3 τρόποι για να οργανώσετε την αναζήτηση εργασίας με υπολογιστικά φύλλα του Excel

Η αναζήτηση εργασίας στη σημερινή αγορά είναι μια συχνά πολύπλοκη διαδικασία. Χωρίς τις κατάλληλες οργανωτικές στρατηγικές, το κυνήγι για μια θέση εργασίας μπορεί γρήγορα να γίνει πολύπλοκο χάος. Ο συνδυασμός χιλιάδων αποτελεσμάτων θέσεων εργασίας σε πολλούς ιστότοπους και η αποστολή εκατοντάδων βιογραφικών μέσω email μπορεί γρήγορα να προκαλέσει σύγχυση.

Η διατήρηση μιας οργανωμένης αναζήτησης εργασίας είναι απαραίτητη για όσους αναζητούν εργασία που επιθυμούν να αποκτήσουν μια νέα ευκαιρία σταδιοδρομίας. Η οργάνωση πιθανών εργασιών με βάση την κατηγορία, η απόξεση του ιστού για τη δημιουργία μιας λίστας αποτελεσμάτων με δυνατότητα φιλτραρίσματος και η αυτοματοποίηση των email μπορεί να απλοποιήσουν τη διαδικασία. Ευτυχώς, το Excel διαθέτει πολλές δυνατότητες που μπορούν να σας βοηθήσουν να διαχειριστείτε το κυνήγι σας και να διατηρήσετε τις εφαρμογές σας σε τάξη.

1. Οργάνωση εργασιών ανά κατηγορία στο Excel

Εάν το κυνήγι εργασίας σας απαιτεί από εσάς να ψάξετε σε περισσότερους από έναν τύπους βιομηχανιών, είναι επιτακτική ανάγκη να τους κρατήσετε ταξινομημένους ανά κατηγορία. Η αποστολή λανθασμένου βιογραφικού σε ένα άνοιγμα μπορεί να σημαίνει αποτυχία λήψης συνέντευξης.

Για κάθε θέση για την οποία κάνετε αίτηση, προσθέστε τη σε μια συνεχιζόμενη λίστα σε ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel. Αναφέρετε τον τίτλο της θέσης, την εταιρεία, την κατηγορία εργασίας και το σημείο επαφής σας εντός της εταιρείας, εάν έχετε.

Με τις θέσεις που έχουν κατηγοριοποιηθεί, μπορείτε να κάνετε πολλά πράγματα για να διασφαλίσετε ότι δεν θα κάνετε λάθη με περαιτέρω εφαρμογές. Όταν πρόκειται να κάνετε αίτηση για περισσότερους από έναν τύπους θέσεων εργασίας, πρέπει να έχετε βιογραφικό και συνοδευτική επιστολή για τον καθένα.

Μπορείτε είτε να τα προ-δημιουργήσετε και να έχετε αντίγραφα που περιμένουν να σταλούν, είτε μπορείτε χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση SUBSTITUTE του Excel για την αυτόματη δημιουργία τους.

Εάν έχετε πολλά αντίγραφα του βιογραφικού σας και της συνοδευτικής επιστολής σας, μπορείτε να κάνετε την πρόσβαση στο σωστό τη σωστή στιγμή απλή. Μερικές ένθετες λειτουργίες IF ή μια απλή λειτουργία SWITCH, μπορούν να διασφαλίσουν ότι δεν στέλνετε λάθος αντίγραφα.

=ΔΙΑΚΟΠΤΗΣ(F2, "Δικτύωση", ResumeList! Α'1, "Ανάπτυξη", ResumeList! Α2, "Υποστήριξη", ResumeList! Α3, "Γενική πληροφορική", ResumeList! A4, ResumeList! Α'1)

Χρησιμοποιώντας μια συνάρτηση όπως η παραπάνω, μπορείτε να τραβήξετε συνδέσμους για βιογραφικά που είναι αποθηκευμένα σε άλλο φύλλο. Ωστόσο, το Excel διευκολύνει τη δημιουργία ενός μόνο προτύπου και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση SUBSTITUTE του Excel για να κάνετε τη βαρύτητα.

