6 Επικοινωνιακές δεξιότητες για επιτυχία στην απομακρυσμένη εργασία

Δεν είναι μυστικό ότι όσοι αναζητούν εργασία χρειάζονται δεξιότητες επικοινωνίας. Στην πραγματικότητα, οι δεξιότητες επικοινωνίας είναι σταθερά μία από τις πιο επιθυμητές ιδιότητες που αναζητούν οι μάνατζερ προσλήψεων στους υποψηφίους εργασίας. Η όλη διαδικασία απασχόλησης απαιτεί δεξιότητες επικοινωνίας: να δημιουργήσετε το βιογραφικό σας για να ολοκληρώσετε τη συνέντευξη για δουλειά, να εργαστείτε πραγματικά στη δουλειά και τελικά να παραιτηθείτε (ή να απολυθείτε).

Τώρα που η τηλεργασία είναι σε άνοδο. Οι δεξιότητες επικοινωνίας έχουν γίνει ακόμη πιο σημαντικές για την επιτυχία της σταδιοδρομίας. Εάν μπορεί να προκύψουν παρεξηγήσεις σε συναντήσεις πρόσωπο με πρόσωπο, τι περισσότερο όταν οι περισσότερες αλληλεπιδράσεις γίνονται στο διαδίκτυο; Εδώ είναι οι κορυφαίες δεξιότητες επικοινωνίας που χρειάζεστε για να πετύχετε στην απομακρυσμένη εργασία σας.

1. Κρατάω σημειώσεις

Η λήψη σημειώσεων είναι μια σημαντική δεξιότητα στον ψηφιακό κόσμο, όπου είμαστε υπερφορτωμένοι με πληροφορίες. Ένα άρθρο του Pew Research Center

σχετικά με τις αρνητικές επιπτώσεις μιας ψηφιακής ζωής αναφέρει ένας ερωτώμενος που είπε:

«Μια σημαντική επίδραση (της ψηφιακής ζωής) είναι η συνολική μείωση της βραχυπρόθεσμης μνήμης και… ποια ήταν η ερώτηση;» - ανώνυμος ερωτώμενος, Pew Research Center

Η υπερσύνδεση έχει καταστήσει δύσκολη την παραμονή στην εργασία, γεγονός που δημιουργεί πρόβλημα για τους εργοδότες και τους απομακρυσμένους εργαζόμενους. Οπως και Πράγματι λέει, οι εργοδότες επιθυμούν μέλη της ομάδας που μπορούν να ερμηνεύσουν τις οδηγίες και να το μεταφέρουν αποτελεσματικά σε άλλους. Σίγουρα δεν θα μπορείτε να το κάνετε αυτό αν είστε σαν αυτόν τον ανώνυμο ερωτώμενο.

Εάν διαπιστώνετε ότι ξεχνάτε συνεχώς τις εργασίες σας, χρησιμοποιήστε εφαρμογές λήψης σημειώσεων. Υπάρχουν πολλά διαδικτυακά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε, από πολύ απλές εφαρμογές όπως Microsoft Sticky Notes στα πιο περίπλοκα Οψιάνος (για εξελιγμένους σημειωτές στα στεροειδή) στο δημοφιλές Todoist, που καταλαμβάνει μια γλυκιά θέση μεταξύ των δύο πρώτων.

2. Αποκριτικότητα

Στον φυσικό χώρο εργασίας, είναι εύκολο για τους ανθρώπους να σας συνομιλούν στην καμπίνα σας ή κατά τη διάρκεια του μεσημεριανού γεύματος και να λάβουν μια άμεση απάντηση. Στον εικονικό χώρο εργασίας, μπορείτε εύκολα να αγνοήσετε ή να ξεχάσετε να απαντήσετε σε email, κλήσεις ή άμεσα μηνύματα.

Εάν δεν θέλετε οι άνθρωποι να πιστεύουν ότι χαλαρώνετε στη δουλειά, κάντε ό, τι καλύτερο μπορείτε για να ανταποκριθείτε (εκτός αν βρίσκεστε σε κατάσταση έκτακτης ανάγκης ή σε διακοπές). Μπορείτε εύκολα να χάσετε την εμπιστοσύνη της ομάδας σας ή του πελάτη σας εάν δεν απαντήσετε στα πιο σημαντικά μηνύματα. Δοκιμάστε αυτές τις βέλτιστες πρακτικές για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χάσετε καμία σημαντική επικοινωνία:

