο πολύ χρόνο στα εισερχόμενά σας μπορεί να φαίνεται σαν παραγωγική συνήθεια, αλλά δεν είναι, εκτός κι αν αυτό απαιτεί η δουλειά σας.
Ένα βασικό πρόβλημα αυτής της συνήθειας είναι ότι σας θέτει σε μια αντιδραστική λειτουργία, καθώς αφήνετε τα εισερχόμενά σας να καθορίζουν τις εργασίες σας για την ημέρα αντί να δίνετε προτεραιότητα στις δικές σας εργασίες. Αυτό αφαιρεί τον χρόνο και την εστίαση που πρέπει να επενδύσετε σε πιο ουσιαστικές αναζητήσεις.
Τούτου λεχθέντος, θα πρέπει να εξετάσετε το ενδεχόμενο να είστε πιο προληπτικοί με το χρόνο και τα εισερχόμενά σας, ομαδοποιώντας τη δραστηριότητα email σας. Ομαδοποίηση εργασιών περιλαμβάνει την ομαδοποίηση παρόμοιων εργασιών και την επεξεργασία τους με μια κίνηση, για παράδειγμα, έλεγχο και απάντηση στα email σας συγκεκριμένες ώρες της ημέρας, αφήνοντας τον υπόλοιπο χρόνο για παραγωγικές εργασίες.
2. Multitasking
Μια άλλη συνήθεια που συγκαλύπτεται ως hack παραγωγικότητας είναι το multitasking. Αν και μπορεί να φαίνεται αντιφατικό, πολλαπλές εργασίες ή, ακριβέστερα, εναλλαγή περιβάλλοντος, μπορεί να είναι χρονοβόρα και αναποτελεσματική. Αυτό συμβαίνει επειδή η απόπειρα πολλών πραγμάτων ταυτόχρονα αναγκάζει τον εγκέφαλό σας να εναλλάσσεται συνεχώς μεταξύ εργασιών, κάτι που μπορεί να είναι εξαντλητικό και να οδηγήσει σε μειωμένη αποτελεσματικότητα και ακρίβεια.
Το single-tasking, από την άλλη πλευρά, σας επιτρέπει να εστιάσετε σε μια εργασία και να αφιερώσετε όλη σας την ενέργεια για να την ολοκληρώσετε. Αυτό ελαχιστοποιεί τους περισπασμούς, βελτιώνει τη συγκέντρωση και σας βοηθά να ολοκληρώσετε μεμονωμένες εργασίες πιο γρήγορα και με καλύτερο αποτέλεσμα.
3. Λέμε ναι σε περιττές συναντήσεις
Η επόμενη συνήθεια που πρέπει να προσθέσετε στη λίστα που δεν πρέπει να κάνετε είναι να λέτε ναι σε περιττές συναντήσεις. Η αποδοχή κάθε συνάντησης που έρχεται στο δρόμο σας θα γεμίσει γρήγορα το πρόγραμμά σας, αφήνοντάς σας λίγο χρόνο για να ολοκληρώσετε τα πράγματα.
Αρχικά, προσπαθήστε να αμφισβητήσετε τον σκοπό κάθε συνάντησης και να μάθετε αν είναι απαραίτητος. Ορισμένες συσκέψεις μπορούν να αντικατασταθούν με γρήγορες κλήσεις, email ή μηνύματα συνομιλίας. Εάν η συνάντηση είναι απαραίτητη, φροντίστε να έχει σαφή ατζέντα και χρονοδιάγραμμα και προσπαθήστε να τη διατηρήσετε όσο το δυνατόν πιο σύντομη. Το να είστε επιλεκτικοί με τις συναντήσεις που δέχεστε θα σας βοηθήσει να ελευθερώσετε χρόνο στην ημέρα σας και θα σας επιτρέψει να εστιάσετε σε πιο ουσιαστικές εργασίες.
Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για να συνδεθείτε με τους συνομηλίκους σας και να μένετε ενημερωμένοι, αλλά μπορεί επίσης επιβαρύνετε την παραγωγικότητά σας όταν βρίσκεστε συνεχώς σε ατελείωτες τρύπες από κουνέλι ροές ειδήσεων. Αυτή είναι μια δύσκολη συνήθεια που πρέπει να κόψετε, δεδομένου ότι μπορεί να μην συνειδητοποιείτε πάντα ότι το κάνετε μέχρι να περάσουν μερικές ώρες.
Προς την ξεπεράστε την ανόητη συνήθεια κύλισης, πρέπει να αναγνωρίσετε και να αφαιρέσετε τι το ενεργοποιεί. Μερικοί από τους κοινούς ένοχους είναι οι ειδοποιήσεις και το αίσθημα της απώλειας. Μόλις εντοπίσετε και αφαιρέσετε τα ερεθίσματα, μπορείτε να αξιοποιήσετε εργαλεία που μπορούν να σας βοηθήσουν να ελαχιστοποιήσετε το χρόνο σας σε εφαρμογές κοινωνικών μέσων όπως Χρόνος οθόνης για να μειώσετε τη χρήση του iPhone σας ή Λειτουργία εστίασης στο Android.
