Η συνεργασία με μια απομακρυσμένη ομάδα είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να αξιοποιήσετε μια ποικιλία ταλέντων σε όλο τον κόσμο. Αναμφίβολα θα βρείτε το κατάλληλο κατάλληλο για οποιονδήποτε συγκεκριμένο ρόλο ή έργο για να διασφαλίσετε ότι η επιχείρησή σας ανθεί.
Ωστόσο, η εργασία με μια απομακρυσμένη ομάδα απαιτεί διαφορετική προσέγγιση από τη διαχείριση μιας εσωτερικής ομάδας. Θα πρέπει να ξεπεράσετε προκλήσεις όπως η κακή επικοινωνία, η έλλειψη αναγνώρισης, οι δυσκολίες προγραμματισμού και πολλά άλλα. Αυτό σημαίνει ότι θα χρειαστεί να ρυθμίσετε διαδικασίες για να διασφαλίσετε ότι η απομακρυσμένη ομάδα σας θα αποδίδει τα μέγιστα. Αυτό το άρθρο θα καλύψει συμβουλές και εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να επιτύχετε αυτόν τον στόχο.
1. Ρύθμιση καναλιών επικοινωνίας
Η αποτελεσματική επικοινωνία είναι ζωτικής σημασίας για κάθε επιτυχημένη ομάδα, ειδικά σε μια απομακρυσμένη εγκατάσταση. Δεδομένου ότι δεν θα μπορείτε να επικοινωνήσετε προσωπικά, ως επί το πλείστον, είναι ζωτικής σημασίας να δημιουργήσετε διαφορετικά κανάλια για να τα ξεπεράσετε
κοινά λάθη επικοινωνίας σε εικονικές ομάδες και βεβαιωθείτε ότι όλοι βρίσκονται στην ίδια σελίδα.Υπάρχουν διάφοροι τύποι εργαλείων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ξεπεραστούν κοινές προκλήσεις επικοινωνίας της ομάδας εξ αποστάσεως, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συστήματα τηλεδιάσκεψης και πλατφόρμες ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων. Κάθε εργαλείο παρέχει διαφορετικές δυνατότητες, επομένως επιλέξτε αυτές που ταιριάζουν καλύτερα στις ανάγκες της ομάδας σας και στις συγκεκριμένες περιπτώσεις χρήσης.
Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων όπως το Slack για γρήγορες συνομιλίες και ερωτήσεις, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για επικοινωνία με πελάτες και λογισμικό τηλεδιάσκεψης όπως το Zoom για τη διεξαγωγή εικονικών συσκέψεων ή check-in. Όποια κανάλια επικοινωνίας κι αν επιλέξετε, βεβαιωθείτε ότι όλοι γνωρίζουν τον σκοπό τους και τα χρησιμοποιούν σωστά.
2. Επιλέξτε την Παραγωγικότητα έναντι του Ψηφιακού Παρουσιασμού
Ξεπερνώντας τον ψηφιακό παρουσιασμό είναι ζωτικής σημασίας για να διασφαλίσετε ότι η κατανεμημένη ομάδα σας λειτουργεί όσο το δυνατόν καλύτερα. Η συνεργασία με μια απομακρυσμένη ομάδα σάς επιτρέπει να αποφύγετε την αναπαραγωγή του παραδοσιακού μοντέλου γραφείου «παρουσιαστικός»—όπου μετράτε την παραγωγικότητα με τον χρόνο που αφιερώνετε μπροστά σε έναν υπολογιστή αντί πραγματικά αποτελέσματα εργασίας.
Αντί να περιμένετε η ομάδα σας να είναι κολλημένη στις οθόνες της όλη μέρα, μπορείτε να εστιάσετε στη ρύθμιση α SMART σχέδιο για να τους βοηθήσει να επιτύχουν τους στόχους τους και ανταμείβοντας αποτελέσματα και όχι χρόνο που αφιερώνετε στο διαδίκτυο.
Αυτό τους δίνει την ελευθερία να εργάζονται κατά τις πιο παραγωγικές ώρες τους και διασφαλίζει ότι θα αξιοποιήσετε στο έπακρο τον χρόνο τους. Μετατοπίζει επίσης την εστίαση από ένα Κουλτούρα "πάντα ενεργή" που βλάπτει την παραγωγικότητα σε ένα που γιορτάζει την απόδοση ενθαρρύνοντας ευέλικτα ωράρια εργασίας και καλύτερη εστίαση.
