Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση FILTER στο Excel

Εάν εργάζεστε με σύνολα δεδομένων στο Excel, τότε γνωρίζετε πόσο σημαντικό είναι να μπορείτε να βρίσκετε γρήγορα τις πληροφορίες που χρειάζεστε. Είτε αναλύετε στοιχεία πωλήσεων, παρακολουθείτε το απόθεμα ή διαχειρίζεστε έναν προϋπολογισμό, η δυνατότητα φιλτραρίσματος των δεδομένων σας είναι απαραίτητη.

Ευτυχώς, το Excel διαθέτει ένα ισχυρό ενσωματωμένο εργαλείο που μπορεί να βοηθήσει: τη λειτουργία FILTER. Χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση FILTER, μπορείτε να ταξινομήσετε γρήγορα μεγάλα σύνολα δεδομένων και να εξαγάγετε τα δεδομένα που χρειάζεστε με βάση καθορισμένες συνθήκες.

Τι είναι η λειτουργία FILTER;

Η συνάρτηση FILTER στο Excel σάς επιτρέπει να εξαγάγετε ένα υποσύνολο δεδομένων από μια περιοχή με βάση ένα ή περισσότερα κριτήρια. Αξιολογεί κάθε τιμή σε μια περιοχή δεδομένων και επιστρέφει τις σειρές ή τις στήλες που πληρούν τα κριτήρια που έχετε ορίσει. Τα κριτήρια εκφράζονται ως τύπος που αξιολογείται σε μια λογική τιμή.

Η συνάρτηση FILTER έχει την ακόλουθη σύνταξη:

=ΦΙΛΤΡΟ(πίνακας, περιλαμβάνω, [if_empty])

Οπου:

• πίνακας είναι το εύρος των κελιών που θέλετε να φιλτράρετε.
  • περιλαμβάνω αντιπροσωπεύει τη συνθήκη που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να φιλτράρετε τα δεδομένα σας. Αυτό μπορεί να είναι ένα μόνο κριτήριο ή πολλαπλά κριτήρια που χωρίζονται με Λογικές λειτουργίες του Excel.
• [if_empty] είναι ένα προαιρετικό όρισμα που καθορίζει την τιμή που θα επιστραφεί εάν κανένα στοιχείο δεν πληροί την καθορισμένη συνθήκη.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση FILTER στο Excel

Ας εξετάσουμε ένα παράδειγμα για να κατανοήσουμε πώς να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση FILTER στο Excel. Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα δεδομένων που περιλαμβάνει στήλες για Όνομα, Ηλικία και Φύλο και θέλετε να φιλτράρετε τον πίνακα ώστε να εμφανίζονται μόνο τα θηλυκά. Θα χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο:

=FILTER(A2:C10, Γ2:C10="Θηλυκός")

Για να αναλύσουμε τον τύπο, το όρισμα του πίνακα είναι A2:C10, και το επιχείρημα των κριτηρίων είναι C2:C10="Γυναίκα". Αυτός ο τύπος θα επιστρέψει έναν πίνακα τιμών που περιλαμβάνει μόνο τις σειρές όπου το Φύλο είναι "Γυναίκα".

Ας ρίξουμε μια ματιά σε ένα άλλο παράδειγμα: Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα δεδομένων που περιλαμβάνει στήλες για Ονομασία προϊόντος, Κατηγορία, και Τιμή, και θέλετε να φιλτράρετε τον πίνακα για να εμφανίζονται μόνο οι σειρές όπου η τιμή είναι μικρότερη ή ίση με 400 $. Θα χρησιμοποιήσετε τον ακόλουθο τύπο:

=ΦΙΛΤΡΟ(A2:C10, C2:C10<=400)

Η συνάρτηση FILTER χρησιμοποιεί τον λογικό τελεστή (<=) για να ελέγξετε τη στήλη Τιμή με την προϋπόθεση ότι είναι μικρότερη ή ίση με 400 $.

Χρήση πολλαπλών κριτηρίων στη συνάρτηση FILTER

Η συνάρτηση FILTER του Excel σάς επιτρέπει να καθορίσετε περισσότερα από ένα κριτήρια για το φιλτράρισμα δεδομένων. Για να προσθέσετε πολλά κριτήρια στη συνάρτηση FILTER, πρέπει να χρησιμοποιήσετε τις λογικές συναρτήσεις "AND" ή "OR".

Η συνάρτηση AND απαιτεί να ισχύουν όλα τα κριτήρια για να συμπεριληφθεί μια σειρά στο αποτέλεσμα του φίλτρου, ενώ η συνάρτηση OR απαιτεί τουλάχιστον ένα από τα κριτήρια να είναι αληθές για να συμπεριληφθεί μια σειρά στο αποτέλεσμα.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα χρήσης της συνάρτησης AND στη συνάρτηση FILTER για την εξαγωγή δεδομένων από μια περιοχή με βάση δύο κριτήρια:

=FILTER(A2:C10, (B2:B10="Τεχνολογία")*(C2:C10>400))

Αυτός ο τύπος επιστρέφει τις σειρές που πληρούν τα δύο καθορισμένα κριτήρια. Το πρώτο κριτήριο είναι ότι η τιμή στη στήλη Β πρέπει να είναι Τεχν, και το δεύτερο κριτήριο είναι ότι η τιμή στη στήλη C πρέπει να είναι μεγαλύτερη από 400. Το σύμβολο του αστερίσκου (*) αντιπροσωπεύει τον τελεστή AND, ο οποίος συνδυάζει τα δύο κριτήρια.

