Αναγνώστες σαν εσάς βοηθούν στην υποστήριξη του MUO. Όταν κάνετε μια αγορά χρησιμοποιώντας συνδέσμους στον ιστότοπό μας, ενδέχεται να κερδίσουμε μια προμήθεια θυγατρικών. Διαβάστε περισσότερα.

Τα Microsoft Forms έχουν μια κολλώδη διεπαφή χρήστη και κομψή εμπειρία. Υπάρχει μικρή πιθανότητα να το πετάξετε μόλις το δοκιμάσετε για πρώτη φορά. Αν και η διεπαφή χρήστη του είναι ολοκληρωμένη, εξακολουθείτε να χρειάζεστε μερικές επαγγελματικές συμβουλές για να χρησιμοποιείτε πιο παραγωγικά τις Φόρμες της Microsoft.

Ακολουθούν εξαιρετικοί τρόποι για να αξιοποιήσετε το Microsoft Forms για την έρευνα και τις επιχειρηματικές σας ανάγκες.

1. Μοιραστείτε τη Φόρμα σας

Η κοινή χρήση της φόρμας είναι ο απώτερος στόχος της έρευνάς σας. Αυτό είναι εύκολο:

  1. Κάντε κλικ Συλλέξτε την απάντηση επάνω δεξιά στη φόρμα σας.
  2. Επιλέξτε την προτίμηση της ομάδας παραληπτών επιλέγοντας Οποιοσδήποτε μπορεί να απαντήσει, Μόνο άτομα στον οργανισμό μου μπορούν να απαντήσουν, ή Συγκεκριμένα άτομα στον οργανισμό μου μπορούν να απαντήσουν.
    3. instagram viewer
  3. Κάντε κλικ στο Συντόμευση διεύθυνσης URL πλαίσιο ελέγχου για μια πιο σύντομη διεύθυνση URL φόρμας (προαιρετικό). Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην Αντιγραφή για να αρχίσετε να μοιράζεστε την έρευνά σας με τους συμμετέχοντες-στόχους σας.

Μοιραστείτε με συγκεκριμένα άτομα χρησιμοποιώντας προσαρμοσμένες προσκλήσεις

Κατά την κοινή χρήση της φόρμας σας, μπορείτε να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας με ένα προσαρμοσμένο μήνυμα πρόσκλησης για να την κάνετε πιο επαγγελματική:

  1. Κάντε κλικ στο Συλλέξτε την απάντηση καρτέλα επάνω δεξιά στη φόρμα σας.
  2. Επιλέξτε την προτίμηση παραλήπτη σας.
  3. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email, το όνομα ή την ομάδα του παραλήπτη σας στο πεδίο επαφής. Μπορείτε να εισαγάγετε πολλούς παραλήπτες.
  4. Συμπληρώστε το πεδίο κειμένου με το προσαρμοσμένο μήνυμά σας.
  5. Τέλος, κάντε κλικ Στείλετε. Οι συμμετέχοντες σας θα λάβουν τώρα ένα προσαρμοσμένο μήνυμα που θα τους οδηγεί στη σελίδα της φόρμας.

2. Προβολή απάντησης στο Excel σε πραγματικό χρόνο

Κατά τη συλλογή των απαντήσεων του Microsoft Forms, συνήθως πρέπει να κάνετε λήψη ενός αντιγράφου Excel των δεδομένων σας. Τα ληφθέντα δεδομένα δεν ενημερώνονται με νέες υποβολές. Ως εκ τούτου, ίσως χρειαστεί να επαναλαμβάνετε τη λήψη κατά διαστήματα για να ενημερώνετε τα υπάρχοντα δεδομένα στην τοπική σας μονάδα δίσκου.

Για να αποτρέψετε αυτές τις λήψεις πολλαπλών διαστημάτων, μπορείτε να περιμένετε έως ότου οι ερωτηθέντες σας ολοκληρώσουν την έρευνα προτού εξαγάγετε τις απαντήσεις τους στο Excel.

Αλλά μερικές φορές, θέλετε να δείτε πώς ανταποκρίνονται οι άνθρωποι σε πραγματικό χρόνο—ειδικά αν η έρευνα είναι εκτεταμένη. Είναι εύκολο; ένας λογαριασμός Microsoft 365 Business σάς επιτρέπει δείτε τις απαντήσεις φορμών Microsoft στο Excel σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε να το επιτύχετε απευθείας χρησιμοποιώντας τις ενσωματωμένες φόρμες για Excel ή μέσω του Power Automate.