• Ορίστε ένα πρόγραμμα για να ελέγχετε τα μηνύματα εντός της ημέρας (μερικοί προτιμούν να το κάνουν αυτό το απόγευμα και να κρατούν τις πιο παραγωγικές τους ώρες το πρωί για βαθιά δουλειά).
• Διαχειριστείτε τις ειδοποιήσεις στο smartwatch σας. Ορισμένα έξυπνα ρολόγια σάς επιτρέπουν να απενεργοποιείτε προσωρινά τις ειδοποιήσεις όταν χρειάζεται να κάνετε εστιασμένη εργασία.
• Αποφύγετε διπλές κρατήσεις και χάνετε σημαντικά ραντεβού με τα καλύτερα δωρεάν διαδικτυακά ημερολόγια.
• Ενημερώστε την ομάδα σας για τις ώρες εργασίας σας εάν εργάζεστε σε διαφορετικές ζώνες ώρας ή εάν βρίσκεστε σε διαφορετικά χρονοδιαγράμματα.
• Ρυθμίστε μια επαναλαμβανόμενη αυτόματη απάντηση διακοπών στο Gmail.
• Αυτόματη απάντηση σε μηνύματα κειμένου στο Android.
• Αποστολή αυτοματοποιημένων μηνυμάτων κειμένου σε iPhone.

Σε περίπτωση που χάσετε κάτι, ζητήστε γρήγορα συγγνώμη και επανορθώστε.

3. Παρουσίαση στο Διαδίκτυο

Το να κάνετε μια διαδικτυακή παρουσίαση είναι πολύ διαφορετικό από το να κάνετε μια αυτοπροσώπως. Συνήθως θα χρειαστεί να προετοιμάσετε τον δικό σας τεχνολογικό εξοπλισμό ή θα πρέπει να συντονιστείτε με άλλο άτομο που βρίσκεται σε άλλη τοποθεσία. Η σύνδεση με ένα κοινό εξαρτάται επίσης από την οπτική επαφή, τις χειρονομίες και την κίνηση, μεγάλο μέρος των οποίων χάνεται στο διαδίκτυο.

Τούτου λεχθέντος, βεβαιωθείτε ότι επενδύετε σε καλό εξοπλισμό και διαδικτυακά εργαλεία, ώστε να ακούτε επαγγελματίες και φαίνονται καλά σε μια κάμερα web. Εξασκηθείτε με την παρουσίασή σας—ίσως και ηχογραφήστε τον εαυτό σας χρησιμοποιώντας Αργαλειός συσκευή εγγραφής οθόνης—μέχρι να είστε σίγουροι για τον τόνο, την ένταση, τις διαφάνειες και την εμφάνισή σας.

Δεδομένου ότι το κοινό σας θα αλληλεπιδρά με τις διαφάνειές σας τις περισσότερες φορές, αποφύγετε τη χρήση βαρετών παρουσιάσεων διαφανειών. Μπορείτε να κάνετε λήψη ελκυστικών προτύπων σε ιστότοπους όπως 24 Διαφάνειες και Powerpointify. Ή μπορείτε να δοκιμάσετε Παρουσιάσεις του Canva, που επιτρέπει στις ομάδες να συνεργάζονται σε μια παρουσίαση, επιτρέπει στο κοινό να κάνει ερωτήσεις και επιτρέπει σε πολλούς παρουσιαστές να ελέγχουν τις διαφάνειες.

4. Λήψη και παροχή εποικοδομητικής ανατροφοδότησης

Είναι πιο δύσκολο να καταλάβετε τι θέλουν οι πελάτες και οι εργοδότες από εσάς χωρίς πρόσωπο με πρόσωπο επαφή. Είναι επίσης πιο δύσκολο να αναφέρετε την πρόοδο και τις προσδοκίες της εργασίας σε απομακρυσμένο περιβάλλον εργασίας. Δεν έχετε καν μη λεκτικές ενδείξεις για να βασιστείτε και δεν μπορείτε πραγματικά να «ερμηνεύσετε» τον τόνο με βάση ένα email.

Ρυθμίστε τη διαδικασία εργασίας σας ώστε να περιλαμβάνει ένα εποικοδομητικό σύστημα ανατροφοδότησης που θα δώσει στους συμμετέχοντες στην ομάδα σας την ευκαιρία να αξιολογήσουν ειλικρινά ο ένας τον άλλον. Μπορείτε να το κάνετε αυτό μέσω:

• Φόρμες σχολίων: Προτείνετε να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα σχολίων χρησιμοποιώντας επεξεργάσιμα πρότυπα από Formstack ή 123FormBuilder.
• Αμεσο μήνυμα: Κάντε διευκρινιστικές ερωτήσεις μέσω του προτιμώμενου καναλιού άμεσων μηνυμάτων του πελάτη/αφεντικού σας. Μπορεί να ρωτήσετε, "Λοιπόν, με βάση το τελευταίο email σας, θέλετε να..." ή "Αναφέρατε ότι έπρεπε...είναι σωστό;"
• ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ: Δημιουργήστε και στείλτε ένα σχέδιο δράσης μόλις λάβετε οποιαδήποτε σχόλια που σας ζητούν να βελτιώσετε την εργασία σας.