Η ένθεση πολλαπλών λειτουργιών SUBSTITUTE σε έναν ενιαίο τύπο σάς επιτρέπει να δημιουργείτε γρήγορα και εύκολα επικοινωνίες φόρμας. Η σύνδεση πολλαπλών SUBSTITUTES και συνθηκών IF ή SWITCH μπορεί να μετατρέψει ένα πρότυπο ή μια σειρά προτύπων σε εισαγωγικά ή επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το Excel μπορεί να λάβει μια σειρά από πρότυπα όπως τα παρακάτω και να τα μετατρέψει σε ένα πλήρες, έτοιμο για αποστολή email.

Χρησιμοποιώντας μια γρήγορη λειτουργία, μπορείτε να συνδυάσετε καθένα από αυτά τα πρότυπα σε μια ενιαία, συνεκτική συνοδευτική επιστολή.

Κάθε κελί χρησιμοποιεί ένα σύνολο απλών αντικαταστάσεων όπως η παρακάτω από το G2 για να δημιουργήσει το κείμενο:

=ΑΝΤΙΚΑΤΑΣΤΑΣΗ(Φύλλο4!A1, "{ όνομα επαφής }", C2)

Εδώ, το όνομα επαφής για τη θέση αποθηκεύεται στο C2. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε όρους για να συνδυάσετε διαφορετικά πρότυπα ανάλογα με την κατηγορία κάθε θέσης ή συγκεκριμένες λέξεις στον τίτλο του ρόλου.

Η μορφοποίηση στο τελικό προϊόν μπορεί να επιτευχθεί χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση CHAR(10) για την παραγωγή σπασίματος γραμμής. Μπορείτε να τυλίξετε όλες τις παραγράφους σε μια συνάρτηση CONCAT για να δημιουργήσετε ένα ολοκληρωμένο email:

=CONCAT(G2, CHAR(10), CHAR(10), H2, CHAR(10), I2, CHAR(10), J2, CHAR(10), CHAR(10), Sheet4!A5, CHAR(10), Φύλλο4!Α6)

2. Χρήση του Excel για την ανάλυση δεδομένων ιστού που έχουν γρατσουνιστεί

Οι περισσότεροι ιστότοποι εργασίας σάς επιτρέπουν να φιλτράρετε θέσεις με μερικές βασικές επιλογές, για παράδειγμα, με βάση τον τίτλο, την τοποθεσία και τις δεξιότητες. Η εφαρμογή επιπλέον φίλτρων σε αυτά τα αποτελέσματα μπορεί να σας βοηθήσει να αξιοποιήσετε στο έπακρο κάθε εφαρμογή.

Οι λειτουργίες του Excel διευκολύνουν την εφαρμογή προηγμένου φιλτραρίσματος σε μια λίστα πιθανών αποτελεσμάτων εργασιών. Μπορείτε να καταργήσετε αυτόματα οποιαδήποτε εργασία με μισθό κάτω από ένα συγκεκριμένο όριο ή να συμπεριλάβετε μόνο εργασίες που απαιτούν συγκεκριμένες δεξιότητες. Το Excel θα σας επιτρέψει να εφαρμόσετε όσα φίλτρα θέλετε σε ένα σύνολο δεδομένων για να λάβετε τα πιο σχετικά αποτελέσματα.

Το πρώτο πράγμα που θα χρειαστείτε είναι μια λίστα εργασιών από τους διάφορους ιστότοπους στους οποίους προσπαθείτε να αναζητήσετε. Ο πιο γρήγορος τρόπος για να αποκτήσετε αυτήν τη λίστα είναι να χρησιμοποιήσετε το α επέκταση Google Chrome απόξεσης ιστού ή εφαρμογή. Υπάρχουν πολλές εξαιρετικές επιλογές που είναι διαθέσιμες στο διαδίκτυο που ρυθμίζονται γρήγορα και είναι φιλικές προς το χρήστη.

Αν ψάχνετε για μια δωρεάν επιλογή, τα Φύλλα Google προσφέρουν μια ενσωματωμένη λειτουργία IMPORTXML που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την απόξεση δεδομένων ιστού.

Αφού κατεβάσετε ένα σύνολο δεδομένων, θα χρειαστεί να το εισαγάγετε στο Excel. Το Excel περιλαμβάνει έναν ενσωματωμένο εισαγωγέα XML που μπορεί να κάνει την έλξη μεγάλων συνόλων δεδομένων με ξύσμα απλή. Χρησιμοποιήστε τη λειτουργία εισαγωγής που είναι διαθέσιμη αφού το κάνετε ξεκλείδωσε αυτήν την κρυφή καρτέλα Προγραμματιστής στην κορδέλα.

