Καθώς αγκαλιάζετε το σημερινό εικονικό περιβάλλον εργασίας και τις ψηφιοποιημένες διαδικασίες, είναι σημαντικό να εξετάσετε τον καλύτερο τρόπο διαχείρισης της τεκμηρίωσης του χώρου εργασίας σας. Μια αποτελεσματική στρατηγική ψηφιακής τεκμηρίωσης είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση ενός συνεκτικού εργατικού δυναμικού. Αυτό γίνεται πιο σχετικό όταν έχετε γεωγραφικά διασκορπισμένες ομάδες, όπως συμβαίνει συχνά με το απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό.
Οι άνθρωποι σας δεν μπορούν πλέον να βασίζονται σε ντουλάπια αρχειοθέτησης και σε έντυπη τεκμηρίωση για πρόσβαση και παρακολούθηση των πληροφοριών του χώρου εργασίας. Αυτό το άρθρο θα καλύψει τις βέλτιστες πρακτικές και εργαλεία για αποτελεσματική ψηφιακή τεκμηρίωση στον απομακρυσμένο χώρο εργασίας σας.
1. Γράψε Συνοπτικά
Οι αναγνώστες λατρεύουν τη συνοπτική γραφή, περισσότερο σε έναν απομακρυσμένο χώρο εργασίας όπου οι άνθρωποι δεν μπορούν απλώς να πάνε για να ζητήσουν διευκρινίσεις. Αυτό σημαίνει ότι είναι ζωτικής σημασίας να οργανώσετε σωστά τις σκέψεις σας και να είστε όσο το δυνατόν πιο σαφείς στην τεκμηρίωσή σας. Όταν γράφετε έγγραφα στο χώρο εργασίας, αποφύγετε περιττές φράσεις, μεγάλες προτάσεις και περιττή ορολογία.
Χρησιμοποιήστε λίστες με κουκκίδες για να επισημάνετε βασικές πληροφορίες και να διαχωρίσετε μεγάλα κομμάτια κειμένου σε παραγράφους. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν θέλετε να μεταδώσετε μεγάλο όγκο πληροφοριών, καθώς σπάει το κείμενο σε εύπεπτες μπουκιές και διευκολύνει τη σάρωση. Επιπλέον, θέλετε επίσης να χρησιμοποιήσετε λέξεις που θα καταλάβουν όλοι στον χώρο εργασίας σας, ανεξάρτητα από την τεχνική εξειδίκευση. Τέλος, πάντα επεξεργαστείτε μόνοι σας την εργασία σας για να βελτιώσετε τη γραφή σας πριν το στείλεις. Ένα επιπλέον ζευγάρι μάτια μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να εντοπίσετε τυχόν σφάλματα.
2. Αποθηκεύστε ψηφιακά έγγραφα σε κεντρική τοποθεσία
Η εύκολη πρόσβαση στα έγγραφα του χώρου εργασίας είναι κρίσιμη για ένα απομακρυσμένο εργατικό δυναμικό. Κανείς δεν θέλει να χάνει χρόνο αναζητώντας μηνύματα Slack ή παλιά email για να βρει ζωτικές πληροφορίες. Μπορείς δημιουργήστε ένα εσωτερικό wiki ή χρησιμοποιήστε ένα λογισμικό βάσης γνώσεων για να ξεπεράσετε αυτήν την πρόκληση. Ένα εσωτερικό wiki παρέχει ένα κεντρικό αποθετήριο με δυνατότητα αναζήτησης για όλη την τεκμηρίωση του χώρου εργασίας σας, συμπεριλαμβανομένων των πολιτικών της εταιρείας, των σημειώσεων συσκέψεων, των εκπαιδευτικών οδηγιών και των εγγράφων επιβίβασης, για να αναφέρουμε μερικά.
