Λαμβάνοντας υπόψη πόσο απασχολημένοι είναι πολλοί άνθρωποι αυτές τις μέρες, η αποτελεσματική διαχείριση έργων δεν ήταν ποτέ πιο σημαντική. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα εάν εργάζεστε ή σπουδάζετε εξ αποστάσεως και έχετε περιορισμένη σωματική επαφή με τους συναδέλφους ή τους συμμαθητές σας.
Ευτυχώς, θα βρείτε πολλά εργαλεία που σας επιτρέπουν να διαχειρίζεστε τις εργασίες σας πολύ καλύτερα από ό, τι θα ήταν δυνατό στο παρελθόν. Το Notion και το Asana είναι δύο από τις πιο δημοφιλείς λύσεις που θα βρείτε στην αγορά. Τι είναι καλύτερο για τη διαχείριση έργου, όμως; Θα αναλύσουμε και τα δύο αυτά εργαλεία σήμερα.
1. Δημιουργία Διαφορετικών Κατηγοριών
Καθώς η ροή εργασίας σας μεγαλώνει, ίσως χρειαστεί να δημιουργήσετε κατηγορίες για να παρακολουθείτε τα πάντα. Η έννοια και η Asana διαφέρουν ως προς αυτό. στο Asana, μπορείτε να οργανώσετε την εργασία σας σε διαφορετικά έργα και να αναπτύξετε κάρτες σε καθένα από αυτά. Επιπλέον, μπορείτε να προσθέσετε τις κάρτες σας σε πολλά έργα.
Εκτός από τα παραπάνω, το Asana σάς επιτρέπει να δημιουργείτε ετικέτες και να τις προσθέτετε στις κάρτες σας. Αφού τα φτιάξετε, μπορείτε να κάνετε κλικ σε μια ετικέτα για να δείτε όλα τα έργα αυτής της κατηγορίας.
Στο Notion, μπορείτε να δημιουργήσετε διαφορετικές σελίδες για τις εργασίες σας. Μέσα σε αυτά, μπορείτε να δημιουργήσετε επιπλέον για υποθέματα. Έχετε επίσης τη δυνατότητα να προσθέσετε διαφορετικά emoji για να τα διαφοροποιήσετε.
Όταν χρησιμοποιείτε το Notion για διαχείριση έργου, μπορείτε επίσης να προσθέσετε ετικέτες για ημερολόγια και λίστες που δημιουργείτε μέσα στην εφαρμογή.
2. Προσαρμογή διατάξεων
Τα εργαλεία προσαρμογής του Notion και του Asana διαφέρουν δραματικά, και συγκεκριμένα το πρώτο έχει πολλά επιπλέον εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε να επιλέξετε από πολλά δωρεάν και επί πληρωμή πρότυπα όταν χρησιμοποιείτε το Notion για διαχείριση έργου. Θα βρείτε πολλά θέματα, συμπεριλαμβανομένων πολλά πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε εάν είστε φωτογράφος ή σε άλλο δημιουργικό πεδίο.
Με το Notion, μπορείτε επίσης να καθορίσετε τι θέλετε να συμπεριλάβετε σε κάθε σελίδα. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε πίνακες για να δημιουργήσετε μια λίστα ανάγνωσης. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε έγγραφα ροής εργασίας έργου και πολλές άλλες σελίδες.
Το Asana είναι λίγο πιο άκαμπτο όταν πρόκειται για την προσαρμογή των διατάξεων. Παρόλο που μπορείτε να κάνετε πολλές κατηγορίες και έργα, δεν μπορείτε να αλλάξετε υπερβολικά τον τρόπο εμφάνισης των καρτών σας — μείον τον έλεγχο του τι συμπεριλαμβάνετε.
Στην αρχική σελίδα του Asana, μπορείτε να επιλέξετε τι θέλετε να δείτε σε αυτήν την ενότητα. Επιπλέον, μπορείτε να προσαρμόσετε το χρώμα του φόντου.
3. Συνεργασία με άλλους
Η συνεργασία είναι ένας από τους πιο κρίσιμους παράγοντες κατά την επιλογή μιας λύσης διαχείρισης έργου. Ακόμα κι αν δεν κάνετε αναβάθμιση σε πρόγραμμα επί πληρωμή, το Notion και το Asana διαθέτουν ορισμένες χρήσιμες λειτουργίες.