Καθώς εισάγετε, θα σας ζητηθεί να ρυθμίσετε το νέο σας σύνολο δεδομένων. Για καλύτερα αποτελέσματα, προσπαθήστε να ομαλοποιήσετε τα δεδομένα σας όσο το δυνατόν περισσότερο κατά την εισαγωγή. Βεβαιωθείτε ότι τα ίδια δεδομένα από κάθε ιστότοπο καταλήγουν στην ίδια στήλη, κατά προτίμηση με την ίδια μορφή.

Μόλις εισαχθούν πλήρως τα δεδομένα σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργικότητα φίλτρου του Excel για να ταξινομήσετε γρήγορα τη λίστα με τους υποψήφιους πελάτες σας. Αυτό θα σας δώσει λεπτομερή έλεγχο των αποτελεσμάτων αναζήτησής σας, επιτρέποντάς σας να κάνετε αίτηση μόνο για τις πιο σχετικές θέσεις.

3. Αυτόματη αποστολή επικοινωνιών από το Excel

Στη σημερινή αγορά εργασίας, είναι αδύνατο να βρεις δουλειά χωρίς να μπορείς να στείλεις εκατοντάδες email. Η δυνατότητα αυτοματοποίησης της διαδικασίας είναι απαραίτητη. Η δημιουργία επικοινωνίας μορφής είναι ένα εξαιρετικό πρώτο βήμα. Η καλύτερη επιλογή σας, ωστόσο, είναι να στέλνετε email απευθείας από το Excel.

Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τρόποι για να το πετύχετε αυτό στο Excel. Ο πιο σύνθετος τρόπος είναι χρησιμοποιώντας VBA για να δημιουργήσετε μια μακροεντολή που μπορεί να στείλει email από το Excel. Ο απλούστερος τρόπος για να το κάνετε αυτό, ωστόσο, είναι να χρησιμοποιήσετε την ενσωματωμένη συνάρτηση HYPERLINK του Excel.

Το HYPERLINK επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν συνδέσμους που θα ανοίξουν την προεπιλεγμένη εφαρμογή αλληλογραφίας τους και θα συμπληρώσουν εκ των προτέρων ένα μήνυμα. Η συνάρτηση μπορεί να συμπληρώσει το μήνυμα αποστολής σε email, το θέμα, το σώμα του email και, εάν είναι απαραίτητο, ένα CC για το email.

Η δημιουργία ενός αυτόματου συνδέσμου email είναι εύκολο να επιτευχθεί με μια λειτουργία όπως η παρακάτω:

=ΥΠΕΡΣΥΝΔΕΣΜΟΣ("mailto:" & Α2 & "?subject=" & E2 & "&body=" & F2, "Να στείλετε e-mail")

Η συνάρτηση θα δημιουργήστε έναν σύνδεσμο στο Excel που, όταν κάνετε κλικ, ανοίγει το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με ολόκληρο το email που πρέπει να στείλετε ήδη συμπληρωμένο. Το μόνο που θα σας απομένει να κάνετε είναι να κάνετε κλικ στο κουμπί αποστολής.

Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία HYPERLINK και την αλληλογραφία που δημιουργείται αυτόματα από πάνω, μπορείτε εύκολα να στείλετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Το Excel είναι ο ιδανικός τρόπος για να κρατήσετε οργανωμένο το κυνήγι εργασίας σας

Τα εργαλεία του Excel μπορούν να κρατήσουν οργανωμένο το κυνήγι εργασίας σας και να αυξήσουν τις πιθανότητες οι εφαρμογές σας να φτάσουν στα σωστά χέρια. Από τη γρήγορη προσαρμογή των επικοινωνιών φόρμας για κάθε θέση έως την αυτόματη αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το Excel μπορεί εύκολα να σας βοηθήσει στην αναζήτηση εργασίας.

Μπορεί να κρατήσει τις αιτήσεις σας οργανωμένες και να φιλτράρει πιθανές θέσεις εργασίας για να διασφαλίσει ότι κάνετε αίτηση μόνο για τις πιο κατάλληλες θέσεις με την πιο στοχευμένη έκδοση του βιογραφικού σας.