3 αποτελεσματικοί τρόποι χρήσης του ChatGPT στο Excel

Το Excel είναι ένα απίστευτα χρήσιμο εργαλείο για εργασία με μεγάλες ποσότητες δεδομένων. Ωστόσο, η εύρεση και η εφαρμογή των σωστών τύπων μπορεί μερικές φορές να είναι μια περίπλοκη και απογοητευτική εμπειρία. Ευτυχώς, το ChatGPT μπορεί να είναι μια εξαιρετική πηγή για να ξεπεραστούν αυτές οι προκλήσεις.

Με τη βοήθεια αυτού του μοντέλου γλώσσας AI, μπορείτε να αναζητήσετε βοήθεια για προβλήματα που σχετίζονται με το Excel, να δημιουργήσετε τύπους και να λάβετε απαντήσεις σε πραγματικό χρόνο για να σας βοηθήσουν να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Excel. Σε αυτό το άρθρο, θα εξερευνήσουμε μερικούς αποτελεσματικούς τρόπους χρήσης του ChatGPT στο Excel και θα ανακαλύψουμε πώς μπορεί να βελτιώσει την εμπειρία σας στην ανάλυση δεδομένων.

1. Χρησιμοποιήστε το ChatGPT για να δημιουργήσετε και να εφαρμόσετε τύπους

Η δημιουργία ή η εύρεση των κατάλληλων τύπων Excel μπορεί να είναι εκφοβιστική και χρονοβόρα. Επιπλέον, εάν ο τύπος περιέχει σφάλμα, μπορεί να παράγει λανθασμένα αποτελέσματα, τα οποία μπορεί να είναι ακόμη πιο περίπλοκα να διορθωθούν.

Για να αποφύγετε όλη αυτή την ταλαιπωρία, μπορείτε να ζητήσετε από το ChatGPT να δημιουργήσει τύπους για εσάς, με βάση τις συγκεκριμένες λεπτομέρειες του τι θέλετε να κάνει ο τύπος σας. Μπορείτε να ζητήσετε από το chatbot να προτείνει τύπους βάσει των εργασιών που έχετε στη διάθεσή σας ή μπορείτε να αναζητήσετε καθοδήγηση σχετικά με έναν τύπο που έχετε ήδη.

Για να ξεκινήσετε, απαριθμήστε τις βασικές απαιτήσεις σας για τον τύπο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει ένα δείγμα του υπολογιστικού φύλλου σας και μια περιγραφή της εργασίας που θέλετε να ολοκληρώσετε. Μόλις γίνει αυτό, μπορείτε να ζητήσετε από το ChatGPT να δημιουργήσει τον τύπο. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη χρήση ενός εργαλείου δημιουργίας τύπων/συναρτήσεων ή τη μη αυτόματη προσθήκη του τύπου στο υπολογιστικό φύλλο.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα: Είχαμε ένα υπολογιστικό φύλλο που περιέχει δεδομένα για τις πωλήσεις διαφορετικών προϊόντων σε διαφορετικές πόλεις και θέλαμε να υπολογίσουμε τις συνολικές πωλήσεις για κάθε προϊόν. Εισαγάγαμε όλα τα απαραίτητα στοιχεία στο ChatGPT και του ζητήσαμε να υπολογίσει τις πωλήσεις του προϊόντος Α.

Να πώς απάντησε:

Ακολουθήσαμε τα ακριβή βήματα στο υπολογιστικό φύλλο του Excel και ο τύπος υπολόγισε με ακρίβεια τις συνολικές πωλήσεις.