Τον Δεκέμβριο του 2022, η Notion επέκτεινε τον αριθμό των ατόμων με τα οποία θα μπορούσατε να συνεργαστείτε στο δωρεάν πρόγραμμα. Εκ των προτέρων, θα μπορούσατε να εργαστείτε με έως και πέντε χρήστες. τώρα, ο αριθμός έχει αυξηθεί σε 10. Μπορείτε επίσης να δείτε με ποιους συνεργάζεστε μέσω teamspaces.
Η Asana διευκολύνει επίσης τη συνεργασία με άλλους. Μπορείτε να προσθέσετε συνεργάτες στο κάτω μέρος της σελίδας σας όταν δημιουργείτε μια κάρτα. Επιπλέον, μπορείτε να αναθέσετε εργασίες σε άτομα εντός του έργου σας—που σημαίνει ότι μπορούν να έχουν μια πλήρη επισκόπηση του τι πρέπει να εργαστούν.
Οταν χρησιμοποιώντας Asana, μπορείτε επίσης να σχολιάσετε τις κάρτες για να ειδοποιήσετε άλλους χρήστες εάν χρειάζεται. Δεν χρειάζεται να κάνετε αναβάθμιση σε πρόγραμμα επί πληρωμή για να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτήν τη λειτουργία. Στο Notion και στο Asana, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κλειδί @ για να αναφέρετε χρήστες σε σελίδες και κάρτες που απαιτούν την προσοχή τους.
4. Χαρακτηριστικά Διαχείρισης Έργου
Δεδομένου ότι συγκρίνουμε το Notion και το Asana από την άποψη της διαχείρισης έργου, έχει νόημα μόνο να εξετάσουμε τις δυνατότητες που προσφέρουν και οι δύο εφαρμογές από αυτή την άποψη. Το Asana διαθέτει πολλά χαρακτηριστικά διαχείρισης έργων που το καθιστούν εξαιρετική επιλογή τόσο για μικρές ομάδες όσο και για μεγάλες επιχειρήσεις.
Στο Asana, μπορείτε να προσθέσετε προθεσμίες σε όλα τα έργα σας. Αφού το κάνετε αυτό, μπορείτε να αποκτήσετε μια πλήρη επισκόπηση μεταβαίνοντας στην ενότητα Οι εργασίες μου. Εδώ, μπορείτε να οργανώσετε τις εργασίες σας με βάση την προθεσμία τους πατώντας το Ημερομηνία λήξης αυτί.
Όταν δημιουργείτε μια κάρτα στο Asana, μπορείτε επίσης να δείτε την πιο πρόσφατη δραστηριότητα ανοίγοντάς την και πηγαίνοντας στο κάτω μέρος. Και αν κάνετε αναβάθμιση σε πρόγραμμα επί πληρωμή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ενότητα Στόχοι για να παρακολουθήσετε τι θέλετε να επιτύχετε.
Όταν χρησιμοποιείτε το Notion, μπορείτε να δείτε τι συμβαίνει στον χώρο εργασίας σας επιλέγοντας Ενημερώσεις > Όλα. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε σελίδες όπου περιγράφετε τις ροές εργασίας του έργου με την ομάδα σας.
5. Συμβατότητα πολλαπλών συσκευών
Εάν εργάζεστε σε πολλές συσκευές, θα θέλετε να βεβαιωθείτε ότι μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία διαχείρισης του έργου σας σε περισσότερα από ένα μέρη. Τα καλά νέα είναι ότι τόσο το Notion όσο και το Asana είναι καλά βελτιστοποιημένα για χρήση μεταξύ συσκευών.
Το Notion έχει διαθέσιμες εφαρμογές για iOS και Android και μπορείτε επίσης να κάνετε λήψη του εργαλείου για Windows και Mac. Επιπλέον, το Notion είναι βελτιστοποιημένο για προγράμματα περιήγησης ιστού.
Κατεβάστε: Έννοια για Windows | Μακ | iOS | Android (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)
Το Asana διαθέτει επίσης εφαρμογές για συσκευές iOS και Android και μπορείτε να τις χρησιμοποιήσετε τόσο σε smartphone όσο και σε tablet. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία και στο πρόγραμμα περιήγησής σας, ενώ υπάρχουν επίσης εφαρμογές με δυνατότητα λήψης για χρήστες Windows και Mac.