Πώς να χρησιμοποιήσετε το ΦΙΛΤΡΟ με άλλες λειτουργίες του Excel

Η συνάρτηση FILTER στο Excel μπορεί να χρησιμοποιηθεί με πολλές άλλες συναρτήσεις για την εκτέλεση προηγμένων υπολογισμών και αναλύσεων σε συγκεκριμένα υποσύνολα δεδομένων σε έναν μεγάλο πίνακα.

Ένας συνηθισμένος τρόπος χρήσης του FILTER με άλλες λειτουργίες είναι να φιλτράρετε πρώτα μια περιοχή δεδομένων χρησιμοποιώντας τη συνάρτηση FILTER και, στη συνέχεια, να εφαρμόσετε μια άλλη λειτουργία στη φιλτραρισμένη λίστα. Για παράδειγμα, μπορείτε ταξινόμηση δεδομένων χρησιμοποιώντας τη λειτουργία SORT μαζί με τη λειτουργία FILTER.

Ακολουθεί ένα παράδειγμα: Ας υποθέσουμε ότι έχετε έναν πίνακα με πληροφορίες σχετικά με διαφορετικά προϊόντα, συμπεριλαμβανομένων των ονομάτων, των τιμών και της κατάστασης διαθεσιμότητάς τους. Θέλετε να φιλτράρετε τον πίνακα για να εμφανίζονται μόνο τα προϊόντα που υπάρχουν σε απόθεμα και να ταξινομήσετε τη φιλτραρισμένη λίστα ανά τιμή.

Ο τύπος, σε αυτή την περίπτωση, θα είναι:

=SORT(FILTER(A2:C10, C2:C10="Σε απόθεμα"), 2, ΑΛΗΘΗΣ)

Αυτός ο τύπος θα επιστρέψει έναν φιλτραρισμένο πίνακα με μόνο τα προϊόντα που υπάρχουν αυτήν τη στιγμή σε απόθεμα, ταξινομημένα με βάση τις τιμές τους σε αύξουσα σειρά. Το δεύτερο όρισμα στη συνάρτηση SORT (δηλαδή, 2) αντιπροσωπεύει τον αριθμό της στήλης κατά την οποία θέλετε να ταξινομήσετε.

Σε αυτήν την περίπτωση, θέλουμε να ταξινομήσουμε με βάση τις τιμές στη στήλη Β, επομένως χρησιμοποιούμε τον αριθμό 2. Το τρίτο όρισμα στη συνάρτηση SORT (δηλαδή, TRUE) προσδιορίζει ότι θέλουμε να ταξινομήσουμε τις τιμές με αύξουσα σειρά.

Ακολουθούν άλλες συναρτήσεις του Excel που μπορείτε να συνδυάσετε με τη συνάρτηση FILTER:

1. SUMIF ή ΜΕΣΟΣ ΧΡΗΣΗΣ: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση FILTER για να δημιουργήσετε ένα υποσύνολο δεδομένων που πληροί ορισμένα κριτήρια και, στη συνέχεια, να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση SUMIF ή AVERAGEIF για να υπολογίσετε το άθροισμα ή τον μέσο όρο αυτού του υποσυνόλου δεδομένων.
   • Για παράδειγμα, εάν έχετε μια λίστα με δεδομένα πωλήσεων για διαφορετικά προϊόντα και θέλετε να υπολογίσετε το συνολικές πωλήσεις για ένα συγκεκριμένο προϊόν, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το FILTER για να δημιουργήσετε ένα υποσύνολο δεδομένων για αυτό το προϊόν και έπειτα χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση SUMIF για τον υπολογισμό των συνολικών πωλήσεων.
2. MAX και MIN: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση FILTER για να βρείτε τη μέγιστη ή την ελάχιστη τιμή σε ένα υποσύνολο δεδομένων που πληροί ορισμένα κριτήρια. Στο παράδειγμα δεδομένων πωλήσεων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση FILTER με MAX ή MIN για να βρείτε το προϊόν με τις υψηλότερες ή τις χαμηλότερες πωλήσεις, αντίστοιχα.
3. ΜΕΤΡΩ: Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήστε τη συνάρτηση COUNT με FILTER για να λάβετε τον αριθμό των κελιών που πληρούν ορισμένα κριτήρια.

Συνολικά, ο συνδυασμός της συνάρτησης FILTER με άλλες συναρτήσεις του Excel μπορεί να σας βοηθήσει να εκτελέσετε πιο προηγμένη ανάλυση και να κάνετε τα δεδομένα σας πιο ουσιαστικά και χρήσιμα.

Αποτελεσματικό φιλτράρισμα δεδομένων με τη λειτουργία FILTER του Excel

Η λειτουργία FILTER του Excel σάς επιτρέπει να φιλτράρετε γρήγορα και εύκολα τα δεδομένα σας βάσει καθορισμένων συνθηκών. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία FILTER, μπορείτε να αποφύγετε την ταλαιπωρία της μη αυτόματης ταξινόμησης μεγάλων συνόλων δεδομένων για να βρείτε τα δεδομένα που χρειάζεστε. Μπορείτε να καθορίσετε πολλά κριτήρια και να τα συνδυάσετε χρησιμοποιώντας τελεστές όπως "AND" και "OR", δίνοντάς σας ευελιξία και έλεγχο στον τύπο φιλτραρίσματος.

Είτε είστε έμπειρος αναλυτής είτε αρχάριος, η συνάρτηση FILTER του Excel μπορεί να σας βοηθήσει να βελτιώσετε τη ροή εργασιών σας και να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα δεδομένα σας.