3. Αποτρέψτε τις διπλότυπες απαντήσεις φόρμας

Οι Φόρμες της Microsoft επιτρέπουν σε κάποιον να απαντά πολλές φορές από προεπιλογή. Μπορείτε να ρυθμίσετε τη φόρμα σας να επιτρέπει μόνο μία απάντηση ανά άτομο.

Οταν εσύ να μην επιτρέπεται στους χρήστες να υποβάλλουν πολλές φορές, θα πρέπει να συνδεθούν στον λογαριασμό τους Microsoft για να απαντήσουν στην έρευνά σας. Έτσι, η φόρμα θα εμποδίσει τον ίδιο λογαριασμό να έχει πρόσβαση στην έρευνα δύο φορές.

4. Ενσωματώστε το Microsoft Forms iFrame στον ιστότοπό σας

Εάν θέλετε οι άνθρωποι να συνδεθούν στον ιστότοπό σας για να συμπληρώσουν μια έρευνα, μπορείτε να εισαγάγετε τη φόρμα ως πλαίσιο στον ιστότοπό σας. Το μόνο που θα κάνετε είναι να αντιγράψετε ένα αντίγραφο iFrame της προετοιμασμένης φόρμας και να το επικολλήσετε στο HTML του ιστότοπού σας. Να το πράξουν:

  1. Μεταβείτε στη φόρμα σας και κάντε κλικ Συλλέξτε απαντήσεις πάνω δεξιά.
  2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του κώδικα προς τα κάτω δεξιά της ανοιχτής πλευρικής γραμμής.
  3. Αντιγράψτε τον κώδικα ενσωμάτωσης κάνοντας κλικ αντίγραφο.
  4. Επικολλήστε τον αντιγραμμένο κώδικα στο αρχείο HTML του ιστότοπού σας.

5. Χρησιμοποιήστε έναν κωδικό QR για κοινή χρήση φορμών

Μπορείτε επίσης να κατεβάσετε και να στείλετε έναν κωδικό QR της φόρμας σας στους ερωτηθέντες σας. Αυτός είναι ένας εναλλακτικός τρόπος για να μοιραστείτε τη διεύθυνση URL της έρευνάς σας με μια ομάδα εστίασης. Για να κάνετε λήψη του κωδικού QR της Microsoft φόρμας:

  1. μεταβείτε στο Συλλέξτε απαντήσεις tabat πάνω δεξιά.
  2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο του κωδικού QR στο κάτω μέρος της πλαϊνής γραμμής (στα αριστερά του εικονιδίου κωδικού).
  3. Κάντε κλικ Κατεβάστε για να αποθηκεύσετε την εικόνα του κωδικού QR στην τοπική μονάδα δίσκου σας.
  4. Τώρα μπορείτε να μοιραστείτε την εικόνα QR που κατεβάσατε με την ομάδα-στόχο σας.

6. Ορίστε τη διάρκεια συμπλήρωσης φόρμας

Μπορεί να μην εκτελείτε ένα κουίζ, αλλά εξακολουθείτε να θέλετε οι ερωτηθέντες σας να συμπληρώσουν τη φόρμα σας εντός μιας συγκεκριμένης διάρκειας. Για παράδειγμα, θέλετε οι υποψήφιοι για εργασία να απαντήσουν σε ένα έντυπο αίτησης πριν από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Μπορείτε να συνδέσετε την απάντησή τους με μια προθεσμία.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό τροποποιώντας τις ρυθμίσεις της φόρμας:

  1. Κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες μενού επάνω δεξιά.
  2. Παω σε Ρυθμίσεις.
  3. Κάντε κλικ Ημερομηνία έναρξης. Στη συνέχεια κάντε κλικ Τελικά δεδομένα για να ολοκληρώσετε τη διάρκεια της έρευνάς σας.
  4. Μπορείτε επίσης να χρονομετρήσετε τη φόρμα κάνοντας κλικ Ρύθμιση χρονικής διάρκειας; Αυτό ξεκινά ένα χρονόμετρο μόλις κάποιος αρχίσει να συμπληρώνει τη φόρμα.