Εσωτερικά εργαλεία wiki όπως Tettra σας επιτρέπει να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε και να αποθηκεύετε έγγραφα σε ένα μέρος και να τα μοιράζεστε με την ομάδα σας με λίγα μόνο κλικ. Εναλλακτικά, εάν ο οργανισμός σας αλληλεπιδρά συνεχώς με πελάτες—και θέλετε να διατηρήσετε την εσωτερική και την εξωτερική τεκμηρίωση στο ίδιο μέρος—α εργαλείο βάσης γνώσεων αρέσει Document360 ίσως είναι καλύτερη λύση. Μια βάση γνώσεων είναι ουσιαστικά μια ηλεκτρονική βιβλιοθήκη εσωτερικών εγγράφων και πόρων υποστήριξης πελατών, όπως συχνές ερωτήσεις, εγχειρίδια χρήστη και πληροφορίες προϊόντων.
3. Επιβολή πολιτικών ελέγχου πρόσβασης
Αν και είναι απαραίτητο να έχετε ένα κεντρικό αποθετήριο εγγράφων στο χώρο εργασίας, θέλετε επίσης να διαχειριστείτε ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση και να κάνει αλλαγές στα έγγραφα. Μπορεί να έχετε συγκεκριμένα έγγραφα που αφορούν μόνο ορισμένα τμήματα ή ευαίσθητα αρχεία στα οποία θα πρέπει να έχουν πρόσβαση μόνο οι διαχειριστές. Αυτό σας βοηθά να διατηρήσετε την ασφάλεια των εγγράφων και να αποτρέψετε τυχαίες ή μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές. Επομένως, όταν επιλέγετε το εργαλείο τεκμηρίωσης του χώρου εργασίας σας, επιλέξτε ένα που υποστηρίζει αυτήν τη δυνατότητα και προσαρμόστε τις ρυθμίσεις ελέγχου πρόσβασης ώστε να ταιριάζουν με τις ανάγκες του οργανισμού σας.
Για παράδειγμα, το Document360 παρέχει πολλούς λογαριασμούς που σας επιτρέπουν να αποφασίσετε το επίπεδο πρόσβασης που έχει κάθε χρήστης στην τεκμηρίωσή σας. Το Tettra περιλαμβάνει επίσης ένα σύστημα αδειών που σας επιτρέπει να ελέγχετε ποιος μπορεί να επεξεργάζεται, να προβάλλει ή να δημοσιεύει συγκεκριμένα έγγραφα.
4. Τηρήστε τις βέλτιστες πρακτικές για την ασφάλεια στο Διαδίκτυο
Η επιβολή πολιτικών ελέγχου πρόσβασης βοηθά, αλλά δεν αρκεί για την προστασία των εγγράφων του χώρου εργασίας σας από απειλές ασφαλείας. Καθώς όλο και περισσότερες επιχειρήσεις μετακινούνται στο διαδίκτυο, το έγκλημα στον κυβερνοχώρο αυξάνεται, επομένως πρέπει να λάβετε επιπλέον προφυλάξεις για να διασφαλίσετε ότι η ψηφιακή σας τεκμηρίωση είναι ασφαλής από τους χάκερ.
Για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική στρατηγική ψηφιακής τεκμηρίωσης με γνώμονα την ασφάλεια, θέλετε να αποφύγετε τα κοινά λάθη ασφαλείας απομακρυσμένης εργασίας όπως η χρήση προσωπικών συσκευών για εργασίες εργασίας, η κοινή χρήση κωδικών πρόσβασης και η παραμέληση εγκατάστασης ενημερώσεων ασφαλείας. Επιπλέον, εκτός από τη δημιουργία ισχυρών κωδικών πρόσβασης, θέλετε να βεβαιωθείτε ότι τους αλλάζετε τακτικά για να μειώσετε τον κίνδυνο χακαρίσματος. Επιπλέον, μπορείτε επίσης να κρυπτογραφήσετε τα έγγραφα του χώρου εργασίας σας για να προσθέσετε ένα επιπλέον επίπεδο προστασίας. Και τέλος, μην ξεχάσετε να χρησιμοποιήσετε ένα VPN για να διατηρήσετε τα δεδομένα σας ασφαλή και ασφαλή, ειδικά όταν εργάζεστε σε δημόσιο Wi-Fi.