5. Χάσιμο χρόνου σε κοσμικές/επαναλαμβανόμενες εργασίες
Οι κοσμικές εργασίες καταλαμβάνουν πολύτιμο χρόνο και πόρους που θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε για άλλες, πιο σημαντικές εργασίες και είναι η επόμενη καταχώριση στη λίστα που δεν πρέπει να κάνετε. Αυτές οι εργασίες μπορούν εύκολα να γλιστρήσουν κάτω από το ραντάρ, αλλά αθροίζονται γρήγορα και μπορεί να είναι μεγάλο χάσιμο χρόνου. Μερικά παραδείγματα κοσμικών εργασιών περιλαμβάνουν την εισαγωγή δεδομένων, μεταγραφή βιντεοσυσκέψεων, και μη αυτόματα προγραμματισμός αναρτήσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, για να αναφέρουμε μερικές.
Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να μειώσετε το χρόνο που αφιερώνετε σε απλές εργασίες, όπως η ανάθεση εργασιών σε κάποιον άλλο, η εξωτερική ανάθεση σε μια υπηρεσία τρίτου μέρους ή η χρήση εργαλεία αυτοματισμού για την αντιμετώπιση επαναλαμβανόμενων εργασιών. Μία ή περισσότερες από αυτές τις στρατηγικές μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρόνο και να ελευθερώσετε την ενέργειά σας για πιο αποτελεσματικές εργασίες.
6. Χρήση του τηλεφώνου σας στο κρεβάτι
Αν και μπορεί να μην ακούγεται πολύ άσχημο, η χρήση του τηλεφώνου σας στο κρεβάτι είναι α συνήθεια smartphone που μπορεί να εμποδίσει την παραγωγικότητά σας. Η χρήση του smartphone σας πρώτα το πρωί ή το τελευταίο πράγμα το βράδυ μπορεί να έχει πολλές δυσμενείς επιπτώσεις.
Για παράδειγμα, το μπλε φως που εκπέμπεται από το τηλέφωνό σας μπορεί να διαταράξει την παραγωγή μελατονίνης, μιας ορμόνης που βοηθά στη ρύθμιση των κύκλων ύπνου. Επιπλέον, ο έλεγχος των ειδήσεων ή των μέσων κοινωνικής δικτύωσης πρώτο πράγμα το πρωί μπορεί να δώσει έναν αρνητικό τόνο για το υπόλοιπο της ημέρας σας.
Έχοντας αυτό κατά νου, η δημιουργία μιας ζώνης χωρίς τηλέφωνο στην κρεβατοκάμαρά σας είναι απαραίτητη. Αυτό θα βοηθήσει στη βελτίωση της ποιότητας του ύπνου σας και θα σας επιτρέψει να ξεκινήσετε τη μέρα σας πιο παραγωγικά. Μπορείτε να καταφύγετε σε άλλες δραστηριότητες όπως η ανάγνωση ενός σωματικού βιβλίου, η γραφή σε ένα ημερολόγιο πριν από τον ύπνο και η χρήση ενός παλιομοδίτικο ξυπνητήρι για να σας ξυπνήσει.
7. Αποτυχία ιεράρχησης των εργασιών σας
Είναι καλό να έχετε ένα πλάνο για την ημέρα σας, αναφέροντας τις εργασίες σας στη λίστα υποχρεώσεων σας, αλλά αν δεν τις βάλετε σε προτεραιότητα, το πιθανότερο είναι ότι δεν θα φτάσετε έγκαιρα στις πιο σημαντικές. Στην ιδανική περίπτωση, θα πρέπει να στοχεύετε να περάσετε τις πιο παραγωγικές σας ώρες στις πιο απαιτητικές και σημαντικές εργασίες σας. Αυτή η προσέγγιση διασφαλίζει ότι θα αξιοποιήσετε στο έπακρο την ημέρα σας και δεν θα χάσετε καμία σημαντική προθεσμία.
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να προετοιμάστε τις λίστες υποχρεώσεων χρησιμοποιώντας τον πίνακα Eisenhower. Αυτό το απλό πλαίσιο σάς βοηθά να προσδιορίσετε ποιες εργασίες θα δώσετε προτεραιότητα με βάση τον επείγοντα χαρακτήρα και τη σημασία τους. Αφού προσδιορίσετε τις κορυφαίες προτεραιότητές σας, μπορείτε να εστιάσετε πρώτα στην αντιμετώπισή τους και να ακολουθήσουν οι υπόλοιπες εργασίες σας.
Αυτοματοποιήστε εργασίες χαμηλής αξίας και εξαλείψτε τις μη παραγωγικές συνήθειες για να αυξήσετε την παραγωγικότητα
Η ανάπτυξη μιας εξατομικευμένης λίστας που δεν πρέπει να κάνετε είναι μια αποτελεσματική στρατηγική που μπορεί να σας βοηθήσει να εστιάσετε στις πιο βασικές σας εργασίες και να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας.
Με την ανάθεση, την εξωτερική ανάθεση ή την αυτοματοποίηση εργασιών χαμηλής αξίας και την παραίτηση από μη παραγωγικές συνήθειες, μπορείτε να δημιουργήσετε περισσότερο χώρο για τα πράγματα που σας ενδιαφέρουν περισσότερο και να αξιοποιήσετε στο έπακρο την ημέρα σας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη λίστα ως έμπνευση για να δημιουργήσετε τη λίστα που δεν πρέπει να κάνετε και να αρχίσετε να αφαιρείτε από την καθημερινή σας ρουτίνα που χάνουν χρόνο.