Εάν έχετε χρονομετρήσει την έρευνα, οι ερωτηθέντες σας θα λάβουν μια προτροπή που θα τους ενημερώσει ότι είναι μια χρονομετρημένη έρευνα πριν την έναρξη.

7. Δημιουργήστε και προσαρμόστε Κουίζ σε Φόρμες Microsoft

Όπως και οι Φόρμες Google, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε κουίζ στις Φόρμες της Microsoft. Ευτυχώς, τα κουίζ γίνονται τόσο εύκολα όσο και οι κανονικές φόρμες. Για να δημιουργήσετε ένα κουίζ στο Microsoft Forms:

  1. Κάντε κλικ Νέο Κουίζ από τον πίνακα ελέγχου φορμών Microsoft.
  2. Συμπληρώστε το πεδίο τίτλου με το όνομα του κουίζ σας. Στη συνέχεια, εισαγάγετε την προαιρετική περιγραφή κάτω από αυτό το πεδίο, εάν έχετε.
  3. Κάντε κλικ Προσθεσε νεο.
  4. Θα δείτε τις διαθέσιμες επιλογές κουίζ στη γραμμή που εμφανίζεται. Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε Επιλογή για ερωτήσεις πολλαπλών επιλογών.
  5. Κάντε κλικ Προσθεσε νεο για να προσθέσετε μια νέα ερώτηση.

Ορίστε την ορατότητα των αποτελεσμάτων του κουίζ

Μπορεί επίσης να θέλετε να εμποδίσετε τους συμμετέχοντες να δουν τα αποτελέσματα των δοκιμών μετά την υποβολή:

  1. Κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες γραμμές μενού επάνω δεξιά.
  2. Παω σε Ρυθμίσεις.
  3. Απενεργοποίηση Εμφάνιση αποτελεσμάτων αυτόματα.

8. Ανεβάστε και προσαρμόστε το θέμα της φόρμας

Εκτός από τη διεπαφή χρήστη του, με τα Microsoft Forms, μπορείτε να προσδιορίσετε τη διεπαφή χρήστη που βλέπουν οι ερωτηθέντες όταν ανοίγουν την έρευνά σας. Αυτός είναι ένας εξαιρετικός τρόπος για να δείξετε τον επαγγελματισμό σας. Ενώ το Microsoft Forms παρέχει ενσωματωμένα θέματα, μπορείτε επίσης να σχεδιάσετε και να ανεβάσετε ένα προσαρμοσμένο θέμα.

  1. Από τη φόρμα σας, κάντε κλικ Θέμα πάνω δεξιά.
  2. Επιλέξτε από τα θέματα που αναφέρονται.
  3. Για να ανεβάσετε ένα προσαρμοσμένο θέμα, κάντε κλικ στο σταυρό (+) κάτω δεξιά στη γραμμή θεμάτων.
  4. Κάντε κλικ στο εικονίδιο της εικόνας στο παρακάτω μενού.
  5. Στη συνέχεια, ανεβάστε ένα θέμα από το Bing ή το OneDrive. Ή μπορείτε να κάνετε κλικ Μεταφόρτωση για να επιλέξετε ένα θέμα από την τοπική μονάδα δίσκου σας.

9. Επιτρέψτε σε άλλους να χρησιμοποιήσουν το πρότυπο φόρμας σας

Εάν έχετε δημιουργήσει ένα υπέροχο θέμα με περιεκτικές και σχετικές ερωτήσεις έρευνας, μπορείτε να επιτρέψετε σε άλλους να το χρησιμοποιήσουν. Όταν επιτρέπετε σε άλλους να χρησιμοποιούν το πρότυπό σας, θα μοιράζεστε το αντίγραφό του. Ως εκ τούτου, οι ερωτηθέντες σας μπορούν να το χρησιμοποιήσουν ως πρότυπο για την έρευνά τους.