Όταν ζητάτε από το ChatGPT να δημιουργήσει τύπους για εσάς, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου:

• Όσες περισσότερες πληροφορίες δώσετε, τόσο το καλύτερο. Βεβαιωθείτε ότι οι οδηγίες σας είναι σαφείς και συγκεκριμένες. Εάν το υπολογιστικό φύλλο δεν είναι πολύ μεγάλο, μπορείτε να αντιγράψετε τα περιεχόμενά του και να τα παρέχετε στο chatbot για πιο ακριβή απάντηση. Έχουμε μιλήσει και για πώς να γράψετε αποτελεσματικές προτροπές ChatGPT για τις καλύτερες απαντήσεις στον προηγούμενο οδηγό μας, στον οποίο μπορείτε να ανατρέξετε για το σκοπό αυτό.
• Ελέγξτε ξανά τη μορφοποίηση και τη σύνταξη των τύπων που δημιουργήθηκαν από το ChatGPT. Εάν κάποιο από αυτά είναι λανθασμένο, το Excel θα επιστρέψει ένα σφάλμα.
• Ελέγχετε πάντα τα αποτελέσματα για να διασφαλίσετε την ακρίβεια. Ενώ το ChatGPT μπορεί να δημιουργήσει τύπους για εσάς, έχει επίσης ορισμένους περιορισμούς. Είναι καλύτερο να δοκιμάσετε τον τύπο σε ένα μικρό δείγμα δεδομένων για να βεβαιωθείτε ότι παράγει ακριβή αποτελέσματα.

Έχοντας υπόψη αυτά τα σημεία, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το chatbot πιο αποτελεσματικά και με μεγαλύτερη αυτοπεποίθηση για να ξεπεράσετε τυχόν φόβους που μπορεί να έχετε σχετικά με την εργασία με υπολογιστικά φύλλα.

2. Χρησιμοποιήστε το ChatGPT για να δημιουργήσετε μακροεντολές

Οι μακροεντολές είναι ένα σύνολο οδηγιών που λένε στο Excel να εκτελεί ορισμένες εργασίες με μια συγκεκριμένη σειρά. Αυτό σημαίνει ότι οι μακροεντολές σάς επιτρέπουν να καταγράψετε ένα συγκεκριμένο σύνολο ενεργειών και στη συνέχεια να το εκτελέσετε αργότερα με ένα μόνο κλικ, χωρίς να χρειάζεται να γράφετε χειροκίνητα τον κώδικα κάθε φορά.

Ωστόσο, η δημιουργία μακροεντολών στο Excel μπορεί να είναι λίγο αποθαρρυντική, ειδικά αν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον προγραμματισμό ή το VBA. Ευτυχώς, το ChatGPT μπορεί να σας βοηθήσει με αυτή τη διαδικασία παρέχοντας χρήσιμες οδηγίες και συμβουλές.

Ας ρίξουμε μια ματιά σε ένα παράδειγμα. Έχουμε ένα υπολογιστικό φύλλο δεδομένων πωλήσεων με τις ακόλουθες στήλες:

• Ονομα υπαλλήλου
• Περιοχή
• Τέταρτο
• Συνολικές πωλήσεις

Θέλουμε να δημιουργήσουμε ένα φίλτρο που θα εμφανίζει τις συνολικές πωλήσεις που πραγματοποιήθηκαν το πρώτο τρίμηνο για την περιοχή του Βορρά. Το περιγράψαμε στο ChatGPT και δημιουργήσαμε μια μακροεντολή για αυτό, όπως φαίνεται παρακάτω:

Αφού έχετε την απαιτούμενη μακροεντολή, ας την εφαρμόσουμε και ας την εκτελέσουμε:

1. Πάτα το Alt + F11 πλήκτρα στο πληκτρολόγιό σας για να ανοίξετε το πρόγραμμα επεξεργασίας της Visual Basic.
2. Στο επόμενο παράθυρο, μεταβείτε στο Εισάγετε > Μονάδα μέτρησης.
3. Εδώ, εισαγάγετε τον κωδικό που αντιγράψατε νωρίτερα από το ChatGPT.
4. Κλείστε το παράθυρο διαλόγου και κάντε κλικ στο Αρχείο > Αποθήκευση ως.
5. Αναπτύξτε το αναπτυσσόμενο μενού Αποθήκευση ως τύπου και επιλέξτε Βιβλίο εργασίας με δυνατότητα μακροεντολής του Excel.
6. Κάντε κλικ Αποθηκεύσετε για να αποθηκεύσετε το αρχείο μακροεντολής.
7. Τώρα, επιστρέψτε στο φύλλο εργασίας σας και κατευθυνθείτε στο Προγραμματιστής αυτί.
8. Κάντε κλικ στο Μακροεντολές και επιλέξτε FilterData από τη λίστα.
9. Τέλος, χτυπήστε Τρέξιμο.