Η αποτελεσματική επικοινωνία ενδυναμώνει την ομάδα σας να είναι πιο παραγωγική. Εάν αυτός είναι ο στόχος σας, τότε είναι λογικό να αφιερώνετε λιγότερο χρόνο απαντώντας σε μηνύματα και περισσότερο χρόνο σε πραγματικές εργασίες. Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να επιβάλετε μια κουλτούρα που εξυμνεί την παραγωγή και όχι τις ώρες που αφιερώνετε συνδεδεμένες με συσκευές εργασίας είναι η χρήση εργαλείων που ενθαρρύνουν την ασύγχρονη επικοινωνία.
Ενώ η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων έχει τη θέση της σε ορισμένες περιπτώσεις, τα συνεχή ping, οι ειδοποιήσεις και τα μηνύματα μπορεί να αποσπούν την προσοχή και να κάνουν δύσκολη την απενεργοποίηση της ομάδας σας. Η ασύγχρονη επικοινωνία είναι χρήσιμη για ομάδες που εργάζονται σε διαφορετικές ζώνες ώρας, καθώς τους επιτρέπει να ανταποκρίνονται όταν είναι διαθέσιμες αντί να περιμένουν ότι όλοι θα είναι διαθέσιμοι την ίδια στιγμή.
Μπορείς να χρησιμοποιήσεις εργαλεία ασύγχρονης επικοινωνίας όπως το Qatalog, το Twist ή το Yac για να λάβουν όλες τις πληροφορίες που χρειάζονται για να κάνουν το καλύτερο δυνατό έργο, διατηρώντας παράλληλα τις διακοπές στο ελάχιστο.
4. Να είστε προετοιμασμένοι να χειριστείτε τεχνικά προβλήματα
Μερικές φορές, η τεχνολογία μπορεί να είναι ένα δίκοπο μαχαίρι. Ενώ οι υπολογιστές και τα εργαλεία εικονικής ομάδας μπορούν να σας βοηθήσουν να παραμείνετε συνδεδεμένοι, τίποτα δεν είναι αλάνθαστο.
Θα υπάρξουν στιγμές που τα μέλη της ομάδας σας θα αντιμετωπίσουν τεχνικά προβλήματα που τους εμποδίζουν να κάνουν τη δουλειά τους. Και, λαμβάνοντας υπόψη ότι όλοι εργάζονται από διαφορετικές τοποθεσίες, ενδέχεται να μην μπορείτε πάντα να βασίζεστε στην εσωτερική σας ομάδα IT για την άμεση αντιμετώπιση των προβλημάτων όλων.
Για να αποτρέψετε σημαντικές διαταραχές στη ροή εργασίας της ομάδας σας, είναι ζωτικής σημασίας να είναι όλοι προετοιμασμένοι να χειριστούν κοινά τεχνικά προβλήματα απομακρυσμένης εργασίας. Αυτό περιλαμβάνει τη γνώση του πώς να επιδιόρθωση κοινών σφαλμάτων δικτύου και αντιμετώπιση απειλών για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο. Μπορείτε να προσθέσετε μερικά σεμινάρια αντιμετώπισης προβλημάτων στο εσωτερικό σας wiki, ώστε τα μέλη της ομάδας να γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν σε περίπτωση τεχνικών δυσκολιών.
5. Δημιουργήστε μια αποτελεσματική στρατηγική τεκμηρίωσης
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας αποδίδει τα μέγιστα είναι να έχετε ένα ολοκληρωμένη στρατηγική τεκμηρίωσης στη θέση. Η τεκμηρίωση είναι απαραίτητη σε κάθε οργανισμό, αλλά είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για απομακρυσμένες ομάδες όπου οι πληροφορίες μπορούν να χαθούν σε ατελείωτα μηνύματα και email.
Είτε πρόκειται για μια σύντομη εργασία, έναν οδηγό με οδηγίες ή σημειώσεις από συσκέψεις, βεβαιωθείτε ότι η ομάδα σας έχει μια κοινή πλατφόρμα όπου μπορεί γρήγορα να μοιράζεται, να αποθηκεύει και να έχει πρόσβαση σε σχετικές πληροφορίες. Ένα καλά οργανωμένο σύστημα τεκμηρίωσης θα βοηθήσει να παραμείνουν όλοι στην ίδια σελίδα και θα διευκολύνει τα μέλη της ομάδας να βρουν αυτό που χρειάζονται όταν το χρειάζονται.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε λύσεις λογισμικού όπως το Tettra δημιουργήστε το εσωτερικό wiki του χώρου εργασίας σας και χρησιμοποιήστε το ως κεντρικό κέντρο για όλες τις σχετικές πληροφορίες. Αυτό το εργαλείο σάς επιτρέπει να οργανώνετε πληροφορίες σε κατηγορίες και να εκχωρείτε άδεια σε συγκεκριμένα μέλη της ομάδας να επεξεργάζονται συγκεκριμένα έγγραφα.