5. Επαγγελματική Γραφή

Μεγάλο μέρος της ψηφιακής επικοινωνίας γίνεται επί του παρόντος γραπτώς, ειδικά για ομάδες που έχουν γυρίσει την πλάτη τους σε μεγάλες και μη παραγωγικές βιντεοσυναντήσεις. Συνομιλούμε, στέλνουμε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στέλνουμε επίσημα έγγραφα, τα οποία απαιτούν να γράψουμε καθαρά.

Οι δεξιότητες γραφής δεν μπορούν να συλλάβουν πλήρως τα χαρακτηριστικά της διαπροσωπικής επικοινωνίας, αλλά μπορούν να ενημερώσουν αποτελεσματικά, να πείσουν, να παρακινήσουν ή να απλοποιήσουν το περίπλοκο, αν γίνουν καλά. Η καλή γραφή μπορεί επίσης να δημιουργήσει οικείους χώρους και να δώσει την εντύπωση της αμεσότητας (αν επικοινωνήσεις έγκαιρα, δηλαδή).

Για να βελτιώσετε τη συγγραφική σας ικανότητα, πάντα να επεξεργάζεστε και να επιδιορθώνετε τη δουλειά σας. Είναι τόσο εύκολο να εγκαταστήσετε ένα γραμματικό έλεγχο όπως Γραμματικά ή Χέμινγουεϊ, και χρησιμοποιήστε έναν διαδικτυακό θησαυρό για να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έγγραφα χωρίς σφάλματα. Για να μάθετε στυλ και φωνή, μπορείτε να κατεβάσετε βιβλία Kindle ή να εγγραφείτε οι καλύτερες διαδικτυακές κοινότητες για συγγραφείς.

6. Χρήση διαφόρων καναλιών επικοινωνίας

Με τόσα πολλά εργαλεία επικοινωνίας διαθέσιμα σήμερα, είναι σημαντικό να γνωρίζετε τα καταλληλότερα προς χρήση. Θα πρέπει να στείλετε ένα email ή να χρησιμοποιήσετε την ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων; Είναι καλύτερο το Slack ή το Microsoft Teams; Το email είναι συνήθως καλύτερο για την αποστολή λεπτομερών πληροφοριών και ορισμένοι προτιμούν την εμπειρία χρήστη του Slack, αλλά οι εργοδότες και οι πελάτες σας μπορεί να σκέφτονται διαφορετικά.

Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να ρωτήσετε τι προτιμούν. Ενώ άλλοι μπορεί να βλέπουν το Skype ως παλιομοδίτικο, ορισμένοι πελάτες εξακολουθούν να το προτιμούν. Ίσως μάλιστα να επέλεγαν τις τηλεφωνικές κλήσεις αντί των βιντεοκλήσεων.

Μόλις μάθετε το προτιμώμενο κανάλι επικοινωνίας τους, δοκιμάστε μόνοι σας αυτά τα κανάλια. Διαβάστε τις Συχνές Ερωτήσεις και παρακολουθήστε διαδικτυακά σεμινάρια εάν η πλατφόρμα σας φαίνεται περίπλοκη. Με λίγη υπομονή, θα μπορέσετε να κατακτήσετε νέα εργαλεία και να αποκτήσετε περισσότερη αυτοπεποίθηση.

Οι ειδικευμένοι υπεύθυνοι επικοινωνίας κάνουν καλύτερους απομακρυσμένους εργάτες

Ο ικανός επικοινωνιακός σήμερα θα πρέπει να μάθει πώς να γράφει αποτελεσματικά, να κρατά σημειώσεις, να ανταποκρίνεται, να κάνει μια διαδικτυακή παρουσίαση, να δίνει και να παίρνει σχόλια και να χρησιμοποιεί διαφορετικά κανάλια επικοινωνίας. Θα πρέπει επίσης να γνωρίζουν τα καλύτερα εργαλεία ψηφιακής επικοινωνίας για χρήση, ανάλογα με την κατάσταση ή τις προτιμήσεις του εργοδότη.

Κατακτήστε αυτές τις σημαντικές δεξιότητες επικοινωνίας για να κερδίσετε την εμπιστοσύνη του εργοδότη ή του πελάτη σας και να πετύχετε στην εξ αποστάσεως εργασία. Ψάχνετε εργασία ή ελπίζετε να βελτιώσετε τις άλλες δεξιότητές σας για εργασία; Μπορεί να θέλετε να μάθετε για τις δεξιότητες που χρειάζεστε για να βρείτε μια δουλειά.