Μπείτε στη φόρμα σας και ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

  1. Κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες μενού επάνω δεξιά.
  2. Κάντε κλικ Συνεργασία ή Αντιγραφή.
  3. Στην ενότητα Κοινή χρήση ως πρότυπο, κάντε κλικ Λάβετε έναν σύνδεσμο για διπλότυπο.
  4. Αντιγράψτε τον σύνδεσμο που δημιουργήθηκε και μοιραστείτε τον με τους συμμετέχοντες σας. Ενώ θα εξακολουθούν να μπορούν να συμπληρώσουν και να υποβάλουν τη φόρμα, μπορούν επίσης να την αντιγράψουν και να τη χρησιμοποιήσουν ως πρότυπο για τις έρευνές τους, εάν έχουν λογαριασμό Microsoft 365.

10. Προσαρμόστε ένα αποχαιρετιστήριο μήνυμα

Μπορείτε επίσης να εκτιμήσετε τους συμμετέχοντες που αφιέρωσαν χρόνο για να απαντήσουν στην έρευνά σας. Αυτό το μήνυμα εμφανίζεται μόλις υποβάλουν τη φόρμα σας.

Ένα τέτοιο μήνυμα μπορεί να βοηθήσει πολύ στην οικοδόμηση μιας σχέσης με τους συμμετέχοντες. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την ευκαιρία για να υπενθυμίσετε στους ερωτηθέντες σας ότι θα απαντήσετε στις εισηγήσεις τους σε μια συγκεκριμένη στιγμή. Για να προσαρμόσετε ένα αποχαιρετιστήριο μήνυμα:

  1. Κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες μενού στην επάνω δεξιά γωνία της φόρμας σας.
  2. Παω σε Ρυθμίσεις.
  3. Κάντε κλικ στο Προσαρμόστε το ευχαριστήριο μήνυμα πλαίσιο ελέγχου.
  4. Στη συνέχεια, συμπληρώστε το πεδίο με το μήνυμά σας.

Οι χρήστες θα λαμβάνουν πλέον το μήνυμά σας μετά την υποβολή της φόρμας.

11. Λάβετε μια ειδοποίηση μέσω email για κάθε απάντηση

Μπορείτε να λαμβάνετε μια ειδοποίηση μέσω email κάθε φορά που κάποιος απαντά στην έρευνά σας. Αν και αυτό μπορεί να μην είναι επιθυμητή πρακτική σε εκτεταμένες έρευνες, σας βοηθά να παρακολουθείτε τις απαντήσεις — ειδικά εάν έχετε λιγότερους συμμετέχοντες. Να το πράξουν:

  1. Κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες γραμμές μενού στην κορυφή. Μετά πηγαίνετε στο Ρυθμίσεις.
  2. Κάντε κλικ στο Λάβετε ειδοποίηση μέσω email για κάθε απάντηση πλαίσιο ελέγχου.

12. Δημιουργήστε ένα αντίγραφο των προηγούμενων εντύπων

Ενώ η επεξεργασία μιας προηγούμενης φόρμας και η χρήση της για μια άλλη έρευνα κάνει τη δουλειά σας πιο γρήγορη, καταλήγετε να αντικαθιστάτε το περιεχόμενό της. Αντιγράψτε τη φόρμα στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε και επεξεργαστείτε τη δεύτερη φόρμα:

  1. Μεταβείτε στον πίνακα ελέγχου φορμών Microsoft.
  2. Μόλις εντοπίσετε την προηγούμενη φόρμα στην οποία θέλετε να δημιουργήσετε, κάντε κλικ στις τρεις οριζόντιες κουκκίδες κάτω δεξιά στο banner της.
  3. Επιλέγω αντίγραφο για να το αντιγράψετε. Τώρα μπορείτε να επεξεργαστείτε τα επιπλέον.

Μοιραστείτε τις έρευνές σας επαγγελματικά

Εργαλεία διαδικτυακής έρευνας όπως η Microsoft και το Google Forms κάνουν τη ζωή εύκολη. Ωστόσο, ενώ μπορείτε να εκμεταλλευτείτε την απλότητά τους για τοπικές και εκτενείς έρευνες, η γνώση του τρόπου σας με τις περιπτώσεις επαγγελματικής χρήσης τους τις απλοποιεί περαιτέρω.

Παρόλο που έχετε μάθει για συμβουλές και κόλπα για τη χρήση των φορμών της Microsoft σε αυτό το άρθρο, ίσως θελήσετε επίσης να δείτε κάποια επαγγελματική χρήση των Φορμών Google.