6. Δώστε και λάβετε σχόλια
Υπάρχει πάντα περιθώριο βελτίωσης, ακόμα και στις καλύτερες ομάδες. Ως αρχηγός ομάδας εξ αποστάσεως, είναι δική σας ευθύνη να διασφαλίσετε ότι όλοι εργάζονται αποτελεσματικά και λαμβάνουν τα σχόλια που χρειάζονται για τη βελτίωση και την ανάβαση της εταιρικής κλίμακας. Μπορείτε να το κάνετε αυτό πραγματοποιώντας τακτικά check-in σε βιντεοκλήσεις ή ζητώντας από τους επόπτες να στέλνουν γραπτές φόρμες σχολίων.
Οι πιθανότητες είναι ότι οι άνθρωποί σας έχουν επίσης πολύτιμη ανατροφοδότηση για εσάς και την εταιρεία. Ωστόσο, οι περισσότεροι από αυτούς μπορεί να μην αισθάνονται άνετα να μιλήσουν σε μια βιντεοκλήση ή να γράψουν ένα email. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο όπως Officevibe για διαχείριση ομάδας και να διασφαλίσουμε ότι η φωνή όλων θα ακουστεί.
Αυτό το εργαλείο προσφέρει ανώνυμες επιλογές σχολίων, έτσι ώστε ακόμη και τα πιο εσωστρεφή μέλη της ομάδας να μπορούν να μοιράζονται τις ειλικρινείς σκέψεις τους χωρίς φόβο. Αυτό σας δίνει μια ξεκάθαρη εικόνα για το τι χρειάζεται η ομάδα σας και σας επιτρέπει να κάνετε τα απαραίτητα βήματα για να την κάνετε να αποδώσει στο μέγιστο.
7. Ενθαρρύνετε τις κοινωνικές αλληλεπιδράσεις
Η εργασία από το σπίτι μπορεί να αισθάνεται μοναξιά μερικές φορές και να επηρεάζει τη δέσμευση και το ηθικό. Χωρίς φυσικό γραφείο όπου μπορείτε περιστασιακά να συναντήσετε έναν συνάδελφο και να κάνετε μια γρήγορη συνομιλία, είναι απαραίτητο να βρείτε εικονικές λύσεις για να καλλιεργήσετε μια αίσθηση συντροφικότητας μεταξύ των μελών της ομάδας σας.
Μπορείς δημιουργήστε έναν εικονικό ψύκτη νερού όπου τα μέλη της ομάδας μπορούν να συμμετέχουν σε περιστασιακές συζητήσεις. Αυτή θα μπορούσε να είναι μια ομαδική συνομιλία όπου οι άνθρωποι μπορούν να μοιραστούν αστείες ιστορίες, να συζητήσουν χόμπι ή οτιδήποτε δεν σχετίζεται με την εργασία. Μπορείτε επίσης να προγραμματίσετε εικονικά διαλείμματα για καφέ για να κρατήσετε τους ανθρώπους σας αφοσιωμένους και με κίνητρο. Αυτή θα μπορούσε να είναι μια ιδιωτική βιντεοκλήση όπου όλοι μπορούν να κάνουν παρέα, να γελάσουν και να παίξουν παιχνίδια.
Δημιουργήστε μια θετική κουλτούρα εργασίας εξ αποστάσεως
Η δημιουργία μιας θετικής κουλτούρας εργασίας είναι ζωτικής σημασίας για κάθε ομάδα απομακρυσμένης ώστε να αξιοποιήσει πλήρως τις δυνατότητές της. Για να επιτύχετε αυτόν τον στόχο, πρέπει να αξιολογείτε και να βελτιώνετε διαρκώς την προσέγγιση της απομακρυσμένης εργασίας σας.
Ενσωματώνοντας τις συμβουλές που αναφέρονται παραπάνω και βρίσκοντας δημιουργικούς τρόπους για να βοηθήσετε την απομακρυσμένη ομάδα σας να αισθάνεται συνδεδεμένη και παρακινημένη, μπορείτε δημιουργήστε μια αποτελεσματική κουλτούρα εργασίας που θα αναδείξει τα καλύτερα στην απομακρυσμένη ομάδα σας και θα εξασφαλίσει ένα επιτυχημένο μέλλον για εσάς οργάνωση.