Αυτή η μακροεντολή θα φιλτράρει πλέον τα δεδομένα σας για να εμφανίζει μόνο τις πωλήσεις για τη στοχευμένη περιοχή.

3. Χρησιμοποιήστε το ChatGPT για να αυτοματοποιήσετε την αποστολή email

Όταν διαχειρίζεστε μια μεγάλη ομάδα, η αυτοματοποίηση εργασιών όπως η αποστολή email μπορεί να είναι σωτήρια. Το Excel παρέχει διάφορες μεθόδους για την αυτοματοποίηση της αποστολής email, κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν στέλνετε email σε μια ομάδα ατόμων με παρόμοια στοιχεία σε τακτική βάση. Επιπλέον, η ενσωμάτωση του ChatGPT μπορεί να βελτιστοποιήσει περαιτέρω τη διαδικασία αυτοματοποίησης email για μέγιστη απόδοση.

Ο ευκολότερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να ζητήσετε από το ChatGPT να δημιουργήσει μια σχετική μακροεντολή VBA. Αυτή η μέθοδος είναι αρκετά παρόμοια με τα βήματα που έχουμε ήδη περιγράψει παραπάνω. Ας ρίξουμε μια γρήγορη ματιά σε ένα παράδειγμα.

Ας υποθέσουμε ότι έχουμε μια λίστα με τις διευθύνσεις email για τα ανώτερα στελέχη της εταιρείας μας και πρέπει να τους στείλουμε την αναφορά εσόδων για το πρώτο τρίμηνο μέσω email. Εδώ θα ζητήσουμε από το ChatGPT να δημιουργήσει μια μακροεντολή VBA.

Μόλις έχουμε τη μακροεντολή, θα αποθηκεύσουμε τη μονάδα και θα την εκτελέσουμε ακολουθώντας τα βήματα που περιγράφονται παραπάνω. Τόσο απλό! Εκτός από αυτές τις τρεις μεθόδους που παραθέσαμε για τη χρήση του ChatGPT στο Excel, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το chatbot για ανάλυση και οπτικοποίηση δεδομένων στο Excel με τη βοήθεια εργαλείων όπως τα γραφήματα και η ανάλυση δεδομένων Εργαλειοθήκη. Μπορείτε να ζητήσετε από το ChatGPT να εξηγήσει πώς να χρησιμοποιήσετε αποτελεσματικά αυτά τα εργαλεία.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ChatGPT για την αντιμετώπιση προβλημάτων στο Excel παρέχοντάς του τις λεπτομέρειες του σφάλματος που αντιμετωπίζετε. Ενώ υπάρχει μια σειρά από πράγματα που το ChatGPT δεν μπορεί να κάνει στο Excel Ωστόσο, είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο που μπορεί να σας βοηθήσει να γίνετε επαγγελματίας υπολογιστικών φύλλων.

ChatGPT για τη διάσωση

Το ChatGPT είναι ένας πολύτιμος πόρος για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το Excel. Μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε νέους τύπους, να λάβετε βοήθεια για τυχόν σφάλματα υπολογιστικών φύλλων και ακόμη και να μάθετε νέες δεξιότητες ζητώντας του να εξηγήσει πώς λειτουργούν ορισμένες λειτουργίες. Εάν χρησιμοποιηθεί σωστά, μπορεί να σας βοηθήσει να μεγιστοποιήσετε την παραγωγικότητά σας στο Excel και να ξεπεράσετε τυχόν φόβους υπολογιστικών φύλλων που μπορεί να έχετε.