5. Κρατήστε αντίγραφα ασφαλείας
Παρά τις καλύτερες προσπάθειές σας, υπάρχει πάντα μια πιθανότητα τα έγγραφα του χώρου εργασίας σας να χαθούν ή να καταστραφούν. Ενώ η χρήση εργαλείων γνωσιακής βάσης ως κύριας λύσης αποθήκευσης συμβάλλει στη μείωση του κινδύνου απώλειας δεδομένων, εξακολουθείτε να θέλετε να διατηρείτε αντίγραφα ασφαλείας σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά. Αυτό συμβαίνει επειδή αυτές οι λύσεις μπορεί επίσης να αντιμετωπίσουν τεχνικά ζητήματα πέρα από τον έλεγχό σας, πράγμα που σημαίνει τουλάχιστον ότι δεν θα έχετε πρόσβαση στα έγγραφά σας κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου.
Για να είστε ασφαλείς, μπορείτε να εξετάσετε τις βοηθητικές λύσεις δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας όπως το Google Drive και τις τοπικές συσκευές αποθήκευσης. Φυσικά, δεν θέλετε να χρειάζεται να παρακολουθείτε πολλά αντίγραφα του ίδιου εγγράφου, επομένως δημιουργήστε μια σαφή στρατηγική δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας πριν χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε εργαλεία τεκμηρίωσης στο χώρο εργασίας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι τα έγγραφά σας είναι πάντα διαθέσιμα όταν τα χρειάζεστε.
6. Ψηφιοποιήστε τα έντυπά σας έγγραφα
Εάν εξακολουθείτε να βασίζεστε σε έντυπη τεκμηρίωση, τώρα είναι η ώρα να μεταβείτε σε ψηφιακά αντίγραφα ή, τουλάχιστον, να δημιουργήσετε ψηφιακά αντίγραφα. Αυτό όχι μόνο διευκολύνει τη διαχείριση μεγάλου όγκου αρχείων, αλλά βελτιώνει επίσης την προσβασιμότητα, τη συνεργασία και την ασφάλεια.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν σαρωτή για να ψηφιοποιήσετε τα έντυπα έγγραφά σας. Αφού έχετε ψηφιακά αντίγραφα των εγγράφων σας, μπορείτε να τα ανεβάσετε στο εργαλείο τεκμηρίωσης του χώρου εργασίας της επιλογής σας για εύκολη πρόσβαση και συνεργασία.
7. Χρησιμοποιήστε το Clear Indexing για γρήγορη αναγνώριση
Εάν έχετε πολλά έγγραφα, μπορεί να είναι δύσκολο να τα παρακολουθείτε. Γι' αυτό είναι απαραίτητη η χρήση ενός σαφούς συστήματος ευρετηρίασης για τα έγγραφα του χώρου εργασίας σας. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε εύκολα να βρείτε τα αρχεία που χρειάζεστε —όταν τα χρειάζεστε. Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι για την ευρετηρίαση των εγγράφων σας. Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε κατηγοριοποιώντας τα κατά τύπο, ημερομηνία ή έργο. Αυτό θα διευκολύνει την εύρεση συγκεκριμένων εγγράφων όταν τα χρειάζεστε.
Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε λέξεις-κλειδιά για την ευρετηρίαση των εγγράφων του χώρου εργασίας σας. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο εάν έχετε πολλά αρχεία και πρέπει να μπορείτε να τα αναζητήσετε γρήγορα. Όποιο σύστημα ευρετηρίασης και αν χρησιμοποιείτε, βεβαιωθείτε ότι είναι συνεπές και κατανοητό.
Οι απομακρυσμένες ομάδες σας χρειάζονται μια στρατηγική έξυπνης τεκμηρίωσης
Η τεκμηρίωση του απομακρυσμένου χώρου εργασίας είναι απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία του οργανισμού σας. Δημιουργώντας μια αποτελεσματική στρατηγική ψηφιακής τεκμηρίωσης, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι ομάδες σας μπορούν να έχουν γρήγορη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζονται και να παραμείνουν παραγωγικές.