Κατεβάστε: Asana για Windows (64-bit) | Windows (32-bit) | Μακ | iOS | Android (Δωρεάν, διαθέσιμες αγορές εντός εφαρμογής)
6. Ενσωματώσεις τρίτων
Είτε εργάζεστε εξ αποστάσεως είτε αυτοπροσώπως, πιθανότατα χρησιμοποιήστε πολλές εφαρμογές για να ολοκληρώσετε την εργασία σας. Όλα γίνονται πολύ πιο εύκολα όταν τα ομαδοποιείτε σε ένα μέρος και θα βρείτε επιλογές για να το κάνετε αυτό με το Notion και το Asana.
Το Notion σάς επιτρέπει να ενσωματώσετε πολλές γνωστές εφαρμογές τρίτων. Το Slack είναι ένα παράδειγμα—και αν είστε σχεδιαστής, μπορείτε να δείτε τα έργα σας στο Figma μέσα στο Notion. Άλλα εργαλεία που μπορείτε να ενσωματώσετε περιλαμβάνουν το OneDrive, το Dropbox και το Google Drive.
Το Asana ενσωματώνεται επίσης με πολλές εφαρμογές, συμπεριλαμβανομένων των Outlook και Gmail. Άλλα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στο Asana περιλαμβάνουν:
- Adobe Creative Cloud
- Salesforce
- Ομάδες της Microsoft
7. Μεταφόρτωση διαφορετικών αρχείων
Ίσως χρειαστεί να ανεβάσετε μια μεγάλη ποικιλία αρχείων κατά τη διαχείριση των έργων σας. Στο Asana, μπορείτε να συμπεριλάβετε εξωτερικούς συνδέσμους—όπως βίντεο YouTube. Για αυτά, μπορείτε να δείτε μια προεπισκόπηση τους μέσα στην εφαρμογή.
Το Asana σάς επιτρέπει επίσης να ανεβάσετε αρχεία από τον υπολογιστή σας, το Google Drive, το Dropbox και διάφορα άλλα μέρη. Μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία ήχου, φωτογραφίες, PDF και άλλα συνημμένα.
Στο Notion, μπορείτε επίσης να προσθέσετε εξωτερικούς συνδέσμους. Επιπλέον, μπορείτε να συμπεριλάβετε αρχεία από τον υπολογιστή σας. εάν δεν έχετε συνδρομή επί πληρωμή, το μέγιστο μέγεθος κάθε αρχείου είναι 5 MB.
8. Τιμολόγηση
Ανεξάρτητα από το αν χρησιμοποιείτε το Notion ή το Asana, θα βρείτε πολλά εύχρηστα εργαλεία στις δωρεάν εκδόσεις τους. Ωστόσο, μπορείτε να αναβαθμίσετε εάν είναι απαραίτητο.
Εάν θέλετε να κάνετε αναβάθμιση σε μια πληρωμένη έκδοση του Asana, μπορείτε να λάβετε το πρόγραμμα Premium για 10,99 $ το μήνα με ετήσια πληρωμή — και 13,49 $ εάν πληρώνετε μηνιαία. Εν τω μεταξύ, το Business κοστίζει 24,99 $ ανά μήνα (ετήσιο) και 30,49 $ εάν πληρώνετε σε μηνιαία βάση.
Το Notion έχει τρία προγράμματα επί πληρωμή: Plus, Business και Enterprise. Το Plus κοστίζει 96 $ ετησίως και 10 $ το μήνα εάν λαμβάνετε μηνιαία συνδρομή. Εν τω μεταξύ, το Business είναι 180 $ ετησίως για μια ετήσια συνδρομή και 18 $ εάν πληρώνετε από μήνα σε μήνα. Θα χρειαστεί να επικοινωνήσετε με την ομάδα πωλήσεων της εταιρείας για το πρόγραμμα Notion Enterprise.
Έννοια vs. Asana: Με ποιον θα επιλέξετε να διαχειριστείτε τα έργα σας;
Η Notion και η Asana έχουν μεγάλη φήμη στον τομέα της παραγωγικότητας για καλούς λόγους. Αυτές οι εφαρμογές προσφέρουν πολλά μοναδικά εργαλεία για να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε τα έργα σας και να συνεργαστείτε με άλλους. Θα βρείτε επίσης εύκολη την ενσωμάτωση πολλών από τις αγαπημένες σας εφαρμογές από αλλού.
Ακόμα κι αν δεν κάνετε αναβάθμιση σε πρόγραμμα επί πληρωμή, θα αξιοποιήσετε πολύ το Notion και το Asana. Η καλύτερη επιλογή για εσάς θα εξαρτηθεί από τις ατομικές και επιχειρηματικές σας ανάγκες, αλλά αξίζει να τα δοκιμάσετε και τα δύο από την αρχή.